Verordnung über das Staatsarchiv

Verordnung über das Staatsarchiv vom 26. Juni 1984 (Stand 1. September 1984) Landammann und Regierungsrat des Kantons St.Gallen verordnen: 1

Art. 1 Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt die Aufbewahrung von Akten im Staatsarchiv sowie in anderen Archiven der staatlichen Behörden und der Staatsverwaltung. Vorbehalten bleiben abweichende Vorschriften über die Aufbewahrung von Gerichtsakten. 2

Art. 2 Archivgut

a) Bestand

1 Das Staatsarchiv umfasst das Archivgut: a) der Landvogteien vor 1798; b) des Kantons Säntis und der st.gallischen Teile des Kantons Linth von 1798 bis

1803; c) der staatlichen Behörden und der Staatsverwaltung seit 1803; d) der Gerichte seit 1798; e) von Institutionen, Organisationen, Familien und Einzelpersonen, soweit das Archivgut für die Geschichte des Kantons von Bedeutung ist und in dessen Eigentum steht oder dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung übergeben wird.

Art. 3 b) Neueingänge

1 Das Staatsarchiv besorgt die Aufbewahrung der erhaltungswürdigen Akten: a) des Grossen Rates und seiner Kommissionen; b) des Regierungsrates und der von ihm eingesetzten Kommissionen; c) der Staatskanzlei, der Departemente und ihrer Dienststellen einschliesslich der Bezirksämter; d) der Gerichte; e) der selbständigen öffentlich-rechtlichen Anstalten des Staates.

1 In Vollzug ab 1. September 1984.

2 Vgl. Art. 74 ff. der Gerichtsordnung, sGS 963.2 ; Art. 35 der VV zum StP, sGS 962.11 .

Art. 4 Archivierungsgrundsätze

a) Erhaltung des Archivgutes

1 Akten dürfen nicht vernichtet werden, bevor das Staatsarchiv über ihre Erhal - tungswürdigkeit befunden hat.

2 Erhaltungswürdige Akten dürfen nicht durch magnetische oder andere be - schränkt haltbare Informationsträger ersetzt werden. Das Staatsarchiv kann Aus - nahmen bewilligen mit der Auflage, dass regelmässig Ausdrucke erstellt werden. Es bestimmt Art und Zeitpunkte.

3 Behörden, Amtsstellen und Anstalten beseitigen ihre nicht erhaltungswürdigen Akten entsprechend deren Vertraulichkeitsgrad.

Art. 5 b) Zwischenarchive

1 Behörden, Amtsstellen und Anstalten, deren Akten das Staatsarchiv aufbewahrt, führen Zwischenarchive. Darin werden die erhaltungswürdigen Akten laufend und nach einem im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv erstellten Registraturplan ab - gelegt.

2 Sie bezeichnen geeignete Beamte oder Angestellte als für die Ordnung im Zwi - schenarchiv verantwortlich.

3 Die Akten werden so lange im Zwischenarchiv aufbewahrt, als sie laufend benö - tigt werden.

Art. 6 c) Ablieferung

1 Behörden, Amtsstellen und Anstalten, deren Akten das Staatsarchiv aufbewahrt, sind zur Ablieferung verpflichtet.

2 Die Ablieferung erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv, in der Regel alle zehn Jahre.

Art. 7 Benützung

a) im allgemeinen

1 Das Archivgut steht in erster Linie Behörden, Amtsstellen und Anstalten zur Ver - fügung, deren Akten im Staatsarchiv aufbewahrt werden.

2 Private können das Archivgut im Lesesaal des Staatsarchivs einsehen.

3 Für besondere Dienstleistungen können angemessene Gebühren verlangt werden.

Art. 8 b) Ausleihe

1 Archivgut kann anderen inländischen Archiven zu wissenschaftlichen Zwecken ausgeliehen werden, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist.

2 Historisch wertvolle Akten dürfen nicht ausgeliehen werden.

Art. 9 Sperrfrist

a) Grundsatz

1 Nicht veröffentlichte Akten sind während einer Sperrfrist von dreissig Jahren seit ihrer Anfertigung der Öffentlichkeit nicht zugänglich.

2 Das Staatsarchiv kann die Sperrfrist verlängern, soweit öffentliche oder schutz - würdige private Interessen es erfordern. Es hört jene Behörde, Amtsstelle oder An - stalt an, welche die Akten abgeliefert hat.

Art. 10 b) Ausnahmen

1 Während der Sperrfrist kann im Interesse von Wissenschaft oder Rechtsanwen - dung Einsicht in Akten gewährt werden, wenn der Schutz öffentlicher oder priva - ter Interessen gewährleistet ist.

2 Akten, an deren Geheimhaltung kein öffentliches oder schutzwürdiges privates Interesse besteht, können von der Sperrfrist ausgenommen werden.

3 Zuständig ist jene Behörde, Amtsstelle oder Anstalt, welche die Akten angefertigt oder abgeliefert hat.

Art. 11 Organisation

a) Departement des Innern

1 Das Departement des Innern vollzieht diese Verordnung.

2 Es erlässt eine Benützungsordnung für das Staatsarchiv.

Art. 12 b) Staatsarchiv

1 Das Staatsarchiv hat insbesondere folgende Aufgaben: a) Sorge für sichere Aufbewahrung, Vollständigkeit und Benützbarkeit des Ar - chivgutes; b) Beratung ablieferungspflichtiger Behörden, Amtsstellen und Anstalten; c) Erlass näherer Weisungen zu den Archivierungsgrundsätzen;

3 Vgl. Art. 4 bis 6 dieser V.

d) Erstellen von Dokumentationen für die Mitglieder des Regierungsrates und den Staatsschreiber; e) Öffentlichkeitsarbeit zur Förderung des Verständnisses für die Geschichte des Kantons.

2 Es wird vom Staatsarchivar geleitet.

Art. 13 4

Art. 14 Aufhebung bisherigen Rechts

1 Die Verordnung über das Staatsarchiv vom 31. Januar 1952 5 wird aufgehoben.

Art. 15 Vollzugsbeginn

1 Diese Verordnung wird ab 1. September 1984 angewendet.

4 Änderungen bisherigen Rechts werden nicht aufgeführt.

5 bGS 1, 619; nGS 4, 317 (sGS 271.1).

* Änderungstabelle - Nach Bestimmung Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle Erlassdatum Vollzugsbeginn Erlass Grunderlass 19–61 26.06.1984 01.09.1984 * Änderungstabelle - Nach Erlassdatum Erlassdatum Vollzugsbeginn Bestimmung Änderungstyp nGS-Fundstelle

26.06.1984 01.09.1984 Erlass Grunderlass 19–61