Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 06/2022 - Elektronische Rechnung in Bremen

Rundschreiben des Senators für Finanzen Nr. 06/2022 - Elektronische Rechnung in Bremen

Rundschreiben des Senators für Finanzen Nummer 06/2022 vom 13.07.2022

Elektronische Rechnung in Bremen

Hinweise zur Rechtslage und verpflichtenden Umsetzung

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Haushaltsreferate

1.

Vorbemerkung

Der Senat hat in seiner Sitzung am 10. Juli 2018 die Verordnung über die elektronische Rechnung (E-Rechnung-VO) beschlossen.

Damit traten die Regelungen des

§ 4 Abs. 2 BremEGovG

i.V.m. E-Rechnungs-VO gestaffelt in Kraft:

Ergänzend schreiben die Verwaltungsvorschriften zur Durchführung der Haushalte 2022 vor, dass für die Bearbeitung elektronischer Rechnungen ausschließlich der dafür vorgesehene SAP-Workflow zu benutzen ist. Darüber hinaus regeln die Verwaltungsvorschriften, dass Papierrechnungen, die nicht unter die E-Rechnungsverpflichtung fallen, ausschließlich über den zentralen Scandienst im SAP-Workflow zu bearbeiten sind.

Auswertungen der SAP-Buchungsdatensätze und verschiedene Supportanfragen haben gezeigt, dass nach wie vor Unklarheiten und Mängel in der flächendeckenden Umsetzung der E-Rechnung in der Freien Hansestadt Bremen vorliegen. Im Folgenden werden daher die verpflichtend geltenden Regelungen dargestellt und Hinweise auf grundlegende Dokumente und Informationsangebote gegeben.

2.

Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber:innen

a.

Geltungsbereich

Seit dem 27. November 2019 sind gem.

§ 4

Abs. 2 BremEGovG i.V.m.

§ 1

Abs. 2 und 3 E-Rechnungs-VO alle öffentlichen Auftraggeber:innen im Sinne des Vierten Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, für die eine Vergabekammer im Land Bremen zuständig ist (im Folgenden: öffentliche Auftraggeber:innen), zur Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr aufgrund von Verträgen über Lieferungen und Leistungen verpflichtet. Elektronische Rechnungen, die im Standard XRechnung eingereicht werden, müssen daher angenommen werden (Details siehe 2c.). Öffentliche Auftraggeber:innen haben in diesem Fall kein Recht, den Empfang elektronischer Rechnungen zu verweigern oder anderweitig auf die Auftragnehmer:innen einzuwirken, auf den Versand elektronischer Rechnungen zu verzichten. Dies betrifft auch die Herausgabe der erforderlichen Leitweg-IDs, Empfangsadressen und sonstigen erforderlichen Informationen für die elektronische Rechnungsstellung. Unbenommen davon bleibt eine Ablehnung im Prozess der Rechnungsbearbeitung aus sachlichen oder rechnerischen Gründen nach der Landeshaushaltsordnung und/oder aus vertragsrechtlichen Gründen.

Die Annahmeverpflichtung betrifft neben der Kernverwaltung auch die ausgegliederten Einheiten und Beteiligungen, soweit sie als öffentliche Auftraggeber:innen tätig werden.

Gem.

§ 4 Abs. 1 E-Rechnungs-VO

ist zur Herstellung der Empfangsbereitschaft die zentrale IT-Infrastruktur (zERIKA, siehe 4.) zu nutzen, soweit es sich bei dem/der öffentlichen Auftraggeber:in um:

-

Dienststellen einschließlich der Eigenbetriebe,

-

Sonderhaushalte,

-

Sondervermögen,

-

Anstalten öffentlichen Rechts oder

-

Mehrheitsbeteiligungen

des Landes Bremen, der Stadtgemeinde Bremen oder der Stadtgemeinde Bremerhaven handelt. Alle anderen öffentlichen Auftraggeber:innen haben die Empfangsbereitschaft nach pflichtgemäßen Ermessen durch eigene Systeme herzustellen.

b.

Ausnahmen

Die Annahmeverpflichtung gilt nicht für Barzahlungen (insbesondere von Bediensteten getätigte Einkäufe im Einzelhandel, Übernachtungskosten oder Fahrscheine im ÖPNV, die mit Barmitteln aus einer Handkasse oder Zahlstelle bezahlt oder verauslagt und anschließend erstattet werden) und Sofortzahlungen (insbesondere Zahlungen mit dienstlichen Kreditkarten). Ebenso besteht gemäß

§ 3 Abs. 4 Nr. 2 2. Halbsatz E-Rechnungs-VO

keine Annahmeverpflichtung, soweit Rechnungsdaten geheimhaltungsbedürftig gem.

§ 5

Abs. 2 Nr. 1 -

3 BremSÜG

sind. Weitere Ausnahmen von der Annahmeverpflichtung bestehen nicht.

c.

Format

§ 4 Abs. 3 E-Rechnungs-VO

gibt vor, dass die übermittelten elektronischen Rechnungen konform zur aktuellen Version des Standards XRechnung (

https://www.xoev.de/xrechnung-16828#G%C3%9C

) oder konform zur europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) sein müssen. Die E-Rechnungseingangsplattform zERIKA (siehe 4.) prüft die Konformität technisch und weist nicht-konforme E-Rechnungen gem.

§ 4 Abs. 4 E-Rechnungs-VO

automatisiert ab.

3.

Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen durch Auftragnehmer

a.

Geltungsbereich

Seit dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer:innen (im allgemeinen Sprachgebrauch teilweise auch als „Lieferant:innen“ bezeichnet) gem.

§ 3 Abs. 1 und 2 E-Rechnungs-VO

bei Lieferungen und Leistungen verpflichtet elektronische Rechnungen und elektronische rechnungsbegründende Unterlagen auszustellen und zu übermitteln soweit der/die Vertragspartner:in öffentliche/r Auftraggeber:in ist.

b.

Ausnahmen

Gem.

§ 3 Abs. 4 E-Rechnungs-VO

gilt die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen durch den/die Auftragnehmer:in nicht, wenn Rechnungsdaten geheimhaltungsbedürftig gem.

§ 5

Abs. 2 Nr. 1 -

3 BremSÜG

sind oder wenn die Rechnung aus einem Direktauftrag nach der Unterschwellenvergabeordnung resultiert.

Die Ausnahme für Direktaufträge nach § 14 Unterschwellenvergabeordnung in Verbindung mit

§ 5 Abs. 2 S. 1 lit. c) Bremisches Tariftreue- und Vergabegesetz

gilt nur, wenn der Beschaffungsvorgang, der der Rechnung vorausgegangen ist, tatsächlich nach dem Verfahren des Direktauftrags ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens erfolgte. Der Direktauftrag kommt nur in Betracht, wenn der voraussichtliche Auftragswert maximal 1.000 EUR netto beträgt. Diese Ausnahmeregelung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen orientiert sich daher nicht am Rechnungsbetrag, sondern am Beschaffungsvorgang. Zum Beispiel kann eine Rechnung aus einem Einzelabruf innerhalb eines Rahmenvertrages einen Betrag von 800 EUR netto aufweisen. Dennoch ist diese Rechnung von der Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung umfasst, da die Rechnung nicht aus einem einzelnen eigenständigen Direktauftrag resultiert.

Durch Art. 1 § 2 Abs. 1 Nr. 2 Buchstabe b) des Gesetzes zur Einführung vorübergehender vergaberechtlicher Erleichterungen vom 22. September 2020 existierte eine zwischenzeitliche Erhöhung der Wertgrenze für Direktaufträge auf 3.000 EUR netto. Diese Erhöhung ist zum 31. Dezember 2021 ausgelaufen, so dass fortan wieder die Wertgrenze von 1.000 EUR netto gilt.

Mit Schreiben vom 20. November 2020 hat der Senator für Finanzen den Dienststellen in Bremen und Bremerhaven empfohlen, Papierrechnungen weitere drei Monate, bis zum 28. Februar 2021, übergangsweise noch zu bearbeiten. Diese Empfehlung gilt nicht mehr.

c.

Format

Elektronische Rechnungen sind im Format XRechnung bzw. gemäß der unter 2c. dargestellten Regelung aus umgekehrter Perspektive einzureichen.

d.

Umsetzung

Solange dem/der öffentlichen Auftraggeber:in keine elektronische Rechnung übermittelt wurde, steht ihm/ihr nach § 273 Abs. 1 BGB ein Zurückbehaltungsrecht am Entgelt zu. Bei elektronischen Rechnungen, die nicht den Formatvorgaben entsprechen, erfolgt eine entsprechende Abweisung der Rechnung vom Empfangssystem automatisiert. Bei Papierrechnungen, die unter die Regelungen der Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen fallen, ist die Zurückweisung der Rechnung und die Geltendmachung des Zurückbehaltungsrechts manuell durchzuführen.

Das Zurückbehaltungsrecht gilt kraft Gesetzes. Das Formblatt 244HB des Formularsatzes für Vergaben der Freien Hansestadt Bremen (

https://fastforms.de/cirali/cfs/eject/gen?MANDANTID=260&FORMID=19993

) weist auf diese Regelungen nochmals explizit hin und enthält weitere Hinweise zur elektronischen Rechnungsstellung. Für Bestandsverträge, bei denen das Formblatt 244HB noch nicht zur Anwendung kam, wird empfohlen, das Formblatt inklusive der Angabe der Leitweg-ID nachzureichen, so dass die Auftragnehmer:innen für die geltenden Regelungen sensibilisiert sind.

4.

Verpflichtung zur Nutzung der Zentralen Empfangsplattform zERIKA

Für den Empfang elektronischer Rechnungen entsprechend der Formatvorgaben steht gem.

§ 4 Abs. 1 E-Rechnungs-VO

die zentrale Empfangsplattform zERIKA mit den Eingangskanälen:

-

Webservice via Peppol,

-

Weberfassung,

-

Webupload,

-

De-Mail und

-

E-Mail

zur Verfügung.

Die Testumgebung ist zu erreichen unter:

https://www.e-rechnung.bremen.de/testen-11767

Die Produktivumgebung ist zu erreichen unter:

https://www.e-rechnung.bremen.de/senden-1459

Über die zentrale Empfangsplattform zERIKA können nur dort registrierte Rechnungsempfänger:innen adressiert werden. Für die Registrierung neuer öffentlicher Auftraggeber:innen als Rechnungsempfänger:innen auf der Empfangsplattform zERIKA erfolgt die Kontaktaufnahme über das Funktionspostfach

zerika@finanzen.bremen.de

.

Listen der produktiven Empfangsadressen und Leitweg-IDs der bei zERIKA registrierten Rechnungsempfänger:innen sind unter

https://www.e-rechnung.bremen.de/senden-1459

(Abschnitt „Empfangsadressen, Participant- und Leitweg-IDs“) veröffentlicht. Eine Veröffentlichung im sog. Peppol Directory (

https://directory.peppol.eu/public/

) ist in Vorbereitung.

Äquivalent zu anderen Verfahren (z.B. Kommunikation der Rechtsanwält:innen mit den Gerichten), sind die Rechnungssteller:innen/Auftragnehmer:innen für die Herstellung der Sendebereitschaft selbst verantwortlich. Am Markt existiert eine Vielzahl von Unternehmen, die Dienstleistungen und Produkte zur Herstellung der Sendebereitschaft anbieten.

Die Empfangsplattform wird im Verbund der Dataport-Trägerländer betrieben und weiterentwickelt. Ein spezifischer Support zur Bedienung der Empfangsplattform für Rechnungssteller:innen/Auftragnehmer:innen wird für alle Trägerländer von Dataport bereitgestellt:

E-Mail:

dataporthilfee-rechnung@dataport.de

5.

Verpflichtung zur Nutzung des Zentralen Scandienstes

Rechnungen, die nicht unter die Regelungen zur elektronischen Rechnung fallen und die Freie Hansestadt Bremen weiterhin in Papierform erreichen, werden für die Kernverwaltung vom Scandienst der Performa Nord digitalisiert, damit sie ebenfalls über den elektronischen Rechnungsbearbeitungsworkflow bearbeitet und archiviert werden können. Die Rechnungen müssen zwingend eine Leitweg-ID besitzen, da sonst eine (automatisierte) Zuordnung im Rechnungsbearbeitungsworkflow nicht möglich ist.

Als Rechnungsanschrift ist der zentrale Scandienst nach folgendem Muster anzugeben:

Für Empfänger:innen des Landes Bremen:

Freie Hansestadt Bremen

- Rechnungseingang FHB -

Name der Dienststelle

Referat XX

[Leitweg-ID]

Postfach 10 26 46

28026 Bremen

Für Empfänger:innen der Stadtgemeinde Bremen:

Stadtgemeinde Bremen

- Rechnungseingang Stadt Bremen -

Name der Dienststelle

Referat XX

[Leitweg-ID]

Postfach 10 13 40

28013 Bremen

Von einer Adressierung an die Dienststellen und anschließender interner Weiterleitung über den Botendienst an den Scandienst bei Performa Nord ist nach Möglichkeit abzusehen. Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Scanqualität ist das Rechnungsoriginal ohne Eingangsstempel, Bearbeitungsvermerke o. ä. an den Scandienst zu übergeben.

Sollte das Ergebnis des Scannens nicht zufriedenstellend sein, z.B. nicht lesbare Inhalte enthalten, wenden Sie sich bitte an das Servicecenter Digitalisierung:

E-Mail:

digitalisierung@performanord.bremen.de

Tel. 361-78955

6.

Rechnungsbearbeitungsworkflow

Gem. VV zur Durchführung der Haushalte, Kapitel 6.1 Abs. 8, ist mit der Annahmeverpflichtung für elektronische Rechnungen für die Bearbeitung dieser Rechnungen ausschließlich der dafür vorgesehene SAP-Workflow zu benutzen. Seit dem Haushaltsjahr 2022 gilt überdies, dass Papierrechnungen, die nicht unter die E-Rechnungsverpflichtung fallen,

ausschließlich

über den Scandienst im SAP-Workflow bearbeitet werden dürfen (VV zur Durchführung der Haushalte 2022, Kapitel 6.1 Abs. 9).

Der 1st-Level-Support für den Rechnungsbearbeitungsworkflow wird durch die Zentrale Verfahrensbetreuung SAP (ZV-SAP) bei der Landeshauptkasse wahrgenommen:

E-Mail:

zv-sap@lhk.bremen.de

Tel: 361-10818

Anträge für neue Benutzer:innen für den Rechnungsbearbeitungsworkflow sowie Anträge zur Einrichtung neuer sog. FUNAs/Leitweg-IDs sind ebenfalls über die ZV-SAP zu stellen. Die Anträge und eine entsprechende Hilfe zum Ausfüllen der Anträge sind durch die ZV-SAP im MiP bereitgestellt:

https://www.mip.intra/sixcms/detail.php?gsid=bln_bremen59_kogis_infosys_neusystem.c.254487.de&o=bln_bremen59_kogis_infosys_neusystem.c.712812.de&d=bremen45.c.1527657.de

(

nur aus dem bremischen Verwaltungsnetz mit Zugriffsberechtigung erreichbar

)

Schulungen sowie Schulungsunterlagen für den Rechnungsbearbeitungsworkflow mit kameralistischer Ausrichtung – sowohl für die SAP-Benutzer:innen als auch für die Prüfer:innen der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit im Web-Client – werden vom AFZ angeboten (Kursnummer SAP-Benutzer: 3144, Kursnummer Web-Client: 3145).

Schulungsunterlagen, Benutzer:inneninformation, Musterschreiben an Rechnungssteller:innen etc. sind im verwaltungsinternen „Informationspunkt E-Rechnung“ im VIS-FHB-Mandanten abrufbar:

https://dms-fhb.land.hb-netz.de:443/vis/FE7BAA5D-EC3C-475D-AF51-AD43220B6E45/visserv?boid=41565&botype=330&formular=ABLAGEN_DECKBLATT&vtype=servlet&vname=OpenLinkServlet

(

nur aus dem bremischen Verwaltungsnetz mit Zugriffsberechtigung erreichbar)

url:vis://FE7BAA5D-EC3C-475D-AF51-AD43220B6E45/330/41565

(

nur aus dem bremischen Verwaltungsnetz mit Zugriffsberechtigung erreichbar

)

7.

Ausblick

Der Rechnungsbearbeitungsprozess ist ein Teil in einer längeren Beschaffungsprozesskette, die mit der Bedarfsfeststellung beginnt und u. a. über die Vergabe, Bestellung und Lieferung führt. Das Ziel ist, den Rechnungsbearbeitungsprozess weitgehend über eine medienbruchfreie, digitale Prozesskette zu automatisieren. Der IT-Planungsrat hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) bereits beauftragt, unter dem Dach des Standards XBeschaffung sukzessive den Datenaustausch der gesamten Prozesskette zu standardisieren. Das Profil XBestellung aus dem Standard XBeschaffung wird in Bremen bereits pilotiert. Die XBestellung wird es den Auftragnehmer:innen erlauben, die Daten der Bestellung medienbruchfrei und automatisiert in eine XRechnung zu überführen, so dass durch Übernahme der Bestelldaten zugleich die Datenqualität der Rechnung steigt. Schnittstellen zwischen dem BreKat (Einkaufskatalog), SAP MM (Materialmanagement, u. a. für die Herstellung von Bestellbezügen) und dem Rechnungsbearbeitungsworkflow sind bereits programmiert und befinden sich in der Phase der Pilotierung. Daher ist es essentiell, den Rechnungsbearbeitungsworkflow konsequent einzusetzen und das notwendige Wissen und die Erfahrungen bei den Beschäftigten aufzubauen, da die nächsten Schritte – auch im Kontext verpflichtender europäischer Vorgaben – bevorstehen.

Die Weiterentwicklung der aktuellen Geschäftsprozesse zur E-Rechnung selbst wird aufgrund der anstehenden gravierenden Veränderungen im SAP-System der Freien Hansestadt Bremen zurückgestellt. Die SAP hat die Standardsoftwarepflege für das derzeit eingesetzte Produkt SAP ERP ECC 6.0 für Ende 2027 abgekündigt. Zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Haushaltswesens und Zahlungsverkehrs muss ein Umstieg auf die neue Generation SAP S/4 HANA erfolgen. Dieser Umstieg muss spätestens bis Anfang 2028 durchgeführt sein. Vom technischen Umstieg auf die SAP S/4 HANA Lösung sind alle Fachverfahren mit Schnittstellen zum SAP-System betroffen. Die Geschäftsprozesse für die E-Rechnung werden im Zuge des Umstiegs auf SAP S/4 HANA überprüft und ggf. angepasst. Für den Umstieg auf SAP S/4 HANA wird das Programm „Zukunftsorientiertes Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen – HKR 4.0“ eingerichtet. Der Senat hat am 14. Juni 2022 den Start des Vorprojekts zur Planung des mehrjährigen Umstiegsprozesses beschlossen. Die Haushaltshalts- und Finanzausschüsse Land Bremen und Stadtgemeinde Bremen haben sich am 01. Juli 2022 mit dem Programm HKR 4.0 befasst. Das Vorprojekt wird Ende des 3. Quartals 2022 gestartet werden.

Kontakt

Der Senator für Finanzen

Referat 45, Referat 24, Stabstelle 2-1

Rudolf-Hilferding-Platz 1

28195 Bremen

E-Mail: e-rechnung@finanzen.bremen.de