Verordnung über das Interne Kontrollsystem

Verordnung über das Interne Kontrollsystem (IKS-Verordnung, IKSV) vom 25. August 2020 (Stand 1. Januar 2021) Der Regierungsrat von Nidwalden, gestützt auf Art. 64 der Kantonsverfassung, in Ausführung von Art. 71 und Art. 72 des Gesetzes vom 21. Oktober 2009 über den Finanzhaus - halt des Kantons (Finanzhaushaltgesetz, kFHG) 1 ) , beschliesst: 1 Grundlagen und Begriffe § 1 Geltungsbereich 1 Diese Verordnung gilt für alle kantonalen Verwaltungseinheiten, die dem Regierungsrat direkt unterstellt sind (Direktionen, Staatskanzlei) sowie für die kantonalen Verwaltungseinheiten der Rechtspflege (Ge - richte, Schlichtungsbehörde, Staatsanwaltschaft). 2 Ausgelagerte Aufgaben (Outsourcing) bleiben trotz Übertragung in der Verantwortung der Auftrag gebenden kantonalen Verwaltungseinheit und sind deshalb Bestandteil deren Internen Kontrollsystems (IKS). § 2 Definition, Zielsetzung 1 Das IKS ist ein in die Arbeits- und Betriebsabläufe einer kantonalen Verwaltungseinheit eingebetteter Prozess, der von den Führungskräften sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt wird. 2 Ziel des IKS ist, bestehende Risiken zu erfassen und zu steuern, um mit ausreichender Gewähr sicherstellen zu können, dass die betreffen - de kantonale Verwaltungseinheit im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufga - benstellung die folgenden allgemeinen Ziele erreicht: 1. das Vermögen des Kantons zu schützen sowie die zweckmässige Verwendung der Mittel sicherzustellen (Vermögensschutz); 1) NG 511.1 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 1

2. finanziell relevante Prozesse ordnungsgemäss abzuwickeln und zu optimieren (operative Geschäftstätigkeit); 3. die Zuverlässigkeit der Finanz- und Führungsinformationen si - cherzustellen (Rechnungslegung, Reporting); 4. Gesetze, Verordnungen und Reglemente in Bezug auf Ziff. 1–3 einzuhalten (Compliance); 5. ein internes Umfeld zur Verminderung von unbeabsichtigten Feh - lern und betrügerischem Verhalten zu schaffen. § 3 Abgrenzung 1 Das IKS und das Risikomanagement werden als zwei gesonderte In - strumente betrachtet. 2 Das IKS fokussiert sich auf die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten der finanziell relevanten Geschäftsprozesse und - risiken. § 4 Weitere Begriffe 1 Als «Prozess» gilt eine oft standardmässig wiederholte Abfolge von Aufgaben, um für interne oder externe Prozesskunden Leistungen zu erbringen. 2 Als «Finanzprozesse» gelten Prozesse, die der finanziellen Planung, der ordnungsgemässen Buchführung und der finanziellen Berichterstat - tung dienen. § 5 IKS-Handbuch 1 Die Finanzdirektion erlässt ein IKS-Handbuch und entwickelt dieses regelmässig weiter. 2 Das IKS-Handbuch enthält Erläuterungen und Empfehlungen zur Aus - gestaltung und Umsetzung der IKS-Regeln. 2 Organisation § 6 Gesamtverantwortung 1 Dem Regierungsrat obliegt die Gesamtverantwortung für das IKS. 2 Die Finanzdirektion ist für die fachliche Führung (IKS-Fachstelle) ver - antwortlich und stellt die notwendigen Instrumente zur Verfügung. 2

3 Die IKS-Fachstelle nimmt die fachlichen und verwaltungseinheitsüber - greifenden Aufgaben wahr und stellt ein risikoorientiertes IKS sicher, in dem sie auf Basis der finanziellen Planung, der Buchführung und der fi - nanziellen Berichterstattung die Schnittstellen zu anderen kantonalen Verwaltungseinheiten identifiziert. 4 Die Finanzkontrolle prüft das IKS in den kantonalen Verwaltungsein - heiten gemäss Art. 8 Ziff. 2 des Gesetzes über die Finanzkontrolle (Kantonales Finanzkontrollgesetz, kFKG) 2 ) und erstattet darüber Bericht gemäss Art. 12 kFKG. § 7 Oberste Führungsinstanzen 1 Die obersten Führungsinstanzen der kantonalen Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Einsatz und die Überwachung des IKS in ih - rem Zuständigkeitsbereich. 2 Sie stellen sicher, dass die nachfolgenden, allgemeinen Voraussetzun - gen für die Existenz eines IKS erfüllt sind: 1. Das IKS ist vorhanden und überprüfbar (dokumentiert). 2. Das IKS ist den Risiken und Tätigkeiten der Verwaltungseinheiten angepasst. 3. Das IKS ist den Mitarbeitenden bekannt. 4. Das definierte IKS wird angewendet. 5. Das Kontrollbewusstsein ist in der Verwaltungseinheit vorhanden und überprüfbar. 3 Sie bezeichnen je eine IKS-Koordinationsstelle, welche die Schnittstel - le zwischen IKS-Fachstelle und den kantonalen Verwaltungseinheiten bildet. § 8 Kantonale Verwaltungseinheiten 1 Jede kantonale Verwaltungseinheit ist verantwortlich für die Pflege und die Überwachung des IKS in ihren Einheiten gemäss Institutioneller Gliederung. 2 Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind an der IKS-Umsetzung betei - ligt. Sie führen die Prozesskontrollen durch und dokumentieren die Kontrollergebnisse. Sie melden aufgedeckte Kontrollschwächen an die vorgesetzte Stelle. 2) NG 513.1 3

3 Grundsätze § 9 Risikoorientierung 1 Jede kantonale Verwaltungseinheit gestaltet das IKS so aus, dass ihre wesentlichen und von ihr beeinflussbaren finanziellen Risiken abge - deckt sind. Bei Schnittstellen zu andern kantonalen Verwaltungseinhei - ten werden die Zuständigkeiten für die Prozessrisiken und - kontrollen definiert. 2 Angestrebt wird keine absolute Sicherheit, sondern eine angemessene Sicherheit unter Berücksichtigung der Kosten- / Nutzenabwägung. § 10 Steuerungs- und Kontrollaktivitäten 1 Die finanziellen Risiken der Aufgaben der kantonalen Verwaltungsein - heiten werden in Prozessen, durch die IT sowie auf Führungsebene durch angemessene Steuerungs- und Kontrollaktivitäten auf ein akzep - tables Mass reduziert. 2 Soweit möglich und wirtschaftlich, sind präventive und automatisierte Steuerungs- und Kontrollaktivitäten allen anderen Typen (manuell, auf - deckend) vorzuziehen. 3 Die Steuerungs- und Kontrollaktivitäten im Rahmen des IKS sind mög - lichst in die bestehenden Abläufe zu integrieren. § 11 Anforderungen an das IKS 1 Die kantonalen Verwaltungseinheiten unterhalten ein nach den Vorga - ben des IKS-Handbuchs angepasstes und systematisches IKS. § 12 Reporting 1 Die IKS-Fachstelle erstellt jährlich einen IKS-Report zuhanden des Re - gierungsrates. Die Berichterstattung erfolgt jeweils im zweiten Quartal. 2 Das Reporting der obersten Führungsinstanzen und der kantonalen Verwaltungseinheiten richtet sich nach dem IKS-Handbuch. 4

4 Übergangs- und Schlussbestimmungen § 13 Übergangsbestimmung 1 Die Finanzdirektion hat das IKS ab 1. Januar 2021 anzuwenden. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im dritten Quartal des Jahres 2021. 2 Die weiteren kantonalen Verwaltungseinheiten haben das IKS ab 1. Januar 2023 anzuwenden. Die erstmalige Berichterstattung zum IKS erfolgt im dritten Quartal des Jahres 2023. § 14 Änderung der Regierungsratsverordnung 1 Der Anhang der Vollzugsverordnung vom 7. Juli 1998 zum Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der Verwaltung (Regie - rungsratsverordnung, RRV) 3 ) wird wie folgt geändert: ... § 15 Inkrafttreten 1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft. 3) NG 152.11 5

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 25.08.2020 01.01.2021 Erlass Erstfassung A 2020, 1808 6

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 25.08.2020 01.01.2021 Erstfassung A 2020, 1808 7