Runderlass des Ministeriums des Innern in kommunalen Angelegenheiten, Nr. 5/2003 Form und Inhalt von Ernennungsurkunden; Einstufung kommunaler Beamter auf Zeit; Anmeldung beim Kommunalen Versorgungsverband Brandenburg

vom 31. März 2003

I. Form und Inhalt von Ernennungsurkunden

1. Vorbemerkung

In letzter Zeit sind vermehrt Anfragen zur Wirksamkeit von Ernennungsurkunden an mich gerichtet worden. Leider musste in vielen Fällen festgestellt werden, dass die Ernennungsurkunden Fehler enthielten, die nicht mehr zu korrigieren waren, mit der Folge, dass ein Beamtenverhältnis nicht wirksam begründet wurde. In manchen Fällen wirkte sich der Fehler nur auf die Höhe eines Versorgungsanspruchs aus, in anderen Fällen wurde überhaupt kein Versorgungsanspruch erworben.

Zur Vermeidung künftiger Formfehler weise ich nochmals auf die Formstrenge des Beamtenrechts hin und gebe zum Inhalt der Ernennungsurkunden nachstehende Hinweise.

Wie verschiedenen mir vorliegenden Anfragen zu entnehmen ist, bestehen offensichtlich Probleme bei der Unterscheidung zwischen nichtigen Ernennungen und Nichternennungen sowie der hieraus jeweils resultierenden Folgen und der weiteren Vorgehensweise. In beiden Fällen handelt es sich zunächst um nicht wirksame Ernennungen. Bei einer Nichternennung liegt aber überhaupt kein Ernennungsakt vor. Ein Beamtenverhältnis kann nur für die Zukunft und nur durch eine neue wirksame Ernennung begründet werden. Die Fehler, die zu einer Nichternennung führen, sind abschließend in § 7 Abs.

3 Landesbeamtengesetz (LBG) benannt und werden nachstehend unter den Nummern 2.1, 2.3 und 2.4 behandelt. Andere Fehler können dagegen zu nichtigen Ernennungen führen. Das Landesbeamtengesetz unterscheidet dabei zwischen nichtigen Ernennungen, die geheilt werden können - § 15 Absätze 1, 2 und 3 Nr.

1 - und solchen, die nicht heilbar sind - § 15 Absatz 3 Nr. 2, Absatz 4.

Die Nichtigkeitsgründe sind in § 15 LBG abschließend aufgeführt. Auf nichtige Ernennungen wird nachstehend wegen der Vielzahl der möglichen Konstellationen, die sich aus den verschiedenen Vorschriften - insbesondere im Hinblick auf § 15 Abs. 1 und 2 LBG - ergeben und regelmäßig nur Laufbahnbeamte betreffen - ausgenommen § 15 Abs. 4 LBG - nicht vertieft eingegangen.

2. Inhalte von Ernennungsurkunden

Grundsätzlich ist jede Körperschaft in der Gestaltung der Ernennungsurkunde frei. Für die wirksame Begründung eines Beamtenverhältnisses muss die Urkunde jedoch die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalte besitzen. Diese sind in § 7 Abs. 2 LBG bestimmt.

2.1. „unter Berufung in das Beamtenverhältnis“

Bei der Begründung eines Beamtenverhältnisses muss die Ernennungsurkunde die Worte „unter Berufung in das Beamtenverhältnis“ enthalten (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 LBG). Fehlt diese Formulierung, ist ein Beamtenverhältnis nicht zustande gekommen.

LBG schreibt die Worte und deren Reihenfolge ausdrücklich vor. Jede inhaltliche Abweichung von diesem Wortlaut führt dazu, dass eine Ernennung nicht vorliegt (Nichternennung - § 7 Abs. 3 LBG) und somit eine rückwirkende Heilung ausgeschlossen ist.

Vorsorglich weise ich darauf hin, dass bei Beamten auf Zeit jede Ernennung für eine neue Amtszeit der Begründung eines neuen Beamtenverhältnisses auf Zeit bedarf, da das vorherige von seiner Rechtsnatur her befristet ist und damit an einem konkreten Tag kraft Gesetzes endet. Ich bitte daher unbedingt zu beachten, dass jede Ernennungsurkunde eines Beamten auf Zeit die vorgenannte Formulierung zwingend enthalten muss.

2.2. Zusätze

Die unter 2.1. genannte Formulierung muss um den die Art des Beamtenverhältnisses kennzeichnenden Zusatz („auf Zeit“, „auf Probe“ usw.

) ergänzt werden. Fehlt dieser Zusatz, ist zu prüfen, ob sich aus den Akten nachweisen lässt, welche Art von Beamtenverhältnis begründet werden sollte. Dies dürfte bei „Wahlbeamten“ aufgrund der gesetzlich vorgeschriebenen Art des Beamtenverhältnisses - Beamter auf Zeit - regelmäßig der Fall sein, sobald eine entsprechende Wahl stattgefunden hat.

Bei Laufbahnbeamten gestaltet sich dies schwieriger. Da das Gesetz einen Nachweis fordert, genügen Schlussfolgerungen aufgrund von Indizien gerade nicht ( z. B.

Tätigkeit des Betroffenen, in der Ernennungsurkunde enthaltene Amtsbezeichnung). Vielmehr muss anhand von Unterlagen (z. B. Vorlagen an den Personalrat, interne Vermerke usw.), zweifelsfrei erkennbar sein, dass ursprünglich die Begründung eines bestimmten Beamtenverhältnisses (auf Lebenszeit oder Probe usw.) gewollt war. Eine in den Unterlagen vorhandene Formulierung wie z. B „...wird ab dem 01.10.1999 im Beamtenverhältnis auf Lebenszeit ....“ lässt keine Zweifel an dem konkret gewollten Beamtenverhältnis.

Das Prüfergebnis ist in einem ausführlichen Prüfvermerk festzuhalten, der von den für die Ernennung zuständigen Personen zu unterzeichnen ist. Dem Prüfvermerk sind die für das Prüfergebnis maßgebenden Unterlagen in Kopie beizufügen. Ist im Ergebnis der Prüfung das gewollte Beamtenverhältnis zweifelsfrei nachgewiesen worden, ist die Ernennungsurkunde - das Original - um den entsprechenden Zusatz zu ergänzen. Je eine Ausfertigung ist dem Beamten und dem Kommunalen Versorgungsverband Brandenburg (KVBbg) zu übersenden, eine Durchschrift ist zur Personalakte zu nehmen.

Lässt sich die Art des gewollten Beamtenverhältnisses nicht zweifelsfrei nachweisen, ist ein Beamtenverhältnis auf Widerruf begründet worden. Um nunmehr dieses in ein Beamtenverhältnis anderer Art (z. B. auf Probe § 7 Abs. 3 Satz 3 LBG) umzuwandeln, bedarf es der Aushändigung einer neuen wirksamen Ernennungsurkunde.

2.3. Amtsbezeichnung

Ein weiterer wesentlicher Inhalt der Ernennungsurkunde ist die Amtsbezeichnung. Hierbei sind nur die für die jeweiligen Funktionen und die Art des Beamtenverhältnisses vorgesehenen Amtsbezeichnungen zulässig. Diese ergeben sich grundsätzlich aus § 21 Abs. 2 Nr. 1 Bundesbesoldungsgesetz i. V. m.

§ 2 Abs. 1 und 2 Einstufungsverordnung, sowie § 66 Abs. 1 Gemeindeordnung und für den Bürgermeister einer kreisfreien Stadt aus § 61 Abs. 2 Gemeindeordnung. Im Einzelnen sind hiernach folgende Amtsbezeichnungen vorgesehen:

Landkreise Landrat Erster Beigeordneter Beigeordneter

kreisfreie Städte Oberbürgermeister Bürgermeister Beigeordneter

Gemeinden Bürgermeister Erster Beigeordneter Beigeordneter

Ämter Amtsdirektor Beigeordneter

Die Verwendung von Amtsbezeichnungen, die es nicht gibt (z. B. „Wahlbeamter“, „Beamter auf Zeit“), haben regelmäßig eine Nichternennung zur Folge. Neben dem Ersten Beigeordneten ggf.

vorhandene Beigeordnete führen grundsätzlich die Amtsbezeichnung „Beigeordneter“. Allerdings hat die Kennzeichnung der „Reihenfolge“ der weiteren Beigeordneten, z. B. durch die Ernennung zum „Zweiten Beigeordneten“ keine Auswirkungen auf die Wirksamkeit der Ernennungsurkunde, da die Grundamtsbezeichnung „Beigeordneter“ hierdurch nicht berührt wird.

Erhebliche Folgeprobleme ergeben sich auch bei einer Verwendung von Amtsbezeichnungen, die ausschließlich für Laufbahnbeamte vorgesehen sind. Hierbei ist es unerheblich, wenn dieses Amt im Einzelfall der Besoldungsgruppe zugeordnet ist, in die der jeweilige Beamte auf Zeit nach der Einstufungsverordnung eingestuft ist, da Amtsbezeichnungen, die regelmäßig für ein Amt verwendet werden, dass eine bestimmte Qualifikation voraussetzt und einen bestimmten Aufgabenkreis umfassen nur Beamten verliehen werden darf, die ein solches Amt bekleiden ( vgl.

§ 117 Beamtenrechtsrahmengesetz).

Die Möglichkeit der rückwirkenden Heilung einer fehlerhaften oder nicht vorhandenen Amtsbezeichnung wie unter Nr. 2.2. beschrieben, besteht nicht.

2.4. Adressat, ausstellende Behörde

Aus der Ernennungsurkunde muss zweifelsfrei der Adressat - also der zu Ernennende - und die ausstellende - also ernennende - Behörde hervorgehen. Fehlt eine dieser Angaben, liegt eine Nichternennung vor.

Ausstellende Behörde ist nicht ein Organ einer Körperschaft (z. B. Kreistag, Amtsausschuss usw.), sondern die Körperschaft selbst, bei der das Beamtenverhältnis begründet werden soll (also der Landkreis, die Gemeinde, die Stadt oder das Amt). Die ausstellende Behörde muss unter Nennung ihres Namens zweifelsfrei und ohne Nachforschung erkennbar sein. Dies bedeutet, dass nicht nur aufgrund von Indizien oder einer Kombination von Indizien auf die Körperschaft geschlossen werden darf (z. B. Verweis auf eine Wahl, Ausfertigungsort der Ernennungsurkunde usw.) Auch Begleitschreiben (z. B. Planstelleneinweisungen) können hierfür nicht herangezogen werden. Vielmehr muss die Körperschaft aus dem Urkundstext selber, dem Kopf der Ernennungsurkunde oder einem auf der Originalurkunde ggf. vorhandenen Dienstsiegel - welches kein Pflichtbestandteil einer Ernennungsurkunde ist - zu entnehmen sein. Soweit die Ernennung im Namen eines Organs der Körperschaft erfolgte und sich hieraus zweifelsfrei auf die Körperschaft schließen lässt (z. B. „Im Namen des Amtsausschusses des Amtes .....“; „Aufgrund der Wahl der Stadtverordnetenversammlung der Stadt .... ernenne..“), habe ich die Erkennbarkeit der ausstellenden Behörde als gegeben angesehen. Zukünftig sollte jedoch auf eine korrekte Benennung der Behörde geachtet werden.

2.5.Unterschriften

Eine wirksame Ernennung setzt weiter voraus, dass die Ernennungsurkunde von den hierfür zuständigen Personen unterschrieben ist. Bei Hauptverwaltungsbeamten (Landrat, Oberbürgermeister, Bürgermeister und Amtsdirektor) sind die Vorschriften des § 73 Abs. 4 Gemeindeordnung und des § 62 Abs. 4 Landkreisordnung zu beachten. Deren Ernennungsurkunden sind durch den Vorsitzenden der jeweiligen Vertretung oder seinen Stellvertreter und ein weiteres Mitglied der Vertretung zu unterschreiben. Eine abweichende Regelung, z. B. durch Satzung, ist nicht zulässig.

Die Ernennungsurkunden aller weiteren Beamten - also auch der Beigeordneten - sind gem.

§ 73 Abs. 3 Gemeindeordnung und § 62 Abs. 3 Landkreisordnung grundsätzlich durch den Landrat, Oberbürgermeister, Bürgermeister bzw. Amtsdirektor und den Vorsitzenden der jeweiligen Vertretung zu unterzeichnen. Hiervon kann die Hauptsatzung eine abweichende Regelung treffen. Ist eine abweichende Regelung getroffen worden, ist diese auch zwingend anzuwenden.

Eine von den vorstehenden Regelungen oder von der auf Grund des § 73 Abs. 3 Gemeindeordnung bzw.

§ 62 Abs. 3 Landkreisordnung erlassenen Satzungsregelung abweichende Unterschriftsleistung hat nach Auffassung des OVG

Frankfurt (Oder) eine Nichternennung zur Folge. Der zur Zeit vorliegende Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Landesbeamtengesetzes beinhaltet u. a.

eine Ergänzung der §§ 73 Abs. 3 und 4 Gemeindeordnung bzw. § 62 Abs. 3 und 4 Landkreisordnung. Mit diesen Ergänzungen soll klargestellt werden, dass Verletzungen der Unterschriftsregelungen eine Nichtigkeit der Ernennung nach § 15 Abs. 1 Satz 1 LBG zur Folge haben. Zugleich jedoch wird dadurch auch die Heilungsmöglichkeit des § 15 Abs. 1 Satz 2 LBG gegeben sein. Zum Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens dieser Regelung bereits rechtskräftig entschiedene Streitverfahren werden hiervon jedoch nicht beeinflusst.

Sieht z. B. die Satzung nur die Unterschrift des Bürgermeisters vor und hat tatsächlich aber der Vorsitzende und ein Mitglied der Stadtverordnetenversammlung die Urkunde unterschrieben, so wäre - obwohl die Unterschriften von Vertretern des höchsten Organs der Stadt geleistet wurden - die Urkunde nicht wirksam, da die Hauptsatzung ausschließlich die Unterschrift des Bürgermeisters vorsieht.

Um eine problemlose Zuordnung der Unterschriften zu ermöglichen, wird empfohlen die jeweiligen Funktionsbezeichnungen mit aufzuführen.

Für die Ämter gelten die vorstehenden Aussagen zu § 73 Abs. 3 und 4 Gemeindeordnung entsprechend, da diese über § 16 Abs. 1 Amtsordnung entsprechend für die Ämter gelten.

2.6. Dauer des Beamtenverhältnisses

Weitere Inhalte ergeben sich z. B. aus den Besonderheiten eines Beamtenverhältnisses auf Zeit. So muss die Ernennungsurkunde eines Beamten auf Zeit auch die Dauer des Beamtenverhältnisses enthalten. Das Fehlen dieser Angabe hat allerdings keine rechtlichen Auswirkungen, wenn die Dauer der Amtszeit und damit des Beamtenverhältnisses gesetzlich vorgeschrieben ist.

Die Dauer des Beamtenverhältnisses kann absolut („vom... bis zum ...“) oder relativ („...für die Dauer von acht Jahren...“) in der Ernennungsurkunde dargestellt werden. In der Regel sollte der relativen Variante der Vorzug gegeben werden. Bei einer relativen Angabe endet das Beamtenverhältnis genau acht Jahre nach Wirksamwerden der Ernennungsurkunde. Ein Ereignis, das zu einer Verschiebung des Wirksamwerdens der Ernennungsurkunde und damit des Beginns des Beamtenverhältnisses führt (z. B. spätere Aushändigung der Ernennungsurkunde), wirkt sich damit nicht auf die Dauer der Amtszeit aus. Das Enddatum verschiebt sich lediglich entsprechend.

Wird das Enddatum des Beamtenverhältnisses konkret angegeben (z. B. „... bis zum 30.06.2006..“) endet das Beamtenverhältnis mit Ablauf des genannten Tages. Dabei ist es unerheblich, ob bis zu diesem Tag eine volle Amtszeit von acht Jahren oder ggf. auch weniger abgeleistet wurde. Diese Variante bietet sich daher nur in besonderen Ausnahmefällen an, so z. B. nach einem Gemeindezusammenschluss, wenn der bisherige Amtsdirektor bis zum Ende seiner ursprünglichen Amtszeit zum Beigeordneten ernannt werden soll.

2.7. Ausstellung und Aushändigung der Ernennungsurkunde

Aus gegebenem Anlass weise ich vorsorglich auf § 8 Abs. 1 LBG hin. Danach wird eine Ernennung frühestens mit der Aushändigung wirksam, soweit nicht ausdrücklich ein späterer Zeitpunkt bestimmt ist. Ernennungen zu einem zurückliegenden Zeitpunkt sind unzulässig und insoweit unwirksam.

Bsp.: Eine Ernennungsurkunde, die die Formulierung „mit Wirkung vom 23.01.1994“ enthält und tatsächlich erst am 25.01.1994 ausgehändigt wurde, ist auch erst mit dem 25.01.1994 wirksam geworden. Ab diesem Tag rechnet die Amtszeit. Eine erneute Ernennung nach Wiederwahl am 23.02.2002 würde folglich vor Ablauf von acht Jahren erfolgen und hätte eine Verkürzung der ersten Amtszeit um 2 Tage zur Folge. Die 1. Amtszeit wäre damit nicht vollständig abgeleistet, was besoldungs- und versorgungsrechtliche Konsequenzen hat. Zum Beispiel setzt eine Höherstufung nach § 2 Abs. 3 Satz 1 Einstufungsverordnung u. a. die Ableistung einer vollen Amtszeit voraus und wäre im vorliegenden Fall unzulässig. Auch kann die Amtszeit nicht als 1. Amtszeit nach § 146 Satz 1 1. Alternative LBG gewertet werden. Ebenso kann das Fehlen eines Tages über die Anwendbarkeit des § 66 Abs. 2 Beamtenversorgungsgesetz (BeamtVG) bzw. der danach erdienten Versorgung entscheiden, da dafür nur volle Amtsjahre zählen. Anders als in anderen Regelungen des BeamtVG bleiben hier einzelne Tage unberücksichtigt.

In diesem Zusammenhang weise ich auch darauf hin, dass eine Ernennungsurkunde erst nach ihrer Ausstellung ausgehändigt werden kann (es gibt sie ja vorher noch nicht). In Einzelfällen sind mir Ernennungsurkunden vorgelegt worden, bei denen das Aushändigungsdatum der Ernennungsurkunde älter ist als deren Ausfertigungsdatum (z. B. ausgefertigt am 01.03.1995, aber ausgehändigt am 27.02.1995). Ich bitte daher auch auf die Plausibilität der Daten zu achten.

3. Laufbahnbeamte

Die Ausführungen zu den Ernennungsurkunden für Beamte auf Zeit gelten - mit Ausnahme der Nr. 2.6 - grundsätzlich auch für Laufbahnbeamte. Ich bitte darauf zu achten, dass nur die in der Kommunalen Amtsbezeichnungsanordnung (KomAAO) vom 15.07.1996 ( ABl.

774), geändert mit der Ersten Änderung der Kommunalen Amtsbezeichnungsanordnung vom 20.09.1999 (ABl. S. 1065), genannten Amtsbezeichnungen für Laufbahnbeamte zur Verfügung stehen. Soweit hier für einzelne Fachbereiche keine die Fachrichtung kennzeichnenden Zusätze enthalten sind, sind nur die Grundamtsbezeichnungen ggf. i. V. m. einem den Dienstherrn kennzeichnenden Zusatz zu verwenden. Besonderes Augenmerk ist darauf zu richten, dass der Zusatz „z. A.“ also „zur Anstellung“ gem. § 8 Abs. 4 Laufbahnverordnung nur bei einer Ernennung im Eingangsamt der jeweiligen Laufbahn (im nichttechnischen Dienst A 6, A 9, A 13 bzw. im technischen Dienst A 7, A 10 und A 13) zulässig ist. Die fehlerhafte Verwendung dieses Zusatzes in Beförderungsämtern hat eine Nichternennung zur Folge.

Aus gegebenem Anlass bitte ich die Ämter, unbedingt darauf zu achten, dass die Verwendung des den Dienstherrn kennzeichnenden Zusatzes nach Nr. 3 der Kommunalen Amtsbezeichnungsanordnung vom 15.07.1996 (ABl. S.774), zuletzt geändert durch die Erste Änderung der Kommunalen Amtsbezeichnungsanordnung vom 20.09.1999 (ABl. S. 1065), „Amts-“ ab Besoldungsgruppe A 9 nicht mehr zulässig ist.

Vorsorglich weise ich darauf hin, dass bei der Prüfung auf das Vorhandensein der Amts-/Dienstbezeichnung der Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Ernennung maßgebend ist. War die verliehene Amts-/Dienstbezeichnung zu diesem Zeitpunkt vorhanden und deren Verwendung zulässig, liegt eine wirksame Ernennung vor. Hieran ändert auch eine nachträgliche gesetzliche Änderung oder ein völliges Entfallen dieser Amts-/Dienstbezeichnung nichts. In diesen Fällen ist dem Beamten lediglich die neue Amts-/Dienstbezeichnung schriftlich mitzuteilen (siehe auch Nr. 5 Kommunale Amtsbezeichnungsanordnung vom 15.07.1996 - ABl. S. 774, geändert durch die Erste Änderung der Kommunalen Amtsbezeichnungsanordnung vom 20.09.1999 - ABl. S. 1065).

4. Weiteres Vorgehen

Ich empfehle dringend, bereits erfolgte Ernennungen - sofern noch nicht geschehen - zu prüfen und bei fehlerhaften Ernennungsurkunden unverzüglich eine den Formvorschriften entsprechende Ernennungsurkunde, ggf. für den Rest der Amtszeit, auszuhändigen. Sofern eine Heilung nach § 15 Abs. 1 und 2 LBG möglich ist, sind die erforderlichen Maßnahmen unverzüglich einzuleiten. Das Ministerium des Innern prüft derzeit unter Beteiligung aller betroffenen Stellen, wie die bis zur Aushändigung einer wirksamen Ernennungsurkunde in einem vermeintlichen Beamtenverhältnis verbrachten Zeiten dienst- und versorgungsrechtlich zu behandeln sind. Über das Ergebnis und ggf. von Ihnen zu veranlassende Maßnahmen werde ich Sie zu gegebener Zeit gesondert unterrichten. Ich bitte Sie bis dahin, dem Kommunalen Versorgungsverband die Namen der eventuell betroffenen Beamten mitzuteilen und von Einzelnachfragen zur Behandlung dieser Zeiten an das Ministerium des Innern abzusehen.

Soweit Laufbahnbeamte nicht wirksam ernannt sein sollten, bitte ich Sie, hierüber lediglich den Kommunalen Versorgungsverband Brandenburg zu unterrichten. Heilungen für diesen Personenkreis werden regelmäßig nur unter Hinzuziehung des Landespersonalausschusses möglich sein. Dies gilt insbesondere bei Beamten, die auf der Grundlage der Bewährungsanforderungsverordnung oder eines Grundsatzbeschlusses des Landespersonalausschusses berufen wurden. Ebenso aber betrifft es Laufbahnbeamte, die bereits angestellt sind oder denen ein Beförderungsamt verliehen ist. Aufgrund der mir bereits bekannten Anzahl von Betroffenen, versuche ich derzeit mit dem Landespersonalausschuss eine Möglichkeit zu finden, um eine generelle Heilung herbeizuführen, so dass ggf. Einzelanträge entbehrlich sind. Der Landespersonalausschuss hat zwischenzeitlich auch seine grundsätzliche Bereitschaft hierzu signalisiert. Ich bitte Sie daher, in den Fällen betroffener Laufbahnbeamter zunächst auf Einzelanträge zu verzichten und weitere Hinweise abzuwarten. Die Betroffenen sind bis dahin weiter wie Beamte zu behandeln. Soweit lediglich eine fehlerhafte Unterschriftsleistung vorliegt, ist selbstverständlich - wie bei Beamten auf Zeit - die nach § 15 Abs. 1 LBG mögliche Heilung durch die Abgabe der entsprechenden Erklärung herbeizuführen.

Soweit in Ernennungsurkunden nur das Ausfertigungsdatum jünger als das Datum der Empfangsbestätigung ist (vgl. Nr. 2.7), kann dies zu Missverständnissen führen. Dies gilt insbesondere bei der Bestimmung des Amtszeitbeginns. Soweit eindeutig aus Unterlagen hervorgeht, dass damit eine Wirkungsurkunde gemeint war - also eine Urkunde, die mit Wirkung vom „Ausfertigungsdatum“ wirksam werden sollte -, sollte ein entsprechender Vermerk gefertigt und zur Personalakte genommen werden.

II. Einstufung der Beamten auf Zeit

Zusammen mit der Ernennungsurkunde ist jedem Beamten eine Planstelleneinweisung auszuhändigen. Ausgenommen sind hiervon lediglich Ehrenbeamte, Beamte auf Widerruf und Beamte zur Anstellung, da für diese keine Planstelle vorhanden sein muss.

Für die Zuordnung der Beamten auf Zeit zu einer Besoldungsgruppe ist u. a. die Einwohnerzahl der jeweiligen Körperschaft maßgebend. Gem. § 3 Abs. 1 Einstufungsverordnung vom 03.02.1992 ( GVBl. II

S. 76), zuletzt geändert durch die Zweite Einstufungs-Änderungsverordnung vom 09.12.1995 (GVBl. II S. 735), ist die Einwohnerzahl nach § 4 BKomBesV anzuwenden.

§ 4 Abs. 1 BKomBesV besagt, dass „...die bei der letzten Volkszählung ermittelte, vom Statistischen Landesamt auf den 30. Juni des Vorjahres fortgeschriebene Zahl der Wohnbevölkerung zugrunde gelegt ...“ wird. Das bedeutet, dass für die Einstufung immer die vom Landesbetrieb für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) veröffentlichte Einwohnerzahlen vom 30.06. des der Ernennung vorangegangenen Kalenderjahres anzuwenden sind.

Bsp.: Ernennung mit Wirkung vom 01.05.2002 - maßgebende Einwohnerzahl nach dem Stichtag 30.06.2001

Ernennung mit Wirkung vom 01.12.2002 - maßgebende Einwohnerzahl nach dem Stichtag 30.06.2001

Hierbei ist auch unbeachtlich, ob nach eigenen Berechnungen oder auch nach den vom LDS veröffentlichten Zahlen zu anderen Stichtagen inzwischen eine höhere Einwohnerklasse erreicht wurde, die Einstufung ist stets auf der Basis der Zahlen vom 30.06. des Vorjahres vorzunehmen.

Bsp.: per 30.06.2001 9.980 Einwohner

per 30.06.2002 10.098 Einwohner. Bei einer Ernennung am 01.08.2002 maßgebende Einwohnerzahl 9.980 (30.06.2001).

Die Einstufung des Beamten erfolgt immer durch die Aushändigung einer Planstelleneinweisung. Diese ist grundsätzlich von den für die Ernennung zuständigen Personen zu unterzeichnen. Die Planstelleneinweisung ist ein formloses Schreiben, aus dem die Person des Beamten und die „zugewiesene“ Besoldungsgruppe hervorgeht. Ansprüche auf Bezüge aus einer bestimmten Besoldungsgruppe ergeben sich nur aus der Planstelleneinweisung. Auf ihre Ausfertigung und Aushändigung kann daher nicht verzichtet werden. Sie ist - wie die Ernennungsurkunde - dem Beamten auszuhändigen und jeweils in Kopie zur Personalakte zu nehmen und dem KVBbg zu übersenden. Eine übersandte Kurzmitteilung, dass der Beamte z. B. nach A 15 besoldet wird und ggf. ein entsprechender Vermerk in der Personalakte genügen nicht. Das Muster einer Planstelleneinweisung ist als Anlage beigefügt.

III. Anmeldung/Verfahren beim Kommunalen Versorgungsverband Brandenburg

Der Kommunale Versorgungsverband Brandenburg (KVBbg) erbringt für alle kommunalen Beamten im Land Brandenburg die Versorgungsleistungen. Für ein geordnetes Wirtschaften benötigt der KVBbg die genaue Anzahl der vorhandenen Beamten und deren Besoldungsgruppe. Die Mitglieder sind daher verpflichtet, alle Beamten unverzüglich nach der Übernahme in den Dienst der Körperschaft gem. § 16 Abs. 3 der Satzung des KVBbg - Versorgungskasse - beim KVBbg anzumelden. Ebenso unverzüglich sind auch etwaige Änderungen (z. B. Höherstufungen von Beamten auf Zeit, Elternzeit, Teilzeiten und Sonderurlaube) zu melden.

Leider ist festzustellen, dass diese Meldepflichten von einigen Mitgliedern nicht beachtet werden. So werden teilweise Unterlagen erst nach Jahren oder auf mehrfache Anforderung und dann auch noch unvollständig übermittelt. Es ist allerdings nicht Aufgabe des KVBbg - und aufgrund des Aufwandes auch nicht leistbar -, dass dieser nachprüft bzw. überwacht, wer wann und wo abberufen, ernannt, befördert oder höhergestuft wurde. Eine rechtzeitige Meldung vereinfacht die Arbeit für alle und erspart zudem Ärger. Eine fehlende Meldung wirkt sich zwar nicht unmittelbar aus, beim Eintritt des Leistungsfalles oder bei einer Anfrage treten in der Abwicklung jedoch deutliche Verzögerungen auf, wenn zunächst die Unterlagen vervollständigt und der bisherige Verlauf des Beamtenverhältnisses aufwändig nachgezeichnet werden muss. Hinzu kommt, dass eine nicht gemeldete Höherstufung spätestens mit Eintritt des Versorgungsfalles offenbar wird und Umlagenachforderungen zur Folge haben kann, wenn deren Zahlung bislang auf einer geringeren Besoldungsgruppe basierte. Im Übrigen entsteht durch die starke zeitliche Verzögerung dem KVBbg ein finanzieller Schaden durch entgangene Zins-/Anlagegewinne, der ggf. gegenüber den Verursachern geltend gemacht werden könnte.

In verschiedenen Fällen konnte der KVBbg frühzeitig den Dienstherrn auf Fehler in Ernennungsurkunden hinweisen, so dass eine rechtzeitige Korrektur möglich war.

Eine korrekte und frühzeitige An- bzw. Änderungsmeldung beim KVBbg ist daher sowohl im Interesse des Beamten als auch des Dienstherrn. Ich bitte Sie daher, künftig eine beamtenrechtliche Maßnahme unverzüglich dem KVBbg unter Beifügung der entsprechenden Unterlagen (Ernennungsurkunde, Empfangsbescheinigung, Planstelleneinweisung und ggf. Gesundheitszeugnis) anzuzeigen. Die Meldung sollte möglichst innerhalb eines Monats nach dem Wirksamwerden der Maßnahme erfolgen.

Als Anlage füge ich Muster einer Ernennungsurkunde, einer Planstelleneinweisung sowie einer Checkliste bei, mit der Ernennungsurkunden auf Vollständigkeit der Mindestinhalte geprüft werden können. Weitergehende rechtliche Anforderungen und Voraussetzungen für Ernennungen (z. B. Wahlakt, pers. Voraussetzungen für die Berufung usw.) bleiben von den vorstehenden Ausführungen unberührt.

Die Landräte werden gebeten, dieses Rundschreiben nebst Anlagen den hauptamtlich verwalteten Gemeinden und Ämtern ihres Zuständigkeitsbereiches bekannt zu geben.

Im Auftrag

Hoffmann

Anlage 1

Musterurkunde

I. Landrat/Oberbürgermeister/Bürgermeister¹/Amtsdirektor

Im Namen

des Landkreises/der Stadt/der Gemeinde/des Amtes

.........

ernenne ich

Herrn/Frau

.........

aufgrund der Wahl vom .......

unter Berufung in das Beamtenverhältnis auf Zeit für die Dauer von acht Jahren mit Wirkung vom .... (Wirkungsdatum) .....

zum

Landrat/Oberbürgermeister/Bürgermeister¹/Amtsdirektor

............, den ........⁷

Unterschrift³ Unterschrift⁴

II. Beigeordnete

Im Namen

des Landkreises/der Stadt/der Gemeinde/des Amtes

.........

ernenne ich

Herrn/Frau

.........

aufgrund der Wahl vom .......

unter Berufung in das Beamtenverhältnis auf Zeit für die Dauer von acht Jahren mit Wirkung vom .....

zum

Bürgermeister²/Ersten Beigeordneten/Beigeordneten

............., den ........⁷

Unterschrift³ ⁶ Unterschrift⁵ 6

kursiv

nicht Zutreffendes entfernen

Punkte um die jeweiligen Daten ergänzen

______________________ 1)

nur für Bürgermeister einer kreisangehörigen Stadt/Gemeinde ²) nur für 1. Beigeordneten einer kreisfreien Stadt ³) Unterschrift des Vorsitzenden der jeweiligen Vertretung ⁴) Unterschrift eines weiteren Mitglieds der Vertretung ⁵) Unterschrift des Hauptverwaltungsbeamten (Landrat, Oberbürgermeister, Bürgermeister, Amtsdirektor) ⁶) soweit die Hauptsatzung eine abweichende Regelung enthält, die hiernach vorgesehenen Unterschriften ⁷) Das Ausfertigungsdatum muss älter oder gleich dem Wirkungsdatum sein

Anlage 2

Muster einer Planstelleneinweisung bei erstmaliger Wahl

(Beispielhaft für Ämter)

Amt ........

Sehr geehrte

r Herr/Frau

.....,

zu Ihrer Ernennung zur/zum Amtsdirektor(in) des Amtes ......... mit Wirkung vom ............. gratuliere ich Ihnen. Ich weise Sie hiermit gem. § 2 Abs. 1 Buchst.

a) Einstufungsverordnung mit Wirkung vom ............... in eine freie Planstelle der Besoldungsgruppe ...... ein.

Mit freundlichen Grüßen

Amtsausschussvorsitzender Mitglied des Amtsausschusses

Muster einer Planstelleneinweisung bei Wiederwahl und Höherstufung

(Beispielhaft für Ämter)

Amt .....

Sehr geehrte

r Herr/Frau

.....,

zu Ihrer Ernennung zur/zum Amtsdirektor(in) des Amtes .... mit Wirkung vom ...... gratuliere ich Ihnen. Ich weise Sie hiermit gem. § 2 Abs. 1 Buchst. a) i. V. m. § 2 Abs. 3 Einstufungsverordnung und des Beschlusses Nr. ... des Amtsausschusses vom .... mit Wirkung vom ...... in eine freie Planstelle der Besoldungsgruppe .... ein.

Mit freundlichen Grüßen

Amtsausschussvorsitzender Mitglied des Amtsausschusses

Anlage 3

Checkliste für den Mindestinhalt einer wirksamen Ernennungsurkunde

Die Ernennungsurkunde enthält

1. die Formulierung „unter Berufung in das Beamtenverhältnis auf .......... “ (Zeit, Probe, Lebenszeit, Widerruf) und zwar genau in dieser Reihenfolge,

2. den Namen des zu Ernennenden,

3. die richtige Amtsbezeichnung (bei Beamten auf Zeit also Landrat, Oberbürgermeister, Bürgermeister, Amtsdirektor, Erster Beigeordneter, Beigeordneter),

4. die ausstellende - ernennende - Behörde im Urkundstext, im Kopfbogen oder einem Siegel und

bei Hauptverwaltungsbeamten (Landrat, Oberbürgermeister, Bürgermeister, Amtsdirektor) die Unterschrift des Vorsitzenden der Vertretung und eines weiteren Mitglieds der Vertretung

bei Beigeordneten die Unterschrift des Hauptverwaltungsbeamten und des Vorsitzenden der jeweiligen Vertretung oder soweit eine abweichende Regelung besteht, die nach der Hauptsatzung vorgeschriebenen Unterschriften.

Weitere Prüfung im Fall einer Wiederwahl:

Die Ernennungsurkunde

für die vorangegangene Amtszeit

wurde am ................... ausgehändigt und enthält

kein Wirkungsdatum (weiter Nr. 2)

ein Wirkungsdatum (weiter Nr. 1)

1. Das Wirkungsdatum liegt

rechtsfehlerhaft vor dem Tag der Aushändigung (weiter Nr. 2)

nach dem Tag der Aushändigung (weiter Nr. 3)

2. Die Ernennung wurde damit am Tag der Aushändigung, dem ................ wirksam. (weiter Nr. 4)

3. Die Ernennung wurde damit an dem in der Urkunde genannten Tag, also dem ....... wirksam. (weiter Nr. 4)

4. Um eine vollständige Amtszeit abgeleistet zu haben, ist somit eine neue Ernennung frühestens mit Wirkung vom (Datum nach Nr. 3 bzw. 4 zzgl.

acht Jahre) möglich.