Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums für Wissenschaft und Kunst zur Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Mitteln Dritter an den staatlichen Hochschulen im Freistaat Sachsen (VwV Drittmittel)

Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums

für Wissenschaft und Kunst zur Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Mitteln Dritter an den staatlichen Hochschulen im Freistaat Sachsen

(VwV Drittmittel)

Vom 4. April 2005

Im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen wird folgende Verwaltungsvorschrift erlassen:

Inhaltsübersicht

I. Allgemeines

Anwendungsbereich

Begriffsbestimmungen

Grundsätze

II. Einwerbung, Anzeige und Annahme

Öffentliche Drittmittel

Drittmittel Privater

Sponsoring

III. Verwaltung und Bewirtschaftung

Verwaltungsgrundsatz

Sonderkontenverfahren

Sachzuwendungen

Bestätigung über freiwillige Zuwendungen

Gemeinkostenzuschlag

IV. Verwendung

Verwendungszweck

Personal

Dienstreisen und wissenschaftliche Veranstaltungen

V. Schlussbestimmungen

In-Kraft-Treten

Drittmittelrichtlinien der Hochschulen

I. Allgemeines

Anwendungsbereich

Diese Verwaltungsvorschrift gilt für die Drittmittel der staatlichen Hochschulen nach § 1 des Gesetzes über die Hochschulen im Freistaat Sachsen (Sächsisches Hochschulgesetz –

SächsHG

Begriffsbestimmungen

2.1

Drittmittel sind Geld- und Sachzuwendungen, Leistungen aus einseitig verpflichtenden und gegenseitigen Verträgen sowie alle sonstigen geldwerten Vorteile, die zur Erfüllung der einer Hochschule obliegenden Aufgaben von Dritten zur Verfügung gestellt werden.

2.2

Forschung mit Drittmitteln liegt vor, wenn ein Hochschulmitglied im Rahmen seiner dienstlichen Aufgaben Forschungsvorhaben durchführt, die ganz oder teilweise mit Mitteln nach Nummer 2.1 finanziert werden. Forschungsförderungs- und Forschungsauftragsmittel aus dem Haushalt des Freistaates Sachsen, die durch Bewirtschaftungsbefugnis zur Verfügung gestellt werden, sind keine Drittmittel im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift.

2.3

Nicht zu den drittmittelfinanzierten Forschungsvorhaben im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift zählen Vorhaben, die in Nebentätigkeit ausgeführt werden.

2.4

Die Vorschriften für die drittmittelfinanzierte Forschung gelten für Entwicklungsvorhaben im Rahmen angewandter Forschung und für künstlerische Vorhaben, die aus Drittmitteln finanziert werden, entsprechend.

Grundsätze

3.1

Die Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Drittmitteln für die Erfüllung der der Hochschule obliegenden Aufgaben gehören zu den Dienstaufgaben des hauptberuflich tätigen Personals. Dies gilt auch für das wissenschaftliche Personal und das sonstige verbeamtete Personal, das gemäß § 11 Abs. 1 Satz 3, Abs. 2 Satz 2 und 3 des Gesetzes über das Universitätsklinikum Leipzig an der Universität Leipzig und das Universitätsklinikum Carl Gustav Carus Dresden an der Technischen Universität Dresden (Universitätsklinika-Gesetz –

UKG

) seine Dienste bei einem Universitätsklinikum erbringt oder einem Universitätsklinikum zur Dienstleistung zugewiesen ist.

3.2

Dem Hochschulmitglied darf für die Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Drittmitteln keine zusätzliche Vergütung gezahlt werden. Die Vergabe einer Forschungs- und Lehrzulage nach § 35

Bundesbesoldungsgesetz

bleibt hiervon unberührt.

II. Einwerbung, Anzeige und Annahme

Öffentliche Drittmittel

1.1

Öffentliche Drittmittel sind die von juristischen Personen des öffentlichen Rechts zur Verfügung gestellten Drittmittel. Die Hochschule wird ermächtigt, andere Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen den juristischen Personen des öffentlichen Rechts gleichzustellen, wenn sie ausschließlich und unmittelbar steuerbegünstigte Zwecke im Sinne der

Abgabenordnung

verfolgen und die Vergabe der Drittmittel nach einem in der Wissenschaft anerkannten Verfahren erfolgt.

1.2

Die Absicht Drittmittel anzunehmen, ist dem Rektoratskollegium oder der von ihm beauftragten Stelle rechtzeitig vor der Annahme anzuzeigen. Mit der Anzeige verpflichtet sich das Hochschulmitglied persönlich für den Fall der Annahme der Drittmittel, die aus der Annahme resultierenden Leistungen zu erbringen und die damit verbundenen Pflichten zu erfüllen.

1.3

Anträge oder Angebote zur Bereitstellung von Mitteln hat das Hochschulmitglied dem Rektoratskollegium oder der von ihm beauftragten Stelle vorzulegen.

1.4

Das Rektoratskollegium oder die von ihm beauftragte Stelle erklärt die Annahme der Mittel oder lehnt den Antrag oder das Angebot ab oder versieht es mit Auflagen bei

1.4.1

Gefahr des Verstoßes gegen gesetzliche Vorschriften;

1.4.2

Gefahr der Beeinträchtigung der Erfüllung der Aufgaben des Hochschulmitglieds gegenüber der Hochschule;

1.4.3

Gefahr der Beeinträchtigung der Rechte und Pflichten anderer Personen;

1.4.4

Nichtfinanzierbarkeit oder mangelhafter Berücksichtigung der anstehenden Folgelasten.

Drittmittel Privater

2.1

Drittmittel Privater sind Mittel, die nicht von juristischen Personen des öffentlichen Rechts oder den nach Nummer 1.1 gleichgestellten Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen der Hochschule zur Verfügung gestellt werden.

2.2

2.3

Anträge oder Angebote zur Bereitstellung von Mitteln hat das Hochschulmitglied dem Rektoratskollegium oder der von ihm beauftragten Stelle vorzulegen. Mit dem Antrag oder dem Angebot ist eine schriftliche Erklärung des Hochschulmitglieds über die Verwendung der Drittmittel oder ein Vertragsentwurf über den Drittmittelauftrag mit den zur Entscheidung notwendigen Angaben vorzulegen, insbesondere eine Erklärung

2.3.1

über die Mitwirkung des Einwerbenden an Beschaffungsvorgängen, die Produkte oder Dienstleistungen des Drittmittelgebers zum Gegenstand haben;

2.3.2

über Art, Dauer und Umfang der Beziehungen mit dem Drittmittelgeber;

2.3.3

dass keine weiteren Nebenabreden getroffen worden und alle gewollten Inhalte in den vorliegenden Unterlagen enthalten sind.

2.4

Das Rektoratskollegium oder die von ihm beauftragte Stelle erklärt die Annahme der Mittel, sofern sie zulässig ist. Die Annahme von Drittmitteln ist neben den in Nummer 1.4 genannten Versagungsgründen unzulässig, wenn durch die Annahme das Vertrauen der Allgemeinheit in die Sachlichkeit staatlicher Entscheidungen leidet. Anhaltspunkte hierfür sind:

2.4.1

umsatzabhängige Zuwendungen, insbesondere die Einrichtung von Bonuskonten durch Lieferfirmen;

2.4.2

die Finanzierung von Reisen und Veranstaltungen, die nicht überwiegend der Erfüllung der Aufgaben der Hochschulen dienen; dies gilt erst recht für die auch teilweise Finanzierung von Reisekosten für private Begleitpersonen;

2.4.3

Zuwendungen für Repräsentationen und Bewirtungen, soweit sie nicht der Hochschule allgemein zur Verfügung gestellt werden, sondern im Rahmen bestehender oder zu erwartender Geschäfts- und Lieferbeziehungen, insbesondere für interne Feiern oder Ausflüge an Mitglieder der Hochschule zweckbestimmt vergeben werden.

Sponsoring

3.1

Die Vorschriften für Drittmittel Privater gelten auch für Drittmittel, mit denen vom Drittmittelgeber (Sponsor) unternehmensbezogene Ziele der Werbung und Öffentlichkeitsarbeit verfolgt werden.

3.2

Die Leistungen des Sponsors und die Gegenleistungen der Hochschule sind durch schriftlichen Vertrag eindeutig zu bestimmen. Die rechtsverbindliche Unterschrift leistet der Kanzler oder die von ihm beauftragte Person.

3.3

Bei Veröffentlichungen und öffentlichen Darstellungen ist auf eine Trennung von Werbung und redaktionellem Inhalt zu achten. Werbung für parteipolitische, religiöse und weltanschauliche Interessen ist nicht zulässig. Dies gilt ebenso für Sponsoringmaßnahmen, die mit dem Charakter der Hochschule als staatliche Einrichtung und ihrem spezifischen gesetzlichen Auftrag nicht vereinbar sind. Eine Abhängigkeit von bestimmten Unternehmen und dessen Produkten ist auszuschließen, selbst der Eindruck der Abhängigkeit ist zu vermeiden.

III. Verwaltung und Bewirtschaftung

Verwaltungsgrundsatz

1.1

Drittmittel sind in den Staatshaushaltsplan einzustellen und von der Hochschule nach den für die Staatsverwaltung geltenden Bestimmungen zu verwalten. Dies gilt auch, wenn die Drittmittel dem Hochschulmitglied mit der Maßgabe, persönlich über ihre Verwendung zu bestimmen, zur Verfügung gestellt werden.

1.2

Drittmittel der Medizinischen Fakultät sind im Wirtschaftsplan zu veranschlagen sowie die Einnahmen und Ausgaben im Jahresabschluss nachzuweisen. Soweit die Verwaltung der Drittmittel auf ein Universitätsklinikum gemäß § 2 Abs. 3

UKG

übertragen ist, sind die Drittmittel im Wirtschaftsplan gesondert zu veranschlagen und die Einnahmen und Ausgaben im Jahresabschluss nachzuweisen.

1.3

Die Regelungen des § 98 Abs. 7 Satz 4 und Abs. 10

SächsHG

bleiben unberührt.

Sonderkontenverfahren

2.1

In Ausnahmefällen kann dem Hochschulmitglied, das das Forschungsvorhaben durchführt, auf Antrag gestattet werden, die Mittel selbst zu verwalten oder durch einen Förderverein verwalten zu lassen. Das Hochschulmitglied hat mit dem Antrag der beabsichtigten Annahme der Drittmittel die Gründe für eine Abweichung vom Regelverfahren (Nummer 1) darzulegen. Die Verwaltung der Drittmittel im Sonderkontenverfahren bedarf der Zustimmung des Drittmittelgebers und des Kanzlers.

2.2

Verwaltet das Hochschulmitglied die Drittmittel selbst, so geschieht dies in ausschließlicher Verantwortlichkeit und auf Kosten des Hochschulmitglieds außerhalb der Staatsverwaltung. Die Rechte und Pflichten sind schriftlich festzuhalten. Mit Drittmitteln erworbene Sachen und Rechte sind dem Freistaat Sachsen nach Beendigung des Vorhabens zu übereignen, soweit keine vertragliche Verpflichtung zur Übertragung an den Drittmittelgeber besteht. Bei Beschäftigung von Personal hat das Hochschulmitglied alle Funktionen eines Arbeitgebers zu erfüllen. Der Zahlungsverkehr über die Hochschule ist ausgeschlossen. Das Hochschulmitglied hat der Hochschule auf Verlangen Auskunft zu erteilen und Rechnung zu legen. Das Hochschulmitglied ist verpflichtet, mit dem Rechnungshof ein vertragliches Prüfrecht zu vereinbaren. Die Hochschule kann auf Antrag beratende Verwaltungshilfe leisten. Die ausschließliche Verantwortlichkeit des Hochschulmitglieds bleibt hiervon unberührt.

2.3

Verwaltet ein im Auftrag der Hochschule tätiger Verein (Förderverein) die Drittmittel, so sind Interessenkollisionen zwischen dem Hochschulmitglied als Vereinsmitglied und als Mitglied der Hochschule zu vermeiden. Ist der Förderverein selbst Drittmittelgeber, so hat das Hochschulmitglied darauf zu achten, dass eine klare Trennung zwischen dem Tätigwerden des Fördervereins als Drittmittelgeber und der Übernahme der Verwaltung von Drittmitteln durch den Förderverein vorgenommen wird. Nummer 2.2 Satz 1 bis 7 findet entsprechende Anwendung.

Sachzuwendungen

Sachzuwendungen Dritter und Sachen, die aus Drittmitteln beschafft werden, werden, soweit nichts anderes bestimmt ist, Eigentum des Freistaates Sachsen. Der Wert der Sachzuwendung soll vom Drittmittelgeber mit allen Angaben für eine ordnungsgemäße Übernahme nachgewiesen werden. Sachzuwendungen dürfen nur angenommen und Sachen dürfen nur beschafft werden, wenn die anstehenden Folgelasten von der Hochschule im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel finanziert werden können.

Bestätigung über freiwillige Zuwendungen

4.1

Zuwendungen des Drittmittelgebers sind als Spenden im Sinne von § 10b

Einkommensteuergesetz

(

EStG

) in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. Oktober 2002 (BGBl. I S. 4210, 2003 S. 179), das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 15. Dezember 2004 (BGBl. II S. 1653) geändert worden ist, zu behandeln, wenn sie zur Förderung steuerbegünstigter Zwecke freiwillig oder aufgrund einer freiwillig eingegangenen Rechtspflicht erbracht werden, kein Entgelt für eine bestimmte Leistung der Hochschule sind und nicht in einem tatsächlichen wirtschaftlichen Zusammenhang mit deren Leistungen stehen. Soweit diese Voraussetzungen vorliegen, ist auf Verlangen des Drittmittelgebers diesem für steuerliche Zwecke eine Zuwendungsbestätigung nach dem

Einkommensteuergesetz

über die Höhe der Zuwendung zu erteilen. Nach § 50 Abs. 1 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV) in der Fassung der Bekanntmachung vom 10. Mai 2000 (BGBl. I S. 717), die zuletzt durch Verordnung vom 29. Dezember 2004 (BGBl. I S. 3884) geändert worden ist, hat die Zuwendungsbestätigung auf dem amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu erfolgen (BStBl. I 1999 S. 979 und BStBl. I 2000 S. 592). Aus dieser Zuwendungsbestätigung muss sich insbesondere ergeben, ob die Geld- oder Sachzuwendung unmittelbar für wissenschaftliche Zwecke oder für als besonders förderungswürdig anerkannte gemeinnützige Zwecke verwendet wird.

4.2

Für Spenden, die in einem steuerpflichtigen Betrieb gewerblicher Art verwendet werden, darf nur dann eine Spendenbescheinigung erteilt werden, wenn der Betrieb gewerblicher Art als gemeinnützig anerkannt ist.

4.3

Die Zuwendungsbestätigung darf erst erteilt werden, wenn der zugewendete Betrag bei der für die Hochschule zuständigen Kasse vereinnahmt oder wenn die Sachzuwendung in das Eigentum des Freistaates Sachsen übergegangen ist. Für Sachzuwendungen sind die besonderen Verfahrensvorschriften in Nummer 9 des Schreibens des Bundesministeriums der Finanzen vom 2. Juni 2000 (BStBl. I S. 592), das durch Schreiben vom 10. April 2003 (BStBl. I S. 286) geändert worden ist, zu beachten.

Gemeinkostenzuschlag

5.1

Die Hochschule regelt die Erhebung und Verwendung eines Gemeinkostenzuschlages für die Inanspruchnahme von Personal, Sachmitteln und Einrichtungen.

5.2

Bei einem überwiegenden Interesse der Hochschulen an der Durchführung eines Forschungsauftrags kann der Gemeinkostenzuschlag ermäßigt oder in besonderen Ausnahmefällen von ihm abgesehen werden.

5.3

Der Gemeinkostenzuschlag darf nur für die Erfüllung von Aufgaben der Hochschulen verwendet werden.

IV. Verwendung

Verwendungszweck

1.1

Drittmittel dürfen nur zur Erfüllung von Aufgaben der Hochschule verwendet werden. In diesem Rahmen sind sie nach dem vom Drittmittelgeber bestimmten Zweck und nach dessen Bedingungen zu verwenden, soweit diese nicht gegen gesetzliche Bestimmungen oder tarifliche Regelungen verstoßen. Werden keine Bedingungen vorgegeben, so bestimmt die Hochschule über die Verwendung der Drittmittel zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach pflichtgemäßem Ermessen und im Rahmen der für die Wirtschaftsführung der Hochschule maßgeblichen gesetzlichen Vorschriften. Dabei sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Angemessenheit zu berücksichtigen.

1.2

Ausgaben für außergewöhnlichen Aufwand in besonderen Fällen dürfen nur im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung von Forschungsvorhaben aus privaten Drittmitteln finanziert werden, sofern die Zweckbestimmung des Drittmittelgebers dies ausdrücklich zulässt.

Personal

2.1

Personal darf zu Lasten von Drittmitteln, die über den Staatshaushaltsplan verwaltet und bewirtschaftet werden, nur in einem Arbeitsverhältnis zum Freistaat Sachsen beschäftigt werden. Das Hochschulmitglied, das die Drittmittel eingeworben hat, hat bei der Einstellung des aus Drittmitteln zu vergütenden Personals das Vorschlagsrecht. Dem Vorschlag ist zu folgen, wenn die für Bedienstete des Freistaates Sachsen geltenden Einstellungsvoraussetzungen vorliegen. Die Rechte der Interessenvertretungen sind zu wahren.

2.2

Werden Drittmittel im Sonderkontenverfahren (Ziffer III Nr. 2) verwaltet und bewirtschaftet, ist die Einstellung des Personals in einem Arbeitsverhältnis zum Freistaat Sachsen unzulässig.

2.3

Das aus Drittmitteln finanzierte Beschäftigungsverhältnis ist grundsätzlich zu befristen. Die Ausgestaltung sowie die Befristung des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt nach Maßgabe der allgemein geltenden arbeits-, hochschul- und tarifrechtlichen Bestimmungen und Richtlinien.

2.4

Soweit bei teilzeitbeschäftigten, auf Stellen des Staatshaushalts geführten Bediensteten ein weiteres Beschäftigungsverhältnis aus Drittmitteln nach § 4 Abs. 1 Satz 2 BAT-O zulässig ist, muss im Rahmen der arbeitsvertraglichen Vereinbarung sichergestellt sein, dass das Drittmittelbeschäftigungsverhältnis nicht zu der Verpflichtung führt, das Beschäftigungsverhältnis als Vollzeitarbeitsverhältnis dauerhaft oder unbefristet weiterzuführen.

2.5

Aus Drittmitteln dürfen keine zusätzlichen Vergütungen oder sonstigen Leistungen an Bedienstete gewährt werden, die über die gesetzlichen, tariflichen oder sonst für Bedienstete des Freistaates Sachsen allgemein geregelten Ansprüche hinausgehen. Zulagen sind aus Drittmitteln zu zahlen, wenn die gesetzlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen dafür vorliegen. Ausnahmen durch Bestimmungen des Drittmittelgebers sind nicht zulässig.

2.6

Die entstehenden Personalausgaben, einschließlich der Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Sozialversicherung, der Umlagen zur gesetzlichen Unfallversicherung und zu einer zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenversorgung sowie der darauf entfallenden pauschalen Steuern, der jährlichen Sonderzuwendung, des Urlaubsgeldes und der vermögenswirksamen Leistungen einschließlich sonstiger aus dem zu begründenden Beschäftigungsverhältnis entstehender Kosten müssen aus den Drittmitteln vollständig bestritten werden.

Dienstreisen und wissenschaftliche Veranstaltungen

3.1

Bei der Genehmigung und Abrechnung von Dienstreisen sind die Vorschriften des sächsischen Reisekostenrechts anzuwenden, sofern der Drittmittelgeber nichts anderes bestimmt.

3.2

Die Teilnahme an wissenschaftlichen Kongressen, Weiterbildungs- und Informationsveranstaltungen oder sonstigen Fachtagungen, die von einem Drittmittelgeber finanziert werden, muss im Einklang mit den Aufgaben der Hochschule stehen. Die Übernahme der anfallenden Kosten durch den Drittmittelgeber darf nicht die Zuwendung privater Vorteile beinhalten, sofern sie nicht gesellschaftlich üblich sind.

V. Schlussbestimmungen

In-Kraft-Treten

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung im Sächsischen Amtsblatt in Kraft.

Drittmittelrichtlinien der Hochschulen

Regelungen der Hochschulen zur Einwerbung, Verwaltung und Verwendung von Mitteln Dritter bleiben unberührt, soweit sie dieser Verwaltungsvorschrift nicht entgegenstehen.

Dresden, den 4. April 2005

Die Staatsministerin für Wissenschaft und Kunst

Barbara Ludwig