Verordnung zum Projekt- und Projektportfolio-Management

Verordnung zum Projekt- und Projektportfolio-Management (VPPM) Vom 24. Januar 2017 (Stand 1. November 2019) Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft, gestützt auf § 24 des Gesetzes vom 28. September 2017

1 ) über die Organisati - on des Regierungsrats und der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft (Re - gierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz Basel-Landschaft, RVOG BL), * beschliesst:

1 Allgemeines

§ 1 Gegenstand und Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt das Vorgehen für die Abwicklung von Programmen und Projekten und das Projektportfolio-Management in der kantonalen Verwal - tung.

2 Als kantonale Verwaltung gelten im Sinne dieser Verordnung die Direktionen und die Landeskanzlei sowie die ihnen unterstellten Dienststellen.

§ 2 Begriffe

1 In dieser Verordnung werden die nachfolgenden Begriffe im jeweils beschrie - benen Sinn verwendet: Bst. Begriff Definition

a. «Projekt»: ein in sich geschlossenes, zeitlich befristetes und nicht wiederkehrendes Vorhaben mit definierten Zielen, dessen Umsetzung aufgrund der damit verbundenen Komplexität oder Neuheit eine Projektorganisation und ein Projektmanagement erfordert;

b. «Programm»: eine übergeordnete befristete Organisationsstruktur, in der mehrere Projekte auf der Ba - sis eines gemeinsamen Programmauftrags aufeinander abgestimmt und einheitlich ge - steuert werden;

c. «Projektportfolio»: eine einheitliche, auswertbare und aktuelle Zusammenstellung der geplanten und lau - fenden Programme und Projekte in einem bestimmten Zuständigkeitsbereich;

d. «Projektportfolio-Management»: umfasst alle Aufgaben und Prozesse, die für die übergeordnete Priorisierung, Koordina - tion, Kontrolle und Unterstützung von geplanten und laufenden Projekten notwendig sind;

e. «Projekt-Assessment»: eine punktuelle Prüfung eines Projektes durch Expertinnen und Experten, die vom Projekt unabhängig sind und die den Stand eines Projektes und dessen Einbettung in die Linienorganisation einschätzen, ein fundiertes Urteil über die Erfolgschancen erstel - len und bei Bedarf korrigierende Massnahmen empfehlen;

f. «Gesamtausgaben»: die Summe aller in Zusammenhang mit einem Projekt stehenden einmaligen Ausgaben (Drittkosten) über die ganze Projektdauer sowie die Folgeausgaben zur Nutzung der Projektergebnisse über eine 4-jährige Nutzungsdauer; *

1) GS 2017.083, SGS 140 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

Bst. Begriff Definition

g. «Informatikprojekt»: ein Projekt, dessen Hauptziel darin besteht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, Daten - sammlungen aufzubauen oder zu nutzen, eine Fachanwendung einzuführen respektive anzupassen oder Informatikinfrastrukturen aufzubauen oder zu verbessern;

h. «Schlüsselprojekt»: Projekte, die im Aufgaben- und Finanzplan und im Jahresbericht ausgewiesen werden. *

§ 3 Projektkategorien

1 Abhängig von den Gesamtausgaben werden die folgenden Kategorien von Projekten unterschieden:

a. Kleinprojekt höchstens CHF 300‘000.–;

b. mittleres Projekt CHF 300‘000–CHF 1 Mio.;

c. Grossprojekt über CHF 1 Mio.

2 Die Kategorisierung gemäss Abs. 1 und die nachfolgenden Regelungen für Projekte gelten auch für Programme.

3 Für Bau- und Planungsprojekte werden die folgenden Kategorien von Projekten unterschieden: *

a. kleine sowie mittlere Projekte bis CHF 15 Mio.;

b. Grossprojekte über CHF 15 Mio.

2 Steuerung und Führung von Projekten

§ 4 Projektmanagement-Methode

1 Mittlere und Grossprojekte sind mit Ausnahme von Bau- und Planungsprojek - ten gemäss der Projektmanagement-Methode HERMES abzuwickeln.

2 Bau- und Planungsprojekte sind nach den Standards des Schweizerischen Ingenieurs- und Architektenvereins SIA abzuwickeln.

3 Ausnahmen zu Abs. 1 und 2 sind vom Generalsekretariat der jeweils zustän - digen Direktion zu gewähren. Bei der Landeskanzlei gewährt der Landschrei - ber oder die Landschreiberin Ausnahmen.

4 Kleinprojekte können ohne die Anwendung einer spezifischen Projektmana - gement-Methode abgewickelt werden. Es sind jedoch die Grundsätze des all - gemeinen Projektmanagements anzuwenden. Insbesondere ist:

a. * die Rolle der Auftraggeberin oder des Auftraggebers und der Projektleite - rin oder des Projektleiters nicht durch dieselbe Person zu besetzen;

b. ein schriftlicher Projektauftrag zu formulieren;

c. eine Projektplanung zu erarbeiten;

d. eine Rechtsgrundlagenanalyse durchzuführen,

e. eine Schutzbedarfsanalyse und abhängig davon eine Risikobeurteilung vorzunehmen,

f. für die schriftliche Festhaltung von Projektentscheiden zu sorgen; * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

g. der Projektstand hinsichtlich Ergebnisse, Termine und Kosten regelmäs - sig zu prüfen;

h. eine Projektschlussbeurteilung vorzulegen.

§ 5 Projektverantwortung

1 Die Gesamtverantwortung für ein Projekt trägt das federführende Generalse - kretariat, die federführende Dienststelle oder die Landeskanzlei. Sie setzen eine Person als Auftraggeberin oder Auftraggeber ein. *

2 Auftraggeberin oder Auftraggeber kann nur eine einzige, bei der für das Projekt zuständigen Direktion oder bei der Landeskanzlei angestellte Person oder eine Regierungsrätin oder ein Regierungsrat sein. *

3 Bei Grossprojekten muss die Auftraggeberin oder der Auftraggeber ein Mit - glied der Geschäftsleitung beziehungsweise des oberen Führungskaders des federführenden Generalsekretariats, der federführenden Dienststelle oder der Landeskanzlei sein. *

4 Geht die Durchführung eines Projektes auf den Beschluss des Regierungs - rats oder eines Gremiums (z.B. Generalsekretärenkonferenz) zurück, so wird jeweils bestimmt, welches Generalsekretariat oder welche Dienststelle die Fe - derführung für das Projekt übernimmt. Diese kann auch von der Landeskanzlei wahrgenommen werden.

§ 6 Projektleitung

1 Leiterinnen und Leiter von Nicht-Informatikprojekten müssen in Abhängigkeit der Projektkategorie die folgenden Anforderungen erfüllen: * Bst. Projektkategorie Anforderung

a. Kleinprojekt Basisausbildung Projektmanagement;

b. mittleres Projekt Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Foundation Zertifizierung;

c. Grossprojekt Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Foundation Zertifizierung, nachweisbare Erfahrung in der Führung von mittleren oder Grossprojekten.

2 Leiterinnen und Leiter von Informatikprojekten müssen in Abhängigkeit der Projektkategorie die folgenden Anforderungen erfüllen: * Bst. Projektkategorie Anforderung

a. Kleinprojekt Basisausbildung Projektmanagement;

b. mittleres Projekt Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Advanced Zertifizierung;

c. Grossprojekt Basisausbildung Projektmanagement, HERMES Advanced Zertifizierung, nachweisbare Erfahrung in der Führung von mittleren oder Grossprojekten.

§ 7 Qualitäts- und Risikomanagement

1 Die Auftraggeberin oder der Auftraggeber setzt bei Grossprojekten eine Per - son in der HERMES-Rolle des Qualitäts- und Risikomanagers ein. Diese darf nicht aus demselben Generalsekretariat oder derselben Dienststelle wie die Auftraggeberin oder der Auftraggeber stammen. * * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

2 Die Qualitäts- und Risikomanagerin oder der Qualitäts- und Risikomanager von Grossprojekten muss über eine Zertifizierung der Stufe HERMES Founda - tion und über nachweisbare Erfahrungen bei der Abwicklung von Grossprojek - ten verfügen. *

3 Projektportfolio-Management

§ 8 Projektportfolio

1 Jede Direktion und die Landeskanzlei führen ein Projektportfolio, das alle ge - planten und laufenden mittleren, Gross- und Schlüsselprojekte in ihrem Zu - ständigkeitsbereich umfasst. *

1bis Für Bau- und Planungsprojekte werden im Projektportfolio nur Grossprojek - te und Schlüsselprojekte geführt. *

2 Kleinprojekte können im Projektportfolio einzeln oder in Form eines Sammel - projektes mitgeführt werden.

3 Die Finanz- und Kirchendirektion stellt das Werkzeug und die Soll-Prozesse zur Führung des Projektportfolios in standardisierter Form bereit.

4 Die Direktionen und die Landeskanzlei etablieren in ihrem Zuständigkeitsbe - reich die notwendigen Projektportfolio-Management-Prozesse und ernennen eine Projektportfolio-Managerin oder einen Projektportfolio-Manager.

§ 9 Projektcontrolling

1 Die Projektleiterinnen und Projektleiter melden der Projektportfolio-Managerin oder dem Projektportfolio-Manager ihrer Direktion respektive der Landeskanz - lei quartalsweise den Stand der im Portfolio erfassten Projekte. *

2 Die Projektportfolio-Managerin oder der Projektportfolio-Manager wertet den Stand der Projekte aus und erstattet dem zuständigen Generalsekretariat re - spektive der Landeskanzlei jeweils Bericht. *

3 Die Generalsekretariate respektive die Landeskanzlei ordnen bei Projekten aus ihrem Zuständigkeitsbereich notwendigenfalls Massnahmen wie z.B. Projekt-Assessments an.

§ 10 Schlüsselprojekte

1 Die im Aufgaben- und Finanzplan und Jahresbericht ausgewiesenen Projekte gelten als Schlüsselprojekte. *

2 Die Klassifikation eines Projektes als Schlüsselprojekt liegt in der Verantwor - tung der zuständigen Direktion und der Landeskanzlei unter Berücksichtigung der Vorgaben zum Aufgaben- und Finanzplan und zum Jahresbericht. *

3 ... * * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

§ 11 Informatikprojekte

1 Informatikprojekte der Kategorie mittleres oder Grossprojekt werden in einem zentralen Informatik-Projektportfolio geführt.

2 Die Führung des Informatik-Projektportfolios erfolgt gemäss separater Fach - weisung zum Informatik-Projektportfolio-Management.

3 Die Prozessverantwortung für das Informatik-Projektportfolio-Management liegt bei der Zentralen Informatik.

4 Die Zentrale Informatik erstellt periodisch führungsrelevante Auswertungen aus dem Informatik-Projektportfolio zuhanden der Informatik- und Organisati - onsrates, der Direktionen und der Landeskanzlei.

4 Projektmanagementkompetenz

§ 12 Ausbildung

1 Das Personalamt sorgt für ein Kursangebot im Bereich des Projektmanage - ments und der Projektmanagement-Methode HERMES. Dabei werden die kantonsspezifischen Gegebenheiten und die Bedürfnisse der Zielgruppen be - rücksichtigt.

2 Die Direktionen und die Landeskanzlei sorgen dafür, dass die in ihrem Zu - ständigkeitsbereich tätigen Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie Projekt - leiterinnen und Projektleiter über die notwendigen Ausbildungen und Kompe - tenzen im Bereich des Projektmanagements und der anwendbaren Projektma - nagement-Methode verfügen. *

§ 13 Fachgruppe Projektmanagement

1 Die Fachgruppe Projektmanagement behandelt direktionsübergreifende und methodische Aspekte im Zusammenhang mit dem Projektmanagement. Sie:

a. * sorgt für den Erfahrens- und Informationsaustausch unter den Projektlei - terinnen und Projektleitern;

b. behandelt methodische, ausbildungsbezogene und praktische Fragen bei der Anwendung von HERMES und macht diesbezügliche Empfehlungen;

c. tauscht sich mit anderen Anspruchsgruppen über Fragen im Zusam - menhang mit der Projektabwicklung aus (z.B. Beschaffungsstelle, Auf - sichtsstelle Datenschutz, Finanzkontrolle);

d. stellt Anleitungen, Vorlagen und Beispiele sowie kantonsspezifische Er - gänzungen zur Verfügung;

e. * organisiert ein Unterstützungsangebot für weniger erfahrene Projektleite - rinnen und Projektleiter;

f. pflegt ein Verzeichnis der in den Direktionen und bei der Landeskanzlei tätigen Projektleiterinnen und Projektleitern; * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

g. verfolgt die Entwicklung und Trends im Bereich Projektmanagement und HERMES.

2 Die Direktionen und die Landeskanzlei stellen jeweils mindestens 1 HER - MES-zertifizierte Projektleiterin oder 1 HERMES-zertifizierten Projektleiter als Mitglied der Fachgruppe.

3 Die Generalsekretärenkonferenz erlässt eine Geschäftsordnung und ernennt die Leiterin oder den Leiter der Fachgruppe. Sie oder er erstattet zuhanden der Generalsekretärenkonferenz einmal jährlich Bericht zum Stand des Projektma - nagements. * * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit

24.01.2017 01.03.2017 Erlass Erstfassung GS 2017.010

19.12.2017 01.01.2018 Ingress geändert GS 2017.086

29.10.2019 01.11.2019 § 2 Abs. 1, Tabelle, "f." / "Definition" geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 2 Abs. 1, Tabelle, "h." / "Definition" geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 3 Abs. 3 eingefügt GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 4 Abs. 4, lit. a. geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 5 Abs. 1 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 5 Abs. 2 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 5 Abs. 3 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 6 Abs. 1 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 6 Abs. 2 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 7 Abs. 1 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 7 Abs. 2 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 8 Abs. 1 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 8 Abs. 1 bis eingefügt GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 9 Abs. 1 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 9 Abs. 2 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 10 Abs. 1 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 10 Abs. 2 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 10 Abs. 3 aufgehoben GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 12 Abs. 2 geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 13 Abs. 1, lit. a. geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 13 Abs. 1, lit. e. geändert GS 2019.057

29.10.2019 01.11.2019 § 13 Abs. 3 geändert GS 2019.057 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit Erlass 24.01.2017 01.03.2017 Erstfassung GS 2017.010 Ingress 19.12.2017 01.01.2018 geändert GS 2017.086

§ 2 Abs. 1, Tabelle, "f." / "Definition" 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 2 Abs. 1, Tabelle, "h." / "Definition" 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 3 Abs. 3 29.10.2019 01.11.2019 eingefügt GS 2019.057

§ 4 Abs. 4, lit. a. 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 5 Abs. 1 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 5 Abs. 2 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 5 Abs. 3 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 6 Abs. 1 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 6 Abs. 2 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 7 Abs. 1 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 7 Abs. 2 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 8 Abs. 1 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 8 Abs. 1 bis 29.10.2019 01.11.2019 eingefügt GS 2019.057

§ 9 Abs. 1 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 9 Abs. 2 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 10 Abs. 1 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 10 Abs. 2 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 10 Abs. 3 29.10.2019 01.11.2019 aufgehoben GS 2019.057

§ 12 Abs. 2 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 13 Abs. 1, lit. a. 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 13 Abs. 1, lit. e. 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

§ 13 Abs. 3 29.10.2019 01.11.2019 geändert GS 2019.057

* Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 2017.010