Verwaltungsvorschriften zu § 73 LHO

Verwaltungsvorschriften zu § 73 LHO

RdErl. d. MF v. 23.11.1995 - 19-1004(3)-24 -

Vom 23. November 1995 (Nds. MBl. 1996 S. 123) (1)

Zuletzt geändert durch RdErl. vom 1. August 2016 (Nds. MBl. S. 928)

- VORIS 64000 03 00 00 006 -

- Im Einvernehmen mit dem LRH -

Bezug:

a)

RdErl. v. 22.7.1970 (Nds. MBl. S. 1235), geändert durch RdErl. v. 22.9.1982 (Nds. MBl. S. 1826) - VORIS 64000 00 00 70 001 -

b)

RdErl. v. 2.6.1972 (Nds. MBl. S. 884), zuletzt geändert durch RdErl. v. 15.11.1994 (Nds. MBl. S. 1516)

(1) Red. Anm.:

Siehe auch Zu § 73 VV-LHO

Abschnitt 1 VV§73LHO-RdErl - I. Vorbemerkungen

1. Nach Artikel 69 der Niedersächsischen Verfassung i. V. m. den §§ 80 bis 87 LHO hat das MF für das jeweils vorangegangene Haushaltsjahr Rechnung zu legen. Auf Grundlage dieser Haushaltsrechnung beschließt der LT über die Entlastung der LReg. Die Rechnungslegung erstreckt sich auch auf das Vermögen und die Schulden des Landes.

Insoweit hat das MF nachstehende Richtlinien erlassen.

2. Die VV zu § 73 LHO definieren den Begriff des Vermögens, beschreiben den Zweck der Vermögensnachweisung und erläutern die Vermögensarten, auf die sich die Rechnungslegung begründet. Insoweit legen sie die Erfassung und die Zuständigkeiten fest.

3. Die Anlage zu VV Nr. 4 zu § 73 LHO (Nachweis über das bewegliche Vermögen) ersetzt die Richtlinien für die Führung von Sachrechnungen und Bestandsverzeichnissen über landeseigene bewegliche Sachen (Bezugserlaß zu a).

Da die Erfassung in der Praxis nicht mehr über handgeführte Karteien, sondern grundsätzlich im automatisierten Verfahren erfolgen soll, steht den Anwenderinnen und Anwendern entsprechende Software (INV-Inventarverwaltung für niedersächsische Dienststellen) beim Niedersächsischen Landesverwaltungsamt, Dezernat D 6, zur Verfügung.

Für Verbrauchsgüter und Ersatzteile gilt:

Verbrauchsgüter und Ersatzteile, die nicht über längere Zeit bevorratet werden, sind nicht zu erfassen (Nr. 2.2.4 der Anlage zu VV Nr. 4 zu § 73 LHO ).

Das Verfahren über den Erwerb, die Verwaltung, den Nachweis und die Veräußerung von Kunstwerken wird vom MWK in einer besonderen Richtlinie geregelt.

Abschnitt 2 VV§73LHO-RdErl - II. VV zu § 73 LHO

1. Vermögen

Zum Vermögen des Landes gehören das Grundvermögen (Nr. 3), das bewegliche Vermögen (Nr. 4), die Forderungen (Nr. 5), die Beteiligungen (Nr. 6) und die Landesbetriebe (Nr. 7).

2. Zweck des Vermögensnachweises

Der Nachweis dient der Verwaltung des Landesvermögens und der Planung, der Nachweis des beweglichen Vermögens insbesondere auch der Ressourcenplanung und dem Gerätemanagement. Er ermöglicht die Kontrolle des Bestandes sowie dessen Erschließung mit dem Ziel einer effektiven Nutzung durch die öffentliche Verwaltung und ggf. durch Benutzerinnen und Benutzer.

3. Grundvermögen

Über den Bestand und die Veränderungen beim Grundvermögen wird durch das MF ein Landesgrundstücksverzeichnis geführt.

4. Bewegliches Vermögen

Als Nachweis über das bewegliche Vermögen führen die zuständigen Dienststellen nach den Bestimmungen der Anlage 1 die dort genannten Bestandsverzeichnisse.

5. Forderungen

5.1 Der Nachweis über Forderungen des Landes - einschließlich dessen Sondervermögen - aus Darlehen und ähnlichen Rechtsgeschäften (Titel 141 71 und die Obergruppen 17, 18 und 85 bis 87) wird von den anordnenden Dienststellen geführt (Forderungsbuchführung).

5.2 Jede Veränderung (Zu- und Abgang) im Forderungsbestand mit haushaltswirksamer Zahlung ist zeitgleich mit der entsprechenden elektronischen Kassenanordnung in die Forderungsbuchführung aufzunehmen. Zu- und Abgänge ohne haushaltswirksame Zahlung (z. B. Erlass i. S. von Nummer 3 zu § 59 oder Umwandlung von Zuschüssen in Darlehen) sind unverzüglich zu erfassen. Einzelheiten ergeben sich aus der Anlage 2 .

5.3 Mit Zustimmung des MF darf in begründeten Einzelfällen die Forderungsbuchführung außerhalb des automatisierten Haushaltswirtschaftssystems (HWS) erfolgen. Die dazu eingerichteten Konten sind in eigener Verantwortung durch die verwaltende Stelle zu führen. Dem MF sind per 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember die für das jeweilige Quartal ermittelten Anfangsbestände, Ist- Ausgaben, Ist-Tilgung, Ist-Zinsen und der Bestand am Quartalsende, ggf. aufgeteilt in Bundes- und Landesanteil, zu melden. Die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende an das MF abzugeben. Für die Forderungsbuchführung in diesen Stellen gelten die Regelungen in Anlage 2 entsprechend.

5.4 Der sich aus der Forderungsbuchführung ergebende Nachweis über das Forderungsvermögen gemäß § 86 wird vom MF erstellt.

6. Beteiligungen

Über Beteiligungen des Landes (§ 65) führt das MF als Nachweis ein Verzeichnis, das als Anlage zum Haushaltsplan abgedruckt wird. Nicht erfasst werden Mitgliedschaften des Landes in Genossenschaften.

7. Landesbetriebe

Über Landesbetriebe ihres Geschäftsbereichs, die gemäß § 87 Jahresabschlüsse aufstellen, führt die jeweilige oberste Landesbehörde den Nachweis durch die Jahresabschlüsse.

8. Schulden

Der Nachweis über die Schulden wird nach dem Gesetz über das Schuldenwesen des Landes Niedersachsen vom 12. 12. 2003 (Nds. GVBl. S. 446), geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 17. 12. 2007 (Nds. GVBl. S. 775), in der jeweils geltenden Fassung, vom MF geführt.

9. Verfahren

Verzeichnisse werden grundsätzlich im automatisierten Verfahren geführt.

Abschnitt 3 VV§73LHO-RdErl - III. Schlußbestimmung

Der Bezugserlaß zu a wird aufgehoben.

An die Dienststellen der Landesverwaltung

Anlage 1 VV§73LHO-RdErl - Nachweis über das bewegliche Vermögen

(zu VV Nr. 4 zu § 73 LHO )

1. Anwendungsbereich

1.1 Bewegliche Sachen und damit vergleichbare nichtkörperliche Gegenstände (z. B. ADV-Software), die dem Land gehören, sind in Bestandsverzeichnissen nachzuweisen. Dies gilt auch für geliehene, gemietete oder geleaste Gegenstände.

1.2 Keine beweglichen Sachen sind Gegenstände, die mit Grundstücken fest verbunden oder in ein Gebäude eingefügt worden sind. Ist die Verbindung oder der Einbau nur zu einem vorübergehenden Zweck erfolgt, handelt es sich hingegen um eine bewegliche Sache.

2. Arten der Bestandsverzeichnisse

2.1 Das bewegliche Vermögen wird im Materialverzeichnis, im Bücherverzeichnis oder im Verzeichnis des übrigen beweglichen Vermögens nachgewiesen.

2.2 Im Materialverzeichnis sind zu erfassen:

2.2.1

Verbrauchsgüter (z. B. Vorräte an Nahrungsmitteln, Heizmaterialien, Schreibwaren, Glühlampen sowie Reinigungsmittel),

2.2.2

Gebrauchsgegenstände von geringem Wert (bis zu 410 EUR Stückpreis) und

2.2.3

Ersatzteile von geringem Wert (bis zu 410 EUR Stückpreis).

2.2.4

Gegenstände, die alsbald verbraucht oder eingebaut werden, sind nicht zu erfassen. In diesen Fällen ist die vollständige Verwendung der Gegenstände unter Angabe des Verwendungszwecks auf den Rechnungsbelegen zu bescheinigen.

2.3 Im Bücherverzeichnis sind Bücher und sonstige Druckschriften zu erfassen. Dies gilt nicht für Druckschriften mit nur vorübergehender Bedeutung (Zeitungen, Adreß- und Kursbücher, Fernsprechverzeichnisse, Kalender und ähnliches).

2.4 In dem Verzeichnis des übrigen beweglichen Vermögens sind die nicht in den Nrn. 2.2 oder 2.3 genannten körperlichen oder nichtkörperlichen Gegenstände zu erfassen. Das Verzeichnis ist zumindest entsprechend dem Gruppenplan.(A n h a n g) zu untergliedern. Die Art der Gliederung muss die Erstellung von Unterverzeichnissen (insbesondere für Software, Videokassetten und -filme, Kunstwerke und Kraftfahrzeuge) zulassen.

2.5 Gegenstände, die von Landesdienststellen angefertigt worden sind, sind nur zu erfassen, wenn hierfür ein Marktpreis erzielt werden könnte oder wenn solche Gegenstände im Falle ihrer Anschaffung erfasst werden müssten.

3. Verantwortlichkeit

3.1 Die Bestandsverzeichnisse werden von der Dienststelle zentral geführt, die die Gegenstände verwaltet. Die zuständige oberste Landesbehörde kann zulassen, daß einzelne Bestandsverzeichnisse von Teilen einer Dienststelle für ihren Teilbereich geführt werden.

3.2 Bei jeder Dienststelle sind unter Mitwirkung des Beauftragten für den Haushalt ( § 9 ) eine oder bei Bedarf mehrere Personen mit der Führung der Bestandsverzeichnisse zu beauftragen.

3.3 Die Dienststelle und die von ihr nach Nr. 3.2 beauftragten Personen sind dafür verantwortlich, dass die Bestandsverzeichnisse richtig und vollständig geführt werden.

3.4 Die mit der Führung des Bestandsverzeichnisses beauftragte Person hat die Übernahme des Bestandsverzeichnisses, die Übergabe des Bestandsverzeichnisses und die Übernahme von Karteikarten - einschließlich leerer Karteikarten - schriftlich zu bestätigen.

4. Führen der Bestandsverzeichnisse

4.1 Bestandsverzeichnisse werden in einem automatisierten Verfahren, hilfsweise in Karteiform geführt.

4.2 Werden Bestandsverzeichnisse in Karteiform geführt, so sind die Karteikarten (Karten oder Blätter) fortlaufend zu numerieren. Die Gesamtzahl der in die Kartei übernommenen Karteikarten (einschließlich der Leerkarten) ist auf einer Vorsatzkarte oder in anderer geeigneter Form zu vermerken. Die Karteikarte ist bei ihrer Ausstellung sowie bei weiteren Eintragungen mit Datum und Handzeichen der die Kartei führenden Person zu versehen.

4.3 In den Bestandsverzeichnissen sind die Bestände einschließlich der Änderungen (Zugänge und Abgänge) nachzuweisen. Bei vom Land geliehenen, gemieteten oder geleasten Gegenständen (Nr. 1.1 Satz 2) ist auch das Ende der vereinbarten Nutzungsberechtigung anzugeben.

4.4 Das Bestandsverzeichnis muss erkennen lassen, wo die der Erfassung und der Änderung zugrundeliegenden Unterlagen aufbewahrt werden.

4.5 Die Erfassung der Zugänge in den Bestandsverzeichnissen ist auf den Rechnungsbelegen unter Angabe der Fundstelle im Bestandsverzeichnis zu vermerken.

4.6 Abgänge von Gegenständen des übrigen beweglichen Vermögens (Nr. 2.4), die verlorengegangen oder vor Ablauf der üblichen Nutzungszeit unbrauchbar geworden sind, dürfen nur vermerkt werden, wenn die Begründung des Abgangs schriftlich festgehalten und vom Beauftragten für den Haushalt mitgezeichnet worden ist. Dabei ist die Haftungsfrage zu prüfen.

4.7 Die erfassten Ersatzteile sind beim Einbau in den Hauptgegenstand mit dem Vermerk

"Einbau" abzusetzen; dabei ist der Hauptgegenstand anzugeben.

4.8 Berichtigungen eines Bestandsverzeichnisses dürfen nur so ausgeführt werden, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben.

4.9 Die Eintragungen in Bestandsverzeichnisse, die nicht im automatisierten Verfahren geführt werden, dürfen nur in urkundengeeignetem Druck oder urschriftlich mit urkundengeeignetem Farbband, Kugelschreiber nach DIN oder sonstigen vom MF zugelassenen Schreibmitteln in Schwarz oder Blau vorgenommen werden.

4.10 Sollen die noch nicht gelöschten Eintragungen aus einem Bestandsverzeichnis in ein neues Verzeichnis übernommen werden, so hat die Person, die das Bestandsverzeichnis führt, das bisherige Bestandsverzeichnis durch Vermerk abzuschließen. Soweit die Eintragungen in neue Bestandsverzeichnisse übernommen werden, ist die richtige Erfassung zu prüfen und schriftlich zu bestätigen.

4.11 Die Bestandsverzeichnisse sind geordnet aufzubewahren und gegen Verlust, Beschädigung und vor dem Zugriff Unbefugter zu sichern. Abgeschlossene Bestandsverzeichnisse und die zugehörigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

5. Bestandsprüfungen

5.1 Mindestens alle zwei Jahre hat die Dienststelle eine unvermutete Prüfung der vorhandenen Bestände durch eine Person, die nicht mit der Bestandsverwaltung befasst ist, vorzunehmen. Vor der Bestellung der Person, die die Bestandsprüfung durchführen soll, ist der Beauftragte für den Haushalt anzuhören. Der Beauftragte für den Haushalt überwacht die Einhaltung der Bestandsprüfungstermine.

5.2 Außerdem ist eine Bestandsprüfung stets dann durchzuführen, wenn dazu ein besonderer Anlass gegeben ist.

5.3 Die Prüfung hat sich auf die Feststellungen zu erstrecken, ob die Bestandsverzeichnisse ordnungsgemäß geführt, die nachgewiesenen Bestände vorhanden, die vorhandenen Bestände richtig nachgewiesen sind und hinsichtlich der Bestandshaltung entsprechend den haushaltsrechtlichen Vorschriften wirtschaftlich und sparsam verfahren wird (§ 7). Die Prüfung der Bestände kann auf ausreichende Stichproben beschränkt werden. Die Stichprobenprüfung kann sich auf einen vor der Prüfung festzulegenden Anteil der Bestände beschränken.

5.4 Die Prüfung ist in dem Bestandsverzeichnis zu vermerken. Hat die Prüfung zu Beanstandungen geführt, so ist darüber eine Niederschrift zu fertigen und zum Bestandsverzeichnis zu nehmen.

6. Kennzeichnung

6.1 Bewegliche Sachen des Landes sind - soweit nachstehend nichts anderes bestimmt ist - als Landeseigentum zu kennzeichnen. Dies gilt nicht für Material (Nr. 2.2).

6.2 Die Kennzeichnung ist in möglichst dauerhafter Weise anzubringen. In der Regel ist dafür ein gut haftender beschrifteter Aufkleber ausreichend. Die Kennzeichnung ist so vorzunehmen, dass die bestimmungsgemäße Benutzung der Sache nicht mehr als unvermeidlich erschwert wird.

6.3 Die Kennzeichnung unterbleibt, wenn sie zur Klarstellung der Eigentumsverhältnisse nicht nötig oder die Gefahr des Abhandenkommens gering ist (z. B. bei Gebrauchtmöbeln und Teppichen).

6.4 Im Übrigen kann die Kennzeichnung unterbleiben, wenn sie besonders schwierig ist oder wenn die Sache eine Fabriknummer trägt und diese im Bestandsverzeichnis erfasst ist.

7. Besondere Vorschriften für Bücherverzeichnisse

7.1 In Büchereien, die nach wissenschaftlichen Gesichtspunkten geführt werden, sind Bücherverzeichnisse nach dem System für wissenschaftliche Bibliotheken zu führen. In den übrigen Büchereien genügt für den Nachweis der Druckschriften ein Bücherverzeichnis i. S. der Nr. 7.2.

7.2 Das Bücherverzeichnis ist in einem automatisierten Verfahren oder hilfsweise in Karteiform zu führen. Die Druckschriften erhalten ein Ordnungskennzeichen. Der Aufbau des Ordnungskennzeichens entspricht Aufbau und Untergliederung der Bücherei. Die Art der Untergliederung ist in geeigneter Weise festzuhalten.

7.3 Mehrbändige Werke sind als Ganzes nachzuweisen. Für die Angabe der Stückzahl ist nicht die Anzahl der Bände, aus denen das Werk besteht, sondern die Stückzahl, in der das ganze Werk gehalten wird, maßgebend. Die Bezeichnung des Werkes muss Anzahl und Nummer der Bände erkennen lassen. Das Fehlen einzelner Bände ist besonders zu vermerken.

7.4 Verkündungsblätter und periodisch erscheinende Zeitschriften sind jahrgangsweise zusammengefasst nachzuweisen.

7.5 Alle Druckschriften sind an geeigneter Stelle, ggf. mehrfach, als Eigentum des Landes zu kennzeichnen. Durch Stempelaufdruck hinzuzufügen ist die Bezeichnung der Bücherei oder der Behörde, zu der die Bücherei gehört. Am Beginn oder am Ende der Druckschrift ist die Ordnungsnummer des Werkes im Bücherverzeichnis zu vermerken.

8. Besondere Vorschriften über das Verzeichnis des übrigen beweglichen Vermögens

8.1 Der nachzuweisende Gegenstand ist mit seinen besonderen Merkmalen (einschließlich Seriennummer, Hersteller und dergleichen) so genau zu beschreiben, dass Verwechselungen vermieden werden.

8.2 Zubehör-, Ergänzungs- und Sonderausstattungsstükke sind zusammen mit dem Hauptgegenstand nachzuweisen.

8.3 Gegenstände gleicher Art und Ausführung (z. B. Arbeitstische, alle gleichartigen Akten- oder Kleiderschränke, alle Schreibmaschinentische) sind gemeinsam mit ihrer Gesamtzahl zu erfassen.

9. Nachweis des Standortes

9.1 Über das Verzeichnis muss sich ermitteln lassen, wo sich der nachgewiesene Gegenstand befindet.

9.2 Wird ein Gegenstand in häufigem Wechsel an verschiedenen Standorten eingesetzt, so kann ein besonderes Verteilungsverzeichnis geführt werden. Bei wissenschaftlichen Geräten genügt als Standortangabe die Institutsbezeichnung.

9.3 Werden Gegenstände des Landes an Dritte verliehen, so ist dies im Bestandsverzeichnis oder in einem gesondert geführten Verzeichnis zu vermerken. Aus dem Vermerk muss zu ersehen sein, an wen und auf welche Zeit der Gegenstand verliehen worden ist.

10. Sondervorschriften

10.1 Der Geltungsbereich dieser Verwaltungsvorschriften umfasst nicht das Verfahren über den Erwerb, die Verwaltung, den Nachweis und die Veräußerung von Kunstwerken. Hierzu erfolgt eine besondere Regelung durch das MWK.

10.2 Die zuständige oberste Landesbehörde kann für besondere Bereiche weitergehende Vorschriften über Bestandsverzeichnisse erlassen.

10.3 Die zuständige oberste Landesbehörde kann im Einvernehmen mit dem MF und dem LRH abweichende Vorschriften über Bestandsverzeichnisse erlassen.

A n h a n g

Gruppenplan (Nr. 2.4 der Anlage zu VV Nr. 4 zu § 73 LHO )

Anlage 2 VV§73LHO-RdErl - Nachweis über das Forderungsvermögen

(zu VV Nr. 5 zu § 73 LHO )

1. Zuständigkeit, Verfahren

Alle gemäß VV Nr. 5 zu § 73 LHO nachzuweisenden Forderungen sind von den anordnenden Dienststellen im automatisierten

Haushaltswirtschaftssystem (HWS) auf Darlehenskonten zu buchen.

2. Anlegen von Darlehenskonten

2.1 Für jede Forderung des Landes hat die anordnende Dienststelle ein Darlehenskonto im HWS anzulegen.

2.2 Enthalten Darlehenskonten mitverwaltetes Fremdvermögen, welches nicht in den Forderungsbestand des Landes übergeht, z. B. Bundesanteile, sind diese gesondert auszuweisen.

2.3 Bei der Umwandlung eines Zuschusses in ein Darlehen ist ebenfalls ein Darlehenskonto

einzurichten und ein entsprechender Zugang ohne haushaltswirksame Zahlung zu erfassen.

3. Buchführung

3.1 Zu- und Abgänge mit haushaltswirksamer Zahlung dürfen nur bewirkt werden, wenn eine zeitgleiche Buchung auf dem Darlehenskonto erfolgt. Ausführliche Hinweise zur Bearbeitung von Darlehen sind der Web-Hilfe im HWS unter dem Suchbegriff Darlehen zu entnehmen.

3.2 Negative Bestände sind unzulässig, es sei denn, sie ergeben sich aus Überzahlungen.

3.3 Bei unbefristeten Niederschlagungen von Anordnungen mit Darlehensbezug sind die offenen Anordnungen mit einer Änderungsanordnung auszubuchen. Die manuelle Ausbuchung des Darlehensbestandes bleibt von dieser Vorgehensweise unberührt.

3.4 Wiedervorlagen, die systemseitig aufgrund der Entstehung negativer Bestände (z. B. Überzahlungen) erzeugt werden, sind möglichst zeitnah, jedoch spätestens innerhalb von sechs Monaten endgültig zu erledigen.

4. Übertragung von Darlehenskonten

Verlagert sich die Zuständigkeit für die Forderungsbuchführung auf eine andere anordnende Dienststelle oder einen anderen Bereich derselben Dienststelle, sind die Konten an die zuständige Stelle nach der Anleitung der Web-Hilfe im HWS abzugeben.

5. Jahresabschluss, Jahreswechsel

5.1 Die Summe der Zu- und Abgänge mit haushaltswirksamer Zahlung aller Darlehenskonten muss mit der Summe aller Einnahmen und Ausgaben des Titels 141 71 und der Titel der Obergruppen 17, 18 und 85 bis 87 übereinstimmen. Eventuell erforderliche Bestandsberichtigungen in den Darlehenskonten sind spätestens bis zum 30. April des folgenden Jahres zu erfassen.

5.2 Darlehenskonten sind überjährige Konten und in das nächste Haushaltsjahr zu übertragen, wenn sie am Jahresende einen Bestand ausweisen. Es ist zu kontrollieren, dass der Eintrag in der Spalte "Bestand zu Beginn des Haushaltsjahres" mit dem Eintrag in der Spalte "Bestand am Ende des Haushaltsjahres" des Vorjahres übereinstimmt.