Benutzungs- und Beschaffungsordnung für IT.Niedersachsen

Benutzungs- und Beschaffungsordnung für IT.Niedersachsen

RdErl. d. MI

- 44.06-02010-0100 -

Vom 31. Januar 2014 (Nds. MBl. S. 244)

- VORIS 20110 -

Bezug: Beschl. d. LReg v. 25.6.2013 (Nds. MBl. S. 242) - VORIS 20110 -

Für den Landesbetrieb IT.Niedersachsen wird nachstehende Benutzungs- und Beschaffungsordnung erlassen:

§ 1 IT.N-BBORdErl - Geltungsbereich

(1) Diese Ordnung regelt das Verfahren, nach dem IT.Niedersachsen gemäß § 8 Abs. 3 der Betriebsanweisung seine Leistungen mit dem jeweiligen Auftraggeber abwickelt.

(2) Die Regelungen dieser Ordnung gelten für alle Dienststellen der unmittelbaren Landesverwaltung in Niedersachsen, deren Beschaffungskosten entweder direkt über Haushaltspläne oder indirekt über Wirtschaftspläne im Landeshaushalt veranschlagt sind oder über Dritt- bzw. Projektmittel zur Verfügung gestellt werden (landesinterne Auftraggeber). Sie sind grundsätzlich verpflichtet, sämtliche Waren (z. B. Hard- und Software) und Dienstleistungen aus dem Bereich der Informationstechnik und Telekommunikationstechnologie über IT.Niedersachsen zu beschaffen (Kontrahierungsverpflichtung).

(3) Ausgenommen sind die Hochschulen, die Landeskrankenhäuser, die Staatstheater, der LRH, der LT, der Verfassungsschutz sowie Behörden und Einrichtungen, die aufgrund einer länderübergreifenden Kooperation bzw. Zusammenarbeit mit Bundesverwaltungen andere Beschaffungsstrukturen nutzen. Allen Einrichtungen, die dem Bereich Forschung und Lehre zuzuordnen oder die in die besonderen Rabattvereinbarungen für Forschung und Lehre mit einbezogen sind (z. B. außeruniversitäre Forschungseinrichtungen, Museen, Landesbibliotheken, pädagogische Bereiche der Landesbildungszentren, LBEG, Materialprüfanstalten, etc.), ist die Nutzung freigestellt. Es wird ihnen sowie allen weiteren Einrichtungen der unmittelbaren Landesverwaltung freigestellt, sich bei der Beschaffung IT.Niedersachsens zu bedienen. Ausnahmen von der Verpflichtung zur zentralen Beschaffung sind in der Anlage zu dieser Benutzungs- und Beschaffungsordnung festgelegt. Soweit Beschaffungen unter den dort genannten Voraussetzungen dezentral durchgeführt werden können, stellt IT.Niedersachsen bei Bedarf Dienstleistungen zur Vergabe der Lieferungen und Leistungen nach der geltenden Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) zur Verfügung.

(4) Diese Ordnung gilt nicht für Leistungen, die IT.Niedersachsen für Dritte (externe Auftraggeber) erbringt.

§ 2 IT.N-BBORdErl - Leistungen, Entgelte, Abrechung

(1) IT.Niedersachsen bietet die ihm nach § 2 seiner Betriebsanweisung obliegenden Leistungen als zentraler Dienstleister der niedersächsischen Landesverwaltung für die Informations- und Kommunikationstechnologie auf der Grundlage von Vereinbarungen mit dem jeweiligen Auftraggeber (Leistungsvereinbarungen) an.

(2) Allgemeine Bestandteile der Leistungsvereinbarungen werden in Form von "Allgemeinen Nutzungsbedingungen" nach Abstimmung mit den Ressorts veröffentlicht.

(3) Zwischen den landesinternen Auftraggebern und IT.Niedersachsen kommt mit der Leistungsvereinbarung ein von vergaberechtlichen Vorschriften freies, verwaltungsinternes Benutzungsverhältnis zustande.

(4) Die Standardprodukte von IT.Niedersachsen sind in den jeweils gültigen Leistungs- und Entgeltverzeichnissen (Produktkatalog, Web-Shop) beschrieben. Daneben bietet IT.Niedersachsen kundenspezifische Waren und Dienstleistungen sowie Leistungsklassen und Servicelevel im Bereich Informationstechnologie an, die individuell zu vereinbaren sind.

(5) Die Abrechnung der Entgelte für die Leistungen des IT.Niedersachsen erfolgt auf der Grundlage der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jeweils gültigen Entgeltverzeichnisse entsprechend der haushaltsrechtlichen Vorschriften.

(6) IT.Niedersachsen informiert seine landesinternen Auftraggeber über Änderungen an seinen Leistungs- und Entgeltverzeichnissen und soweit möglich über deren Auswirkungen, damit diese im darauf folgenden Haushaltsaufstellungsverfahren berücksichtigt werden können.

(7) Wird ein auf unbestimmte Zeit oder vorzeitig ein auf Zeit vereinbartes Benutzungsverhältnis auf Veranlassung des Auftraggebers beendet, sind die daraus entstehenden Kosten (z. B. für Rückbau, noch nicht amortisierte Investitionen oder nicht termingerecht kündbare Software- oder Wartungsverträge) entsprechend der haushaltsrechtlichen Vorschriften ebenfalls abzurechnen.

§ 3 IT.N-BBORdErl - Leistungsvereinbarung

(1) Leistungsvereinbarungen können einmalige, wiederkehrende oder dauernde Leistungen umfassen.

(2) In Leistungsvereinbarungen über die Erbringung von IT-Dienstleistungen (Benutzungsvereinbarungen) sind insbesondere festzulegen:

die erwarteten quantitativen und qualitativen Ziele,

die detaillierte Beschreibung der einzelnen Leistungen,

Leistungsort und -dauer,

Leistungsstufen und/oder Service Levels,

Nutzungsrechte,

Mengen und aktuelle Entgelte,

Termine und Fristen,

besondere Mitwirkungs- und Kontrollpflichten.

(3) Die Leistungsvereinbarung kommt durch Unterzeichnung einer Vereinbarung oder durch einen schriftlichen Auftrag und eine schriftliche Annahme zustande. Die der jeweiligen Vereinbarung zugrunde liegenden Dokumente sind aufzuführen. Der Einhaltung der Schriftform steht der Austausch elektronischer Dokumente gleich.

§ 4 IT.N-BBORdErl - Vorgaben des Niedersächsischen IT-Planungsrats/Technologiepläne

IT.Niedersachsen ist verpflichtet, bei der Entwicklung und dem Betrieb von Fachverfahren die ressortübergreifenden Vorgaben des Niedersächsischen IT-Planungsrats u. a. in Bezug auf Informationssicherheit, IT-Architektur und Produktstandards zu beachten. Darauf aufbauend erstellt und pflegt IT.Niedersachsen Technologiepläne, damit die Ressorts die für die Einhaltung des Gebots der Wirtschaftlichkeit (§ 7 Abs. 1 LHO) notwendige Planungssicherheit bei der Entwicklung und Pflege von Fachverfahren haben.

§ 5 IT.N-BBORdErl - Informationspflicht und gegenseitige Unterstützung

Die Vereinbarungspartner sind verpflichtet, sich gegenseitig über alle das Leistungsverhältnis betreffenden organisatorischen und technischen Erfordernisse so umfassend und zeitnah zu informieren und so zu unterstützen, dass eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und eine termingerechte Erledigung gewährleistet werden kann.

§ 6 IT.N-BBORdErl - Datenschutz, Geheimhaltung, Informationssicherheit

IT.Niedersachsen erbringt seine Leistungen unter Beachtung der gesetzlichen Datenschutz- und Geheimhaltungsvorschriften. Soweit mit dem Auftraggeber nichts Abweichendes vereinbart wurde, gelten die Informationssicherheitsstandards nach den für das Land jeweils geltenden Vorschriften.

§ 7 IT.N-BBORdErl - Inkrafttreten

Die Benutzungs- und Beschaffungsordnung für IT.Niedersachsen tritt am 1.1.2014 in Kraft.

- Nds. MBl. Nr. 11/2014 S. 244

Anlage 1 IT.N-BBORdErl

(zu § 1 der Benutzungs- und Beschaffungsordnung)

1. Warenkorb (Webshop)

Für einen wirtschaftlichen Betrieb der Informationstechnik und Telekommunikationstechnologie ist die Standardisierung und Harmonisierung der in der Landesverwaltung eingesetzten IT-Hard- und Software von großer Bedeutung. IT.Niedersachsen bietet deshalb in einem Warenkorb (Webshop) Hardware inklusive Peripheriegeräte für die IT-Arbeitsplatzausstattung an, die vorrangig eingesetzt werden soll. Über Ausnahmen entscheiden die Ressorts. Die Beschaffung von vom Warenkorb abweichenden Produkten erfolgt, soweit im Folgenden keine Ausnahme vorgesehen ist, zentral durch IT.Niedersachsen.

2. Eilbedarf/Kleinstbetragsregelung/Selbstbeschaffung

2.1 Eilbedarfe, deren Beschaffungen unvorhersehbar und unaufschiebbar sind, dürfen direkt von den Dienststellen bis zu einem Betrag von 500 EUR netto (Gesamtwert des Auftrags) beschafft werden. Über 500 EUR netto hinausgehende Eilbedarfe sind vor Einleitung einer Beschaffungsmaßnahme IT.Niedersachsen zur Selbstbeschaffung freizugeben. Die Beschaffung von Eilbedarfen ist aktenkundig zu machen.

2.2 Dienstleistungen und Waren, die nicht im Warenkorb (Webshop) von IT.Niedersachsen gelistet sind, können bis zur Höhe von 500 EUR netto von den Dienststellen selbst beschafft werden.

2.3 Waren und Dienstleistungen, deren zentrale Beschaffung durch IT.Niedersachsen nachweislich als unwirtschaftlich eingestuft wird, können von IT.Niedersachsen im Einvernehmen mit der betroffenen Dienststelle zur Selbstbeschaffung freigegeben werden. Wenn kein Einvernehmen hergestellt werden kann, so entscheidet die Aufsichtsbehörde.

3. Verbrauchsmaterial

IT-Verbrauchsmaterial, z. B. Toner/Druckertinte, ist nicht über IT.Niedersachsen, sondern zentral über das LZN zu beschaffen; im dortigen Webshop wird das zu den im Webshop von IT.Niedersachsen gelisteten Druckern gehörige Verbrauchsmaterial vorgehalten.

4. Ausnahmen von der zentralen Beschaffung

Folgende hochspezifische Waren und Dienstleistungen aus dem Bereich der Informationstechnik

und Telekommunikationstechnologie sind von der Beschaffung ausgenommen:

Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen im Bereich der Messtechnik,

Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen im Bereich der polizeilichen Einsatztechnik (Kriminal-, Operativ-, Telekommunikationsüberwachungstechnik),

Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen für die Sonderbedarfe der DV-Gruppen bei der Polizei für die Ausstattung einzelner Arbeitsplätze mit speziellem Einsatzzweck,

Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen im Bereich der Labortechnik,

Hard- und Software für den Außeneinsatz im Bereich der Archäologie und Denkmalpflege,

Hard- und Software für den Außeneinsatz im Bereich der Geodatenerfassung und -bearbeitung,

IT-Ausstattung für besondere Arbeitsplätze für Menschen mit Beeinträchtigungen inklusive des notwendigen Schulungsbedarfs und ggf. erforderlichen externen Support durch spezialisierte Dienstleister,

IT-Sicherheitstechnik im Justizvollzug,

staatsanwaltliche IT-Ermittlungstechnik,

Hard- und Software, um Flächen zu erfassen, zu bearbeiten und darzustellen,

Hard- und Software sowie IT-Dienstleistungen, die für die Erledigung der Aufgaben des Servicezentrums für Landentwicklung und Agrarförderung und der EU-Zahlstelle erforderlich sind.

5. Anpassung der Ausnahmeregelungen

Diese Ausnahmetatbestände sind regelmäßig zwischen IT.Niedersachsen und den Kunden auf Aktualität zu prüfen und ggf. mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde anzupassen.