Ausführungsbestimmungen über die Digitalisierung von Steuerakten

Ausführungsbestimmungen über die Digitalisierung von Steuerakten vom 1. Dezember 2015 (Stand 1. Januar 2016) Der Regierungsrat des Kantons Obwalden, gestützt auf Artikel 189a des Steuergesetzes vom 30. Oktober 1994 1 ) und Artikel 65 Absatz 2 des Staatsverwaltungsgesetzes vom 8. Juni 1997 2 ) , beschliesst:

Art. 1

Digitalisierung von Steuerakten a. Grundsatz 1 Steuererklärungen und Veranlagungsakten natürlicher und juristischer Personen (Hilfsblätter, Auflagen, interne und externe Meldungen, Akten notizen usw.) werden zum Zwecke der elektronischen Verarbeitung und zur Aufbewahrung digitalisiert, d. h. in die elektronische Form konvertiert. 2 Zu den Steuerakten gehören auch die Akten aus dem Verfahren zur Schätzung von Liegenschaften. 3 Werden Steuerakten in elektronischer Form eingereicht, werden nur die noch nicht elektronisch vorhandenen Dokumente digitalisiert. 4 Die Digitalisierung erfolgt in der Regel nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens.

Art. 2

b. Anforderungen 1 Bei der Digitalisierung der Steuerakten ist sicherzustellen, dass: a. die Digitalisierung nach dem Stand der Technik erfolgt; b. die digitalen Steuerakten die Originale in unveränderbaren Abbildun gen festhalten und ausgedruckt werden können; c. die digitalen Steuerakten in einem archivtauglichen Format gespei chert werden; d. die Steuerakten vollständig digitalisiert werden; 1) StG, GDB 641.4 2) GDB 130.1 OGS 2016, 68

e. das Digitalisierungsverfahren mittels Dokumentation und Protokollie rung nachvollziehbar ist. 2 Die Dokumentation und das Protokoll des Digitalisierungsverfahrens sind so lange wie die digitalisierten Steuerakten aufzubewahren.

Art. 3

c. Auslagerung an Dritte 1 Die Digitalisierung der Steuerakten kann unter den Voraussetzungen von Art. 189a Abs. 3 des Steuergesetzes durch die kantonale Steuerver waltung an Dritte ausgelagert werden. 2 Dabei ist zudem sicherzustellen, dass: a. der beauftragte Dritte schriftlich gewährleistet, dass die Daten schutzgesetzgebung und das Amts- und das Steuergeheimnis ein gehalten wird; b. die Originalakten zu keiner Zeit die Schweiz verlassen; c. Steuerakten nur so lange wie notwendig ausgehändigt werden. 3 Nach Überführung der elektronischen Steuerakten in das Informatiksys tem der Steuerverwaltung sind sämtliche elektronischen Steuerakten auf den Systemen des Dritten vollständig zu löschen. Die Steuerverwaltung bestimmt den Zeitpunkt der Löschung.

Art. 4

Datenhaltung 1 Die digitalisierten Steuerakten werden im Informationssystem der Steu erverwaltung gespeichert. Dabei ist sicherzustellen, dass: a. auf die digitalisierten Steuerakten zugegriffen werden kann; b. die digitalisierten Steuerakten grundsätzlich nicht verändert oder ge löscht werden können; c. allfällige Löschungen oder Veränderungen protokolliert werden und gelöschte oder veränderte Daten wiederhergestellt werden können; d. der Zugriff auf digitalisierte Steuerakten protokolliert wird; e. die Les- und Druckbarkeit der digitalisierten Steuerakten bis Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist; f. das Staatsarchiv die Daten übernehmen kann. 2 Die digitalisierten Steuerakten müssen zu jedem Zeitpunkt in der Schweiz verbleiben. 3 Die Aufbewahrungsdauer der elektronischen Steuerakten richtet sich nach Art. 189a Abs. 4 StG. Vor Löschung der elektronischen Steuerakten sind diese dem Staatsarchiv anzubieten. 2

Art. 5

Datenzugriff 1 Das Informationssystem der Steuerverwaltung ist vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. 2 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Steuerverwaltung haben Zugriff auf diejenigen Daten, welche sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. 3 Der Vorsteher bzw. die Vorsteherin der Steuerverwaltung entscheidet über die jeweilige Zugriffsberechtigung. 4 Der Datenzugriff im Rahmen der Amtshilfe richtet sich nach Art. 179b Abs. 2 bis 4 StG.

Art. 6

Akteneinsicht 1 Steuerpflichtige oder bevollmächtigten Vertretern können im Beisein ei nes Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin der Steuerverwaltung Einblick in deren digitalisierten Steuerakten nehmen. 2 Für einen Ausdruck der digitalisierten Steuerakten ist eine Gebühr von Fr. 0.10 pro gedruckter Seite zu entrichten.

Art. 7

Vernichtung von Papierakten 1 Akten, welche digitalisiert wurden, können nach der Digitalisierung ver nichtet werden. 2 Die Steuerpflichtigen sind in allgemeiner Form auf die Vernichtung der eingereichten Unterlagen hinzuweisen. 3 Vor der Vernichtung der Papierakten muss sichergestellt sein, dass die se vollständig digitalisiert wurden. Die Papierakten müssen dem Staatsar chiv nicht angeboten werden, soweit eine Übernahme der elektronischen Daten durch das Staatsarchiv gewährleistet wird.

Art. 8

Zuständigkeit 1 Für die Vernichtung der Papierakten ist die Steuerverwaltung zuständig. Diese kann Dritte mit der Vernichtung beauftragen, wobei Art. 3 dieser Ausführungsbestimmungen sinngemäss gilt. 3

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 01.12.2015 01.01.2016 Erlass Erstfassung OGS 2016, 68 4

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 01.12.2015 01.01.2016 Erstfassung OGS 2016, 68 5