Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (elektronische-Akten-Verordnung - eAktV)

vom 30. September 2022 ( GVBl.II/22, [Nr. 67] ) zuletzt geändert durch Verordnung vom 25. September 2024 ( GVBl.II/24, [Nr. 86] )

Auf Grund

des § 14 Absatz 4 Satz 1, 2, 4 Halbsatz 1 und Satz 5 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 ( BGBl. I

2586, 2587), von denen die Sätze 1, 2 und 4 Halbsatz 1 zuletzt durch Artikel 14 Nummer 2 des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208, 2220) geändert und Satz 5 durch Artikel 9 Nummer 1 des Gesetzes vom 12. Dezember 2019 (BGBl. I S. 2633, 2636) eingefügt worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 9 der Justiz-Zuständigkeitsübertragungsverordnung vom 9. April 2014 ( GVBl. II

Nr.

23), die durch Artikel 1 Nummer 1 der Verordnung vom 29. September 2022 (GVBl. II Nr. 66) geändert worden ist,

und des § 298a Absatz 1 Satz 2 und 4 Halbsatz 1 der Zivilprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3202; 2006 I S. 431; 2007 I S. 1781), der zuletzt durch Artikel 12 Nummer 1 Buchstabe a des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208, 2219) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 56 der Justiz-Zuständigkeitsübertragungsverordnung, die zuletzt durch Artikel 1 Nummer 5 der Verordnung vom 29. September 2022 (GVBl. II Nr. 66) geändert worden ist,

verordnet die Ministerin der Justiz:

§ 1

Anordnung der elektronischen Aktenführung

(1) Bei den in der Anlage bezeichneten Gerichten

und Staatsanwaltschaften

werden die Akten in den genannten Verfahren ab dem angegebenen Zeitpunkt nach Maßgabe der nachfolgenden Absätze elektronisch geführt.

(2) Akten, die ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt neu angelegt werden, werden im Ganzen elektronisch geführt. Dies gilt für ein nach § 34 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 der Brandenburgischen Aktenordnung neu zu registrierendes Verfahren auch dann, wenn bereits ein Verfahren betreffend dieselbe Person unter dem Registerzeichen IV in Papierform geführt wird. Ausgenommen von der elektronischen Aktenführung sind in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten. Ausgenommen sind auch Verfahrensakten in Nachlasssachen, wenn sich an dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt eine Verfügung von Todes wegen des Staatlichen Notariats in besonderer amtlicher Verwahrung befindet und nach dem Stichtag lediglich die Rückgabe an den Testator erforderlich wird.

(3) Akten, die zu dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt bei dem Gericht

oder der Staatsanwaltschaft

bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform geführt, soweit nicht in der Anlage etwas anderes bestimmt ist. Dies gilt nicht für Verfahren nach § 151 Nummer 4 und § 271 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit. Diese Verfahren werden ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt, Verfahren nach § 151 Nummer 4 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit frühestens jedoch ab dem 1. Februar 2023, in elektronischer Form weitergeführt.

(4) In von anderen Gerichten

oder Staatsanwaltschaften

wegen Unzuständigkeit

oder aus wichtigem Grund

abgegebenen

oder verwiesenen

Verfahren, deren Akten in Papierform geführt wurden, werden die Akten von den in der Anlage bezeichneten Gerichten

oder Staatsanwaltschaften

in den genannten Verfahren im Falle einer Übernahmeerklärung ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt, frühestens jedoch ab dem 1. Oktober 2022, im Ganzen elektronisch geführt. Absatz 3 Satz 2 gilt entsprechend mit der Maßgabe, dass die Akten erst ab dem Zeitpunkt der Übernahmeerklärung in elektronischer Form weitergeführt werden.

(5) Soweit Dokumente Aktenbestandteil werden sollen, die dem Geheimhaltungsgrad „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“ oder höher unterliegen, ist die Akte in Papierform zu führen. Soweit bereits eine elektronische Akte angelegt wurde, ist diese in Papierform umzuwandeln.

§ 2

Bildung elektronischer Akten

(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß § 3 Absatz 1 Satz 2, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zu vereinigen. Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Format XML gemäß der jeweils anwendbaren technischen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente und Akten zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

(4) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. Anstelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

§ 3

Übertragung von Papierdokumenten

(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind in die elektronische Form zu übertragen. Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, deren Übertragung wegen ihres Umfanges oder ihrer sonstigen Beschaffenheit unverhältnismäßig wäre.

(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen.

§ 4

Übermittlung elektronischer Akten

Elektronische Akten sind vorbehaltlich abweichender Regelungen in elektronischer Form zu übermitteln.

§ 5

Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten

Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren, das insbesondere gewährleistet, dass

die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),

die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),

die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),

die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),

die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung),

eingesetzte Backup-Systeme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),

etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),

die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit),

der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

§ 6 Barrierefreiheit

Elektronische Akten und Verfahren zur Führung und Bearbeitung von elektronischen Akten sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich sind.

§ 7

Ersatzmaßnahmen

Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Gerichtsleitung anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 8

Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft. Gleichzeitig tritt die elektronische-Akten-Verordnung vom 3. Januar 2019 (GVBl. II Nr. 2), die zuletzt durch die Verordnung vom 26. August 2022 (GVBl. II Nr. 54) geändert worden ist, außer Kraft.

Potsdam, den 30. September 2022

Die Ministerin der Justiz

Susanne Hoffmann

Anlagen

Anlage 405.2 KB