Ausführungsbestimmungen über die Anstellungsbefugnisse und das Personaldossier

Ausführungsbestimmungen über die Anstellungsbefugnisse und das Personaldossier * vom 22. Juni 1999 (Stand 1. Februar 2016) Der Regierungsrat des Kantons Obwalden, in Ausführung von Artikel 46 Buchstabe b der Personalverordnung vom 29. Januar 1998 1 ) , beschliesst: 1. Anstellungsbefugnisse

Art. 1

Regierungsrat 1 Der Regierungsrat stellt an: * a. die Leiterinnen und Leiter der Ämter; b. die Departementssekretäre und Departementssekretärinnen (oberes Kader); c. den Landweibel oder die Landweibelin. 2 Er bestimmt die nebenamtlichen Behördemitglieder, soweit die Gesetz gebung nicht eine andere Instanz als zuständig erklärt. Er begründet fer ner die Dienst- oder Auftragsverhältnisse mit Kommissionsmitgliedern ge mäss Art. 57 Abs. 2 des Staatsverwaltungsgesetzes 2 ) .

Art. 2

* Departement 1 Der Departementsvorsteher oder die Departementsvorsteherin stellt an: a. die Leiterinnen und Leiter von Abteilungen (mittleres Kader); b. die Leiter und Leiterinnen von Dienststellen bei Fehlen von Abtei lungsleitungen; c. die Angestellten ab Funktionsstufe 6, sofern sie einer Amtsleitung oder dem Departementssekretär oder der Departementssekretärin direkt unterstellt sind. 1) GDB 141.11 2) GDB 130.1 OGS 1999, 86

Art. 3

* Amt 1 Der Amtsleiter oder die Amtsleiterin und der Departementssekretär oder die Departementssekretärin stellen die übrigen Angestellten in ihrem Un terstellungsbereich an.

Art. 4

Personalamt 1 Das Personalamt stellt die Lernenden der kantonalen Verwaltung an. *

Art. 5

Inhalt der Anstellungsbefugnis 1 Die Anstellungsbefugnis umfasst im Rahmen des Stellenplans und der im Voranschlag bewilligten Mittel auch die Befugnis zur Umgestaltung und Aufhebung von Stellen gemäss Art. 7 der Personalverordnung 3 ) . 2 Die Anstellungsbefugnis umfasst ferner alle personalrechtlichen Ent scheide, insbesondere: a. die Entlöhnung; b. die Aufgabenzuweisung (Pflichtenheft); c. die Bewilligung von Nebenbeschäftigungen; d. die Befreiung von der Wohnsitzpflicht; e. die Umgestaltung oder Beendigung des Dienstverhältnisses. 3 Soll eine Anstellung durch die für die Anstellung zuständige Stelle ge kündigt werden, so ist das Personalamt von Beginn weg beizuziehen. Es begleitet sämtliche Verfahrensschritte. 2. Anstellungsverfahren *

Art. 5a

* Prüfung der Stellenbesetzung 1 Vor der Wiederbesetzung einer Stelle überprüft die für die Anstellung zu ständige Stelle die Notwendigkeit der Wiederbesetzung, teilt das Überprü fungsergebnis dem Personalamt mit und ersucht dieses um Einleitung der Stellenausschreibung bzw. des Wiederbesetzungsverfahrens. Ist das Per sonalamt die anstellende Behörde, leitet es sein Überprüfungsergebnis, ausser bei der Anstellung der Lernenden, der Departementsvorsteherin oder dem Departementsvorsteher bzw. der Landschreiberin oder dem Landschreiber weiter. 3) GDB 141.11 2

2 Besteht über die Notwendigkeit einer Wiederbesetzung zwischen dem Amt als anstellender Behörde und dem Personalamt keine Einigkeit, ent scheidet die Departementsvorsteherin oder der Departementsvorsteher des anstellenden Amts bzw. die Landschreiberin oder der Landschreiber; in den andern Fällen entscheidet der Regierungsrat.

Art. 6

Stellenausschreibung 1 Eine Stelle muss nicht ausgeschrieben werden, wenn intern eine über zeugende Bewerbung vorliegt. Eine interne Bewerbung gilt als überzeu gend, wenn das für die neue Stelle notwendige Wissen, das allgemeine Verwaltungsfachwissen sowie die persönlichen Voraussetzungen gege ben sind. 2 Über den Verzicht auf eine Ausschreibung entscheidet nach Rückspra che mit dem Personalamt die für die Anstellung zuständige Stelle.

Art. 7

Stellenbesetzung 1 Das Personalamt verarbeitet die eingehenden Bewerbungen, stellt die notwendigen Unterlagen zuhanden der zuständigen Vorgesetzten zusam men und informiert die Bewerberinnen und Bewerber über den Stand der Abklärungen. Es veranlasst notwendige Abklärungen. 2 Die Arbeitsverträge werden ausschliesslich durch das Personalamt er stellt und es besorgt dazu die Eintrittsadministration. * 3 Die Arbeitsverträge werden von der für die Anstellung zuständigen Stelle und der betroffenen Person unterzeichnet. * 4 Die anstellende Stelle informiert in Absprache mit dem Personalamt ver waltungsintern und in Absprache mit der Staatskanzlei die Öffentlichkeit. * 5 Die Einführung und Begleitung neuer Angestellter am Arbeitsplatz erfolgt durch die Vorgesetzten. Das Personalamt sorgt für die allgemeine In formation über Rechte und Pflichten der Angestellten und die Leistungen des Arbeitgebers. * 2a. Personaldossier *

Art. 7a

* Führung des Personaldossiers 1 Als Personalakten oder Personaldaten gelten alle Dokumente zu einem bestimmten Arbeitsverhältnis, die vom Arbeitgeber im Personaldossier in elektronischer Form oder in Papierform aufbewahrt werden. 3

2 Die Personaldossiers der Mitarbeitenden können in Haupt- und Neben dossier unterteilt werden. 3 Das Personalamt führt während der Dauer des Arbeitsverhältnisses für alle Mitarbeitenden ein einheitlich strukturiertes Personaldossier (Haupt dossier), welches laufend nachzuführen ist. Die Führung hat nach allge mein anerkannten Regeln zu erfolgen. 4 Die Lohnadministration kann ein Nebendossier mit den Daten betreffend Lohnerfassung und -auszahlung führen. 5 Die direkten Vorgesetzten können pro Mitarbeitenden ein Nebendossier mit folgendem Inhalt führen: a. Kopien der Mitarbeiterbeurteilungen; b. Kopie des Anstellungsvertrags und der Stellenbeschreibung; c. Tabellen zur Arbeitszeit- und Abwesenheitskontrolle; d. Akten über Aus- und Weiterbildungen.

Art. 7b

* Inhalt des Personaldossiers 1 Das Personaldossier darf nur Daten enthalten, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Haupt- und Nebendossier sind periodisch – in der Regel jedes zweite Jahr – dahingehend zu überprüfen. 2 Das Führen von Personalakten ausserhalb von Haupt- und Nebendos sier ist untersagt. Ausgenommen davon sind Notizen, die ausschliesslich zum eigenen Gebrauch, als persönliche Arbeitshilfe oder Gedächtnisstüt ze bestimmt sind.

Art. 7c

* Auskunfts- und Einsichtsrecht 1 Mitarbeitende haben das Recht auf Auskunft über den Inhalt ihres Per sonaldossiers. Wird ein Auskunftsgesuch gestellt, so darf die Auskunft nur ausnahmsweise beschränkt, verweigert oder aufgeschoben werden, wenn überwiegend private oder öffentliche Interessen entgegenstehen. 2 Vorgesetzte erhalten auf Anfrage Einsicht in die Personaldossiers (Hauptdossier) ihrer Mitarbeitenden.

Art. 7d

* Aufbewahrung des Personaldossiers 1 Personalakten sind vor dem Zugriff, der Einsichtnahme und vor Verän derung durch unbefugte Personen zu schützen. 4

2 Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden die Haupt- und Neben dossiers während zehn Jahren durch das Personalamt aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Personaldossiers dem Staats archiv angeboten. Der Datenschutz und die Datensicherheit sind zu gewährleisten. 3. Übergangs- und Schlussbestimmungen

Art. 8

Übergangsrecht 1 Diese Ausführungsbestimmungen finden mit ihrem Inkrafttreten grund sätzlich auf alle laufenden personalrechtlichen Verfahren Anwendung, ausgenommen auf hängige Beschwerdeverfahren.

Art. 9

Änderungen bisherigen Rechts 1 ... 4 )

Art. 10

Aufhebung bisherigen Rechts 1 Mit dem Inkrafttreten dieser Ausführungsbestimmungen werden die Aus führungsbestimmungen über das Personalwesen vom 28. Januar 1992 5 ) aufgehoben.

Art. 11

Inkrafttreten 1 Diese Ausführungsbestimmungen treten auf den 1. Juli 1999 in Kraft. Informationen zum Erlass Ursprüngliche Fundstelle: OGS 1999, 86 geändert durchNachtrag vom 4. Dezember 2012, in Kraft seit 1. Januar 2013 (OGS 2012, 74),Nachtrag vom 17. März 2015, in Kraft seit 1. Mai 2015 (OGS 2015, 16),Nachtrag vom 19. Januar 2016, in Kraft seit 1. Februar 2016 (OGS 2016, 3) 4) Die Änderungen bisherigen Rechts sind in den entsprechenden Erlassen nachge führt und können unter OGS 1999, 86 konsultiert werden 5) OGS 1993, 1 5

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 22.06.1999 01.07.1999 Erlass Erstfassung OGS 1999, 86 04.12.2012 01.01.2013

Art. 1 Abs. 1

geändert OGS 2012, 74 04.12.2012 01.01.2013

Art. 2

totalrevidiert OGS 2012, 74 04.12.2012 01.01.2013

Art. 3

totalrevidiert OGS 2012, 74 04.12.2012 01.01.2013

Art. 7 Abs. 2

geändert OGS 2012, 74 04.12.2012 01.01.2013

Art. 7 Abs. 3

geändert OGS 2012, 74 04.12.2012 01.01.2013

Art. 7 Abs. 4

geändert OGS 2012, 74 04.12.2012 01.01.2013

Art. 7 Abs. 5

eingefügt OGS 2012, 74 17.03.2015 01.05.2015

Art. 4 Abs. 1

geändert OGS 2015, 16 17.03.2015 01.05.2015

Art. 5a

eingefügt OGS 2015, 16 19.01.2016 01.02.2016 Erlasstitel geändert OGS 2016. 3 19.01.2016 01.02.2016 Titel 2. geändert OGS 2016. 3 19.01.2016 01.02.2016 Titel 2a. eingefügt OGS 2016. 3 19.01.2016 01.02.2016

Art. 7a

eingefügt OGS 2016. 3 19.01.2016 01.02.2016

Art. 7b

eingefügt OGS 2016. 3 19.01.2016 01.02.2016

Art. 7c

eingefügt OGS 2016. 3 19.01.2016 01.02.2016

Art. 7d

eingefügt OGS 2016. 3 6

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 22.06.1999 01.07.1999 Erstfassung OGS 1999, 86 Erlasstitel 19.01.2016 01.02.2016 geändert OGS 2016. 3

Art. 1 Abs. 1

04.12.2012 01.01.2013 geändert OGS 2012, 74

Art. 2

04.12.2012 01.01.2013 totalrevidiert OGS 2012, 74

Art. 3

04.12.2012 01.01.2013 totalrevidiert OGS 2012, 74

Art. 4 Abs. 1

17.03.2015 01.05.2015 geändert OGS 2015, 16 Titel 2. 19.01.2016 01.02.2016 geändert OGS 2016. 3

Art. 5a

17.03.2015 01.05.2015 eingefügt OGS 2015, 16

Art. 7 Abs. 2

04.12.2012 01.01.2013 geändert OGS 2012, 74

Art. 7 Abs. 3

04.12.2012 01.01.2013 geändert OGS 2012, 74

Art. 7 Abs. 4

04.12.2012 01.01.2013 geändert OGS 2012, 74

Art. 7 Abs. 5

04.12.2012 01.01.2013 eingefügt OGS 2012, 74 Titel 2a. 19.01.2016 01.02.2016 eingefügt OGS 2016. 3

Art. 7a

19.01.2016 01.02.2016 eingefügt OGS 2016. 3

Art. 7b

19.01.2016 01.02.2016 eingefügt OGS 2016. 3

Art. 7c

19.01.2016 01.02.2016 eingefügt OGS 2016. 3

Art. 7d

19.01.2016 01.02.2016 eingefügt OGS 2016. 3 7