Vorbeglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden zum Zweck ihrer Auslandsbeglaubigung

vom 23. März 2017 ( ABl./17, [Nr. 15] , S.331)

Das Ministerium des Innern und für Kommunales informiert über die Voraussetzungen, die Zuständigkeit und die Form einer Vorbeglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden zum Zweck einer Auslandsbeglaubigung der Urkunden durch die Oberbürgermeisterin oder den Oberbürgermeister der Landeshauptstadt Potsdam als allgemeine untere Landesbehörde wie folgt:

1 Voraussetzungen einer Vorbeglaubigung

1.1 Eine Vorbeglaubigung im Sinne dieser Information findet nur statt bei öffentlichen Urkunden, für deren Auslandsbeglaubigung gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 1 der Brandenburgischen Auslandsbeglaubigungsverordnung (BbgAuslBeglV) ¹ die Oberbürgermeisterin oder der Oberbürgermeister der Landeshauptstadt Potsdam als allgemeine untere Landesbehörde zuständig ist.

1.1.1 Mit der Vorbeglaubigung wird auf oder zu dem Original einer öffentlichen Urkunde für die Zwecke ihrer Auslandsbeglaubigung die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigt.

1.1.2 Ist die öffentliche Urkunde ein elektronisches Dokument oder kann eine öffentliche Urkunde aus anderen Gründen ihrer Art nach mit einem Vorbeglaubigungsvermerk nicht versehen oder nicht fest verbunden werden oder werden mehrere Ausfertigungen einer öffentlichen Urkunde benötigt und kann die Urkunde nicht mehrfach ausgefertigt werden oder können Mehrfachausfertigungen mit verhältnismäßigem Aufwand nicht beschafft werden, kann die für die Ausstellung der Urkunde zuständige öffentliche Stelle, um eine mittelbare Auslandsbeglaubigung der öffentlichen Urkunde zu ermöglichen, mit einem der Anlage 1 zu dieser Information entsprechenden Vermerk bestätigen, dass der Ausdruck, die Abschrift, die Ablichtung oder die in ähnlichen technischen Verfahren hergestellte Vervielfältigung (Kopie) mit dem Original der öffentlichen Urkunde übereinstimmt, sich auf dem Original gegebenenfalls ein im Papier eingedrücktes Siegel (Prägesiegel) befunden hat und das Original von der nach deutschen Gesetzen dazu berechtigten Amtsperson ausgestellt worden und mit deren Unterschrift oder elektronischen Signatur versehen ist. Bei Identitätspapieren (Personalausweis, Reisepass) und elektronischen Aufenthaltstiteln muss die für die Ausstellung der öffentlichen Urkunde zuständige Behörde in einem solchen Vermerk dem Muster der Anlage 2 zu dieser Information entsprechend die Echtheit des Originaldokuments insgesamt auf oder zu der Kopie bestätigt haben. Zu einem Bestätigungsvermerk nach Satz 1 oder Satz 2 kann ein dem Muster der Anlage 3 zu dieser Information entsprechender Vorbeglaubigungsvermerk angebracht werden.

1.1.3 Die Vorbeglaubigung einer öffentlichen Urkunde ist abzulehnen, wenn tatsächliche Anhaltspunkte die Annahme rechtfertigen, dass ihr Erklärungsinhalt verändert wurde, insbesondere wenn Spuren einer Beseitigung von Wörtern, Zahlen oder Zeichen zu erkennen oder Wörter, Zahlen oder Zeichen unleserlich sind, die Urkunde Zusätze enthält, die erst nachträglich hinzugefügt worden sein könnten, oder ihr Text Lücken, Durchstreichungen, Einfügungen oder Überschreibungen aufweist oder wenn erkennbar ist, dass mehrere Blätter einer Urkunde ur-sprünglich fest miteinander verbunden waren, die feste Verbindung jedoch nicht mehr besteht.

1.1.4 Bei Auszügen aus dem Liegenschaftskataster des Landes Brandenburg ist eine Vorbeglaubigung zum Zweck der Auslandsbeglaubigung nicht vorzunehmen. Auf oder zu automatisiert erstellten Auszügen ist auch ein Bestätigungsvermerk nach Anlage 1 zu dieser Information nicht anzubringen.

1.1.5 Auf oder zu Ablichtungen oder in ähnlichen technischen Verfahren hergestellten Vervielfältigungen (Kopien) öffentlicher Urkunden, die von Standesämtern ausgestellt worden sind, dürfen Vorbeglaubigungsvermerke nicht angebracht werden, es sei denn, dass entsprechende Urkunden nicht neu ausgestellt werden können. In diesen Fällen kann das für die Aufbewahrung der in § 7 Absatz 3 des Personenstandsgesetzes genannten Unterlagen zuständige Archiv an oder zu einer Reproduktion des archivierten Dokuments oder Eintrags einen Bestätigungsvermerk nach Anlage 1 zu dieser Information anbringen.

1.1.6 Unter anderen als den in Nummer 1.1.2 genannten Voraussetzungen dürfen Vorbeglaubigungsvermerke auf oder zu einem Ausdruck, einer Abschrift, einer Ablichtung oder einer in ähnlichen technischen Verfahren hergestellten Vervielfältigung (Kopie) einer öffentlichen Urkunde nicht angebracht werden.

1.2 Eine Vorbeglaubigung öffentlicher Urkunden ist nicht veranlasst, wenn die Urkunden zu ihrer von der Inhaberin oder dem Inhaber beabsichtigten Verwendung in einem bestimmten anderen Staat auf Grund eines bilateralen Abkommens der Bundesrepublik Deutschland mit dem anderen Staat keiner Auslandsbeglaubigung bedürfen. Das Bundesministerium des Innern informiert über diese Abkommen auf seinen Internetseiten ² .

1.3 Eine Vorbeglaubigung öffentlicher Urkunden ist nicht erforderlich, wenn eine urschriftliche Probe der eigenhändigen Unterschrift der Unterzeichnerin oder des Unterzeichners sowie das Original eines Abdrucks des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bei der für die Auslandsbeglaubigung zuständigen Behörde hinterlegt sind oder fallweise unmittelbar an diese übermittelt werden oder sich die für die Auslandsbeglaubigung zuständige Behörde in begründeten Einzelfällen, insbesondere bei Eilbedürftigkeit, auf andere Weise Ge-wissheit über die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in welcher die Unterzeichnerin oder der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, verschaffen kann.

1.3.1 Unterschrifts- und Siegel- oder Stempelproben werden bei der zuständigen Behörde hinterlegt, wenn sie ihr dem Muster der Anlage 4 zu dieser Information entsprechend mitgeteilt werden.

1.3.2 Die bis zum 31. März 2017 beim Ministerium des Innern und für Kommunales hinterlegten Proben werden der Auslandsbeglaubigung in der Zuständigkeit nach § 2 Absatz 1 Nummer 2 BbgAuslBeglV weiterhin zu Grunde gelegt. Soweit dies zweckmäßig erscheint, bittet die für die Auslandsbeglaubigung zuständige Behörde fallweise um eine Mitteilung der Proben in einer der Anlage 4 zu dieser Information entsprechenden Form.

2 Zuständigkeit für die Vorbeglaubigung

2.1 Die Vorbeglaubigung öffentlicher Urkunden obliegt den Behörden, die sie ausgestellt und die zur Auslandsbeglaubigung der Urkunden erforderlichen Unterschrifts- und Siegel- oder Stempelproben weder bei der für die Auslandsbeglaubigung zuständigen Behörde hinterlegt haben noch fallweise unmittelbar an diese übermitteln (Nummer 1.3).

2.2 Bestimmen in § 5 des Landesorganisationsgesetzes genannte oberste Landesbehörden oder Gemeinden oder Gemeindeverbände für die Vorbeglaubigung von in ihrem Geschäfts- oder Zuständigkeitsbereich ausgestellten öffentlichen Urkunden die Zuständigkeit einer eigenen zentralen Organisationseinheit oder übertragen Gemeinden oder Gemeindeverbände die Zuständigkeit dafür auf der Grundlage des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit im Land Brandenburg einem anderen Verwaltungsträger, muss dies der für die Auslandsbeglaubigung zuständigen Behörde mitgeteilt werden.

2.3 Die Unterschrifts- und Siegel- oder Stempelproben der mit der Vorbeglaubigung beauftragten Bediensteten sind der für die Auslandsbeglaubigung zuständigen Behörde in einer der Anlage 4 zu dieser Information entsprechenden Form mitzuteilen; Nummer 1.3.2 gilt entsprechend.

3 Form der Vorbeglaubigung

3.1 Ist eine Vorbeglaubigung der öffentlichen Urkunde erforderlich (vgl. Nummer 1.3), erfolgt die Auslandsbeglaubigung der Urkunde, wenn der Vorbeglaubigungsvermerk dem Muster der Anlage 3 zu dieser Information entspricht.

3.2 Der Vorbeglaubigungsvermerk muss möglichst mit einem Stempelabdruck oder einem maschinellen Aufdruck auf den öffentlichen Urkunden angebracht oder andernfalls handschriftlich gedrängt auf die Urkunden gesetzt sein. Er hat unmittelbar an die zu beglaubigende Unterschrift anzuschließen; Zwischenräume sind zu vermeiden.

3.3 Kann ein Vorbeglaubigungsvermerk auf der öffentlichen Urkunde nicht so angebracht werden, dass auf ihr auch noch die Auslandsbeglaubigungsvermerke unmittelbar an ihn anschließen können, so dass eine lückenlose, auf die ausstellende Person zurückführende Beglaubigungskette entsteht, muss der Vorbeglaubigungsvermerk so auf ein gesondertes Blatt gesetzt sein, dass alle nachfolgenden Auslandsbeglaubigungsvermerke einschließlich der Legalisation möglichst ohne Beifügung weiterer Blätter darauf Platz finden. Das gesonderte Blatt muss mit der Urkunde fest verbunden und die Verbindungsstelle muss so gesiegelt sein, dass auf jedem Blatt der vorbeglaubigten Urkunde ein Teil des Siegelabdrucks erscheint oder die Siegelung auf andere Weise sämtliche Blätter sicher erfasst.

3.4 Die Vorbeglaubigungsvermerke müssen dokumentenecht eigenhändig unterzeichnet und mit einem als Original erkennbaren Siegel- oder Stempelabdruck versehen sein. Elektronische Faksimile dürfen nicht verwendet werden. Unter die Unterschrift müssen gut lesbar Name und Amtsbezeichnung der oder des Unterzeichnenden in Druckbuchstaben gesetzt sein. Dienst- und Funktionsbezeichnungen stehen einer Amtsbezeichnung gleich.

4 Sonstiges

4.1 Die Muster der Anlagen zu dieser Information veranschaulichen exemplarisch die für eine daran anschließende und darauf beruhende Auslandsbeglaubigung öffentlicher Urkunden notwendigen Erklärungsinhalte der Vermerke (Anlagen 1 bis 3) sowie den für eine Auslandsbeglaubigung der Urkunden erforderlichen oder verwaltungspraktisch sachdienlichen Informationsgehalt einer Mitteilung von Unterschrifts-, Siegel- oder Stempelproben (Anlage 4); es handelt sich nicht um amtliche Vordrucke oder sonst zwingende formale Vorgaben. Bearbeitungsfähige Dateien der Anlagen zu dieser Information können bei der für die Auslandsbeglaubigung zuständigen Behörde angefordert werden ³ .

4.2 Zu den allgemeinen Voraussetzungen einer Auslandsbeglaubigung öffentlicher Urkunden in der Zuständigkeit nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 BbgAuslBeglV wird auf den Internetseiten der Landeshauptstadt Potsdam ⁴ informiert.

4.3 Für die Anbringung eines Vorbeglaubigungsvermerks können keine Gebühren bestimmt werden.

4.4 Die mit Runderlass des Ministers des Innern betreffend die Beglaubigung inländischer öffentlicher Urkunden für die Verwendung im Ausland vom 28. Oktober 1993 ( ABl.

1650) und Runderlass des Ministers des Innern betreffend Hinweise über die Ausführung der Verordnung zur Regelung der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille vom 14. Januar 1994 (ABl. S. 66), geändert durch die Ergänzung beziehungsweise Berichtigung der Anlagen 1 und 2 der Hinweise über die Ausführung der Verordnung zur Regelung der Zuständigkeit für die Erteilung der Apostille vom 1. März 1994 (ABl. S. 129), bekannt gemachten Informationen sind erledigt; die Runderlasse sind aufgehoben.

¹ vom 20. März 2017, GVBl. II

Nr.

17; www.bravors.brandenburg.de

² http://www.personenstandsrecht.de - Übereinkommen - Bilaterale Abkommen, Vereinbarungen und Verträge (Stand: März 2017)

E-Mail

: auslandsbeglaubigung@rathaus.potsdam.de

⁴ https://www.potsdam.de - Bürgerservice - Stichwort: Auslandsbeglaubigung (Stand: März 2017)

Anlagen

Anlage 1 - Muster eines zur Vorbeglaubigung geeigneten Bestätigungsvermerks bei Ausdrucken elektronischer Dokumente oder bei Abschriften, Ablichtungen oder in technischen Verfahren hergestellten Vervielfältigungen (Kopien) eines Originals 18.6 KB

Anlage 2 - Muster eines zur Vorbeglaubigung geeigneten Bestätigungsvermerks bei Kopien von Identitätspapieren und elektronischen Aufenthaltstiteln 18.1 KB

Anlage 3 - Muster eines Vorbeglaubigungsvermerks 19.6 KB

Anlage 4 - Muster für die Mitteilung von Unterschrifts- und Siegel- oder Stempelproben 84.6 KB