Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen - passives Lastschrifteinzugsverfahren -

Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen - passives Lastschrifteinzugsverfahren -

RdErl. d. MF v. 7. 11. 2022 - 43 22-04211/10 -

Vom 7. November 2022 (Nds. MBl. S. 1530)

- VORIS 64100 -

Abschnitt 1 PLEVRdErl - SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen

Das SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen - passives Lastschrifteinzugsverfahren - wird wie folgt geregelt:

1.1 Mit Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfängern, bei denen ein Missbrauch der Einzugsermächtigung nicht zu befürchten ist, kann vereinbart werden, dass die vom Land zu leistende Zahlung im Wege des SEPA-Lastschrifteinzuges eingezogen wird.

1.2 Vorbehaltlich einer anderen Regelung durch die Beauftragte oder den Beauftragten für den Haushalt ist das SEPA-Lastschriftmandat von der oder dem für die Auszahlung zuständigen Anordnungsbefugten unter Beachtung der VV Nr. 3.5 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO zu erteilen und der Zahlungsempfängerin oder dem Zahlungsempfänger direkt zu übersenden. Ein Mustervordruck für das SEPA-Lastschriftmandat ist als Anlage beigefügt.

1.3 Die Landesdienststellen können Gläubigerinnen oder Gläubigern eigenständig Lastschriftmandate (Basis-Lastschriftmandate) erteilen. Die Erteilung eines Firmenlastschrifteinzugsmandats (B2B-Mandat) ist nicht zulässig, da diesem nicht widersprochen werden kann. Das SEPA-Lastschrifteinzugsmandat muss von der Gläubigerin oder dem Gläubiger als solches gekennzeichnet werden. Es muss die Gläubigerin oder den Gläubiger, deren oder dessen Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenz sowie einen Text, der die Gläubigerin oder den Gläubiger zum Einzug ermächtigt und die bezogene Bank zur Einlösung anweist, enthalten.

1.4 Das Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen ist über das dienststellenbezogene Girokonto bei der Norddeutschen Landesbank - Girozentrale - (Nord/LB) (in der Regel Konto-Nr. beginnend mit 106 ...) unter Angabe des HVS-Kassenzeichens oder eines Fremdkassenzeichens abzuwickeln. Sind außerdem sog. (fiktive) Unterkonten zu den dienststellenbezogenen Girokonten vorhanden (Konto-Nr. beginnend mit 1900 ...), können Auszahlungen auch zulasten dieser Konten eingezogen werden. Die Landesdienststelle trägt die jeweilige International Bank Account Number (IBAN) des entsprechenden Girokontos/Unterkontos in das SEPA-Lastschriftmandat ein. Die IBAN des jeweiligen 106er-Girokontos oder 1900er-Untergirokontos kann im HVS abgerufen werden. Die LHK als Kontoinhaberin des Kontos braucht in diesem Zusammenhang nicht beteiligt zu werden.

1.5 Die Dienststelle erfasst im HVS eine Auszahlungsanordnung mit dem Zahlungsverfahren "MAN" und dem Jahresanordnungssoll. Außerdem ist das Feld "Einzugsermächtigung" zu aktivieren. Es ist darauf zu achten, dass - solange die Einzugsermächtigung fortbesteht - die Aktivierung des Feldes "Einzugsermächtigung" auch in allen Anordnungs- und Änderungsbelegen erfolgt.

1.6 Es wird empfohlen, beim Lastschrifteinzugsverfahren für Auszahlungen ein Vorgangskonto mit der Kennzeichnung "Personenkonto" anzulegen. Die Übertragung des Vorgangskontos in das nächste Haushaltsjahr erfolgt allerdings auch ohne diese Kennzeichnung automatisch mit dem ersten Lastschrifteinzug für das Folgejahr, sofern dieser Einzug über das Kassenzeichen dem Vorgangskonto zugeordnet werden kann. Eine Abwicklung des Lastschrifteinzugs für Auszahlungen über ein Vorgangskonto mit der Kennzeichnung "Daueranordnung" ist wegen des fehlenden Ratenschemas nicht möglich.

Steht das endgültige Jahresanordnungssoll noch nicht fest, ist es zu schätzen. In Ausnahmefällen kann das Anordnungssoll mit "0,- EUR" erfasst werden. Sofern nicht das Jahresanordnungssoll eingesetzt worden ist, muss spätestens unmittelbar nach erfolgtem Lastschrifteinzug der Anordnungsbetrag durch Erteilung einer Änderungsanordnung festgesetzt werden (Sollzugang). Es ist zu beachten, dass in die Haushaltsmittelkontrolle des HWS nur das Anordnungssoll, jedoch nicht die gebuchten Zahlungen (Ist) einbezogen wird. Bei nicht sofort erteilten Sollzugängen kann es deshalb zu Haushaltsmittelüberschreitungen kommen.

1.7 Bei der Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats sollte sichergestellt werden, dass die Gläubigerin oder der Gläubiger beim Lastschrifteinzugsverfahren das zu diesem Vorgang bei Erfassung der Auszahlungsanordnung im HVS automatisch generierte 13-stellige HVS-Kassenzeichen im Verwendungszweck angibt, damit darüber eine automatische Zuordnung der Belastung zum Vorgangskonto erfolgen kann.

1.8 Im Fall bereits bestehender Einzugsermächtigungen ist den Gläubigerinnen oder Gläubigern nach Erteilung neuer Auszahlungsanordnungen das neue Kassenzeichen rechtzeitig vor dem nächsten Einzugstermin mitzuteilen.

1.9 Sollte der Gläubigerin oder dem Gläubiger die Angabe des HVS-Kennzeichens im Verwendungszweck des Einzuges nicht möglich sein, besteht alternativ die Möglichkeit, die Belastungsbuchung durch die von der Gläubigerin oder dem Gläubiger vergebene "Mandatsreferenz" und/oder "eindeutige Referenz" einem HVS-Vorgangskonto/Kassenzeichen bei Belegung der entsprechenden Felder in der Anordnung direkt zuzuordnen.

1.10 Kopien der SEPA-Lastschriftmandate sind in den Dienststellen aufzubewahren und dem MF oder der LHK bei Bedarf vorzulegen. Der Beginn des Einzugs eines SEPA-Lastschriftmandats ist den Landesdienststellen von der Gläubigerin oder dem Gläubiger in geeigneter Weise mitzuteilen (Pre-Notifikation).

1.11 Sofern eine automatische Zuordnung der Lastschrift zum Vorgangskonto (Ist-Buchung) wegen fehlender oder fehlerhafter Angabe des Kassenzeichens/der Referenzangaben nicht erfolgt, wird die Lastschrift automatisch auf das Vorschusskonto der Dienststelle gebucht. Aufgrund der achtwöchigen Rückgabefrist für Lastschrifteinzüge haben die Dienststellen ihre Vorschusskonten zeitnah zu überwachen. Dieses ist insbesondere bei unberechtigten (nicht autorisierten) Lastschrifteinzügen von Bedeutung. Bei diesen verlängert sich die Rückgabefrist zwar auf 13 Monate, eine Rückgabe und ggf. die Einleitung weiterer Maßnahmen sollte aber zeitnah erfolgen. Wird ein unberechtigter Einzug eines Betrages festgestellt, ist unverzüglich die LHK zu informieren ( LHK-Buchfuehrung@mf.niedersachsen.de oder Tel.: 0511 120 8534), damit diese der Lastschrift fristgerecht widersprechen kann.

Der Widerspruch kann ausschließlich von der LHK als Kontoinhaberin rechtswirksam erfolgen. Die Gutschrift der widersprochenen Lastschrift wird in der Regel der dienststellenbezogenen Verwahrbuchungsstelle zugeordnet. Nach Erfassung einer Rückforderung (E59) beim Vorschuss kann anschließend die Verwahrung dorthin umgebucht werden.

1.12 Rechtzeitig vor dem Jahresabschluss muss auf jeden Fall aufgrund der begründenden Unterlagen (Rechnungen usw.) der Jahresanordnungsbetrag zum Soll gestellt sein. Soweit beim Jahresabschluss für die geleisteten Auszahlungen kein entsprechender Anordnungsbetrag vorhanden ist, führt das zu einer Überzahlung, die im neuen Haushaltsjahr durch einen Sollzugang mit entsprechendem Mittelverbrauch oder durch Rückforderung der Überzahlung ausgeglichen werden muss.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2029 durch Nummer 3 Satz 1 des RdErl. vom 7. November 2022 (Nds. MBl. S. 1530)

Abschnitt 2 PLEVRdErl - Einsatz von Postcards

Die Nutzung von Postcards durch Landesdienststellen wird gemäß der VV Nr. 3.4 zu §§ 70 bis 72 und 74 bis 80 LHO zugelassen.

2.1 Bei der Postcard handelt es sich um eine Geschäftskundenkarte, mit der Landesdienststellen von der Deutschen Post AG angebotene Dienstleistungen und Produkte bargeldlos mittels SEPA-Lastschrifteinzugsverfahren entgeltfrei bezahlen können. Die mit einer Postcard getätigten Umsätze werden von der Deutschen Post AG tagesaktuell dem Girokonto des Kunden belastet.

2.2 Bargeldabhebungen mit der Postcard sind nicht möglich.

2.3 Die Dienststelle füllt das von der Deutschen Post AG unter dem Link https://www.deutschepost.de/de/p/postcard.html bereitgestellte POSTCARD Auftragsformular mit den geforderten Angaben aus. Hierbei ist u. a. ein tägliches Kartenlimit festzulegen und ein SEPA-Lastschriftmandat zu Lasten der IBAN des dienststellenbezogenen (Einnahme-) Girokontos bei der NORD/LB (Konto-Nr. 106 ... ...oder Konto-Nr. 1900 ... ...) zu erteilen.

Als "Buchungstext" für den Lastschrifteinzug ist das HVS-Kassenzeichen der Auszahlungsanordnung anzugeben.

2.4 Postcards dürfen nur zu dienstlichen Zwecken eingesetzt werden. Die Nutzerinnen und Nutzer der Postcard sind hierauf ausdrücklich hinzuweisen.

2.5 Die Postcard muss von den Nutzungsberechtigten auf der Rückseite unterschrieben sein. Eine Ausfertigung des unterschriebenen Belegs dient der Dienststelle als zahlungsbegründende Unterlage für die Änderungsanordnung (Sollzugang).

2.6 Die Nutzerin oder der Nutzer der Postcard darf an der Erteilung der entsprechenden

Kassenanordnungen nicht beteiligt sein ( § 77 LHO ).

2.7 Diebstahl oder Verlust der Postcard sind sofort der in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB Postcard) genannten Stelle telefonisch anzuzeigen und schriftlich zu bestätigen.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2029 durch Nummer 3 Satz 1 des RdErl. vom 7. November 2022 (Nds. MBl. S. 1530)

Abschnitt 3 PLEVRdErl - Schlussbestimmungen

Dieser RdErl. tritt am 1. 1. 2023 in Kraft und mit Ablauf des 31. 12. 2028 außer Kraft. Der Bezugserlass tritt mit Ablauf des 31. 12. 2022 außer Kraft.

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2029 durch Nummer 3 Satz 1 des RdErl. vom 7. November 2022 (Nds. MBl. S. 1530)

An die Dienststellen der Landesverwaltung

Anlage PLEVRdErl

Anlage als PDF

Red. Hinweis zur Geltungsdauer

Außer Kraft am 1. Januar 2029 durch Nummer 3 Satz 1 des RdErl. vom 7. November 2022 (Nds. MBl. S. 1530)