Verordnung über das elektronische Verwaltungsverfahren

II H/5 Verordnung über das elektronische Verwaltungsverfahren (EVRV) Vom 20. August 2024 (Stand 1. September 2024) Der Regierungsrat, gestützt auf das Gesetz über die digitale Verwaltung (DVG) 1 ) und das Verwaltungsrechtspflegegesetz (VRG) 2 ) , erlässt: 1. Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt die Modalitäten des elektronischen Verkehrs zwi - schen einer Partei und einer Behörde oder zwischen Behörden im Rahmen von Verfahren auf die das Verwaltungsrechtspflegegesetz Anwendung fin - det.

2 Sie findet keine Anwendung auf:

a. gerichtliche Behörden gemäss Gerichtsorganisationsgesetz 3 ) ;

b. Urkunden gemäss Beurkundungsgesetz 4 ) ;

c. Verfügungen von Todes wegen. 2. Zustellplattform für die Übermittlung elektronischer Dokumente

Art. 2 Zustellplattform

1 Die Übermittlung elektronischer Dokumente erfolgt über das Behördenpor - tal oder eine andere vom Regierungsrat anerkannte Zustellplattform.

2 Die vom Regierungsrat anerkannten Zustellplattformen werden im Anhang aufgeführt. Ausgenommen sind Zustellplattformen, die vom Bund anerkannt sind.

3 Die verantwortliche oder hauptverantwortliche Behörde (Art. 10 BehöPV 5 ) ) legt für das jeweilige Verfahren eine vom Regierungsrat anerkannte Zustell - plattform fest. Im Grundsatz ist das Behördenportal zu nutzen. 1) GS II H/1 2) GS III G/1 3) GS III A/2 4) GS III B/3/1 5) GS II H/4 SBE 2024 22 1

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4 Vor der Festlegung einer anderen vom Regierungsrat anerkannten Zustell - plattform hört der Regierungsrat den IT-Steuerungsausschuss an. 3. Eingaben an Behörden

Art. 3

Dateiformat

1 Elektronische Dokumente sind in einem gebräuchlichen und lesbaren Da - teiformat zu übermitteln. Im Grundsatz ist das Dateiformat PDF zu verwen - den.

2 Die Behörde kann verlangen, dass die elektronischen Dokumente unverän - derbar sind.

3 Wird ein elektronisches Dokument in einem anderen Dateiformat einge - reicht oder kann es nicht geöffnet werden, setzt die Behörde eine angemes - sene Frist zur Nachreichung an.

Art. 4 Elektronische Signierung des Dokuments

1 Eine eigenhändige Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signa - tur gemäss Bundesgesetz über die elektronische Signatur 6 ) im Sinne von Ar - tikel 4a VRG ist bei einem elektronischen Dokument nicht erforderlich, wenn die Identifizierung der Absenderin oder des Absenders und die Integrität der Übermittlung in anderer geeigneter Weise sichergestellt sind.

2 Die Behörde kann verlangen, dass ein elektronisches Dokument signiert eingereicht wird.

3 Fehlt eine gesetzlich oder behördlich erforderte qualifizierte elektronische Signatur, setzt die Behörde eine angemessene Frist zur Korrektur an. 4. Physische Dokumente 4.1. Zulässigkeit physischer Dokumente

Art. 5

Nachreichung als physisches Dokument

1 Die Behörde kann die Nachreichung von Dokumenten in physischer Form verlangen (Art. 18a Abs. 4 VRG), wenn:

a. das elektronische Dokument nicht geöffnet werden kann (Art. 34 Abs. 3 Bst. a VRG);

b. das elektronische Dokument oder der Auszug nicht lesbar sind (Art. 34 Abs. 3 Bst. a VRG);

c. es zur Überprüfung der Echtheit oder zur weiteren Verwendung notwendig ist (Art. 34 Abs. 3 Bst. b VRG).

2 Die Behörde setzt eine angemessene Frist für die Nachreichung an. 6) SR 943.03

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Art. 6 Auszug eines elektronischen Dokuments

1 Auszüge in physischer Form von einem elektronischen Dokument sind mit der Bestätigung «Kopie des elektronischen Dokuments», dem Datum, dem Vor- und Nachnamen und der Unterschrift der bearbeitenden Person zu ver - sehen.

2 Auf Antrag prüft die Behörde vor Erstellung des Auszugs eine qualifizierte elektronische Signatur, eine in anderer geeigneter Weise sichergestellte Identität oder ein geregeltes elektronisches Siegel bezüglich:

a. die Identität der Absenderin oder des Absenders oder des gere - gelten elektronischen Siegels der Behörde;

b. Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur, der in anderer Weise sichergestellten Identität oder des geregelten elektroni - schen Siegels;

c. Datum und Uhrzeit der qualifizierten elektronischen Signatur, der Übermittlung des elektronischen Dokuments durch die in anderer Weise sichergestellten Identität oder des geregelten elektroni - schen Siegels.

3 Die bearbeitende Person fügt dem Auszug des elektronischen Dokuments das Ergebnis der Prüfung aus Absatz 2 bei.

4 Die Behörde kann für die Prüfung nach Absatz 2 eine Gebühr verlangen. 4.2. Digitalisierung physischer Dokumente

Art. 7 Vorbereitung

1 Vor der Digitalisierung muss das physische Dokument so vorbereitet wer - den, dass ihm das Digitalisat so nahe wie möglich kommt (namentlich durch das Entfernen von Heftklammern, Einordnen der Dokumente in eine korrekte Reihenfolge, Einfügen von Trennblättern).

Art. 8 Digitalisierung

1 Bei der Digitalisierung sind folgende Parameter zu verwenden:

a. Zielformat: .pdf / .tiff;

b. Auflösung: mindestens 300 dpi;

c. Farbe: Farbe oder Graustufe;

d. Schrifterkennung (OCR): aktiviert;

e. Nachzeichnen und Glätten: deaktiviert.

2 Farbige Dokumente sind farbig zu digitalisieren.

3 Es werden die Vor- und die Rückseite von physischen Dokumenten digitali - siert. Die Rückseite wird nicht digitalisiert, wenn sie leer ist. 3

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Art. 9 Nachbereitung

1 Das elektronische Dokument ist umgehend auf seine Vollständigkeit und Übereinstimmung mit dem physischen Dokument zu überprüfen.

2 Wenn das elektronische Dokument fehler- oder mangelhaft ist, muss das physische Dokument erneut digitalisiert werden. Fehler- oder mangelhafte elektronische Dokumente sowie Doubletten werden gelöscht.

Art. 10 Weiterverwendung physischer Dokumente

1 Das physische Dokument wird nach der Digitalisierung vernichtet. Auf vor - gängigen Antrag der Absenderin oder des Absenders kann die Behörde es auch zurückschicken.

2 Die Behörde kann die Vernichtung oder das Zurückschicken des physi - schen Dokuments bis zum Abschluss des Verfahrens aufschieben.

3 Die Behörde kann das physische Dokument aufbewahren, insbesondere:

a. zwecks Weiterverwendung in anderen Verfahren;

b. aus beweisrechtlichen Gründen;

c. bei Archivwürdigkeit (Art. 36 Abs. 2 VIDAG 7 ) ). 5. Zustellung elektronischer Dokumente

Art. 11 Dateiformat

1 Die von einer Behörde elektronisch übermittelten Dokumente werden in ei - nem gebräuchlichen und lesbaren Dateiformat zugestellt.

2 Ausgenommen sind Dokumente, die sich aus technischen oder beweis - rechtlichen Gründen nicht eignen. Sie können in anderen Dateiformaten oder als physische Dokumente bereitgestellt werden.

Art. 12

Elektronische Signierung

1 Die von einer Behörde elektronisch übermittelten Dokumente können mit einem geregelten elektronischen Siegel oder einer qualifizierten elektroni - schen Signatur versehen werden.

2 Verfügungen und Entscheide (Art. 3 und 74 Abs. 1 Bst. h VRG) werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

3 Auf die qualifizierte elektronische Signatur wird verzichtet, bei Verfügungen und Entscheiden, die

a. in einem automatisieren Verfahren erlassen werden (Art. 74 Abs. 1 Bst. h VRG);

b. in grosser Anzahl erlassen werden und deren Inhalt von Fall zu Fall nur wenig abweicht (Massenverfügungen). 7) GS I F/2

II H/5 6. Digitaler Rechnungs- und Zahlungsverkehr

Art. 13 Zulässigkeit

1 Die Behörde kann:

a. Dritten digitale Rechnungen ausstellen;

b. von Dritten Rechnungen in digitaler Form verlangen.

2 Voraussetzung ist, dass:

a. die Dritten dem digitalen Rechnungs- und Zahlungsverkehr zu - stimmen;

b. sie zum digitalen Verkehr mit Behörden verpflichtet sind (Art. 4 DVG); oder

c. die Zahlung behördliche Leistungen betrifft, deren Inanspruchnah - me freiwillig ist.

3 Die Behörde kann unter den Voraussetzungen von Absatz 2 die Erbringung kostenpflichtiger Leistungen von der Zahlung oder Vorauszahlung auf digita - lem Weg abhängig machen.

Art. 14 Digitale Rechnungen mit Verfügungscharakter

1 Digitale Rechnungen mit Verfügungscharakter werden über eine Zustell - plattform gemäss Artikel 2 oder über die für den elektronischen Rechnungs - austausch üblichen Dienstleister in ein Buchhaltungssystem der Adressatin oder des Adressaten zugestellt.

2 Sie müssen bei ihrer erstmaligen Zustellung nicht unterzeichnet sein.

3 Wird die digitale Rechnung mit Verfügungscharakter innert 30 Tagen nach dem fristauslösenden Zeitpunkt (Art. 32 Abs. 1a VRG) nicht beglichen, so wird sie als digitale Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signa - tur über eine Zustellplattform gemäss Artikel 2 oder als unterzeichnete phy - sische Rechnung gegen Empfangsbestätigung erneut zugestellt. 7. Übergangsbestimmung

Art. 15 Übergangsfrist

1 Mit der Inbetriebnahme des Behördenportals beginnt die zweijährige Über - gangsfrist (Art. 36 Abs. 1 DVG), während welcher Behörden und Personen, die zum digitalen Verkehr mit Behörden verpflichtet sind (Art. 4 DVG) Daten und Dokumente noch physisch übermitteln können. Sie endet am selben Kalendertag zwei Jahre später.

2 Die Behörden und Personen, die zum digitalen Verkehr mit Behörden ver - pflichtet sind, werden in geeigneter Weise auf den Beginn und das Ende der Übergangsfrist hingewiesen. 5

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3 Nach Ablauf der Übergangsfrist können die Behörden und Personen, die zum digitalen Verkehr mit Behörden verpflichtet sind, noch in denjenigen Verwaltungsverfahren Dokumente physisch übermitteln, in welchen die ver - antwortliche Behörde eine Zustellplattform noch nicht festgelegt hat.

4 Verwaltungsverfahren, für welche die verantwortliche Behörde eine Zustell - plattform erst nach Ablauf der zweijährigen Frist festlegt, lösen keine neue Frist aus. Behörden und Personen, die zum digitalen Verkehr mit Behörden verpflichtet sind, verkehren ab dem Datum der Festlegung der Zustellplatt - form elektronisch mit der Behörde.

5 Nach Ablauf der Übergangsfrist können Urkundspersonen noch Dokumen - te physisch übermitteln, solange das Beurkundungsgesetz elektronische Originale öffentlicher Urkunden oder elektronische Ausfertigungen öffentli - cher Urkunden nicht erlaubt.

6 Erlaubt das Beurkundungsgesetz elektronische Originale öffentlicher Ur - kunden oder elektronische Ausfertigungen öffentlicher Urkunden erst nach Ablauf der zweijährigen Frist, löst dies keine neue Frist aus. Die Urkundsper - sonen verkehren ab dem Datum des Inkrafttretens der entsprechenden Än - derungen im Beurkundungsgesetz elektronisch mit der Behörde.

Anhang 1: Vom Regierungsrat anerkannte Zustellplattformen Software Hersteller / Betreiber Einsatzzweck Anerkennungs- beschluss AVS - Melde- schein AVS Abrechnungs - und Ver- waltungs - Systeme GmbH, Josephsplatz 8, D - 95444 Bayreuth Er hebung bzw. Ab- rechnung von Gäs- tetaxen 20. August 2024 om Police om Permission om computer support ag, Hinterbergstrasse 9, 6330 Cham Zustellung von Ord- nungsbussen 20. August 2024 SuisseOffer Tool Suite SuisseOffer AG, Erlenau- weg 17, 3110 Münsingen Abwicklung von Be- schaffungsprozes- sen 20. August 2024 transfer.gl. ch Kanton Glarus, Hauptabtei- lung Informatik Für den sicheren Austausch von Da- teien 20. August 2024 Escada 2 JCS Software AG, Brugg- feldweg 3, 4147 Aesch Kommunikation zwi- schen Fachstelle Berufsbildung und Lehrbetrieben 20. August 2024 Jagd - und Fi- schereisoft- ware Sesam AG, Guschstra- sse 39 , 8610 Uster Ausgabe von Fi- scherei - und Jagd- patenten 20. August 2024 collecta eSchkG Collecta AG, Baarer- strasse 141, Postfach, 6302 Zug Bestellung von Be- treibungsregister- auszügen 20. August 2024 ASBB Kanton Thurgau Abrechnungssoft- ware für Betriebsbei- träge im Behinder- tenbereich. Sämtli- che stationären Plat- zierungen von Men- schen mit Behinde- rungen 20. August 2024 HIN Mail Health Info Net AG, Seiden- strasse 4, 8304 Wallisellen Sichere Kommunika- tion via E - Mail für den Informations- austausch im Ge- sundheitswesen 20. August 2024 eBill SIX Group AG, Pfingst- weidstrasse 110, 8005 Zü- rich Elektronische Rech- nungszustellung 20. August 2024