Dienstanweisung Nr. 448; Vorgaben für die Abstimmung hausinterner Schreiben über VIS

Dienstanweisung Nr. 448; Vorgaben für die Abstimmung hausinterner Schreiben über VIS

Verteiler:

Fachbereiche, Abteilungen, Referate und Stabsstellen in der senatorischen Behörde Klimaschutz, Umwelt, Mobilität, Stadtentwicklung und Wohnungsbau

nachrichtlich:

a)

S, SV-UV

b)

Ämter und Betriebe des Ressorts

c)

dem Ressort zugeordnete Gesellschaften

Dienstanweisung Nr. 448

(Aufgabenbereich: 01 - Organisation, Allgemeines)

Vorgaben für die Abstimmung hausinterner Schreiben über VIS

1.

Vorbemerkungen

Die Abstimmung hausinterner Schreiben über das DMS VIS eröffnet im Rahmen des Geschäftsgangs die Möglichkeit, Einblick in Dokumente, Vorgänge und ganze Akten zu geben. Wichtig für die rechtssichere Mitzeichnung/Freigabe in VIS ist jedoch, dass der Gegenstand, dem der Geschäftsgang, also die Kenntnisnahme oder Zustimmung gilt, eindeutig ist.

Zu diesem Zweck werden Geschäftsgänge in der Regel nur auf VIS-Dokumente gelegt.

Ist es als Ausnahme erforderlich, darüber hinaus weitere Dokumente im Rahmen von Vorgängen oder Akten in den Geschäftsgang einzubeziehen, ist das sowohl in der Aufgabenbeschreibung im Geschäftsgang sowie zusätzlich durch eine mit dem Geschäftsgang verbundene E-Mailinformation kenntlich zu machen und den Umfang der Zustimmung/Mitzeichnung zu verdeutlichen. Hierbei ist als Maßstab der vergleichsweise Umgang mit einer Papierfassung in einer Umlaufmappe heranzuziehen, der in der Regel nur die notwendigsten Unterlagen beinhaltet.

2.

Bezeichnung der VIS-Dokumente

Um eine schnelle Einordnung in die Thematik zu gewährleisten, ist ein aussagekräftiger Betreff bzw. eine aussagekräftige Kurzbezeichnung zu wählen.

Zur besseren zeitlichen Orientierung kann der Betreff um eine Datumsangabe ergänzt werden:

3.

Reihenfolge und Bezeichnung der Dateien

Die Dateien, die mit dem VIS-Dokument versendet werden, erhalten einen aussagekräftigen Dateinamen, der über den Inhalt und die Art des Schriftstücks Aufschluss gibt.

Verschiedene Entwürfe / Arbeitsstände einer Datei sind in der Regel nicht mitzusenden. Auf Angaben zur Versionierung, z. B. „neu“, „final“, „aktualisiert“, „korrigiert“, wird verzichtet. Die Versionierung erfolgt ausschließlich durch VIS und ist nicht manuell durchzuführen.

Sind mehrere Dateien in einem VIS-Dokument enthalten, muss in der Aufgabenstellung konkret darauf hingewiesen werden, welche Datei bearbeitet werden soll. Alternativ kann die Reihenfolge der Dateien, die zu bearbeiten sind, über die Dateinamenbezeichnung festgelegt werden.

01 Vermerk Vorgaben für den Versand von VIS-Aufgaben

02 Anlage Auswertung der VIS-Geschäftsgänge Monat Mai

03 Anlage Auswertung der VIS-Geschäftsgänge Monat September

4.

Aufgabenstellung in VIS

Die Aufgabenstellung muss konkret gefasst sein. Aus der Aufgabenstellung sollte hervorgehen, wofür z. B. eine Freigabe nötig ist. Hierzu kann ein Freitext eingegeben werden, die angebotenen Auswahlmöglichkeiten sind lediglich Vorschläge:

richtig: Runder Tisch: Materialen zur Vorbereitung

richtig: Vermerk Vorgaben für den Versand von VIS-Aufgaben zur Freigabe

richtig: Projektantrag XY zur Mitzeichnung

5.

Festlegen der Fälligkeit

Jede VIS-Aufgabe wird mit einem Fälligkeitsdatum versehen, um zu gewährleisten, dass die Aufgaben fristgerecht erledigt werden können.

Dabei ist von kurzfristigen Fristen (bis zu einem Tag) abzusehen. In dringenden Fällen können auch Fristen von einem Tag vergeben werden, diese bedürfen aber einer begleitenden Kommunikation.

6.

Zuleitung von Deputations- und Senatsvorlagen

Die Mustervorlagen zur Erstellung der Deputations- und Senatsvorlagen sind in der VIS-Vorlagenauswahl hinterlegt: A600_Deputationsvorlagen und A600_Senatsvorlagen. Darüber hinaus sind die Vorlagen auch zu finden unter A600_Stab_extern – Vorlagenmuster Senat und Depu. Basis ist die sogenannte Import-Vorlage der Bremischen Bürgerschaft. Hinweise zum Aufrufen der VIS-Vorlagenauswahl finden sich in VIS: A600-VIS-Info – Tools und Hilfsmittel für die Arbeit mit VIS – VIS FAQs – Wie wird eine Datei direkt in VIS angelegt?

Die Zuleitung der abgestimmten Entwürfe an die Dienststellenleitung erfolgt auf dem Dienstweg über VIS an die Stabsstelle 02 (B600-V-VIS-Stab_02).

In der Zuleitung ist in dem Feld Vermerk zu kennzeichnen, mit welchen Abteilungen (und ggf. Ressorts) die Vorlage vorabgestimmt wurde.

(siehe auch DA 404 und DA 365 in VIS - A600_Innenrevision_extern - Dienstanweisungen SKUMS)

7.

Inkrafttreten

Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.

gez.

Gabriele Nießen

- Staatsrätin -