Règlement concernant les pouvoirs de représentation de l’Université de Neuchâtel

Règlement concernant les pouvoirs de représentation de l’Université de Neuchâtel (règlement sur les signatures) Le rectorat, vu la loi sur l’Université (LU), du 5 novembre 2002 1 ) ; vu le règlement général d’organisation de l’Université (RGOU), du 11 octobre

2005

2 ) ; arrête: CHAPITRE PREMIER Dispositions générales Article premier Le présent règlement vise à définir les pouvoirs de représentation des collaborateurs de l’Universi té lorsque, dans le cadre de leurs fonctions, ils passent une commande, concluent un contrat ou un accord au nom et pour le compte de l’institution. Art . 2 1 Les présentes dispositions s’appliquent aux engagements pris en relation ave c le bud get de l’Etat et en particulier : a ) pour l’acquisition de biens et services (y compris commandes); b ) pour divers types de contrats (conventions - cadre de coordination, contrats de bail à loyer, mises à disposition de locaux, représentation en justi ce, transactions judiciaires); c ) pour les engagements de personnel.

2 En dehors des engagements susmentionnés, chaque collaborateur peut représenter l’institution par sa signature individuelle dans le cadre de l’exercice de sa fonction pour les activités de gestion courante prévues par son cahier des charges. Art . 3 1 Le présent règlement ne s’applique pas aux contrats conclus en son nom, pour son propre compte et sous sa propre responsabilité par un membre du corps enseignant dans le cadre d’activités annexes.

2 Le présent règlement ne s’applique pas aux décision s prises par des organes universitaires agissant dans le cadre de la puissance publique (ex. décision du rectorat sur recours, décision d’un doyen ou décanat prononçant une élimination, signature d’un diplôme).

3 Le présent règlement ne s’applique pas aux e ngagements pris en relation avec les fonds de tiers, y compris leur obtention, ou la fortune de l’Université. FO 2012 N o

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1 ) RSN 416.10

2 ) RSN 416.101.01

2011 3 ) , est applicable à cet égard. Art . 4 1 En tant que responsable de la gestion de l'Université de par la loi, le recteur ou la rectrice dispose du pouvoir général de conclure tout contrat ou tout accord avec un tiers au nom et pour le compte de l’Université.

2 Le recteur ou la rectrice a la compétence générale d’engager l’institution par sa signature individuelle, sous réserve des dispositions contraires prévues par le présent règlement. Cette compétence peut être déléguée de par la loi à un vice - recteur ou une vi ce - rectrice.

3 Sont réservées les compétences qui doivent être exercées collégialement par le rectorat conformément à l’art icle 9 , alinéa 2 , lettre a RGOU. Art . 5

1 Par le présent règlement, les collaborateurs et collaboratric es suivants sont compétents pour engager l’institution par une signature collective à deux, dans le cadre strict de la fonction qu’ils exercent: Signataire Cosignataire Vice - recteur ou vice - rectrice Autre vice - recteur ou vice - rectrice Doyen ou doyenne Vice - recteur ou vice - rectrice Directeur ou directrice d’institut Doyen ou doyenne Membre du corps professoral Directeur ou directrice d’institut Secrétaire général ou secrétaire générale Vice - recteur ou vice - rectrice Directeur de département du domaine central Secrétaire général ou secrétaire générale ou vice - recteur ou vice - rectrice Chef de service du domaine central Directeur ou directrice de département, secrétaire général ou secrétaire générale ou vice - recteur ou vice - rectrice Responsable de secteur du département services et infrastructures Directeur ou directrice du département services et infrastructures Responsable de centre de coût Une des fonctions énumérées dans ce tableau (y c . membre du corps professoral)

2 Le ou la cosignataire est en principe le supérieur ou la supérieure hiérarchique.

3 Un ou une responsable de centre de coût qui n’exerce pas l’une des fonctions susmentionnée s ne peut pas être un ou une cosignataire.

3 ) RSN 416.101.013 ecteur

collective à deux peut désigner un autre membre du personnel autorisé à signer à sa place, en qualité de signataire ou cosignataire, notamment en cas d’absence d’une certaine duré e (vacances, déplacement professionnel, maladie, etc.).

2 Une telle délégation se fait par écrit et une sous - délégation n’est pas autorisée.

3 La personne qui a délégué son pouvoir d’engagement ne peut figurer comme cosignataire de l’engagement délégué. Art . 7

1 Le recteur ou la rectrice peut déléguer un pouvoir d’engagement spécifique par procuration écrite à un collaborateur ou une collaboratrice, avec signature individuelle ou collective à deux.

2 Par procuration écrite en faveur d’un collab orateur ou d’une collaboratrice, le recteur ou la rectrice peut déroger aux limites du présent règlement, notamment à celle s fixées à l’art icle 9 ci - dessous, en précisant le domaine concerné.

3 Cette procuration peut se limiter à la signature d’un acte part iculier ou s’étendre à des engagements de même nature sur une période déterminée. Une sous - délégation n’est pas possible. Art . 8 Les catégories de personnes susmentionnées ne peuvent, en tant que signataires ou cosignataires, engager l’institution ou ordonner des paiements en leur faveur ou en faveur de personnes avec lesquelles elles ont un lien familial de premier ou deuxième degr é ou de tiers dont elles partagent les intérêts, en particulier si elles détiennent une participation financière dans l’entreprise tierce. Art . 9 1 Les personnes au bénéfice d’une signature collective à deux (art. 5) p euvent engager l’institution ou ordonner des paiements avec signature individuelle jusqu’à 10 . 000 francs tant pour l’acquisition de bien que de services.

2 Au - delà de 10 . 000 francs , une deuxième signature par le supérieur ou la supérieure hi érarchique est n écessaire.

3 Au - delà de 75 . 000 francs , le cosignataire est un vice - recteur ou une vice - rectrice ou le secrétaire général ou la secrétaire générale.

4 Au - delà de 1 50 . 000 francs , la signature du recteur ou de la rectrice est nécessaire.

5 Au - delà de 400 . 000 francs , le recteur ou la rectrice ne peut engager l’institution que moyennant une décision prise collégialement par le rectorat. Ar t. 10 1 Avant la signature de tout acte générant des droits et obligations pour l e compte de l’Université, le signataire doit s’assurer que: a) l’engagement répond à un besoin de l’Université et s’inscrit dans les missions d’enseignement, de recherche et de service de l’Université; b) pour des transactions supérieures à 1 0. 000 francs , le prix prévu n’est pas supérieur à celui du marché. Des dérogations sont possibles, moyennant motivation; ocuration

d) les clauses de l’acte à signer correspondent à l’état actuel des négociations ; e) le s clauses décrivent clairement les droits et obligations de chacune des parties; f) les clauses respectent les lois (notamment la loi cantonale sur les marchés publics) et les règlements ainsi que les directives de l’Université; g) les clauses permettent u ne évaluation pertinente des risques associés à l’engagement contractuel de l’Université.

2 Pour toute nouvelle transaction supérieure à 10 . 000 francs , le signataire établit, au moment de l’engagement, un bordereau à l’intention du service de comptabilité g énérale confirmant qu’il a veillé au respect des points ci - dessus tout en précisant, le cas échéant, l’échéance prévue pour le ou les paiements. Aucun bordereau n’est nécessaire si le signataire reporte l’engagement dans le système informatique SAP.

3 Le co signataire procède à sa propre évaluation des points a) , b) , c) et e) ci - dessus et cosigne l’engagement.

4 Avant d’être signé, tout contrat peut être soumis aux conseillers juridiques du rectorat. Art . 11 Par notification écrite, le recteur ou la rectrice peut restreindre ou retirer l’exercice du pouvoir d’engagement conféré par le présent règlement ou par une procuration. CHAPITRE 2 Dispositions particulières concernant les acquisitions de biens et services Art . 12

1 Par acquisitions de biens et services, on entend tous les engagements (y compris les commandes) de nature financière relatifs à l’acquisition de fournitures et de services.

2 Il s’agit notamment des commandes de matériel, des contrats d’achats , des contrats de mandat , des contrats de maintenance , des contrats de leasing mobilier , des contrats d’assurance . Art . 13 Les personnes au bénéfice d’un pouvoir de signature collective à d eux selon l’art icle 5 peuvent engager l’institution individuellement dans les limites fixées aux articles 9 et 14. Art . 14

1 Les commandes et acquisitions de biens et services dans le domaine de l’informatique sont du ressort du secteur concerné au sein du département services et infrastructure.

2 Les commandes, acquisitions et abonnements institutionnels dans le domaine des ressources électroniques (périodiques, revues électroniques, etc.), sont du ressort du responsab le ou de la responsable du secteur information scientifique et bibliothèque s au sein du département services et infrastructure.

3 Les commandes et acquisitions d’ouvrages (destinés aux bibliothèques) incombent aux f acultés, voire à leurs sous - unités, selon l’organisation prévue au sein des f acultés. s

de construction, de transformation, d’équipements ou d’entretien sont du ressort du secteur conc erné du département services et infrastructures. Art . 15 1 Les personnes au bénéfice d’une signature collective à deux peuvent engager l’institution en passant des commandes sans signature (par ex. commandes orales, commandes p ar internet, etc.).

2 Il est de leur devoir de veiller à l’application du règlement dans telles situations et de requérir l’approbation écrite de leur cosignataire si nécessaire. Art . 16

1 Lors d’engagements générant des pai ements répétitifs (paiements pluriannuels, par ex. dans le cadre de contrats de maintenance ou d’achats échelonnés), on tient compte du montant total de l’engagement maximal pris pour fixer la limite de compétences.

2 Si l’engagement pris n’est pas limité d ans le temps, on tient compte du montant annualisé pour fixer la limite de compétences. Art . 17 1 En cas de non - respect des règles sur l’acquisition de biens et de services, le paiement est bloqué.

2 Les dispositions du dernier chapitre sur la responsabilité sont réservées. CHAPITRE 3 Dispositions particulières concernant certains types d’engagement ( contrats et conventions sans flux financier , contrats de bail à loyer, mises à disposition de locaux, représentation en justice, transactions jud iciaires) Art . 1 8 Sauf disposition contraire prévue dans le présent chapitre, les dispositions des chapitres 1 et 2 du présent règlement sont applicables par analogie aux engagements prévus dans le présent chapitre. Art . 1 9 1 Les contrats, conventions ou accords au nom de l’Université, négociés éventuellement par l’une de ses sous - unités, n’impliquant aucun flux financier, sont cosignés par un vice - recteur ou une vice - rectrice, voire par le recteur ou la rectrice.

2 Les conventions de coordination au sens de l’art icle 17 , al inéa 5 LU, soit des conventions portant adhésion à des organisations interuniversitaires, des accords portant sur la mobilité des enseignants et enseignantes ou des étud iants et étudiantes , des accords sur la création de filières de formation communes ou sur la délivrance de titres conjoints, sont des engagements visés par l’alinéa 1 du présent article.

3 Par procuration écrite, le recteur ou la rectrice peut déléguer la c ompétence d’engager l’Université à un collaborateur ou une collaboratrice, dans un domaine déterminé. Art . 20 1 L’Université est engagée dans un contrat de bail à loyer immobilier par la signature collective à deux du directeur ou de la directrice du département des infrastructures avec cosignature du secrétaire général, quel que soit le montant du loyer. - respect

2 Les compétences du recteur ou de la rectrice sont réservées au sens de s art icles 4 et 9 , al inéa 5. Art . 2 1 1 La mise à disposition de locaux dans les bâtiments universitaires, à titre onéreux ou non, est du ressort du secteur concerné au sein du département services et infrastructures.

2 Les tarifs appliqués font l’objet d ’une directive du rectorat . Art . 2 2 Seul le recteur ou seule la rectrice peut représenter l’Université en justice et conclure et signer des transactions judiciaires ou extrajudiciaires, quelle que so it la valeur litigieuse. Art . 2 3 Le droit de porter plainte au nom et pour le compte de l’Université, de même que de se porter partie civile, n’appartient qu’au recteur ou à la rectrice. Art . 2 4 1 Le pouvoir de requérir une poursuite n’appartient qu’au recteur ou à la rectrice.

2 Le pouvoir de faire opposition à un commandement de payer adressé à l’institution appartient au chef ou à la cheffe de service de la comptabilité générale, sous réserve d’une cosignature au sens de l’art icle 5. Art . 2 5 Seul le recteur ou seule la rectrice peut autoriser l’ouverture d’un compte bancaire et postal au nom de l’institution. Art . 2 6 Sous réserve de l’a rt icle 79 LU, seul le recteur ou seule la rectrice peut engager l’Université dans le cadre de transactions immobilières ou financières, peu importe le montant en jeu. CHAPITRE 4 Dispositions particulières concernant les engagements de personnel sur le bud get de l’Etat Art . 2 7 1 Le chef ou la cheffe du service des ressources humaines de l’Université a le pouvoir, par signature individuelle, de procéder à l’engagement provisoire au sens de la loi sur le statut de la foncti on publique ( LSt ), du 28 juin

1995

4 ) de même qu’à l’engagement par contrat de droit privé du personnel administratif, technique et bibliothécaire ainsi que des apprentis.

2 Il ou elle veille à ce qu’un cahier des charges soit établi. Art . 2 8

1 Le traitement initial est proposé au supérieur hiérarchique de la personne à engager par le service des ressources humaines sur la base du dossier de candidature et des renseignements obtenus lors de l'entretien d 'embauche.

2 Il ne peut être fixé dans le dernier quart de la rémunération prévue qu'avec l'accord du recteur ou de la rectrice , du secrétaire général ou de la secrétaire générale .

4 ) RSN 152.510 de

Art . 2 9

1 Les conventions fixant les con ditions de l’aide éventuelle accordée à un collaborateur ou une collaboratrice désirant parfaire sa formation (cf. art. 20 du règlement des fonctionnaires ( RDF ), du 9 mars 2005 5 ) ) sont signées par le chef ou la cheffe de service des ressources humaines, ap rès préavis du supérieur hiérarchique concerné, sous réserve d’une cosignature au sens de l’art icle 5. CHAPITRE 5 Dispositions finales Art . 30 1 L’exécution de tout engagement à caractère financier pris au nom de l’Université est effectuée par le service de la comptabilité générale.

2 Quel que soit le montant à payer, les ordres de paiement sont munis de la signature d’un collaborateur ou d’une collaboratrice du service de la comptabilité générale et de la cosignature d’un autre mem bre du domaine central.

3 Les personnes habilitées à signer et cosigner les paiements à exécuter sont désignées par le recteur ou la rectrice. Le spécimen de leur signature est déposé sur les comptes bancaires ou postaux utiles.

4 Une personne ayant particip é comme signataire ou cosignataire d’un engagement à caractère financier ne peut, en principe, être ni signataire ni cosignataire de l’exécution du paiement. Art . 3 1

1 Les personnes habi litées à exécuter les paiements selon l’art icle 3 0 doivent s’assurer que les engagements à caractère financier ont été pris conformément aux chapitres 1 à 4 du présent règlement.

2 Elles peuvent exiger tous les documents nécessaires à ce contrôle et refuser, le cas échéant, le paiement. Art . 3 2 1 L’Université n’est en aucun cas engagée par un contrat ou un accord qui n’aurait pas été signé conformément aux dispositions du présent règlement. Art . 3 3 1 Toute person ne agissant en violation du présent règlement s’expose à des sanctions disciplinaires et à une demande en dommages et intérêts en réparation du préjudice éventuel subi par l’Université.

2 Après avoir entendu la personne concernée, le recteur ou la rectrice peut en outre restreindre ou retirer l’exercice du pouvoir d’engagement au sens de l’art icle 11. Art . 3 4 1 Le service de la comptabilité générale est compétent pour la tenue à jour des spécimens de signature des différents collabo rateurs habilités à engager l’Université au sens du présent règlement.

2 Le service de la comptabilité générale est autorisé à renseigner des tiers sur les pouvoirs d’engagement d’une personne déterminée.

5 ) RSN 152.512 - respect du

demeurent valables. Leur exécution est cependant subordonnée aux présentes dispositions. Art . 3 6 1 Le présent règlement entre en vigueur immédiatement et abroge le règlem ent sur les pouvoirs de représentation et de signature de l’Université de Neuchâtel, du 11 septembre 2006 6 ) ainsi que le tableau de délégation de compétences, du 11 septembre 2006.

2 Conformément à l’art icle 24 RGOU, le Conseil de l’Université s’est prononcé favorablement sur le présent règlement lors de sa séance du 3 mai 2012.

3 Le présent règlement sera publié dans la Feuille officielle et inséré au Recueil de la législation neuchâteloise.

6 ) FO 2007 N° 6