Die Schulung muss subjektiv erforderlich sein, d.h. das zu entsendende Mitglied muss der Schulung auf den Sachgebieten bedürftig sein, die Gegenstand der Veranstaltung sind.

Einer Grundschulung im Personalvertretungsrecht bedürfen alle erstmals in eine Personalvertretung gewählten Mitglieder sowie das jeweilige erste Ersatzmitglied. Bei einer Wiederwahl in die Personalvertretung oder als jeweiliges erstes Ersatzmitglied - auch nach einer Unterbrechung - besteht grundsätzlich kein neuer Grundschulungsanspruch, sofern eine Teilnahme an einer Grundschulung bereits erfolgt ist. Eine Ausnahme kann bei Unterbrechungen von langer Dauer in Betracht kommen. Haben Mitglieder bzw. Ersatzmitglieder bis zur Wiederwahl noch an keiner Grundschulung teilgenommen, ist unter Berücksichtigung der Dauer der Zugehörigkeit zur Personalvertretung sowie der dort wahrgenommenen Funktionen zu prüfen, ob sie einer Grundschulung subjektiv noch bedürftig sind.

Einer Spezialschulung sind nur solche Mitglieder bedürftig, denen innerhalb ihrer Personalvertretung besondere in der Schulung zu behandelnde Aufgaben zugewiesen sind (Art. 46 Abs. 5 Satz 2 Nr. 2 BayPVG), für die kein anderes Mitglied entsprechende Kenntnisse besitzt. Kenntnisse aus anderen Tätigkeiten - auch außerhalb der Personalvertretung - sind dabei zu berücksichtigen. Schulungen, die erst kurz vor Ende der Amtszeit des zu entsendenden Mitglieds erfolgen würden, sind in der Regel nicht erforderlich.

Bei der Ermittlung der unmittelbaren Erforderlichkeit ist auch zu beachten, dass die Dienststellen nach Art. 44 Abs. 1 BayPVG die Kosten für die Schulungen zu tragen haben. Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, insbesondere dem auch für die Personalvertretung als Teil der öffentlichen Verwaltung geltenden Gebot der sparsamen Verwendung öffentlicher Mittel, dürfen die Kosten und die dienstlichen Beeinträchtigungen nicht in einem unangemessenen Verhältnis zu dem zu erwartenden Schulungseffekt stehen. Dies gilt auch für die Zahl der an Schulungen teilnehmenden Personalratsmitglieder, für die Schulungsdauer sowie für die Wahl des Veranstaltungsortes wegen der dadurch entstehenden Reisekosten.

Bei der Haushaltsaufstellung und -bewirtschaftung ist darauf zu achten, dass im Rahmen der allgemeinen Haushaltsentwicklung die erforderlichen Mittel bereitgestellt werden. Es wird daran erinnert, dass nach den turnusmäßigen Personalratswahlen regelmäßig ein erhöhtes Schulungsbedürfnis für die neu gewählten Personalräte besteht. Bei Erschöpfung der haushaltsplanmäßig angesetzten Mittel ist die Kostenübernahme abzulehnen. Eine Abweichung kommt nur im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Schulungsbedürfnisses in Betracht (Art. 37 Abs. 1 BayHO). In diesem Fall hat die Personalvertretung den Bedarf an zusätzlichen über- oder außerplanmäßigen Mitteln so rechtzeitig anzuzeigen, dass diese noch vor Entstehen der Verpflichtung nachbewilligt werden können. Die Personalvertretungen sind rechtzeitig auf die Haushaltssituation hinzuweisen.