Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung zum Umgang mit digitalen Beweismitteln und vergleichbaren Dateien (VwV digitale Beweismittel – VwVDiB)

Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministerium der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung zum Umgang mit digitalen Beweismitteln und vergleichbaren Dateien (VwV digitale Beweismittel – VwVDiB)

Vom 18. September 2024

I. Regelungsgegenstand

Diese Verwaltungsvorschrift regelt den einheitlichen Umgang mit digitalen Beweismitteln und vergleichbaren Dateien (Verfahrensdateien) sowohl für elektronische Verfahrensakten als auch für Papierakten. Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Richtlinie zum Umgang mit Wechseldatenträgern und darauf gespeicherten Dateien

¹

.

II. Begriffsbestimmungen

1.

Die Einordnung als Beweismittel richtet sich nach der einschlägigen Verfahrensordnung. Von den Regelungen dieser Verwaltungsvorschrift sind digitale Beweismittel umfasst, die

a)

auf einem justizfremden Wechseldatenträger gespeichert sind und in das Verfahren eingeführt werden, unabhängig davon, ob die Beweismittel aufgrund einer justiziellen Entscheidung erhoben wurden.

b)

auf justizeigenen Wechseldatenträger gespeichert sind und in das Verfahren eingeführt werden, wie zum Beispiel Überwachungsvideos der Justizvollzugsanstalt.

2.

Vergleichbare Dateien sind keine Beweismittel nach den einschlägigen Verfahrensordnungen, stehen aber mit der Bearbeitung des Verfahrens in einem engen Sachzusammenhang, wie zum Beispiel Audio- und Videodateien, die aufgrund der Aufzeichnung der Hauptverhandlung oder der Aufzeichnung von Zeugenvernehmungen entstehen.

3.

Ein Wechseldatenträger ist ein nicht fest verbautes Medium, mit dem Daten gespeichert, transportiert und mobil abgerufen werden können. Die Datenübertragung zwischen Endgerät und Wechseldatenträger erfolgt über interne Schnittstellen des Endgerätes oder über USB-Kabel. Eine drahtlose Übertragung von Dateien wird im Geschäftsbereich technisch unterbunden.

III. Übernahme der Verfahrensdateien in das Justiznetz

Verfahrensdateien in einem der in der Anlage genannten Formate, die ausschließlich der Text-, Tabellen- und Präsentationsbearbeitung dienen, dürfen, unabhängig von ihrem Entstehungsort, in das Justiznetz übernommen und in der elektronischen Verfahrensakte gespeichert werden, wenn

1.

die Verfahrensdateien gemäß der Richtlinie zum Umgang mit Wechseldatenträgern und darauf gespeicherten Dateien geprüft wurden sowie

2.

der Prüfbericht nach Beendigung des Prüfprozesses keinen Hinweis auf Schadcodes enthält.

Die Konvertierung einer Verfahrensdatei in eines der in der Anlage genannten Formate zur Übernahme in das Justiznetz und Speicherung in der elektronischen Verfahrensakte ist nicht zulässig. Ausgenommen ist die Zusammenstellung von Arbeitshilfen in den in der Anlage genannten Formaten, wie zum Beispiel Lichtbildmappen im PDF-Format. Die Arbeitshilfen dürfen unter Beachtung der Regelungen in Satz 1 in der elektronischen Verfahrensakte gespeichert werden.

IV. Verwaltung der Verfahrensdateien außerhalb des Justiznetzes

1.

Verfahrensdateien, die außerhalb des Justiznetzes entstehen und die kein in der Anlage genanntes Format haben, dürfen nicht in das Justiznetz übernommen werden.

2.

Die Verfahrensdateien sind ausschließlich gemäß der Richtlinie zum Umgang mit Wechseldatenträgern und darauf gespeicherten Dateien zu betrachten und zu verarbeiten. Ziffer VI gilt entsprechend.

3.

Ausgenommen von den Regelungen in den Nummern 1 und 2 sind Verfahrensdateien, die innerhalb des Justizbereichs, aber außerhalb des Justiznetzes entstehen, wie zum Beispiel Aufzeichnungen der Hauptverhandlung oder der Zeugenvernehmung. Diese Verfahrensdateien dürfen unter Beachtung der Regelungen in Ziffer III in das Justiznetz übernommen und an einem dafür vorgesehenen Ablageort innerhalb des Justiznetzes gespeichert werden. Eine Speicherung in der elektronischen Verfahrensakte erfolgt nicht. Der Ablageort der Verfahrensdatei ist in der Verfahrensakte zu vermerken.

V. Verwaltung der Verfahrensdateien innerhalb des Justiznetzes

Verfahrensdateien, die innerhalb des Justiznetzes entstehen und die kein in der Anlage genanntes Format haben, sind an einem dafür vorgesehenen Ablageort innerhalb des Justiznetzes zu speichern. Eine Speicherung in der elektronischen Verfahrensakte erfolgt nicht. Der Ablageort der Verfahrensdatei ist in der Verfahrensakte zu vermerken.

VI. Verwaltung der Wechseldatenträger

1.

Der Standort eines Wechseldatenträgers, dessen Inhalt nicht in das Justiznetz übernommen werden darf, ist in der Verfahrensakte zu vermerken.

2.

Sind die auf dem Wechseldatenträger gespeicherten Dateien Bestandteile der Verfahrensakte, richtet sich die Verwaltung des Wechseldatenträgers nach der

VwV Aktenordnung

, der

Sächsischen Justizschriftgutverordnung

und der

VwV Gewahrsamssachen

, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2023 (SächsABl. SDr. S. S 275).

3.

Sind die auf dem Wechseldatenträger gespeicherten Dateien keine Bestandteile der Verfahrensakte, entscheidet die Richterin, die Staatsanwältin, der Richter oder der Staatsanwalt, die oder der in der jeweiligen Dienststelle dafür zuständig ist, über die Löschung der Dateien. Die Löschung erfolgt durch eine Bedienstete oder einen Bediensteten der jeweiligen Dienststelle.

4.

Sollen justizeigene Wechseldatenträger vernichtet werden, sind diese der sicheren Vernichtung zuzuführen.

VII. Verwaltung der Dateien der Gerichts- und Behördenverwaltung

Die Verwaltungsvorschrift findet auf die elektronische Datenverarbeitung der Gerichts- und Behördenverwaltung nur insoweit Anwendung, als zur Gewährleistung der Informationssicherheit die eingehenden Daten gemäß der Richtlinie zum Umgang mit Wechseldatenträgern und darauf gespeicherten Dateien geprüft werden und diese nur dann in das Justiznetz und in die elektronische Verwaltungsakte übernommen werden können, wenn der Prüfbericht nach Beendigung des Prüfprozesses keinen Hinweis auf Schadcodes enthält.

VIII.

Diese Verwaltungsvorschrift tritt am Tag nach der Veröffentlichung in Kraft.

Dresden, den 18. September 2024

Die Staatsministerin der Justiz und für Demokratie, Europa und Gleichstellung Katja Meier

Anlage

Formate

1

veröffentlicht im Intranet Justiz unter Informationssicherheit – Link zur zentralen Seite „Informationssicherheit“ der LIT – Dokumente – Grundlagen und Richtlinien