2 Sind mehrere Verwaltungseinheiten in die Bearbeitung eines Geschäfts in - volviert, führt die federführende Stelle das massgebliche Dossier. * 2a Die federführende Stelle ist verantwortlich dafür, dass das massgebliche Dossier vollständig und damit das Geschäft jederzeit in seinen wesentlichen Zügen nachvollziehbar ist. *
3 ...... *
Art. 5 Kollektive Ablage und persönliche Unterlagen
1 Alle geschäftsrelevanten Akten sind so zu führen, dass berechtigte Stell - vertreter im Bedarfsfall darauf Zugriff haben. *
2
II A/7/3 1a Die Führung geschäftsrelevanter Akten auf persönlichen Laufwerken und deren Vermischung mit persönlichen Unterlagen ist zu unterlassen. *
2 Die Verwaltungseinheiten regeln mit Hilfe des Informatikdienstes und gege - benenfalls durch die Aufbewahrung von Papierakten unter Verschluss, wer auf welche Akten in der kollektiven Ablage Zugriff hat, damit die nötige Ver - traulichkeit gewährleistet ist. *
3 Persönliche Unterlagen müssen ausserhalb des Aktenplans aufbewahrt werden. *
Art. 6 Digitale Aktenführung und Aufbewahrung
1 Dossiers dürfen digital geführt werden. * 1a Wenn ein digital geführtes Dossier auch physisch oder in verschiedenen digitalen Ablagen vorhanden ist, muss die Verwaltungseinheit definieren, bei welchem Dossier es sich um das vollständige massgebliche Dossier han - delt. *
2 Für die Einhaltung besonderer übergeordneter Bestimmungen betreffend die Aufbewahrung rechtlich relevanter Akten in digitaler Form sind die Ver - waltungseinheiten zuständig. * 2a Bei der Digitalisierung rechtlich relevanter Akten sind die Richtlinien für das ersetzende Scannen von Geschäftsunterlagen 1 ) einzuhalten. *
3 Werden Dossiers gleichzeitig teilweise digital und teilweise auf Papier oder teilweise in Fachapplikationen und teilweise ausserhalb davon geführt, muss eine eindeutige Beziehung zwischen den Teildossiers durch deren identi - sche Zuordnung zum Aktenplan, Benennung oder Nummerierung oder durch andere geeignete Massnahmen hergestellt werden.
4 Durch kryptografische Verfahren gesicherte Akten dürfen nur entschlüsselt in der Ablage gespeichert werden. *
Art. 7 Dokumentenbenennung
1 In Dateiablagen sind Dateien aussagekräftig mit den Beschreibungsele - menten Dokumententyp oder Empfänger/Absender, dem Betreff des Doku - ments und dem Dokumentdatum (JJJJMMTT) oder der Versionsnummer be - ziehungsweise dem Dokumentstatus zu benennen. * 1a Im GEVER-System sind die Titel von Dokumenten aussagekräftig zu be - nennen und weitere Beschreibungselemente gemäss Absatz 1 in den ent - sprechenden Feldern zu erfassen. *
2 ...... *
3 Die Dateibenennung in Fachapplikationen soll diesen Regeln ebenfalls fol - gen, sofern die Fachapplikation dafür nicht eigene Vorgaben macht. * 1) Publiziert im Intranet 3
II A/7/3
Art. 8 Dossierabschluss und Aufbewahrung
1 Die Verwaltungseinheiten prüfen regelmässig, welche Dossiers abzu - schliessen sind. Sie bezeichnen für den Abschluss verantwortliche Perso - nen. *
2 Beim Abschluss eines physischen oder digitalen Dossiers ist dieses zu be - reinigen, indem seine Vollständigkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Akten wie Dubletten, Entwürfe, Terminabsprachen, Einladungen und Doku - mentationsmaterial Dritter entfernt werden. *
3 Falls physische Dossiers bis zur Anbietung ans Landesarchiv oder bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist in ein Zwischenarchiv verschoben werden, muss deren Aufbewahrung weiterhin gemäss Aktenplan erfolgen. * 3a Abgeschlossene Dossiers in Dateiablagen können zur besseren Übersicht in einen Ordner «Abgeschlossen» unterhalb der ursprünglichen Aktenplan - position verschoben werden. *
Art. 9 Anbietung und Ablieferung
1 Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist müssen die Akten dem Landesarchiv angeboten und, je nach Archivierungsentscheid des Landes - archivs, abgeliefert werden. *
2 Physische und digitale Aktenangebote sind dem Landesarchiv frühzeitig anzumelden, woraufhin das Landesarchiv mit der abliefernden Stelle nach einer Sichtung die nötigen Schritte vereinbart. *
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