Reglement der Justizleitung über Akteneinsicht und Archivierung

* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses Reglement der Justizleitung über Akteneinsicht und Archivierung Vom 28. April 2017 (Stand 1. Januar 2023) Die Justizleitung des Kantons Aargau, gestützt auf § 29 Abs. 2 des Gerichtsorganisationsgesetzes (GOG) vom 6. Dezember

2011 1 ) und § 2 Abs. 2 des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Da- tenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006 2 ) , beschliesst:

1. Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Geltungsbereich

1 Dieses Reglement regelt: a) die Einsicht in Gerichtsakt en abgeschlossener Verfahren bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv und b) die Archivierung aller Akten der Gerichte gemäss § 40 GOG, der Justizleitung, der Aufsichtskommission, der Anwaltskommission und des Generalsekretariats bis zur Ablieferung an das Staatsarchiv.

§ 2 Begriffe

1 Gerichtsakten sind Verfahrensakten, die unter der Verfügungsmacht der Gerichte gemäss § 40 GOG stehen und Informationen enthalten, die sich auf einem beliebigen Informationsträger befinden und in einem Gerichtsverfahren von de n Gerichten ent- gegengenommen, beigezogen oder erstellt wurden.

2 Verwaltungsakten sind Akten, die unter der Verfügungsmacht der Gerichte gemäss

§ 40 GOG, der Justizleitung, der Aufsichtskommission, der Anwaltskommission und

des Generalsekretariats stehen u nd Informationen enthalten, die sich auf einem belie- bigen Informationsträger befinden und im Rahmen der Verwaltungstätigkeit entge- gengenommen, beigezogen oder erstellt wurden.

1 ) SAR 155.200

2 ) SAR 150.700

3 Die Verwaltungstätigkeit beinhaltet insbesondere personelle, finanzielle, orga nisa- torische, administrative und aufsichtsrechtliche Geschäfte.

2. Akteneinsicht

2.1. Einsicht in Gerichtsakten

§ 3 Zuständigkeit

1 Über Gesuche um Einsicht in Gerichtsakten abgeschlossener Verfahren der unteren gerichtlichen Behörden entscheidet das Präs idium des Spruchkörpers.

2 Über Gesuche um Einsicht in Gerichtsakten abgeschlossener Verfahren des Oberge- richts entscheidet nach Anhörung des Präsidiums des Spruchkörpers die Justizleitung (§ 39 Abs. 3 IDAG).

3 Im Kindes - und Erwachsenenschutzrecht ist auch für Gesuche um Einsicht in Akten, die bei den früheren Vormundschaftsbehörden (den Gemeinden) lagern, das jeweilige Präsidium des Familiengerichts zuständig.

4 Die zuständigen Organe der Gemeinden werden zur vereinfachten Akteneinsicht in die bei den Gemeinden lagernden Akten der früheren Vormundschaftsbehörden im Rahmen der Anwendung des Bundesgesetzes über die Aufarbeitung der fürsorgeri- schen Zwangsmassnahmen und Fremdplatzierungen vor 1981 (AFZFG, insbesondere Art. 11) 1 ) ermächtigt. Sie können in Z weifelsfällen die Bewilligung der zuständigen Familiengerichtspräsidentin oder des zuständigen Familiengerichtspräsidenten vorbe- halten.

§ 4 Einsicht in Entscheide und Urteile

1 Die Einsicht in Entscheide und Urteile abgeschlossener Verfahren wird auf Gesu ch hin gewährt, soweit dem Einsichtsrecht keine überwiegenden privaten oder öffentli- chen Interessen entgegenstehen.

2 Die Herausgabe von Entscheiden und Urteilen erfolgt in der Regel in anonymisierter Form.

§ 5 Schutzfrist

1 Für die übrigen Akten gelten d ie Schutzfristen gemäss § 46 Abs. 1 und 2 IDAG sinngemäss.

2 Verwaltungsstellen steht das Einsichtsrecht zu, wenn sie dieses zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen oder es im Interesse der Betroffenen liegt.

3 Massgebend für die Berechnung der Schutzfrist ist das Datum der Rechtskraft des Verfahrens.

1 ) SR 211.223.13

4 Die Schutzfrist kann im Einzelfall zeitlich befristet verlängert werden, soweit ein überwiegendes öffentliches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme durch Dritte vorliegt.

§ 6 Einsichtnahme während der Schutzfrist

1 Einsicht während der Schutzfrist kann auf schriftliches Gesuch hin insbesondere ge- währt werden, wenn a) die Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt, b) die Akten der Öffentlichkeit bereits zugänglich waren, vorbehältlich neuer Gründe gegen die Einsichtnahme.

2 Den Verfahrensparteien wird die Akteneinsicht vor Ablauf der Schutzfrist ohne Gel- tendmachung eines schutzwürdigen Interesses gewährt, soweit dem Einsichtsrecht keine überwiegenden privaten oder öffentlichen Interessen entg egenstehen.

3 Dritten wird die Akteneinsicht vor Ablauf der Schutzfrist gewährt, soweit sie ein schutzwürdiges Interesse nachweisen und dem Einsichtsrecht keine überwiegenden privaten oder öffentlichen Interessen entgegenstehen.

§ 7 Inhalt der Akteneinsic ht

1 Der Anspruch auf Akteneinsicht beinhaltet das Recht, die Akten beziehungsweise Informationsträger am Sitz des Gerichts einzusehen beziehungsweise einsehbar zu machen sowie sich davon Notizen oder Fotografien zu erstellen.

2 Soweit Einsicht gewährt wir d, besteht Anspruch darauf, auf der Kanzlei gegen Ge- bühr Fotokopien der Akten oder Duplikate der Informationsträger erstellen zu lassen.

3 Zur Wahrung des Persönlichkeitsschutzes sowie spezifischer Geheimnisse kann die Einsichtnahme auf bestimmte Aktenteil e beschränkt werden. Die einsehbaren Akten können anonymisiert werden.

4 Datenträger mit Befragungen von Kindern als Opfer von Straftaten und pornogra- phischen Darstellungen solcher Kinder sowie von Datenträgern oder Darstellungen hergestellte Fotoabzüge dü rfen von den Parteien und ihren Vertretern (inklusive An- waltschaft) nur in den Amtsräumen der Gerichte auf den dort zur Verfügung gestellten Wiedergabegeräten eingesehen werden und weder kopiert noch aus den Amtsräumen herausgegeben werden.

§ 8 Kosten

1 F ür Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Akteneinsichtsrecht kann eine Ge- bühr gemäss den geltenden Bestimmungen erhoben werden.

§ 9 Rechtsschutz

1 Der Rechtsschutz richtet sich nach § 39 Abs. 3 IDAG und § 38 Abs. 1 lit. f GOG.

2.2. Einsicht in Verwaltu ngsakten

§ 10 Anwendbarkeit IDAG

1 Für die Einsicht in Verwaltungsakten abgeschlossener Geschäfte gelten die Bestim- mungen des IDAG.

3. Archivierung

3.1. Grundsätze der Archivierung

§ 11 Zweck

1 Das Archiv ist dazu bestimmt, nach rechtskräftiger Erledigung des Verfahrens oder nach Abschluss des Geschäfts, die weitere Benützung der Akten durch Beteiligte und Amtsstellen sowie Dritte zu gewährleisten und eine dauerhafte dokumentarische Überlieferung an das Staatsarchiv sicherzustellen.

§ 12 Akten

1 Es werden sämtliche Akten aufbewahrt, soweit sie nicht den Einlegern vor der Ar- chivierung zurückgesandt werden.

§ 13 Verantwortung

1 Verantwortliches Organ für das jeweilige Archiv ist die Behörde, bei der sich die Akten nach rechtskräftiger Erledigung d es Verfahrens oder nach Abschluss des Ge- schäfts befinden.

2 Die jeweilige Behörde regelt die Verantwortlichkeiten in ihrer Kanzleiordnung.

§ 14 Archivierungslokalität

1 Die archivierten Akten sind in abschliessbaren und zur Archivierung geeigneten Räumen aufzubewahren.

2 Die verantwortliche Behörde erstellt einen Archivplan für jede Archivlokalität, der periodisch nachgeführt wird.

§ 15 Archivordnung

1 Die Archivakten sind durch jede Behörde nach Verfahrensart und Archivierungsda- tum zu ordnen. Die Verbind ung von Archiv - und Verfahrensnummer ist durch die elektronische Geschäftskontrolle sicherzustellen. Die Ablage erfolgt für Akten mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer je gesondert.

2 Die Kindes - und Erwachsenenschutzbehörde ordnet die Akten nach Lebens dossier, beinhaltend alle einzelnen, diese Person betreffenden Verfahren. Sie legt die Rech- nungsbelege nach Archivierungsdatum des betroffenen Rechenschaftsberichts und die Akten der Beistände separat ab.

3 Die Akten von besonderer historischer Bedeutung s ind im Zeitpunkt der Archivie- rung zu bezeichnen und gesondert aufzubewahren. Ebenso sind Akten gemäss § 32 Abs. 6 (unverjährbare Verbrechen gemäss Art. 101 StGB) zu bezeichnen und geson- dert aufzubewahren.

§ 16 System der Archivierung

1 Für die Archivierun g sind Archivschachteln zu verwenden. Die Schachteln sind aus- sen gut lesbar zu beschriften und mit der im System geführten Archivnummer zu kennzeichnen.

2 Die Akten sind gebunden in der entsprechenden Verfahrensmappe in den Archiv- schachteln aufzubewahren.

3.2. Archivierung der Gerichtsakten

§ 17 * ...

§ 18 Obergericht

1 Im Archiv des Obergerichts werden aufbewahrt: a) Prozessakten des Obergerichts, b) Protokollbände mit Register, c) schiedsgerichtliche Prozessakten.

§ 19 Spezialverwaltungsgericht

1 Im Archiv des Spezialverwaltungsgerichts werden seine Akten aufbewahrt.

§ 20 Schlichtungsstelle für Gleichstellungsfragen

1 Die Schlichtungsstelle für Gleichstellungsfragen bewahrt die Akten der Schlich- tungsverfahren im Gerichtsarchiv des Spezialverwaltungsg erichts auf. Das Spezial- verwaltungsgericht ist für die spätere Vernichtung zuständig.

§ 21 Zwangsmassnahmengericht

1 Das Zwangsmassnahmengericht bewahrt die Akten der Zwangsmassnahmenverfah- ren im Archiv des jeweiligen Bezirksgerichts auf.

§ 22 Bezirksger ichte

1 In den Archiven der Bezirksgerichte werden aufbewahrt: a) Prozessakten des Bezirksgerichts in streitigen und nichtstreitigen Zivilsachen, in Strafsachen sowie in Schuldbetreibungs - und Konkursangelegenheiten, b) Akten des Kindes - und Erwachsenensch utzrechts, soweit diese nicht infolge Zuständigkeitswechsel an eine andere Behörde weitergegeben worden sind, c) Strafurteile, personenstandsrelevante Urteile, Urteile in Forderungsstreitigkei- ten sowie im Sachenrecht (als Protokollbände mit Register), d) T estaments - und Erbvertragskontrollen sowie die Sammlung der eröffneten Verfügungen von Todes wegen.

§ 23 Schlichtungsbehörde für Miete und Pacht

1 Die Schlichtungsbehörde für Miete und Pacht bewahrt die Akten der Schlichtungs- verfahren im Archiv des Bezirk sgerichts auf. Das Bezirksgericht ist für die spätere Vernichtung zuständig.

§ 24 Friedensrichterinnen und Friedensrichter

1 Die Friedensrichterinnen beziehungsweise Friedensrichter bewahren die Akten der Schlichtungsverfahren auf. Sie können die Akten de m Archiv des Bezirksgerichts zur Aufbewahrung übergeben. Diesfalls ist das Bezirksgericht für die spätere Vernichtung zuständig. Die Akten der Friedensrichterinnen beziehungsweise Friedensrichter sind spätestens bei Amtsaufgabe dem zuständigen Gerichtsarch iv abzugeben.

3.3. Archivierung der Verwaltungsakten

§ 25 Grundsatz

1 Es werden grundsätzlich sämtliche Verwaltungsakten aufbewahrt. Nicht aufbewahrt werden Entwürfe und Notizen, sowie für die Entscheide nicht massgebende elektro- nische Notizen und E - Mails .

§ 26 Generalsekretariat

1 Im Archiv des Generalsekretariats werden aufbewahrt: a) Akten und Entscheide (als Protokollbände mit Register) der Justizleitung und der Aufsichtskommission, b) Akten und Entscheide (als Protokollbände mit Register) der Anwalts kommis- sion, c) * ...

d) vor Einführung der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) geführte Ge- schäftskontrollen, Kassabücher und Gebührenkontrollen, e) nach Einführung der EDV vorhandene geschäfts - und verwaltungsrelevante Be- lege, f) Geschäftsberichte der Ger ichte, g) Personalakten (separat verschlossen).

§ 27 Obergericht

1 Im Archiv des Obergerichts werden aufbewahrt: a) vor Einführung der Informatik geführte Geschäftskontrollen, Kassabücher und Gebührenkontrollen, b) nach Einführung der Informatik vorhandene geschäfts - und verwaltungsrele- vante Belege.

§ 28 Spezialverwaltungsgericht

1 Im Archiv des Spezialverwaltungsgerichts werden aufbewahrt: a) geschäfts - und verwaltungsrelevante Belege, b) Personalakten (separat verschlossen).

§ 29 Schlichtungss telle für Gleichstellungsfragen

1 Die Schlichtungsstelle für Gleichstellungsfragen bewahrt ihre Verwaltungsakten im Archiv des Spezialverwaltungsgerichts auf. Das Spezialverwaltungsgericht ist für die spätere Vernichtung zuständig.

§ 30 Zwangsmassnahmenge richt

1 Die Kassen - und Verwaltungsakten werden bei dem Bezirksgericht aufbewahrt, das die Geschäftsführung besorgt.

§ 31 Bezirksgerichte

1 In den Archiven der Bezirksgerichte werden aufbewahrt: a) vor Einführung der Informatik geführte Geschäftskontrolle n, Kassabücher und Gebührenkontrollen, b) nach Einführung der Informatik vorhandene geschäfts - und verwaltungsrele- vante Belege, c) Personalakten (separat verschlossen).

§ 32 Schlichtungsbehörden für Miete und Pacht

1 Die Schlichtungsbehörde für Miete und Pacht bewahrt ihre Verwaltungsakten im Archiv des Bezirksgerichts auf. Das Bezirksgericht ist für die spätere Vernichtung zuständig.

3.4. Archivbereinigung

§ 33 Aufbewahrungsdauer

1 Nach Bedarf ist eine Archivbereinigung durchzuführen. Die Akten müssen an läss- lich der Archivbereinigung unter Einhaltung der Fristen gemäss Abs. 3 – 6 ausgeschie- den und vernichtet werden, soweit keine Ablieferungspflicht besteht. Vorbehalten bleiben abweichende Fristen gemäss übergeordnetem Recht.

2 Die Fristen berechnen sich bei a) Gerichtsakten ab Eintritt der Rechtskraft des Verfahrens, b) Verwaltungsakten ab Erledigung des Geschäfts.

3 Ausgeschieden werden frühestens nach 10 Jahren: a) Verwaltungsakten der Gerichte im Allgemeinen, b) Prozessakten der summarischen Verfahren, au sgenommen im Kindes - und Er- wachsenenschutzrecht, c) Rechtsöffnungs - und Konkurseröffnungsakten, d) Akten aus dem Betreibungswesen, e) * Prozessakten der ordentlichen oder der vereinfachten Zivilverfahren ein- schliesslich arbeitsgerichtlicher Schlichtungsverfahren und Schlichtungsver- fahren betreffend Kinderbelange, mit Ausnahme der Verfahren mit Auswirkun- gen auf den Personenstand wie Ehescheidungen und - trennungen, Vaterschafts- klagen und - anfechtungen, f) Prozessakten von Strafverfahren, sofern keine Geldstrafe, keine Freiheitsstrafe oder keine sichernde Massnahme ausgefällt wurde, g) Rechtshilfeverfahren, h) Akten aus Aufsichtsverfahren, mit Ausnahme der Disziplinarverfahren, i) übrige Akten der Aufsichtskommission, k) Akten der Justizleitung, l) Präsidialakten der Beschwerdekammer in Strafsachen des Obergerichts, m) vor der Einführung der EDV geführte Geschäftskontrollen, mit Ausnahme der Testaments - und Erbvertragskontrollen, n) vor Einführung der Informatik geführte Kassabücher, Gebührenkontr ollen und Rechnungen, o) nach Einführung der Informatik vorhandene geschäfts - und verwaltungsrele- vante Belege, p) Akten der Anwaltskommission; nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Prüfungsarbeiten vernichtet (es erfolgt keine Aushändigung an die A bsol- ventinnen und Absolventen), q) * Akten der Schlichtungsbehörden für Miete und Pacht und der Friedenrichterin- nen und Friedensrichter, r) Akten der Abteilung Steuern des Spezialverwaltungsgerichts, s) Akten der Abteilung Kausalabgaben und Enteignung des Spezialverwaltungs- gerichts, t) Akten der Schlichtungsstelle für Gleichstellungsfragen,

u) Akten sowie die Kassen - und Verwaltungsakten des Zwangsmassnahmenge- richts, v) Datenträger, die Tonaufzeichnungen im Zusammenhang mit der Protokollie- rung enthalten, w) Rechnungsbelege im Kindes - und Erwachsenenschutzrecht nach Genehmigung der Rechnung und des Berichts.

4 Ausgeschieden werden frühestens nach 25 Jahren: a) Prozessakten der ordentlichen oder vereinfachten Zivilverfahren mit Auswir- kungen auf den Personensta nd wie Ehescheidungen und - trennungen, Vater- schaftsklagen und - anfechtungen, b) Prozessakten von Strafverfahren, sofern eine Geldstrafe, eine Freiheitsstrafe oder eine sichernde Massnahme (seit 1. Januar 2007: eine Massnahme gemäss Art. 59 – 61 StGB) ausgefä llt wurde, mit Ausnahme der Verfahren, bei denen eine lebenslängliche Zuchthausstrafe (seit 1. Januar 2007: Freiheitsstrafe) oder eine Sicherungsverwahrung (seit 1. Januar 2007: Verwahrung) ausgesprochen wurde, c) Prozessakten der verwaltungsgerichtlichen Verfahren und der versicherungsge- richtlichen Verfahren, d) Akten der Disziplinarverfahren, mit Ausnahme der Verfahren der Anwaltskom- mission, in denen ein dauerndes Berufsausübungsverbot ausgesprochen wurde, e) Akten im Erwachsenenschutzrecht nach Abschluss der Massnahme, mit Aus- nahme der Verfahren betreffend fürsorgerische Unterbringung.

5 Ausgeschieden werden frühestens nach 50 Jahren: a) Prozessakten von Strafverfahren, sofern eine lebenslängliche Zuchthausstrafe (seit 1. Januar 2007: Freiheitsstrafe) ode r eine Sicherungsverwahrung (seit

1. Januar 2007: Verwahrung) ausgesprochen wurde,

b) Testaments - und Erbvertragskontrollen sowie die Sammlung der eröffneten Verfügungen von Todes wegen, c) Akten der Anwaltskommission in Verfahren, in denen ein dauerndes Berufs- ausübungsverbot ausgesprochen wurde, d) Akten im Kindesschutzrecht und in Verfahren betreffend fürsorgerische Unter- bringung nach Abschluss der Massnahme.

6 Protokollbände und Akten von Verfahren, in denen eine Freiheitsstrafe wegen un- verjährbarer Ver brechen gemäss Art. 101 StGB ausgesprochen wurde, dürfen nicht vernichtet werden. Protokollbände werden nach 25 Jahren an das Staatsarchiv zur si- cheren und immerwährenden Aufbewahrung abgegeben. *

7 Hinterlegte Patientenverfügungen und Vorsorgeaufträge, di e noch nicht vollzogen sind, werden 120 Jahre nach Geburt der verfügenden beziehungsweise auftraggeben- den Person ausgeschieden. Sie können früher ausgeschieden werden, wenn dem Ge- richt der Tod der betroffenen Person bekannt wird. *

§ 34 Ablieferung an das Staatsarchiv

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Akten dem Staatsarchiv zur weiteren Aufbewahrung anzubieten. Das Staatsarchiv legt in Absprache mit der anbietepflich- tigen Stelle fest, welche Akten ihm abzuliefern sind.

2 Die Unterlagen sind von der anbietepflichtigen Stelle für die weitere Archivierung erst dann aufzubereiten, wenn die Übernahme durch das Staatsarchiv feststeht.

3 Die vom Staatsarchiv nicht übernommenen Akten sind zu vernichten.

4 Die sachliche Zuständigkeit über den Entscheid v on Akteneinsichtsgesuchen liegt nach Abgabe der Akten an das Staatsarchiv vollumfänglich beim Staatsarchiv.

§ 35 Verfahren

1 Über Anträge auf Archivbereinigung der Schlichtungsbehörde für Miete und Pacht sowie der Friedensrichterinnen und Friedensrichter entscheidet die geschäfts- führende Bezirksgerichtspräsidentin beziehungsweise der geschäftsführende Bezirks- gerichtspräsident. Sie beziehungsweise er teilt die Ausscheidung von Akten dem Staatsarchiv mit.

2 Über Anträge auf Archivbereinigung des Generalsekre tariats entscheidet die Justiz- leitung. Sie teilt die Ausscheidung von Akten dem Staatsarchiv mit.

3 Über alle übrigen Anträge auf Archivbereinigung entscheidet die Generalsekretärin beziehungsweise der Generalsekretär. Die Generalsekretärin beziehungsweise der Generalsekretär teilt die Ausscheidung von Akten dem Staatsarchiv mit.

4. Inkrafttreten

§ 36 Inkraftreten

1 Dieses Reglement tritt am 1. Juli 2017 in Kraft. Aarau, 28. April 2017 Obergerichtspräsident G UIDO MARBET Generalsekretär Justiz U RS H ODEL

Ä nderungstabelle - Nach Beschlussdatum Beschlussdatum Inkrafttreten Element Änderung AGS Fundstelle

12.03.2018 01.05.2018 § 33 Abs. 6 geändert 2018/3 - 04

12.03.2018 01.05.2018 § 33 Abs. 7 eingefügt 2018/3 - 04

14.03.2022 01.01.2023 § 17 aufgehoben 2022/18 - 23

18.05.2022 01.07.2022 § 26 Abs. 1, lit. c) aufgehoben 2022/12 - 07

12.12.2022 01.01.2023 § 33 Abs. 3, lit. e) geändert 2022/18 - 24

12.12.2022 01.01.2023 § 33 Abs. 3, lit. q) geändert 2022/18 - 24

Änderungstabelle - Nach Paragraph Element Beschlussdatum Inkrafttreten Änderung AGS Fundstelle