Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 21/2018 - Steuerliche Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers (Meldung von Mitversteuerungsbeträgen sowie Aufzeichnungspflicht Großbuchstabe "M")

Rundschreiben der Senatorin für Finanzen Nr. 21/2018 - Steuerliche Behandlung von unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers (Meldung von Mitversteuerungsbeträgen sowie Aufzeichnungspflicht Großbuchstabe „M“)

Verteiler

Dienststellen mit Schulen, Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts sowie bremische Gesellschaften, soweit für diese die Bezügeabrechnung durch Performa Nord erfolgt

Vorbemerkung

Die Steuerfreiheit der aus öffentlichen Kassen gezahlten Reisekostenvergütungen, Umzugskostenvergütungen und Trennungsgelder richtet sich nach § 3 Nummer 13 Einkommensteuergesetz (EStG). Danach sind die als Reisekostenvergütungen gezahlten Vergütungen für Verpflegung nur insoweit steuerfrei, als sie die Pauschbeträge nach § 9 Absatz 4a EStG nicht übersteigen; Trennungsgelder sind nur insoweit steuerfrei, als sie die nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 und Absatz 4a EStG abziehbaren Aufwendungen (Mehraufwendungen wegen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung) nicht übersteigen.

Die derzeit nach dem Bremischen Reisekostengesetz und der Bremischen Trennungsgeldverordnung zustehenden Tagegelder für Verpflegungsmehraufwendungen sind nicht höher als die entsprechenden steuerlichen Verpflegungspauschalen und daher in voller Höhe steuerfrei. Die Steuerfreiheit der Verpflegungspauschalen ist jedoch auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte beschränkt (Dreimonatsfrist nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG).

Mahlzeiten, die den Beschäftigten anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer Maßnahme im Sinne der Bremischen Trennungsgeldverordnung durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte zur Verfügung gestellt werden, sind grundsätzlich zu versteuern und hierfür mit dem amtlichen Sachbezugswert nach § 2 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV)

zu bewerten. Die Versteuerung unterbleibt jedoch, wenn die Beschäftigten anlässlich der betreffenden Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale i. S. d. § 9 Absatz 4a EStG als Werbungskosten geltend machen könnten.

Unabhängig davon, ob die vom Arbeitgeber für die/den Beschäftigte/n unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellte Verpflegung zu versteuern ist oder nicht, ist ab dem 01.01.2019 im Rahmen der Lohnsteuerbescheinigungspflicht in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe „M“ aufzuzeichnen. Die Bescheinigungspflicht „M“ gilt nicht für Mahlzeiten über 60 Euro (siehe Ziffer 1.2 und 2.2) und für Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen (siehe Ziffer 2.2).

1. Mitversteuerung steuerpflichtiger Mahlzeiten

1.1. Mahlzeiten, die mit dem amtlichen Sachbezug zu versteuern sind

Steht den Beschäftigten dem Grunde nach (unabhängig von der vorzunehmenden Kürzung des Tagegeldes bei der Gewährung einer unentgeltlichen Mahlzeit) eine steuerliche Verpflegungspauschale nach § 9 Absatz 4a Satz 1 bis 7 EStG zu, unterbleibt die Versteuerung der zur Verfügung gestellten unentgeltlichen oder verbilligten Mahlzeiten.

Kann dagegen keine steuerliche Verpflegungspauschale geltend gemacht werden, sind die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach § 2 SvEV

abzüglich eines von der oder dem Beschäftigten ggf. gezahlten Entgeltes grundsätzlich als Arbeitslohn zu versteuern (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG). Dies ist der Fall, wenn Beschäftigten

im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit (Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte), die

unter acht Stunden

dauert oder

ab dem 4. Monat

des Bezugs von Tagegeld für Verpflegungsmehraufwenden (Überschreiten der Dreimonatsfrist nach § 9 Absatz 4a Satz 6 EStG)

unentgeltlich oder verbilligt eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

1.2. Mahlzeiten, die mit dem tatsächlichen Preis zu versteuern sind

Zur Verfügung gestellte

Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 Euro

(inklusive Umsatzsteuer) dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird unterstellt, dass es sich um ein „Belohnungsessen“ (R 8.1 Absatz 8 Nummer 3 LStR 2013) handelt. Diese Mahlzeiten

sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn zu versteuern.

Für die Prüfung der 60 Euro-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit (einschließlich Umsatzsteuer) an. Zuzahlungen der Beschäftigten sind nicht zu berücksichtigen. Ist der Preis der Mahlzeit in der Rechnung einer oder eines Dritten nicht beziffert, weil die Mahlzeit im Rahmen eines Gesamtpreises, z. B. mit einer Fortbildungsveranstaltung berechnet wird, ist anhand des Gesamtbildes der Verhältnisse im Einzelfall zu beurteilen, ob es sich um eine „übliche“ Mahlzeit gehandelt hat oder ob ein höherer Wert der Mahlzeit als 60 Euro anzunehmen ist.

1.3. Meldeverfahren der Mitversteuerungsbeträge an die Bezügestelle bei Performa Nord

Die zu versteuernden Beträge gehören zum Arbeitslohn und sind grundsätzlich durch die Dienststellen/Einrichtungen gem. Verteiler

für Zwecke des Lohnsteuer- und ggf. Beitragsabzugs

mit dem anliegenden Erfassungsbogen der Bezügestelle bei Performa Nord

(nachfolgend Bezügestelle PN) für jeden abgerechneten Kalendermonat

zu melden

Die Beschäftigten sind über jeden mitzuversteuernden Betrag durch Übersendung einer Durchschrift des Erfassungsbogens unverzüglich zu unterrichten.

Sofern die Reisekostenabrechnung, -festsetzung und -zahlbarmachung von Dienstreisen über das Mitarbeiterinnen – und Mitarbeiterportal (MiP) oder in Papierform durch das Servicecenter Dienstreisen (SCDR) bei Performa Nord erfolgt, wird zunächst das SCDR die Meldung der Mitversteuerungsbeträge und Unterrichtung der Beschäftigten übernehmen.

Erfolgt durch das SCDR jedoch lediglich die Festsetzung von Dienstreiseabrechnungen und wird die Festsetzung zur Auszahlung an die jeweilige Dienststelle/Einrichtung gem. Verteiler zurückgesandt, ist die Meldung der steuerpflichtigen Beträge von der jeweiligen Stelle über den anliegenden Erfassungsbogen vorzunehmen und direkt an die Bezügestelle PN zu senden. Die jeweilige Stelle unterrichtet in diesen Fällen auch die Beschäftigten.

Wird von der Dienststelle/Einrichtung gem. Verteiler nachträglich erkannt, dass die Lohnversteuerung für steuerpflichtige Mahlzeiten unzutreffend erfolgt ist, weil der Bezügestelle PN eine fehlerhafte oder gar keine Mitteilung zugeleitet wurde, so ist der Bezügestelle PN ein (berichtigter) Erfassungsbogen für den betreffenden Monat zuzuleiten.

1.4. Verrechnungsmöglichkeiten

Nach Rn. 129 des ergänzten BMF-Schreibens zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014 vom 24.10.2014 (BStBl I S. 1412) wird es nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber bei einer von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine Verrechnung des anzusetzenden Sachbezugswertes mit steuerfrei zu erstattenden Fahrt-, Unterkunfts- oder Reisenebenkosten vornimmt. Soweit insbesondere Reisekosten-Abrechnungsprogramme eine zutreffende Verrechnung in diesem Sinne vornehmen, ist daher eine Versteuerung der Mahlzeiten nicht erforderlich.

2. Bescheinigungspflicht Großbuchstabe „M“

2.1. Voraussetzungen für die Bescheinigungspflicht „M“

Der Großbuchstabe „M“ ist grundsätzlich in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung einzutragen, wenn Beschäftigten anlässlich oder während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer beruflichen doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte eine nach § 8 Absatz 2 Satz 8 EStG mit dem amtlichen Sachbezugswert zu bewertende Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Die Eintragung hat unabhängig davon zu erfolgen, ob die Besteuerung der Mahlzeit nach § 8 Absatz 2 Satz 9 EStG unterbleibt oder der Arbeitgeber die Mahlzeit individuell oder nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1a EStG pauschal besteuert hat. Die zur programmtechnischen Umsetzung gewährte Übergangsregelung endet mit Ablauf des 31.12.2018. Ab dem 01.01.2019 muss die Eintragung des Großbuchstaben „M“ im Lohnkonto zwingend erfolgen.

Um den Großbuchstaben „M“ in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung setzten zu können, ist die Bezügestelle PN darüber zu informieren, welchen Dienstreisenden oder Empfänger/-innen von Trennungsgeld durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch Dritte unentgeltlich oder verbilligt eine „übliche“ Mahlzeit (die 60 € nicht übersteigt) während einer beruflichen Auswärtstätigkeit oder im Rahmen der doppelten Haushaltsführung zur Verfügung gestellt wurde.

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die in den Übernachtungskosten enthaltenen Mahlzeiten (z. B. Frühstück), sofern die Rechnung hierfür auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden.

Es reicht die Zurverfügungstellung einer einzigen Mahlzeit aus, um die Bescheinigungspflicht „M“ auszulösen.

2.2. Ausnahmen von der Bescheinigungspflicht „M“

Die Bescheinigungspflicht „M“ gilt nicht für

Mahlzeiten über 60 €, inklusive Umsatzsteuer (Mahlzeiten über das übliche Maß hinaus). Diese sind jedoch als Arbeitslohn zu erfassen und der Bezügestelle PN gesondert mitzuteilen (siehe Ziffer 1.2),

Mahlzeiten, die keinen Arbeitslohn darstellen (Mahlzeiten, die im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers abgegeben werden, z. B. auf

Betriebsveranstaltungen

oder bei einem

außergewöhnlichen

Arbeitseinsatz).

2.3. Meldeverfahren des Großbuchstabens „M“ an die Bezügestelle bei Performa Nord

2.3.1. Meldeverfahren bei Dienstreisen

Die Dienststellen/Einrichtungen gem. Verteiler haben grundsätzlich mit der ersten im jeweiligen Kalenderjahr zur Verfügung gestellten Mahlzeit entweder mit dem anliegenden Erfassungsbogen oder in einer anderen mit der Bezügestelle PN vereinbarten Form, eine Mitteilung an die Bezügestelle PN zu senden. Eine wiederholte Meldung des Großbuchstabens „M“ im Kalenderjahr ist nicht erforderlich, aber unschädlich.

Dienststellen/Einrichtungen gem. Verteiler, die das Dienstreisemodul des MiP in Gänze (inklusive Zahlbarmachung/Auszahlungsanordnung durch das SCDR) nutzen, müssen keine Meldung des Großbuchstabens „M“ veranlassen, da in diesen Fällen eine automatisierte Meldung an die Bezügestelle PN erfolgt.

Sofern Reisekosten von Dienstreisen in Papierform durch das SCDR abgerechnet, festgesetzt und zahlbar gemacht werden, wird zunächst das SCDR die Meldung des Großbuchstabens „M“ an die Bezügestelle PN übernehmen.

Erfolgt über das Dienstreisemodul des MiP bzw. durch das SCDR lediglich die Festsetzung von Dienstreiseabrechnungen und wird die Festsetzung vom SCDR zur Auszahlung an die jeweilige Dienststelle/Einrichtung gem. Verteiler zurückgesandt, ist die Meldung des Großbuchstabens „M“ von den jeweiligen Stellen über den anliegenden Erfassungsbogen vorzunehmen und direkt an die Bezügestelle PN zu senden.

2.3.2. Meldeverfahren im Rahmen der doppelten Haushalsführung

Die Meldung des Großbuchstabens „M“ im Rahmen der doppelten Haushaltsführung müssen alle Dienststellen/Einrichtungen gem. Verteiler selbst über den anliegenden Erfassungsbogen an die Bezügestelle PN vornehmen.

3. Unterrichtung der Reisekostenstellen sowie der zugeordneten Dienststellen und Einrichtungen

3.1. Unterrichtung der Reisekostenstellen

Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. nicht bei jeder Dienstreise oder jedem Dienstgang, bei der auf Veranlassung des Arbeitgebers oder von einem Dritten Mahlzeiten zur Verfügung gestellt wurden, die Reisekostenstelle eine Abrechnung erhält, aus der die Mahlzeitengestellung ersichtlich ist. Eine vollständige Meldung der steuerpflichtigen Mahlzeiten bzw. des Großbuchstabens „M“ kann daher nur dann sichergestellt werden, wenn die Stelle, welche die Bereitstellung der Mahlzeit veranlasst hat bzw. die/der Bedienstete selbst, die für die Meldungen notwendigen Aufzeichnungen bzw. Zuarbeiten vornimmt.

Bei Papierabrechnungen von Reisekosten, die über das SCDR festgesetzt und zahlbar gemacht werden, ist auf dem Abrechnungsformular die Personalnummer der/des Beschäftigten mitzuteilen.

Sofern andere Reisekostenstellen die für die Meldung erforderliche Personalnummer der/des Beschäftigten benötigen, ist diese der Reiskostenstelle mitzuteilen.

3.2. Unterrichtung der zugeordneten Dienststellen und Einrichtungen sowie Sicherstellung der Durchführung

Die senatorischen Dienststellen haben jeweils für ihren Geschäftsbereich die

zugeordneten Dienststellen,

unter Aufsicht stehenden Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts,

bremischen Beteiligungen,

soweit für diese die Bezügeabrechnung durch Performa Nord erfolgt, über dieses Rundschreiben zu unterrichten und die Durchführung sicherzustellen.

Kontakt

Die Senatorin für Finanzen

Referat 30

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

E-Mail:

dienstrecht@finanzen.bremen.de

Anlage

Erfassungsbogen Großbuchstabe „M“/steuerpflichtige unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten bei Dienstreisen und sonstigen dienstlichen Maßnahmen

Fußnoten

Die aktuellen Sachbezugswerte werden jährlich mit einem Rundschreiben der Senatorin für Finanzen bekannt gegeben (siehe

Rundschreiben. Nr. 20/2018

, Ziffer 1 „Höhe des Trennungstagegeldes ab 1. Januar 2019“).

Die Sachbezugswerte (Stand 01.01.2019) betragen für ein Frühstück 1,77 Euro sowie für Mittag- und Abendessen jeweils 3,30 Euro.