Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 10/2020 - Hinweise zur Beschaffung hygienischer Infrastruktur

Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 10/2020 Hinweise zur Beschaffung hygienischer Infrastruktur

Verteiler:

Funktionspostfächer Dienststellenleitungen und Organisation

Die Dienststellen werden gebeten das Rundschreiben an die jeweils zuständigen Bereiche weiterzuleiten.

Bezug (Rechtsnormen/Beschluss):

Umsetzung des Beschlusses 7 der Senatsvorlage „Organisation und Budgetbedarfe zur Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und hygienischer Infrastruktur zur Minderung der Ansteckungsgefahr und zur Reduzierung der Ausbreitungsgeschwindigkeit“ vom 28.4.2020“:

„Der Senat bittet die Ressorts um die Benennung einer jeweiligen Ansprechperson, die vorerst die Nachfrage für die hygienische Infrastruktur im jeweiligen Ressortbereich bündelt, prüft und an den zentralen Einkauf bei IB übermittelt. Die Ansprechperson stellt die Kommunikation zwischen IB und dem Ressort sicher. IB veranlasst vorerst die Beschaffung für die hygienische Infrastruktur. Die Rechnungsstellung erfolgt an das jeweilige Ressort, die Lieferung der Waren an die Bedarfsträger. […]“

Vorbemerkung

Mit den Beschlüssen in der Senatsvorlage „Organisation und Budgetbedarfe zur Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und hygienischer Infrastruktur zur Minderung der Ansteckungsgefahr und zur Reduzierung der Ausbreitungsgeschwindigkeit“ vom 28.04.2020 hat der Senat auch ein Verfahren zur Beschaffung hygienischer Infrastruktur für die öffentliche Verwaltung und aller dazugehörigen öffentlichen Einrichtungen der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde) beschlossen.

Diese Regelung betrifft nicht Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung und dergleichen (PSA) durch die zentrale PSA-Beschaffungsstelle zur Aufrechterhaltung des Betriebes in medizinischen Einrichtungen, Pflegeeinrichtungen und Einrichtungen der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben innerhalb und außerhalb der Kernverwaltung.

Der zentrale Einkauf im Einkaufs- und Vergabezentrum (EVZ) bei Immobilien Bremen A.ö.R. (IB) übernimmt die Beschaffung der hygienischen Infrastruktur für die allgemeine Verwaltung, hierzu zählt auch die Kommunikation mit den Lieferanten und Rahmenvertragspartnern. Das EVZ sondiert dabei täglich den Markt und erweitert das Angebot an Artikeln für die hygienische Infrastruktur entsprechend der Empfehlungen des Zentrums für gesunde Arbeit der Freien Hansestadt Bremen (Fachdienste für Arbeitsschutz).

Hierzu zählen mit Stand vom 05.05.2020:

Schutzmasken (u.a. Mund-Nase-Maske, Gesichtsschutz-Visier)

Handschuhe (u.a. Einweg-Latex-Handschuhe)

Hygieneschutz-Aufsteller aus Acrylglas (u.a. als Aufsteller oder zum Abhängen von der Decke)

Desinfektionsmittel und Hautpflegemittel (inkl. Spender)

Materialien zur Kundensteuerung (u.a. Absperrbänder, Aufkleber, Markierungsband, Schutzfangmatten mit Abstands-Hinweisen)

Das EVZ stellt alle Artikel der entsprechenden Warengruppen mit Corona-Bezug in den bremischen Einkaufskatalog (BreKat,

https://brekat.bremen.de

) ein. Zur besseren Auffindbarkeit sind im BreKat sämtliche Rahmenverträge mit Artikel mit Corona-Bezug jeweils als „COVID-19 Bedarf zzgl. Rahmenvertragspartner“ neben dem Suchfeld in der Rubrik „Rahmenverträge“ aufgeführt. Unter dem im Suchfeld eingegebenen Stichwort „COVID-19

“ werden alle verfügbaren Artikel zur Bereitstellung einer hygienischen Infrastruktur aufgeführt.

Organisation der Beschaffung

Das

EVZ übernimmt

bis aus weiteres auch die

Bestellungen

im Rahmen der Beschaffung der hygienischen Infrastruktur. Hierzu wird folgendes Vorgehen festgelegt:

Bedarfsermittlung in der Dienststelle

Die Dienststelle bzw. der jeweilige Bedarfsträger erhebt den Bedarf für die Beschaffung der hygienischen Infrastruktur. Es wird festgelegt, welche Materialien auf Grundlage der Anforderungen der Fachdienste für Arbeitsschutz benötigt werden. Die hierzu notwendigen Konzepte müssen durch die jeweiligen Fachressorts in Absprache mit den Fachdiensten für Arbeitsschutz entwickelt werden.

Hinweis:

Bei der Bedarfsermittlung ist zu beachten, dass aufgrund der nach wie vor fragilen Marktlage und der Sicherstellung einer gleichmäßigen Belieferung aller Bedarfsträger nur eine monatliche Vorratshaltung gestattet ist. Neben den

benötigten monatlichen Verbrauchsmitteln

(z.B. Mund-Nase-Schutz, Desinfektionsmittel, Handschuhe) sind auch die

einmaligen Anschaffungen

(wie z.B. Hygieneschutz-Aufsteller, Desinfektionsmittelspender, Materialien zur Kundensteuerung) anzugeben.

Bündelung auf Ressortebene

Die ermittelten monatlichen und einmaligen Bedarfe werden den zentralen Ansprechpersonen in den Ressorts gemeldet. Diese bündeln die Nachfrage aus den jeweiligen Ressortbereichen (hierzu zählen neben den zugeordneten Dienststellen auch die Eigenbetriebe und weitere Einrichtungen der allgemeinen Verwaltung) und prüfen die Umsetzung der unter 1 genannten Vorgaben. Dabei ist zu beachten, dass eine Benennung der Artikelart (z.B. waschbare Mund-Nase-Schutz) oder eines Beispielartikels aus dem BreKat ausreichend ist. Die gebündelten monatlichen und einmaligen Bedarfe werden aufgeschlüsselt nach Dienststelle/Bedarfsträger durch das Ressort an das EVZ übermittelt. Hierzu wird ein standardisiertes Bestellformular seitens des EVZ bereitgestellt (s.

Anlage 1

Hinweis:

Bei der

ersten Bestellung

benennt das Ressort gegenüber dem EVZ die zuständige Ansprechperson und gibt eine überschlägige Kalkulation der monatlichen Gesamtbedarfe sowie einmaligen Anschaffungen für alle Dienststellen des jeweiligen Ressorts an. Diese kann im Einzelfall von den tatsächlich benötigten Bedarfen abweichen.

Bestellung durch das EVZ

Das EVZ übernimmt die Bestellung auf Basis der durch das Ressort übermittelten Bedarfe. Es prüft die Verfügbarkeit am Markt, kalkuliert die zu erwartenden monatlichen und einmaligen Kosten, übermittelt diese zur Freigabe an das Ressort und führt anschließend die Bestellung der entsprechenden Artikel aus den Covid-19-Rahmenverträgen aus. Die bestellten Artikel werden

direkt an die jeweiligen Dienststellen geliefert.

Hinweis:

Es ist möglich, dass die bestellten Artikel von verschiedenen Herstellern und Lieferanten kommen können und es in Abhängigkeit der jeweiligen Marktlage zu Abweichungen bei den Bestellvolumina kommen kann. Oberstes Ziel ist die bestmögliche Bedarfsdeckung für alle bremischen Dienststellen zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebes. Dem EVZ wird der Vorbehalt eingeräumt, Bestellungen zurückzustellen, die über die üblichen Volumina hinausgehen und an den Senator für Finanzen zur weiteren Klärung mit dem jeweiligen Ressort zu übermitteln.

Finanzierung der Beschaffung hygienischer Infrastruktur

Die Rechnungsstellung erfolgt an die Ressorts. Diese führen die sachliche und rechnerische Prüfung durch und bestätigen den Eingang der bestellten Artikel.

Das EVZ übermittelt die Kostenkalkulation auf Basis der gemeldeten Bedarfe vor der ersten Bestellung an das bedarfsmeldende Fachressort. Dieses prüft, ob und inwiefern die erforderliche Finanzierung im Rahmen ihres jeweiligen Ressortbudgets ggf. auch durch geänderte Prioritätensetzung möglich ist (dezentrale Finanzierung). Das Prüfergebnis wird mittels Musterformular (s.

Anlage 2

) an den Senator für Finanzen - Referat Q13 übermittelt.

Sofern die Finanzierung im Rahmen der Ressortbudgets dargestellt werden kann, werden die tatsächlichen Ausgaben auf den hierfür gesondert eingerichteten dezentralen Haushaltsstellen in den Ressorthaushalten/-produktplänen gebucht (Zweckbestimmung möglichst „Beschaffung Hygieneinfrastruktur (

dezentrale Finanzierung

)“), gemäß Schreiben zur haushaltstechnischen Abbildung von coronabedingten Haushaltseffekten an die Verwaltungsleitungen und Haushälter*innen vom 15.04.2020).

Sofern eine Finanzierung im Rahmen des Ressortbudgets nicht möglich sein sollte, prüft der Senator für Finanzen - Referat Q13 die Finanzierung aus dem vom Haushalts- und Finanzausschuss am 08.05.2020 beschlossenen Budgetrahmen von 20 Mio. € (Vorlage „Organisation und Budgetbedarfe zur Beschaffung von persönlicher Schutzausrüstung und hygienischer Infrastruktur“). Das Budget dient ausschließlich dazu, eine schnelle Verfügbarkeit von hygienischer Infrastruktur zu ermöglichen, wenn eine Finanzierung im jeweiligen Ressortbudget nicht dargestellt werden kann (zentrale Finanzierung). Der Senator für Finanzen - Referat Q13 wird regelmäßig über die Höhe der Inanspruchnahme berichten. Um jeweils einen Status über die mit der Beschaffung erforderlichen Finanzierungsbedarfe zu erhalten, wird das EVZ regelmäßig einen Bericht über das Bestellvolumen an das Finanzressort geben.

Für die Finanzierung aus dem zentralen Budgetrahmen stehen die finanziellen Mittel in Höhe von bis zu 20 Mio. € im neu eingerichteten PPL 95 „Bremen-Fonds“ zur Verfügung. In diesen Fällen sind die Ausgaben von den Fachressorts auf gesondert mit Zuordnung zum PPL 95 einzurichtenden Haushaltsstellen (Zweckbestimmung: „Beschaffung Hygieneinfrastruktur Ressort/-bereich XY (

zentrale Finanzierung

)“ zu buchen. Diese sollen im „Fachkapitel“ mit Zuordnung zum PPL 95 durch das Fachressort beantragt werden. Die Haushaltsstellen erhalten eine Fremdbewirtschaftungskennzahl (FBZ), sodass die Ressorts Zugriff darauf haben. Die Mittel i.H.v. bis zu 20 Mio. € werden im Vollzug auf die im PPL 95 eingerichteten Haushaltsstellen nachbewilligt. Es ist im Zusammenhang mit der zentralen Finanzierung per Haushaltsvermerk sicherzustellen, dass die Mittel zweckentsprechend verwendet werden (Ausschluss der haushaltsgesetzlichen Deckungsfähigkeit und Einsparungen nur mit Zustimmung des HaFA, ebenfalls gemäß Schreiben zur haushaltstechnischen Abbildung von coronabedingten Haushaltseffekten an die Verwaltungsleitungen und Haushälter/innen vom 15.04.2020). Die Einrichtung der Haushaltsstellen im PPL 95 wird nach Mitteilung des Senators für Finanzen - Referat Q13, dass eine zentrale Finanzierung aus dem Budgetrahmen von 20 Mio. € im Landeshaushalt möglich ist, über die Fachressorts beim zuständigen Spiegelreferat beim Senator für Finanzen beantragt.

Generell ist dabei ist zu beachten, dass nur coronabedingte Rechnungen mit Bezug zu den oben genannten Warengruppen im Rahmen der Beschaffung der hygienischen Infrastruktur aus dem Budgetrahmen von 20 Mio. € im PPL 95 finanziert werden dürfen. Das EVZ veranlasst die Kennzeichnung im Zuge der Bestellung beim jeweiligen Rahmenvertragspartner, der einen entsprechenden Hinweis in seiner Rechnung ausweist. Sonstige Beschaffungsvorgänge, auch zur Beschaffung von oben genannten Artikeln, die im Rahmen der Ausübung des regulären Dienstbetriebes benötigt werden und nicht im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie stehen, fallen nicht unter diese Regelung. Hier gilt weiterhin das Verfahren gemäß der Verwaltungsvorschrift für die Beschaffung (VVBesch).

Gültigkeit des Rundschreibens

Das dargestellte Verfahren gilt ab dem 11.05.2020 und bis auf weiteres für alle Beschaffungen von hygienischer Infrastruktur im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie.

Ansprechpersonen bei Immobilien Bremen

Der zentrale Einkauf im EVZ ist über

einkauf@immobilien.bremen.de

zu erreichen.

Ansprechperson für die Verwaltung/Bewirtschaftung des Budgetrahmens 20 Mio. €:

Senator für Finanzen, Referat Q13

Vorläufige Ansprechperson für den PPL 95

Senator für Finanzen, Referat 22

Kontakt

Der Senator für Finanzen

Referat 34

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

E-Mail:

verwaltungsmodernisierung@finanzen.bremen.de

Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Weitere Informationen siehe rechte Spalte oben.

Fußnoten

Bitte beachten Sie, dass das Suchwort „Corona“ im BreKat nicht zu Produkten führt, die im Zusammenhang mit der gegenwärtigen Pandemie stehen, da im BreKat Büroartikel eines Herstellers mit dem Namen –Corona geführt sind.