Allgemeine Verfügung zur Führung der elektronischen Registerakte in Handels-, Gesellschafts-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregistersachen und über das elektronische Informations- und Kommunikationssystem

Allgemeine Verfügung zur Führung der elektronischen Registerakte in Handels-, Gesellschafts-, Genossenschafts-, Partnerschafts- und Vereinsregistersachen und über das elektronische Informations- und Kommunikationssystem

- 3822/1 -

Vom 11. April 2024

§ 1

Elektronische Aktenführung

(1) Seit dem 1. Januar 2007 werden die Akten in Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistersachen elektronisch geführt.

(2) Die ab dem 1. Januar 2024 zu führenden Akten in Gesellschaftsregistersachen werden elektronisch geführt.

(3) Ab dem 15. April 2024 werden die Akten in Vereinsregistersachen elektronisch geführt.

(4) Werden nach den in Absatz 1 und 3 genannten Zeitpunkten aufgrund von Sitzverlegungen Akten in den in Absatz 1 und 3 genannten Registersachen in Papierform übernommen, wird die elektronische Akte erst ab dem Zeitpunkt des Eingangs bei dem aufnehmenden Gericht geführt. Eine rückwärtige Erfassung findet in der Regel nicht statt.

(5) Seit dem 1. Januar 2007 zu den in Absatz 1 genannten Registern elektronisch übermittelte Aktenbestandteile, die eine elektronische Aktenführung ausweisen, sind in die elektronische Akte zu übernehmen.

(6) Ab dem 15. April 2024 zu dem in Absatz 3 genannten Register elektronisch übermittelte Aktenbestandteile, die eine elektronische Aktenführung ausweisen, sind in die elektronische Akte zu übernehmen.

§ 2

Eingehende Papierdokumente

(1) Seit dem 1. Januar 2007 in den in § 1 Absatz 1 und seit dem 1. Januar 2024 in den in § 1 Absatz 2 genannten Registern eingehende Schriftstücke werden zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument übertragen und zur elektronischen Registerakte genommen. Jede elektronische Übertragung ist mit einem Vermerk zu versehen, aus dem sich ergibt, wer die Übertragung durchgeführt hat. Im Übrigen hat der Vermerk den Anforderungen des § 9 Absatz 3 und 4 der Handelsregisterverordnung zu genügen.

(2) Ab dem 15. April 2024 in dem in § 1 Absatz 3 genannten Register eingehende Schriftstücke werden zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument übertragen und zur elektronischen Registerakte genommen. Jede elektronische Übertragung ist mit einem Vermerk zu versehen, aus dem sich ergibt, wer die Übertragung durchgeführt hat. Im Übrigen hat der Vermerk den Anforderungen des § 298a Absatz 2 der Zivilprozessordnung zu genügen.

§ 3

Behandlung von gescannten Papierdokumenten

Gescannte Papierdokumente sind nach erfolgter Übertragung grundsätzlich gemäß den Bestimmungen des Landesdatenschutzes zu vernichten.

§ 4

Einsatz von qualifizierten Signaturen

(1) Elektronische Dokumente sind bei der Ablage in der elektronischen Akte grundsätzlich nicht vom Gericht zu signieren.

(2) Qualifiziert zu signieren sind:

Beschlüsse und

zu versendende Dokumente, die nach verfahrensrechtlichen Bestimmungen zu unterschreiben sind.

(3) Sofern andere Bestimmungen den Einsatz von qualifizierten Signaturen vorsehen, bleiben diese unberührt.

§ 5

Abgabe von Registerakten

(1) Ist aufgrund einer Sitzverlegung die elektronische Akte an ein anderes Registergericht zu versenden, so sind der Inhalt des Registerordners sowie der Sitzverlegungsantrag mitsamt allen dazugehörigen Dokumenten immer an das Gericht des neuen Sitzes elektronisch zu übermitteln. Der Inhalt der elektronischen Registerakte wird nur dann nicht elektronisch übermittelt, wenn das Gericht des neuen Sitzes mitteilt, dass elektronische Dokumente nicht verarbeitet werden können. In diesem Fall sind die Bestandteile der elektronischen Registerakte auszudrucken, zu beglaubigen und mit einer gegebenenfalls noch vorhandenen Papierakte zu einer vollständigen Registerakte in Papierform zusammenzuführen. Ist eine Papierakte vorhanden, so ist diese mit zu übersenden.

(2) Mit Eingang der Nachricht von der Eintragung in das Register des neuen Registergerichts ist die Beauskunftung des Registerordners zu sperren.

§ 6

Einsichtnahme in die elektronischen Register

Gemäß

§ 2 des Staatsvertrages zwischen der Freien Hansestadt Bremen und dem Land Nordrhein-Westfalen über die Übertragung von Aufgaben nach § 9 Absatz 1 und § 10 des Handelsgesetzbuchs zur Errichtung und zum Betrieb eines gemeinsamen Registerportals der Länder

ist das elektronische Informations- und Kommunikationssystem im Sinne von § 9 Absatz 1 Satz 4 des Handelsgesetzbuchs das Registerportal unter der Internetadresse www.handelsregister.de.

§ 7

Bekanntmachung der Eintragung

Gemäß

§ 3 des Staatsvertrages zwischen der Freien Hansestadt Bremen und dem Land Nordrhein-Westfalen über die Übertragung von Aufgaben nach § 9 Absatz 1 und § 10 des Handelsgesetzbuchs zur Errichtung und zum Betrieb eines gemeinsamen Registerportals der Länder

ist das landesspezifische elektronische Informations- und Kommunikationssystem im Sinne von § 10 des Handelsgesetzbuchs, über das die Bekanntmachung der Eintragungen erfolgt, das Registerportal unter der Internetadresse www.handelsregister.de.

§ 8

Inkrafttreten

Diese Allgemeine Verfügung tritt mit Wirkung vom 15. April 2024 in Kraft. Gleichzeitig tritt die

Allgemeine Verfügung zur Führung der elektronischen Registerakte in Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistersachen und über das elektronische Informations- und Kommunikationssystem vom 21. Dezember 2023 – 3822/1

– außer Kraft.

Bremen, den 11. April 2024

Die Senatorin für Justiz und Verfassung