Zentrale Formularservice-Stelle des Landes Niedersachsen

Gem. RdErl. d. MI, d. StK u. d. übr. Min. v. 5. 11. 2004 - 11-02203/01-02 -

Vom 5. November 2004 (Nds. MBl. S. 824)

- VORIS 20160 -

Bezug:

RdErl. d. MI, zugleich im Namen d. StK u. d. übr. Min., v. 13. 8. 1981 (Nds. MBl. S. 774) - VORIS 20160 00 00 00 002 -

Gem. RdErl. d. MF, d. StK u. d. übr. Min. v. 19. 12. 1997 (Nds. MBl. 1998 S. 265), zuletzt geändert durch RdErl. v. 5. 11. 2004 (Nds. MBl. S. 824) - VORIS 20110 00 00 04 003 -

Abschnitt 1 ZFormStRdErl - 1. Zuständigkeit

Zur Versorgung der Dienststellen der Landesverwaltung mit Formularen wird eine Zentrale

Formularservice-Stelle beim Informatikzentrum Niedersachsen betrieben.

Abschnitt 2 ZFormStRdErl - 2. Ziele des Einsatzes von Formularen

Die Verwendung von Formularen erfolgt, um

Arbeitsabläufe zu lenken, zu strukturieren und zu vereinfachen und dadurch die Wirtschaftlichkeit, Effektivität und Qualität des Verwaltungshandelns zu optimieren,

ein einheitliches Erscheinungsbild des Landes aufgrund von Vorgaben der LReg zu unterstützen,

im Rahmen von eGovernment-Anwendungen dazu beizutragen, die Kunden- und Bürgernähe der Landesverwaltung zu verbessern.

Abschnitt 3 ZFormStRdErl - 3. Aufgaben

3.1 Zur Erfüllung der Ziele bietet die Zentrale Formularservice-Stelle folgende Dienstleistungen als Pflichtaufgaben an:

3.1.1 Erstellung von Formularen in elektronischer und gedruckter Form,

3.1.2 Bereitstellung von elektronischen Formularen in zentralen Internet- und Intranet-Serviceportalen des Landes sowie Einführung und Betrieb eines zentralen Formularserver-Systems einschließlich dessen technischer Administration.

3.2 Das im Landesintranet oder -internet bereitgestellte Formularangebot ist von den Dienststellen

der Landesverwaltung im Interesse der Wirtschaftlichkeit der Aufgabenerledigung verbindlich

zu nutzen.

Abschnitt 4 ZFormStRdErl - 4. Grundsätze der Aufgabenerledigung

4.1 Die Erstellung der Formulare umfasst deren Gestaltung, Pflege, Herstellung und Bereitstellung oder Auslieferung. Sie erfolgt in Zusammenarbeit mit den Dienststellen der Landesverwaltung. Jede Dienststelle der Landesverwaltung kann die Erstellung neuer und die Änderung vorhandener Formulare vorschlagen. Die Zentrale Formularservice-Stelle prüft in Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen, ob dem Vorschlag gefolgt werden kann.

4.1.1 Die Zentrale Formularservice-Stelle berät die Dienststellen bei der Gestaltung von Formularen und in welcher Form ein Formular zweckmäßig und wirtschaftlich zur Verfügung gestellt werden kann.

4.1.2 Formulare werden grundsätzlich in elektronischer Form (E-Forms) erstellt. In geeigneten Fällen werden Formulare zum Online-Ausfüllen mit oder ohne Workflow-Unterstützung (Online-Formulare) angeboten.

4.1.3 Formulare in gedruckter Form werden erstellt, wenn wirtschaftliche oder sachliche Gründe gegen die elektronische Form sprechen. Vorhandene Formulare in gedruckter Form sind unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und sachlichen Gründen sukzessive auch als elektronische Formulare anzubieten. Zur Herstellung und Auslieferung von Formularen in gedruckter Form kann sich die Zentrale Formularservice-Stelle privater Anbieter bedienen.

4.2 Bei der Wahrnehmung der Pflichtaufgaben hat die Zentrale Formularservice-Stelle einerseits die notwendigen Aspekte zentraler Handlungserfordernisse und andererseits die Verantwortlichkeit der einzelnen Ressorts für die Erledigung der Fachaufgaben zu berücksichtigen.

4.3 Die Zentrale Formularservice-Stelle steuert und koordiniert den Einsatz von elektronischen Formularen in der Landesverwaltung im Rahmen des Betriebes des Formularservers. Sie berücksichtigt dabei die eGovernment-Strategie des Landes. Die Dienststellen des Landes sind verpflichtet, die Zentrale Formularservice-Stelle über alle öffentlich angebotenen elektronischen Formulare ihres Zuständigkeitsbereichs zu informieren und einen Zugang zu diesen Formularen über das zentrale Internet-Portal des Landes zu ermöglichen. Die mit dem Ressortprinzip verbundenen Verantwortlichkeiten für die Fachaufgaben der Ressorts bleiben unberührt.

Abschnitt 5 ZFormStRdErl - 5. Gestaltung und Pflege der Formulare

5.1 Die Zentrale Formularservice-Stelle gestaltet die Formulare unter Berücksichtigung der fachlichen Inhalte zweckmäßig, verständlich und übersichtlich. Dabei ist auf eine leichte Ausfüllbarkeit und Weiterverarbeitung zu achten. Insbesondere sind der Niedersachsen-Stil, Empfehlungen zur einheitlichen Gestaltung von Formularen, Normen des Deutschen Instituts für Normung (DIN) sowie Archivierungs-, Datenschutz- und Versandregelungen zu berücksichtigen.

5.2 Die Auftrag gebenden Landesdienststellen und die Zentrale Formularservice-Stelle überprüfen die bestehenden Formulare kontinuierlich auf ihre Aktualität und Notwendigkeit. Die Auftrag gebenden Landesdienststellen sind gehalten, die Zentrale Formularservice-Stelle zeitnah entsprechend zu informieren. Inhalt und Umfang der beiderseitigen Verpflichtungen werden in Benutzungsvereinbarungen oder Einzelaufträgen geregelt.

Abschnitt 6 ZFormStRdErl - 6. Auftragsabwicklung und Kostenerstattung

6.1 Die Zentrale Formularservice-Stelle als Auftragnehmer erbringt die Dienstleistungen

nach Nummer 3.1 auf der Grundlage von mit den Auftrag gebenden Landesdienststellen geschlossenen Benutzungsvereinbarungen oder Einzelaufträgen. Die Gesamtkosten für die Inanspruchnahme der vereinbarten Leistungen sind vom Auftraggeber zu tragen. Einzelheiten zur Auftragsabwicklung ergeben sich aus § 6 des Bezugserlasses zu b.

6.2 Auftrag gebende Landesdienststelle und Kostenträger für die Erstellung von ressortübergreifenden, landesweit geltenden elektronischen Formularen sowie für die Bereitstellung von elektronischen Formularen i. S. von Nummer 3.1.2 und deren Benutzung ist das MI.

Abschnitt 7 ZFormStRdErl - 7. Übergangsbestimmung zur Kostenerstattung

Im Haushaltsjahr 2005 werden die Gesamtkosten für die Erstellung von Formularen in gedruckter Form für bisher von den BezReg wahrgenommenen Aufgaben sowie alle landesweit geltenden, ressortübergreifenden und ressortbezogenen Vordrucke nach Nummer 1.1 Abs. 1 Nrn. 2 bis 4 des Bezugserlasses zu a bis zur Höhe der maximalen Bestellmenge des Jahres 2003 vom MI getragen.

Abschnitt 8 ZFormStRdErl - 8. Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 1. 1. 2005 in Kraft. Gleichzeitig wird der Bezugserlass zu a aufgehoben.

An die Dienststellen der Landesverwaltung