Rundschreiben des Ministeriums für Infrastruktur und Landesplanung zum Datenschutz in der Öffentlichkeits- und Behördenbeteiligung nach dem Baugesetzbuch

vom 21. März 2022 ( ABl./22, [Nr. 15] , S.437)

Inhalt

I. Inhalt und Zielgruppe des Rundschreibens II. Anwendungsbereich der DS-GVO

, Artikel 4 DS-GVO III. Wesentliche Begriffsbestimmungen nach Artikel 4 DS-GVO IV. Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, Artikel 6 DS-GVO V. Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, Artikel 5 DS-GVO VI. Pflichten/Datenschutz im Bauleitplanverfahren

Beteiligung der Öffentlichkeit nach § 3 BauGB

und Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 DS-GVO

Beteiligung der Träger öffentlicher Belange nach § 4 BauGB

Auftragsdatenverarbeitung gemäß Artikel 28 DS-GVO in Verbindung mit § 4b BauGB

VII. Weitergabe von Daten VIII. Folgen von Datenschutzrechtsverstößen IX. Inkrafttreten, Außerkrafttreten

I. Inhalt und Zielgruppe des Rundschreibens

Dieses Rundschreiben richtet sich an die Städte und Gemeinden als Träger der kommunalen Planungshoheit im Land Brandenburg und befasst sich inhaltlich mit dem Datenschutzrecht in der Bauleitplanung sowie Satzungen nach § 34 Absatz 4 und § 35 Absatz 6 des Baugesetzbuches (BauGB). Ein besonderer Fokus liegt in diesem Kontext auf den Verfahren der Öffentlichkeits- und Behördenbeteiligung. Das Rundschreiben soll vor dem Hintergrund der stetig zunehmenden Relevanz des Datenschutzes eine Hilfestellung zum richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten geben und als Handlungsempfehlung die Gewährleistung des Datenschutzes in Verfahren nach dem Baugesetzbuch unterstützen.

Normative Grundlage dieses Rundschreibens sind hierbei neben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) ¹ das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ² und das Brandenburgische Datenschutzgesetz (BbgDSG) ³ .

Das Rundschreiben ist mit der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht (LDA) ⁴ abgestimmt.

II. Anwendungsbereich der DS-GVO, Artikel 4 DS-GVO

Das Baugesetzbuch (BauGB) weist den Städten und Gemeinden in § 1 Absatz 3 und § 2 Absatz 1 Satz 1 BauGB die Bauleitplanung als in eigener Verantwortung wahrzunehmende Aufgabe zu. Der hierbei zu beachtende gesetzliche Rahmen wird nicht nur durch speziell auf die Bauleitplanung bezogene Regelungen (vor allem Baugesetzbuch - BauGB -, Baunutzungsverordnung - BauNVO -, Planzeichenverordnung - PlanZV -) gezogen, sondern auch durch weitere fachgesetzliche Regelungen bestimmt, zu denen unter anderem das bereichsübergreifende Datenschutzrecht zählt. Neben der kommunalen Bauleitplanung (Flächennutzungs- und Bebauungsplanung) ist der Datenschutz aber auch bei Verfahren zur Aufstellung von Innenbereichs- (§ 34 Absatz 4 BauGB) und Außenbereichssatzungen (§ 35 Absatz 6 BauGB) zu beachten.

Von zentraler Bedeutung ist in diesem Zusammenhang die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die als europäische Verordnung unmittelbar geltendes Recht darstellt. Die den nationalen Gesetzgebern eingeräumten Spielräume und Regelungsermächtigungen zur Konkretisierung werden im auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung angepassten Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), Brandenburgischen Datenschutzgesetz (BbgDSG) sowie weiteren bereichsspezifischen Regelungen umgesetzt. Dabei besteht ein Anwendungsvorrang der Datenschutz-Grundverordnung.

Wesentliche Zielsetzung der Datenschutz-Grundverordnung ist der Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die ganz oder teilweise automatisiert erfolgt oder im Fall nichtautomatisierter Verarbeitung mit der Speicherung in einem Dateisystem (auch Papierakten) einhergeht oder einhergehen soll (Artikel 1 Absatz 1, Artikel 2 Absatz 1 DS-GVO).

III. Wesentliche Begriffsbestimmungen nach Artikel 4 DS-GVO

Was sind personenbezogene Daten?

Unter personenbezogenen Daten sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natür-liche Person beziehen, beispielsweise:

Nachname(n), Vorname(n),

Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,

IP-Adresse,

Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer,

Fotografien, Videos, Tonaufnahmen,

Fingerabdrücke, Schriftproben.

Was sind Verarbeitungsvorgänge?

Der Begriff der Verarbeitung ist gleichermaßen denkbar weit und umfasst unter anderem folgende Vorgänge in Bezug auf personenbezogene Daten:

Erheben, Erfassen, Auslesen, Abfragen,

Organisation, Ordnen, Speicherung,

Verwendung, Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder andere Form der Bereitstellung,

Abgleich, Verknüpfung,

Löschen, Vernichtung.

Datenschutzrechtliche Pflichten der Städte und Gemeinden als verantwortliche Stelle („Verantwortlicher“) sind insbesondere:

Einhaltung der materiellen Vorschriften über die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (vor allem Artikel 5, 6 und 9 DS-GVO; §§ 5 und 6 BbgDSG),

Beachtung datenschutzrechtlicher Verfahrensvorschriften (Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 DS-GVO, Melde- und Benachrichtigungspflichten gemäß Artikel 33, 34 DS-GVO in Verbindung mit § 12 BbgDSG, Datenschutz-Folgeabschätzung gemäß Artikel 35 DS-GVO),

Beachtung datenschutzrechtlicher Informationspflichten (Artikel 13 und 14 DS-GVO in Verbindung mit § 6 Absatz 2 und § 10 BbgDSG),

Beachtung sonstiger Betroffenenrechte (zum Beispiel Auskunftsrecht gemäß Artikel 15 DS-GVO in Verbindung mit § 11 BbgDSG, Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DS-GVO, Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 DS-GVO in Verbindung mit § 13 BbgDSG),

Treffen geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten und zur Befolgung des Ziels Datenschutz durch Technikgestaltung (Artikel 24 Absatz 1, Artikel 25 und 32 DS-GVO),

Treffen geeigneter sonstiger Datenschutzvorkehrungen (Artikel 24 Absatz 2 DS-GVO, zum Beispiel Datenschutzrichtlinien beziehungsweise sonstige Datenschutzanweisungen).

IV. Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, Artikel 6 DS-GVO

Grundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten in der Bauleitplanung sind in der Regel Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c und e DS-GVO in Verbindung mit § 5 BbgDSG sowie den bereichsspezifischen Regelungen des Baugesetzbuches. So enthalten die auf das Bauleitplanverfahren bezogenen Vorschriften des Baugesetzbuches eine Vielzahl von (zwingenden) Verfahrensregelungen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen und zulassen, insbesondere:

§ 2 Absatz 3 BauGB: Ermittlung und Bewertung der für die Abwägung relevanten Belange,

unter anderem mittels Öffentlichkeits- und Behördenbeteiligung (§ 4a Absatz 1 BauGB),

§ 3 Absatz 2 Satz 1 BauGB: Auslegung der Bauleitplanentwürfe mit Begründung und wesentlichen bereits vorliegenden umweltbezogenen Stellungnahmen,

§ 3 Absatz 2 Satz 4 BauGB: Prüfung der eingegangenen Stellungnahmen und Mitteilung des Ergebnisses,

§ 4 Absatz 2 BauGB: Einholen der Stellungnahmen von in ihrem Aufgabenbereich berührten Behörden und Trägern öffentlicher Belange,

§ 4a Absatz 4 BauGB: Zusätzliches Einstellen der auszulegenden Unterlagen ins Internet,

§ 4b BauGB: Einschaltung Dritter bei Vorbereitung und Durchführung von Verfahrensschritten,

§ 1 Absatz 7 BauGB: Gerechte Abwägung der öffentlichen und privaten Belange.

V. Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, Artikel 5 DS-GVO

Die planende Stadt oder Gemeinde hat als datenschutzrechtlich Verantwortliche innerhalb des gesamten Bauleitplanverfahrens sicherzustellen, dass die in Artikel 5 DS-GVO aufgelisteten Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten eingehalten werden. Im Einzelnen handelt es sich hierbei um die folgenden Prinzipien:

Grundsatz der Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO)

Zweckbindungsgebot (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b DS-GVO)

Grundsatz der Datenminimierung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DS-GVO)

Grundsatz der Richtigkeit (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe d DS-GVO)

Grundsatz der Speicherbegrenzung (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO)

Grundsatz der Vertraulichkeit und Integrität (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO)

Rechenschaftspflicht (Artikel 5 Absatz 2 DS-GVO).

Die verantwortliche Person für die Datenverarbeitung hat eine regelmäßige Überprüfung und Evaluierung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen vorzunehmen, um die Einhaltung der Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten nach Artikel 5 DS-GVO sicherzustellen.

VI. Pflichten/Datenschutz im Bauleitplanverfahren

Durch die Einführung der Datenschutz-Grundverordnung hat sich der Umgang mit personenbezogenen Daten und ihre Bedeutung für die öffentliche Verwaltung stark verändert. Der deutlich erhöhte Schutz der personenbezogenen Daten muss nunmehr für alle Behörden an erster Stelle stehen. Für die Bauleitplanung bedeutet die veränderte Rechtslage, dass die Städte und Gemeinden verpflichtet sind, die Personen, deren Daten erhoben werden sollen, umfassend zu informieren und ihnen gegenüber transparent darzustellen, wie mit den Daten umgegangen werden soll. Die datenschutzrechtliche Informationspflicht nach Artikel 13 DS-GVO betrifft insbesondere das Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung. Gleichzeitig besteht die Verpflichtung, die erhobenen Daten ausreichend zu schützen.

a) Beteiligung der Öffentlichkeit nach § 3 BauGB und Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 DS-GVO

Die Rechtsgrundlage, um personenbezogene Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsbeteiligung nach dem Baugesetzbuch verarbeiten zu können, ergibt sich aus § 3 Absatz 2 BauGB, wonach die Entwürfe der Bauleitpläne auszulegen sind. In diesem Zusammenhang ist jedoch im Sinne der Datensparsamkeit darauf zu achten, dass nur jene Daten im Verfahren erhoben und verwendet werden, welche zur Aufgabenerledigung zwingend erforderlich sind. Stellungnahmen können auch anonym eingereicht werden, allerdings ergibt sich aus § 3 Absatz 2 Satz 4 Halbsatz 2 BauGB die „Pflicht“, den Personen, die eine Stellungnahme eingereicht haben, das Ergebnis der Abwägung, sofern sie dies wünschen und ihre entsprechenden Kontaktinformationen bereitgestellt haben, mitzuteilen. Auf diese Mitteilung besteht ein rechtlicher Anspruch, insoweit die datenverarbeitende Stelle auch über die erforderlichen Kontaktinformationen verfügt oder diese durch die stellungnehmende Person bereitgestellt wurden. In diesem Zusammenhang ist es zweck- und rechtmäßig, personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten, um der Mitteilungspflicht nachzukommen. Sollte darüber hinaus die Erhebung konkreter Einzeldaten erforderlich werden, wie zum Beispiel der Adresse, ist dies der betroffenen Person mitzuteilen. Einzeldaten können für den Abwägungsprozess von Bedeutung sein, sind aber ansonsten immer zu pseudonymisieren ( vgl.

Artikel 4 Nummer 5 DS-GVO).

Im Rahmen der öffentlichen Auslegung kann es neben dem Bauleitplan- oder Satzungsentwurf erforderlich sein, weitere Unterlagen auszulegen, beispielsweise eingegangene Stellungnahmen von Privatpersonen oder Verbänden, sofern diese wesentliche relevante umweltbezogene Informationen für das Verfahren enthalten. Um dem Datenschutz einerseits und der Auslegungsver-pflichtung andererseits ausreichend Rechnung zu tragen, ist bei und gegebenenfalls auch während der Dauer der Auslegung sicherzustellen, dass sämtliche personenbezogene Daten in den Stellungnahmen oder beispielsweise auch im Durchführungsvertrag (bei vorhabenbezogenen Bebauungsplänen) unkenntlich gemacht werden. Dies kann beispielsweise mittels Schwärzung erfolgen, so dass die betroffene Person nicht mehr identifizierbar ist.

Um die gemäß § 3 Absatz 2 Satz 3 BauGB erforderliche Mitteilung über das Ergebnis der Abwägung zu erleichtern, hat es sich bewährt, im Auswertungsbericht eine Zuordnung der erfassten Anregungen und Argumente zu den einzelnen Einwendungen vorzunehmen.

Diese sollte bei öffentlich zugänglichen Bereichen bereits mit Blick auf den Datenschutz in pseudonymi-sierter Form erfolgen, zum Beispiel durch eine Kennziffer.

Datenschutzrechtliche Informationspflicht im Rahmen der öffentlichen Auslegung nach § 3 Absatz 2 BauGB, Artikel 13 DS-GVO

Bei der Öffentlichkeitsbeteiligung ist darüber hinaus stets die in Artikel 12 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 13 DS-GVO normierte Informationspflicht zu beachten. Diese definiert eine Reihe an Informationen, welche den betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten möglichst schriftlich oder elektronisch mitzuteilen sind. Dazu können unter anderem zählen:

die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle in der kommunalen Verwaltung und gegebenenfalls der Datenschutzbeauftragten,

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung,

potenzielle Empfänger der Daten,

Dauer der Speicherung,

Informationen über Auskunftsrechte.

Die zu erhebenden Daten sind nur für den Zweck zu verarbeiten, für den sie erhoben wurden (Zweckbindungsgebot), andernfalls ist nach Artikel 13 Absatz 3 DS-GVO vor der Weiterverarbeitung ebenfalls mitzuteilen, zu welchem Zweck die Daten weiterverarbeitet werden sollen.

Da die Informationspflichten umfangreich sind und auch auf mögliche Betroffenenrechte hingewiesen werden muss, wird folgendes Vorgehen vorgeschlagen:

Bereitstellen eines

dauerhaften datenschutzrechtlichen Hinweises online

zu Bauleitplanverfahren auf der Internetseite der jeweiligen Stadt oder Gemeinde, gegebenenfalls in Verbindung mit den allgemeinen Datenschutzhinweisen.

Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich auf Grundlage eines

einheitlichen Konzepts,

in dem geregelt wird, welche personenbezogenen Daten für die jeweiligen Bauleitplanverfahren notwendigerweise relevant sind und erhoben werden müssen und wie diese voraussichtlich verarbeitet werden.

Bereitstellen eines

individuellen Informationsblattes/Merkblattes

im einzelnen Verfahren über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der öffentlichen Auslegung. Eine Mustervorlage zur Gewährleistung der Informationspflichten bei der Erhebung von Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsbeteiligung nach dem Baugesetzbuch (Artikel 13 DS-GVO) ist in der

Anlage

beigefügt. Diese enthält neben den notwendigen Informationen auch Hinweise zu den Rechten von Betroffenen gemäß Artikel 15 bis 21 DS-GVO sowie die Adresse der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht. Darüber hinaus enthält die Anlage auch weitere Begriffserläuterungen.

Hinweis in der Bekanntmachung zur Auslegung

nach § 3 Absatz 1 oder 2 BauGB auf das Merkblatt und die Absicht, personenbezogene Daten zu erheben, zu speichern und zu verarbeiten. Zusätzlich ist darauf hinzuweisen, dass eine Mitteilung nach § 3 Absatz 2 Satz 4 Halbsatz 2 BauGB nur erfolgen kann, wenn der Stellungnahme Kontaktdaten beigefügt sind und diese gespeichert werden. Folgender Hinweis wird empfohlen:

„Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c beziehungsweise e DS-GVO in Verbindung mit § 3 Baugesetzbuch und dem Brandenburgischen Datenschutzgesetz. Sofern Sie Ihre Stellungnahme ohne Absenderangaben abgeben, erhalten Sie keine Mitteilung über das Ergebnis der Prüfung. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Hinweisblatt zum Datenschutz: Informationspflichten bei der Erhebung von Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsbeteiligung nach dem Baugesetzbuch (Artikel 13 DS-GVO), welches mit ausliegt.“

b) Beteiligung der Träger öffentlicher Belange nach § 4 BauGB

Nach § 4 Absatz 1 BauGB sind die Behörden und sonstigen Träger öffentlicher Belange ( TöB

), deren Aufgabenbereich durch die Planung berührt werden kann, möglichst frühzeitig zu unterrichten. Im förmlichen Beteiligungsverfahren nach § 4 Absatz 2 BauGB holt die Stadt oder Gemeinde die Stellungnahmen derjenigen Behörden und sonstigen Träger öffentlicher Belange ein, deren Aufgabenbereich durch die Planung berührt werden kann. Dadurch soll eine den Anforderungen des § 1 Absatz 7 BauGB genügende Abwägung der betroffenen öffentlichen und privaten Belange gewährleistet werden. Hinsichtlich der Beteiligung der Nachbargemeinde wird auf die Arbeitshilfe „Bebauungsplanung“, abrufbar unter https://mil.brandenburg.de/ unter der Rubrik „Planen und Bauen“ - „Arbeitshilfen und Gutachten“ verwiesen. In Bezug auf die Beteiligung von Trägern öffentlicher Belange (TöB) wird auf die betreffenden Ausführungen im TöB-Runderlass des Landes Brandenburg vom 20. Oktober 2020 ⁵ verwiesen.

Nicht selten erlangen die Fachbehörden oder sonstigen Träger öffentlicher Belange ihre Kenntnisse durch Gutachten und Stellungnahmen, die von Dritten im Rahmen anderer Verfahren auf eigene Kosten eingereicht worden sind. Es besteht

zwingend

die Verpflichtung, die den Fachbehörden oder sonstigen Trägern öffentlicher Belange zur Kenntnis gelangten Daten objektiv dergestalt zusammenzufassen, dass der Einreichende (Dritte) nicht mehr identifizierbar ist (Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO). Demzufolge ist es die Aufgabe der verantwortlichen Stelle in der kommunalen Verwaltung, der Pflicht nach Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe a DS-GVO nachzukommen, dass die personenbezogenen Daten in den Stellungnahmen der Öffentlichkeit und Adressdaten im Rahmen der Ausreichung und Veröffentlichung von Beschlussunterlagen pseudonymisiert und mit einer Kennziffer versehen werden.

c) Auftragsdatenverarbeitung gemäß Artikel 28 DS-GVO in Verbindung mit § 4b BauGB

Nach § 4b BauGB kann die Stadt oder Gemeinde insbesondere zur Beschleunigung des Bauleitplanverfahrens die Vorbereitung und Durchführung von Verfahrensschritten nach den §§ 2a bis 4a BauGB an einen Dritten übertragen. Im Fall der Einschaltung eines Dritten bei der Bauleitplanung sind die Artikel 28 ff. DS-GVO zu beachten.

Damit die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung auch bei der Auftragsverarbeitung eingehalten werden, sollte ein Verantwortlicher sorgfältig prüfen, welche Auftragsverarbeiter er mit Verarbeitungstätigkeiten betrauen will. Herangezogen werden sollten nur (externe) Auftragsverarbeiter, die - insbesondere im Hinblick auf Fachwissen, Zuverlässigkeit und Ressourcen - hinreichende Garantien dafür bieten, dass technische und organisatorische Maßnahmen - auch für die Sicherheit der Verarbeitung - getroffen werden, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung genügen. Die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln oder eines genehmigten datenschutzrechtlichen Zertifizierungsverfahrens durch einen Auftragsverarbeiter kann als Faktor herangezogen werden, um die Erfüllung der Pflichten des Verantwortlichen nachzuweisen.

Grundsätzlich gilt, dass keine zwingende Vor-Ort-Kontrolle notwendig ist, sondern ein Rückgriff auf Zertifizierungen ausreicht.

Die Durchführung einer Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter muss auf Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten erfolgen, der oder das den Auftragsverarbeiter an den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zwecke der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien von betroffenen Personen festgelegt sind. Hierbei sind die besonderen Aufgaben und Pflichten der Auftragsverarbeitung und das Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person zu berücksichtigen. Der Mindestgehalt eines entsprechenden Vertrags wird in Artikel 28 Absatz 3 DS-GVO aufgeführt. Allgemein gilt, dass die Weisungen des Verantwortlichen

zu dokumentieren sind

und der Auftragsverarbeiter ein eigenes Verzeichnis von den Verarbeitungstätigkeiten zu erstellen hat. Will der Auftragsverarbeiter Subunternehmen als weitere Auftragsverarbeiter bei der Erbringung der vereinbarten Dienstleistung einsetzen, so bedarf dies der

vorherigen

(schriftlichen oder elektronischen) Einwilligung des Verantwortlichen. Später beabsichtigte Änderungen bei den eingesetzten Subunternehmen muss der Auftragsverarbeiter vorher mitteilen, wobei dem Verantwortlichen eine Einspruchsmöglichkeit gegen die geplante Einbeziehung des neuen Subunternehmers zusteht.

Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter bilden eine Gesamtschuldnerschaft und haften gegenüber der betroffenen Person bei Verstößen gegen die Datenschutzvorschriften.

Nach Beendigung der Verarbeitung im Namen des Verantwortlichen muss der Auftragsverarbeiter die personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder

zurückgeben oder löschen,

sofern nicht nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Die Rückgabe der Daten an den Verantwortlichen bedeutet, dass keine Kopien und sonstigen Duplikate beim Auftragsverarbeiter verbleiben dürfen und somit eine vollständige Löschung erfolgt.

VII. Weitergabe von Daten

Bei der zulässigen Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte ist entscheidend, wer die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist. Diese ist in der Regel die übermittelnde Stelle. Erfolgt die Übermittlung allerdings aufgrund des Ersuchens einer anderen öffentlichen Stelle, trägt diese die Verantwortung (§ 8 BbgDSG). Die verantwortliche Stelle hat nach Maßgabe der Datenschutz-Grundverordnung die Sicherheit der Verarbeitung mit einem dem Risiko angemessenen Schutzniveau zu gewährleisten. Insbesondere sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. Dieser Verpflichtung kann die Stadt- oder Gemeindeverwaltung nachkommen, indem sie die Stellungnahmen mit Kennziffern versieht, die personenbezogene Daten (vor allem Name und Anschrift von Einwendenden) ersetzen. Diese Kennziffern sollten in eine Liste oder ein entsprechendes Schlüsselverzeichnis eingetragen werden. Aus dieser Liste oder dem Schlüsselverzeichnis können dann die Namen der Einwendenden zugeordnet werden. Die Stellungnahmen können durch diese Vorgehensweise auch anderen Verfahrensbeteiligten zur Verfügung gestellt werden.

VIII. Folgen von Datenschutzrechtsverstößen

Verstöße gegen datenschutzrechtliche Regelungen stellen gemäß § 214 BauGB keine beachtlichen Verfahrensfehler im Sinne des Bauplanungsrechts dar.

Verstöße gegen das Datenschutzrecht können jedoch zu Schadensersatzansprüchen gegen die Stadt oder Gemeinde führen.

Jede Person, der wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutz-Grundverordnung ein materieller oder immaterieller Schaden entstanden ist, hat Anspruch auf Schadensersatz gegen den Verantwortlichen oder gegen den Auftragsverarbeiter. Der Verant

wortliche oder der Auftragsverarbeiter wird von der Haftung befreit, wenn er nachweist, dass er in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden eingetreten ist, verantwortlich ist (Artikel 82 DS-GVO).

Darüber hinaus hat jede betroffene Person das Recht auf einen wirksamen gerichtlichen Rechtsbehelf, wenn sie der Ansicht ist, dass die ihr aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung zustehenden Rechte infolge einer nicht im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung stehenden Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verletzt wurden. Die Klagen können gegen den Verantwortlichen (also die Stadt oder Gemeinde) oder gegen den Auftragsverarbeiter des Verantwortlichen gerichtet werden (Artikel 79 DS-GVO).

Neben der Inanspruchnahme gerichtlichen Rechtsschutzes hat jede betroffene Person ein Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz - Aufsichtsbehörde - (Artikel 77 DS-GVO).

Die Aufsichtsbehörde wendet sich im Fall einer Beschwerde im Sinne von Artikel 77 DS-GVO zwecks Sachaufklärung an den Verantwortlichen, der nach Auffassung des Beschwerdeführenden gegen die Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung verstoßen hat.

IX. Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Dieses Rundschreiben tritt am Tag nach der Veröffentlichung im Amtsblatt für Brandenburg in Kraft.

Gleichzeitig tritt das Rundschreiben des Ministeriums für Stadtentwicklung, Wohnen und Verkehr zum Datenschutz im Verfahren nach § 3 Absatz 2, § 4 und § 28 des Baugesetzbuches (BauGB) vom 29. September 1997 (ABl. S. 904) außer Kraft.

¹ Europäische Union - Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG) ( ABl. L

119 vom 4.5.2016, S.

1, ber. ABl. L 314 vom 22.11.2016, S. 72, ABl. L 127 vom 23.5.2018, S. 2). In Geltung seit dem 25. Mai 2018.

² Bundesdatenschutzgesetz vom 30. Juni 2017 (BGBl. I S. 2097), das durch Artikel 10 des Gesetzes vom 23. Juni 2021 (BGBl. I S. 1858) geändert worden ist.

³ Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) vom 8. Mai 2018 ( GVBl.

Nr. 7), das durch Artikel 7 des Gesetzes vom 19. Juni 2019 (GVBl

. I Nr. 43 S. 38) geändert worden ist.

⁴ Kontaktdaten der LDA können der Anlage entnommen werden.

5 Beteiligung der Träger öffentlicher Belange nach dem Baugesetzbuch im Land Brandenburg (TöB-Runderlass - TöB-RdErl) vom 20. Oktober 2020 (ABl. S. 1063).

Anlage

Informationspflichten bei der Erhebung von Daten bei der betroffenen Person im Rahmen der Öffentlichkeitsbeteiligung nach dem Baugesetzbuch (Artikel 13 DS-GVO)

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Es werden Daten von Ihnen im Zusammenhang mit der Öffentlichkeitsbeteiligung im Rahmen der Bauleitplanung sowie der Aufstellung von Satzungen gemäß § 34 Absatz 4 und § 35 Absatz 6 Baugesetzbuch verarbeitet.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenerhebung

Verantwortlich für die Datenerhebung ist:

Fachbereich/-abteilung: Name: Anschrift: E-Mail-Adresse: Telefonnummer: gegebenenfalls Internet-Adresse der öffentlichen Stelle:

3. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Der/die Beauftragte für den Datenschutz ist erreichbar unter:

Fachbereich/-abteilung: Name: Anschrift: E-Mail-Adresse: Telefonnummer: gegebenenfalls Internet-Adresse der öffentlichen Stelle:

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4a) Zwecke der Verarbeitung

Ihre Daten werden erhoben zum Zwecke der Durchführung des oben genannten Verfahrens insbesondere zur Wahrnehmung der Pflichten der Kommune, im Rahmen der Planungshoheit eine geordnete städtebauliche Entwicklung und Ordnung zu sichern. Im Kontext dieser Verfahren sind das Planerfordernis und die Auswirkungen der Planung zu ermitteln und die öffentlichen und privaten Belange gegeneinander und untereinander gerecht abzuwägen. Dazu erfolgt eine Erhebung personenbezogener Daten, soweit dies zur Ermittlung der abwägungsrelevanten Belange erforderlich ist. Die Erhebung erfolgt unter anderem durch Untersuchungen der Kommunalverwaltung oder im Auftrag der Kommunalverwaltung durch Dritte, durch eingehende Stellungnahmen der Öffentlichkeit (Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen etc.

), der Behörden und sonstigen Träger öffentlicher Belange im Rahmen der gesetzlich geforderten Öffentlichkeits- und Behördenbeteiligungen und durch zusätzliche informelle Beteiligungsformate im Sinne der stärkeren Einbeziehung der Öffentlichkeit und Förderung der Transparenz gegenüber Bürgerinnen und Bürgern. Da die abschließende Beschlussfassung über den Umgang mit den Stellungnahmen (Abwägungsentscheidung) nach der Recht-sprechung durch den Stadtrat/Gemeinderat/die Stadtverordnetenversammlung zu erfolgen hat, werden die personenbezogenen Daten, die für die Gewichtung und Abwägung der Belange erforderlich sind, den kommunalpolitischen Gremien (siehe Nummer 5) nach den Vorgaben der Kommunalverfassung des Landes Brandenburg (BbgKVerf) ¹

in der jeweils geltenden Fassung sowie der entsprechenden Hauptsatzung und Geschäftsordnungen der Kommune und seiner Ausschüsse sowie der Ortsbeiräte vorgelegt. Die in den Stellungnahmen der Öffentlichkeit enthaltenen Adressdaten werden im Rahmen der Ausreichung und Veröffentlichung von Beschlussunterlagen pseudonymisiert und mit einer Kennziffer versehen. Die Verarbeitung von Adressdaten ist erforderlich, um der Pflicht zur Mitteilung des Abwägungsergebnisses nachzukommen. Die Gewährleistung eines Rechtsschutzes im Rahmen einer gerichtlichen Prüfung erfordert die dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten.

4b) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO in Verbindung mit § 5 Absatz 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes (BbgDSG) verarbeitet.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:

Die Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung/Gemeindevertretung und der Ortsbeiräte im Rahmen der Bauleitplanung

Die höhere Verwaltungsbehörde nach BauGB zur Prüfung des Bauleitplans auf Rechtsmängel

Das zuständige Gericht zur Überprüfung der Wirksamkeit von Bauleitplänen oder Satzungen

Dritte, denen zur Beschleunigung die Vorbereitung und Durchführung von Verfahrensschritten übertragen wurde (gemäß § 4b BauGB

6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden nach der Erhebung bei der Kommune so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Auch nach Ablauf der Fristen für eine gerichtliche Überprüfung (zum Beispiel Normenkontrollklage) kann zum Beispiel im Rahmen eines bauordnungsrechtlichen Verfahrens die Bauleitplanung oder eine sonstige Satzung einer inzidenten Prüfung unterzogen werden. Eine dauerhafte Speicherung der von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten in der betreffenden Verfahrensakte ist deshalb erforderlich.

7. Betroffenenrechte

Nach Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DS-GVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DS-GVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DS-GVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DS-GVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

8. Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbe-zogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden. Wenn Sie sich an die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht wenden möchten, können Sie sie wie folgt kontaktieren: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Dagmar Hartge Stahnsdorfer Damm 77 14532 Kleinmachnow Telefon: 033203 356-0 Telefax: 033203 356-49 E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de

Weitere Informationen können Sie dem offiziellen Internetauftritt der Landesbeauftragten unter http://www.lda.brandenburg.de entnehmen.

ZUSÄTZLICHE ERLÄUTERUNGEN Betroffenenrechte nach der Datenschutz-Grundverordnung

Die Stadt oder Gemeinde (und gegebenenfalls einbezogene „Dritte“) hat die Sicherstellung und Wahrung sämtlicher Betroffenenrechte nach den Artikeln 12 ff. der Datenschutz-Grundverordnung während des Bauleitplanverfahrens zur Aufgabe. Es müssen demnach Modalitäten festgelegt werden, die einer betroffenen Person die Ausübung der Rechte, die ihr nach dieser Verordnung zustehen, erleichtern. Dazu gehören auch Mechanismen, die dafür sorgen, dass diese unentgeltlichen Zugang zu ihren personenbezogenen Daten und deren Berichtigung oder Löschung beantragen oder von ihrem Widerspruchsrecht Ge-brauch machen kann. Der Verantwortliche sollte auch dafür sorgen, dass entsprechende Anträge elektronisch gestellt werden können, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten elektronisch verarbeitet werden.

Das Transparenzgebot nach Artikel 12 DS-GVO

Ein wesentliches Anliegen der Datenschutz-Grundverordnung ist die Stärkung des Transparenzgrundsatzes. Zentrale Ausprägung einer fairen und transparenten Datenverarbeitung ist, dass die betroffene Person die maßgeblichen Faktoren der Verarbeitung der Daten nachvollziehen kann. Nur so kann die betroffene Person informiert werden und selbstständig über die Verarbeitung ihrer Daten entscheiden. Eine solche Entscheidung setzt voraus, dass die betroffene Person überhaupt Kenntnis von der Existenz der Datenverarbeitung erlangt, um einen Anlass zu haben, ihre Betroffenenrechte effektiv wahrnehmen zu können. Der Verantwortliche sollte der betroffenen Person alle weiteren Informationen zur Verfügung stellen, die unter Berücksichtigung der besonderen Umstände und Rahmenbedingungen, unter denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, notwendig sind, um eine faire und transparente Verarbeitung zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte er die betroffene Person darauf hinweisen, wenn ein Profiling stattfindet und welche Folgen dies für sie hat. Werden die personenbezogenen Daten bei der be-troffenen Person erhoben, so sollte dieser darüber hinaus mitgeteilt werden, ob sie verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten bereitzustellen und welche Folgen eine Zurückhaltung der Daten nach sich ziehen würde.

Die Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 DS-GVO

Zur Erfüllung der Grundsätze einer fairen und transparenten Verarbeitung von personenbezogenen Daten sehen Artikel 13 und 14 DS-GVO einen umfangreichen Katalog proaktiver Benachrichtigungen bei der Erhebung personenbezogener Daten vor. Werden personenbezogene Daten mündlich erhoben, wird empfohlen, die betroffene Person auf die Erhebung der Daten hinzuweisen und anzugeben, wo die Informationen nach Artikel 13 DS-GVO zur Verfügung gestellt werden (zum Beispiel durch Aushänge vor Ort, auf der Internetseite). Des Weiteren können Informationsblätter vorgehalten werden, die auf Anfrage der betroffenen Person an diese ausgegeben werden; auf diese Möglichkeit ist hinzuweisen. Sofern den Umständen nach angemessen, besteht zum Beispiel bei der Erhebung von Daten im Rahmen von Telefongesprächen die Möglichkeit, der betroffenen Person während des Gesprächs kurz und bündig die Informationen nach Artikel 13 DS-GVO mündlich mitzuteilen. Werden personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben oder erfolgt nachträglich eine Zweckänderung der Datenverarbeitung, so bedarf es einer nachträglichen Mitteilung. Ausnahmen von der Informationspflicht bestehen nur dann, wenn die betroffene Person bereits Kenntnis von der Erhebung der Daten erlangt hat.

Das Auskunftsrecht nach Artikel 15 DS-GVO

Nach Artikel 15 Absatz 1 DS-GVO hat die betroffene Person auf Antrag das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestäti-gung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet. Werden personenbezogene Daten mit Einwilligung bei der betroffenen Person erhoben, gelten die allgemeinen Unterrichtungspflichten, die auch bei Datenerhebung auf gesetzlicher Grundlage bestehen. Bereitzustellen sind bei einer Direkterhebung die Informationen aus Artikel 13 Absatz 1 Buchstabe a bis c und e bis f sowie ergänzend die in Absatz 2 genannten Informationen. Im Rahmen einer Einwilligung muss der Verantwortliche insbesondere darauf hinweisen, dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, eine bis zum Widerruf durchgeführte Datenverarbeitung jedoch rechtmäßig bleibt. Eine Versagung der begehrten Auskunft kommt nur in seltenen Ausnahmefällen in Betracht (zum Beispiel offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge) und ist nachweispflichtig.

Das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung von unrichtigen sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie die Vervollständigung zu verlangen. Die personenbezogenen Daten sind dann unvollständig, wenn sie zwar richtig sind, jedoch kein vollständiges Bild abgeben.

Das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden (Recht auf „Vergessenwerden“). Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO

Unter „Einschränkung der Verarbeitung“ sind nach den Erwägungsgründen der Datenschutz-Grundverordnung Methoden zur Beschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu verstehen. So können beispielsweise ausgewählte personenbezogene Daten vorübergehend auf ein anderes Verarbeitungssystem übertragen oder für Nutzer gesperrt oder veröffentlichte Daten vorübergehend von einer Webseite entfernt werden. In Geltendmachung ihres Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung kann die betroffene Person verlangen, dass sämtliche erhobene personenbezogene Daten fortan nur mit individueller Einwilligung (und zur Geltendmachung und Durchsetzung von Rechtsansprüchen) verarbeitet werden. Die Berechtigung des Verantwortlichen zur Speicherung wird dadurch allerdings nicht berührt. Ist eine Einschränkung der Verarbeitung erfolgt, soll er die gespeicherten Daten nur nicht wie bisher verwenden können. Soll die Einschränkung der Verarbeitung aufgehoben werden, hat der Verantwortliche die Pflicht, den Betroffenen vor der Aufhebung der Einschränkung zu unterrichten. Im Fall der Einschränkung der Verarbeitung ist der Verantwortliche gemäß Artikel 19 DS-GVO verpflichtet, Dritte, an welche die Daten übermittelt wurden, zu informieren, damit diese ihre Verarbeitungsprozesse selbst einschränken können. Diese Pflicht greift nur insoweit, wie die Unterrichtung möglich und dem Verantwortlichen nicht unzumutbar ist.

Die Mitteilungspflicht nach Artikel 19 DS-GVO

Der Verantwortliche teilt allen Empfängern, denen personenbezogene Daten offengelegt wurden, jede Berichtigung oder Lö-schung der personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 16, Artikel 17 Absatz 1 und Artikel 18 DS-GVO mit, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbun-den.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO

Nach Artikel 20 DS-GVO hat die betroffene Person das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem gängigen maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verant-wortlichen ohne Behinderung zu übermitteln. Die Prüfung ist zu dokumentieren. Bei rechtmäßig eingelegtem Widerspruch darf der Verantwortliche nur noch Daten verarbeiten, wenn er zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

Die betroffene Person hat ein allgemeines Widerspruchsrecht gegen eine an sich rechtmäßige Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die im öffentlichen Interesse liegt, in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen oder eines Dritten erfolgt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e oder f DS-GVO). Hierbei sind von der betroffenen Person Gründe geltend zu machen, die sich aus einer besonderen Situation ergeben (zum Beispiel rechtliche, wirtschaftliche, ethische oder soziale Gründe). Der Hinweis auf das Widerspruchsrecht muss im Rahmen der Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 enthalten sein.

Das Beschwerderecht nach Artikel 77 DS-GVO

Jede betroffene Person hat nach Artikel 77 DS-GVO unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Verordnung verstößt. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Artikel 78 DS-GVO.

¹ Kommunalverfassung des Landes Brandenburg (BbgKVerf) vom 18. Dezember 2007 (GVBl. I S. 286), die zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 23. Juni 2021 (GVBl. I Nr. 21) geändert worden ist.