Ausführungsbestimmungen über die Digitalisierung des Steuerverfahrens

Ausführungsbestimmungen über die Digitalisierung des Steuerverfahrens vom 5. Dezember 2023 (Stand 1. Januar 2024) Der Regierungsrat des Kantons Obwalden, gestützt auf Artikel 189a sowie Artikel 190a des Steuergesetzes vom 30. Oktober 1994 1 ) und Artikel 65 Absatz 2 des Staatsverwaltungsgesetzes vom 8. Juni 1997 2 ) , beschliesst: 1. Allgemeine Bestimmung

Art. 1

Gegenstand 1 Diese Ausführungsbestimmungen regeln: a. die Organisation, den Betrieb und die Nutzung des elektronischen Kundenportals der Steuerverwaltung; b. die elektronische Einreichung der Steuererklärung; c. die Bearbeitung der elektronischen Daten. 2. Kundenportal

Art. 2

Zweck des Kundenportals 1 Die Steuerverwaltung betreibt für die elektronische Geschäftsabwicklung mit den Steuerpflichtigen ein Kundenportal.

Art. 3

Registrierung 1 Die Nutzung des Kundenportals setzt die Eröffnung eines Benutzerkon tos voraus. Dazu müssen folgende Daten angegeben werden: a. Vorname und Name; b. Geburtsdatum; 1) StG, GDB 641.4 2) GDB 130.1 OGS 2023, 37

c. Persönliche Identifikationsnummer (PID); d. E-Mail Adresse; e. Mobiltelefonnummer. 2 Nach der Verifizierung der E-Mail-Adresse und der Mobiltelefonnummer erfolgt der Zugriff auf das Kundenportal mittels eines persönlichen Pass worts, dessen Anforderungen von der Steuerverwaltung festgelegt wer den. 3 Mit der Registrierung im Kundenportal kann die Steuererklärung elektro nisch eingereicht oder die Frist zur Einreichung der Steuererklärung ver längert werden.

Art. 4

Steuerkonto 1 Im Kundenportal kann die Aktivierung des Steuerkontos beantragt wer den. Nach Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen wird dem bzw. der Steuerpflichtigen ein Aktivierungscode zugesandt. Der Versand erfolgt mit A-Post Plus an den Wohn- resp. Hauptsitz des oder der Steuerpflichtigen. 2 Mit dem Steuerkonto können im Kundenportal persönliche Steuerdaten und Steuerdokumente eingesehen werden und es kann mit der Steuer verwaltung verschlüsselt kommuniziert werden. 3 Das Steuerkonto wird nach erfolgreicher Eingabe des Aktivierungscodes im Kundenportal freigeschaltet. Der Zugriff erfolgt über eine zweistufige Authentisierung. 4 Wer sich so legitimiert, gilt gegenüber der Steuerverwaltung als zur Be nutzung des Steuerkontos berechtigter Nutzer oder berechtigte Nutzerin.

Art. 5

Ermächtigung 1 Der Inhaber oder die Inhaberin des Steuerkontos kann weitere Personen für das Steuerkonto ermächtigen. 2 Ermächtige Personen müssen sich auf dem Kundenportal registrieren. 3 Ermächtigte Personen gelten bis zum Widerruf im Steuerkonto als zur Benutzung des Steuerkontos berechtigt. 4 Handlungen ermächtigter Personen werden dem oder der Steuerpflichti gen angerechnet. 2

Art. 6

Speicherung von Daten 1 Im Kundenportal werden die notwendigen Daten für die Identifikation der steuerpflichtigen Personen und ihrer ermächtigten Personen sowie Daten ihrer persönlichen Einstellungen gespeichert. Dies betrifft insbesondere: Vornamen, Namen, E-Mailadresse, Mobiltelefonnummer, Verknüpfungen zur ermächtigten Person sowie persönliche Einstellungen im Benutzerpro fil zur Kommunikations- und Notifikationsart. 2 Im Kundenportal werden keine Steuerdaten gespeichert. 3. Elektronische Kommunikation

Art. 7

Zustellungsart und Benachrichtigung 1 Nutzer und Nutzerinnen des Kundenportals mit aktiviertem Steuerkonto können im Kundenportal die Zustellungsart der Steuerdokumente durch die Steuerverwaltung wählen. Die Zustellung der Dokumente kann elek tronisch in das Kundenportal oder mittels Briefpost erfolgen. 2 Bei elektronischer Zustellung der Dokumente, kann die Art der elektroni schen Benachrichtigung (SMS oder E-Mail) gewählt werden. 3 Bei Zustellung per Briefpost erfolgt keine zusätzliche elektronische Be nachrichtigung.

Art. 8

Zeitpunkt der Zustellung 1 Bei elektronischer Zustellung in das Kundenportal gelten die Dokumente an dem Tag als zugestellt, an welchem der Nutzer oder die Nutzerin über die Zustellung per SMS oder E-Mail benachrichtigt wird.

Art. 9

Weitere Rechte und Pflichten 1 Die Einzelheiten zur Nutzung des Kundenportals werden in den Nut zungsbedingungen geregelt.

Art. 10

Deaktivierung des Kundenportals 1 Bei Verstössen gegen die Nutzungsbedingungen kann die Steuerverwal tung den Nutzer oder die Nutzerin nach entsprechender Vorankündigung vom Kundenportal ausschliessen und eine Reaktivierung verhindern. 3

4. Elektronische Einreichung der Steuererklärung

Art. 11

Steuerdeklarationslösungen 1 Die Steuerpflichtigen, die ihre Steuererklärung auf elektronischem Weg einreichen, müssen eine der folgenden Lösungen verwenden: a. die von der Steuerverwaltung zur Verfügung gestellte webbasierte Steuerdeklarationslösung im Kundenportal; b. von der Steuerverwaltung bezeichnete Anwendungen.

Art. 12

Authentisierung 1 Die Steuerpflichtigen werden durch Zustellung einer Mitteilung zur elek tronischen Einreichung der Steuererklärung aufgefordert. Die Mitteilung enthält den Identifikations-Code, mit welchem sich die Steuerpflichtigen für die webbasierte Steuerdeklarationslösung registrieren und ihre Identi tät bestätigen. 2 Für Steuerpflichtige mit einem aktivierten Steuerkonto erfolgt die Mittei lung zur elektronischen Einreichung der Steuererklärung gemäss Art. 7 dieser Ausführungsbestimmungen. Die Identität ergibt sich durch die An meldung im Steuerkonto. 3 Für die Einreichung der Steuererklärung, die mit einer Steuerdeklarati onslösung gemäss Art. 11 Bst. b dieser Ausführungsbestimmungen er stellt wurde, bescheinigen die Steuerpflichtigen ihre Identität während des Übermittlungsvorgangs mit dem persönlichen Identifikations-Code.

Art. 13

Einreichefrist 1 Die Steuererklärung gilt, vorbehältlich der nachfolgenden Bestimmun gen, mit dem Erhalt der Übermittlungsquittung als eingereicht. 2 Die Bestimmungen über die verspätete Einreichung und die Fristerstre ckung für die per Post eingereichte Steuererklärung gelten auch für die elektronisch eingereichte Steuererklärung. 3 Sofern von der Möglichkeit einer Freigabequittung Gebrauch gemacht wird, gilt der Eingang der von der steuerpflichtigen Person unterzeichne ten Freigabequittung bei der Steuerverwaltung als Einreichezeitpunkt. Die gabequittung bei ihr eingetroffen ist. 4

Art. 14

Übermittlung und Übermittlungsquittung 1 Nach Übermittlung der Steuererklärung erhalten die Steuerpflichtigen umgehend eine Meldung im Kundenportal. Darin ist ersichtlich, ob die Übermittlung erfolgreich war oder nicht. Die Übermittlungsquittung ist durch die Steuerpflichtigen zu kontrollieren. 2 Ist die Übermittlung fehlgeschlagen, gilt die Einreichefrist als gewahrt, wenn die Steuererklärung innert fünf Arbeitstagen nach dem Übermitt lungsversuch in Papierform eingereicht wird.

Art. 15

Korrektur der Steuererklärung 1 Nach der erfolgreichen Übermittlung haben die Steuerpflichtigen 72 Stunden Zeit, um ihre Steuererklärung zu korrigieren. Als Einreichezeit punkt gilt auch in diesem Fall der Zeitpunkt der erstmaligen Übermittlung gemäss der Übermittlungsquittung.

Art. 16

Datenhaltung und Entschlüsselung 1 Die von den Steuerpflichtigen übermittelten Daten werden während 72 Stunden nach der ersten elektronischen Übermittlung (Korrekturfrist) ver schlüsselt auf einem kantonalen Server aufbewahrt. 2 Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten entschlüsselt und an die Steuerverwaltung weitergeleitet. 5. Datenbearbeitung

Art. 17

Digitalisierung von Steuerakten a. Grundsatz 1 Steuererklärungen und Veranlagungsakten (Hilfsblätter, Auflagen, inter ne und externe Meldungen, Aktennotizen usw.) werden zum Zwecke der elektronischen Verarbeitung und zur Aufbewahrung digitalisiert, d. h. in die elektronische Form konvertiert. 2 Zu den Steuerakten gehören auch die Akten aus dem Verfahren zur Schätzung von Grundstücken. 3 Werden Steuerakten in elektronischer Form eingereicht, werden nur die noch nicht elektronisch vorhandenen Dokumente digitalisiert. 5

4 Die Digitalisierung erfolgt grundsätzlich direkt nach dem Eingang bei der Steuerverwaltung, spätestens nach rechtskräftigem Abschluss des Ver fahrens.

Art. 18

b. Anforderungen 1 Bei der Digitalisierung der Steuerakten ist sicherzustellen, dass: a. die Digitalisierung nach dem Stand der Technik erfolgt; b. die digitalen Steuerakten die Originale in unveränderbaren Abbildun gen festhalten und ausgedruckt werden können; c. die digitalen Steuerakten in einem archivtauglichen Format gespei chert werden; d. die Steuerakten vollständig digitalisiert werden; e. das Digitalisierungsverfahren mittels Dokumentation und Protokollie rung nachvollziehbar ist. 2 Die Dokumentation und das Protokoll des Digitalisierungsverfahrens sind so lange wie die digitalisierten Steuerakten aufzubewahren.

Art. 19

Datenhaltung 1 Die digitalisierten Steuerakten werden im Informationssystem der Steu erverwaltung gespeichert. Dabei ist sicherzustellen, dass: a. auf die digitalisierten Steuerakten zugegriffen werden kann; b. die digitalisierten Steuerakten grundsätzlich nicht verändert oder ge löscht werden können; c. allfällige Löschungen oder Veränderungen protokolliert werden und gelöschte oder veränderte Daten wiederhergestellt werden können; d. der Zugriff auf digitalisierte Steuerakten protokolliert wird; e. die Lese- und Druckbarkeit der digitalisierten Steuerakten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist; f. das Staatsarchiv die Daten übernehmen kann. 2 Die digitalisierten Steuerakten müssen zu jedem Zeitpunkt in der Schweiz verbleiben. 3 Die Aufbewahrungsdauer der elektronischen Steuerakten richtet sich nach Art. 189a Abs. 4 StG. Vor Löschung der elektronischen Steuerakten sind diese dem Staatsarchiv anzubieten. 6

Art. 20

Datenzugriff 1 Das Administrationssystem der Steuerverwaltung ist vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Steuerverwaltung definiert den Schutzbedarf für die Daten, welche im Bearbeitungsprozess im Kundenportal erzeugt, angezeigt oder übertragen werden. 2 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Steuerverwaltung haben Zugriff auf diejenigen Daten, welche sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. 3 Der Vorsteher bzw. die Vorsteherin der Steuerverwaltung entscheidet über die jeweilige Zugriffsberechtigung. 4 Der Datenzugriff im Rahmen der Amtshilfe richtet sich nach Art. 179b Abs. 2 bis 4 StG.

Art. 21

Dateneinsicht 1 Steuerpflichtige und bevollmächtige Vertreter können im Beisein eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin der Steuerverwaltung Einblick in ihre digitalisierten Steuerakten nehmen. 2 Für einen Ausdruck der digitalisierten Steuerakten ist eine Gebühr von Fr. 0.10 pro gedruckte Seite zu entrichten.

Art. 22

Automatisierte Einzelentscheide 1 Die Steuerverwaltung kann Veranlagungsverfügungen als automatisierte Einzelentscheidungen nach Art. 21 des Bundesgesetzes über den Daten schutz (DSG) 3 ) erlassen.

Art. 23

Vernichtung von Papierakten 1 Akten, welche digitalisiert wurden, können nach der Digitalisierung ver nichtet werden. 2 Die Steuerpflichtigen sind in allgemeiner Form auf die Vernichtung der eingereichten Unterlagen hinzuweisen. 3 Vor der Vernichtung der Papierakten muss sichergestellt sein, dass die se vollständig digitalisiert wurden. Die Papierakten müssen dem Staatsar chiv nicht angeboten werden, soweit eine Übernahme der elektronischen Daten durch das Staatsarchiv gewährleistet wird. 3) SR 235.1 7

Art. 24

Zuständigkeit 1 Für die Vernichtung der Papierakten ist die Steuerverwaltung zuständig. Diese kann Dritte mit der Vernichtung beauftragen. 2 Dabei ist sicherzustellen, dass: a. der beauftragte Dritte schriftlich gewährleistet, dass die Daten schutzgesetzgebung und das Amts- und das Steuergeheimnis ein gehalten wird; b. die Originalakten zu keiner Zeit die Schweiz verlassen. Informationen zum Erlass Ursprüngliche Fundstelle: OGS 2023, 37 Ursprüngliches Inkrafttreten: 1. Januar 2024 Aufgehobene Erlasse:Ausführungsbestimmungen über die Digitalisierung von Steuerakten vom 1. Dezember 2015 (OGS 2016, 68)Ausführungsbestimmungen über die elektronische Einreichung der Steuererklärung vom 5. Dezember 2017 (OGS 2017, 60, OGS 2021, 49) 8

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 05.12.2023 01.01.2024 Erlass Erstfassung OGS 2023, 37 9

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 05.12.2023 01.01.2024 Erstfassung OGS 2023, 37 10