Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit den Grundbuchämtern und die elektronische Führung der Grundakten (Nds. eGruVO)

Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr mit den Grundbuchämtern und die elektronische Führung der Grundakten (Nds. eGruVO)

Vom 8. Februar 2022 (Nds. GVBl. S. 87 - VORIS 30000 -)

Zuletzt geändert durch Verordnung vom 8. März 2024 (Nds. GVBl. 2024 Nr. 17)

Aufgrund

des § 135 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 Satz 2 und des § 140 Abs. 1 Satz 3 der Grundbuchordnung in der Fassung vom 26. Mai 1994 ( BGBl. I S. 1114 ), zuletzt geändert durch Artikel 28 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607), jeweils in Verbindung mit § 1 Nr. 22 der Subdelegationsverordnung-Justiz vom 6. Juli 2007 (Nds. GVBl. S. 244), zuletzt geändert durch Verordnung vom 14. September 2021 (Nds. GVBl. S. 644), und

des § 141 Satz 1 der Grundbuchordnung in Verbindung mit § 101 Satz 1, auch in Verbindung mit § 96 Abs. 3 Satz 3 der Grundbuchverfügung in der Fassung vom 24. Januar 1995 ( BGBl. I S. 114 ), zuletzt geändert durch Artikel 21 des Gesetzes vom 5. Oktober 2021 (BGBl. I S. 4607), in Verbindung mit § 1 Nr. 23a der Subdelegationsverordnung-Justiz wird verordnet:

§§ 1 - 4, Erster Abschnitt - Elektronischer Rechtsverkehr

§ 1 Nds. eGruVO - Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs

(1) 1 Bei den in der Anlage bezeichneten Grundbuchämtern ist ab dem in Spalte 2 der Anlage angegebenen Zeitpunkt der elektronische Rechtsverkehr eröffnet. 2 Anträge, sonstige Erklärungen sowie Nachweise über andere Eintragungsvoraussetzungen können nach Maßgabe der Vorschriften dieses Abschnitts als elektronische Dokumente eingereicht werden.

(2) Ist der elektronische Rechtsverkehr bei einem Grundbuchamt eröffnet, so haben Notarinnen und Notare

1.

Dokumente elektronisch zu übermitteln und diese mit einer prüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und

2.

neben den elektronischen Dokumenten die darin enthaltenen Angaben, insbesondere die Bezeichnung des Grundbuchamtes, des Grundbuchbezirks, des Grundbuchblatts, der Beteiligten und der eingereichten Dokumente im Format Extensible Markup Language (XML) zu übermitteln.

(3) 1 Absatz 2 Nr. 1 gilt nicht für

1.

Pläne und Zeichnungen, die ein größeres Format als DIN A3 aufweisen, und

2.

Dokumente, die nach § 44 des Beurkundungsgesetzes mit Karten, Zeichnungen und Abbildungen zu einer Urkunde verbunden sind.

2 Satz 1 gilt nicht, soweit die Pläne und Zeichnungen nach Satz 1 Nr. 1 oder die Dokumente nach Satz 1 Nr. 2 für die antragstellende Notarin oder den antragstellenden Notar oder für eine Notarin oder einen Notar, die oder der mit der antragstellenden Notarin oder dem antragstellenden Notar zur gemeinsamen Berufsausübung verbunden ist, als elektronisches Dokument in einem Format nach § 2 Abs. 2 vorliegen.

(4) 1 Andere Verfahrensbeteiligte können Dokumente elektronisch übermitteln. 2 Für die elektronische Übermittlung durch andere Verfahrensbeteiligte gilt Absatz 2 entsprechend.

(5) Die Einzelheiten zur qualifizierten elektronischen Signatur und deren Prüfbarkeit, zu den dem Format XML zugrunde zu legenden Definitions- oder Schemadateien sowie die Höchstgrenzen für die Anzahl der einzureichenden elektronischen Dokumente und für das Datenvolumen werden nach § 3 Nrn. 3, 5 und 7 bekannt gegeben.

§ 2 Nds. eGruVO - Elektronische Poststelle, Dateiformate

(1) In elektronischer Form gestellte Anträge, sonstige Erklärungen sowie Nachweise über andere Eintragungsvoraussetzungen sind an das nach § 3 Nr. 1 bekannt gegebene elektronische Postfach des Grundbuchamtes zu adressieren.

(2) 1 Das elektronische Dokument muss eines der folgenden Formate in einer für das Grundbuchamt bearbeitbaren Version aufweisen:

1.

Portable Document Format (PDF) oder

2.

Tagged Image File Format (TIFF).

2 Das elektronische Dokument muss in das Format PDF/A konvertierbar sein. 3 Einzelheiten zu den bearbeitbaren Versionen der Dateiformate werden nach § 3 Nr. 4 bekannt gegeben.

(3) 1 Elektronische Dokumente, die einem der in Absatz 2 genannten Dateiformate in einer nach § 3 Nr. 4 bekannt gegebenen Version entsprechen, können auch als Kompressionsdatei im ZIP-Dateiformat (ZIP-Datei) eingereicht werden. 2 Die ZIP-Datei darf keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.

3 Werden Dokumente im Sinne des Satzes 1 als ZIP-Datei versandt, so muss sich die qualifizierte elektronische Signatur auf das jeweilige komprimierte Dokument beziehen. 4 Die ZIP-Datei darf zusätzlich signiert werden.

§ 3 Nds. eGruVO - Bekanntgabe technischer Anforderungen

Das Justizministerium oder eine vom ihm beauftragte Stelle gibt auf der Internetseite

www.justizportal.niedersachsen.de bekannt:

1.

das direkt zu adressierende elektronische Postfach des Grundbuchamtes,

2.

die Einzelheiten des Verfahrens, das zur Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr sowie für die Authentifizierung bei der jeweiligen Nutzung des elektronischen Postfachs einzuhalten ist, einschließlich der für die datenschutzgerechte Verwaltung elektronischer Postfächer zu speichernden personenbezogenen Daten,

3.

die Einzelheiten zum Anbringen der qualifizierten elektronischen Signatur, die mindestens dem Profil Industrial-Signature-Interoperability-Specification/MailTrusT (ISIS-MTT) entsprechen muss, sowie die Voraussetzungen für die Prüfbarkeit der qualifizierten elektronischen Signatur und des ihr zugrunde liegenden Zertifikats durch das Grundbuchamt oder eine andere mit der automatisierten Prüfung beauftragte Stelle,

4.

die für die Bearbeitung durch das Grundbuchamt geeigneten Versionen der Dateiformate PDF, TIFF und PDF/A,

5.

die dem Format XML zugrunde zu legenden Definitions- oder Schemadateien,

6.

weitere Angaben, die nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 im Format XML zu übermitteln sind, um die Zuordnung innerhalb des Grundbuchamtes und die Weiterverarbeitung durch dieses zu gewährleisten, und

7.

die Höchstgrenzen für die Anzahl der einzureichenden elektronischen Dokumente und für das Datenvolumen.

§ 4 Nds. eGruVO - Ersatzeinreichung

1 Ist eine Übermittlung an das elektronische Postfach nicht möglich, insbesondere weil die nach § 3 Nr. 7 bekannt gegebene Höchstgrenze für die Anzahl der einzureichenden elektronischen Dokumente oder für das Datenvolumen überschritten wird oder weil bei der Notarin oder dem Notar oder beim elektronischen Postfach eine technische Störung vorliegt, so kann die Übermittlung abweichend von § 1 Abs. 2 in Papierform erfolgen. 2 Liegt die Ursache für die Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung im Verantwortungsbereich der Notarin oder des Notars, so ist die Unmöglichkeit darzulegen.

§§ 5 - 11, Zweiter Abschnitt - Elektronische Grundakte

§ 5 Nds. eGruVO - Einführung der elektronischen Grundakte

1 Bei den in der Anlage bezeichneten Grundbuchämtern werden ab dem in Spalte 3 der Anlage angegebenen Zeitpunkt neu anzulegende Grundakten elektronisch geführt. 2 Grundakten, die bereits angelegt sind, werden ab diesem Zeitpunkt elektronisch weitergeführt. 3 Der bereits in Papierform vorliegende Akteninhalt ist in die elektronische Form nur zu übertragen, soweit dies in Spalte 4 der Anlage vorgesehen ist; § 7 gilt entsprechend.

§ 6 Nds. eGruVO - Bildung elektronischer Grundakten, Repräsentat

(1) 1 In der elektronischen Grundakte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Grundakte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. 2 Elektronische Empfangsbekenntnisse, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Grundakte gespeichert.

(2) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Grundakte

genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Grundakte gespeichert

worden sind.

(3) Elektronisch geführte Grundakten sind so zu strukturieren, dass die gerichtsinterne Bearbeitung und der Aktenaustausch gewährleistet sind.

(4) 1 Die in der elektronischen Grundakte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; aus diesen Dokumenten wird das Repräsentat gebildet. 2 Das Repräsentat muss den gesamten zur Grundakte genommenen Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. 3 Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. 4 Signaturdateien werden im Repräsentat nicht wiedergegeben; wiedergegeben werden nur die Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. 5 Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. 6 Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

§ 7 Nds. eGruVO - Übertragung von Papierdokumenten

(1) 1 Sind nach § 5 Satz 1 Grundakten elektronisch zu führen oder nach § 5 Satz 2 elektronisch weiterzuführen, so sind zu diesen in Papierform eingehende Schriftstücke nach dem Stand der Technik in elektronische Dokumente zu übertragen und in dieser Form zur Grundakte zu nehmen. 2 Gescannte Leerseiten sind nicht zur Grundakte zu nehmen.

(2) Die in Papierform vorliegenden Schriftstücke sind sechs Monate nach ihrer Übertragung, jedoch nicht vor der Entscheidung über den Antrag, zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder eine Aufbewahrung im Einzelfall zu erfolgen hat.

§ 8 Nds. eGruVO - Entscheidungen und Verfügungen in elektronischer Form

Entscheidungen und Verfügungen der Grundbuchämter, deren Grundakten elektronisch geführt werden, sind in elektronischer Form zu erlassen.

§ 9 Nds. eGruVO - Bearbeitung der elektronischen Grundakte

(1) 1 Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Grundakte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. 2 Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle

die Grundakte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

(2) 1 Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Grundakte nur von der jeweils lese-

und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. 2 Dies gilt auch, soweit die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 10 Nds. eGruVO - Barrierefreiheit

Elektronische Grundakten und Verfahren zur Führung und Bearbeitung dieser Akten sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.

§ 11 Nds. eGruVO - Ersatzgrundakte

1 Im Fall einer anhaltenden technischen Störung beim Betrieb der elektronischen Grundakte kann das Justizministerium oder eine von ihm bestimmte Stelle für die von der Störung betroffenen Grundbuchämter anordnen, Ersatzgrundakten in Papierform zu führen. 2 Diese sind in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. 3 Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren.

§ 12, Dritter Abschnitt - Inkrafttreten

§ 12 Nds. eGruVO - Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.

Hannover, den 8. Februar 2022

Niedersächsisches Justizministerium

H a v l i z a Ministerin

Anlage Nds. eGruVO - Grundbuchämter mit elektronischem Rechtsverkehr, Zeitpunkt des Beginns des elektronischen Rechtsverkehrs und der Führung elektronischer Grundakten

(zu § 1 Abs. 1 und § 5)