Verordnung über den Zugang zu Dokumenten

1 Verordnung vom 14. Dezember 2010 über den Zugang zu Dokumenten (DZV) Der Staatsrat des Kantons Freiburg gestützt auf das Gesetz vom 9. September 2009 über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG), namentlich auf das 3. Kapitel; auf Antrag der Staatskanzlei, beschliesst:

1. Gegenstand und Geltungsbereich Art. 1

1 Diese Verordnung führt das Gesetz über die Information und den Zugang zu Dokumenten (InfoG) im Bereich des Zugangsrechts aus.

2 Sie gilt für alle Organe, die dem InfoG unterstellt sind; die Artikel 16 Abs. 2, 19 und 21 gelten jedoch nur für den Staatsrat und die Verwaltung sowie für die Anstalten mit eigener Rechtspersönlichkeit.

3 Vorbehalten bleibt die Zuständigkeit zum Erlass besonderer Regeln, die das InfoG dem Grossen Rat, dem Ka ntonsgericht und den Gemeinden in den Artikeln 23 Abs. 4, 35 Abs. 1, 37 Abs. 1 und 39 Abs. 4 verleiht.

2. Grundsatz und Grenzen des Zugangsrechts Art. 2 Begriff «amtliches Dokument» (Art. 22 Abs. 1 und 3 InfoG)

1 Als amtliche Dokumente gelten a lle Dokumente, die von öffentlichen Organen erstellt oder empfangen wurden und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betreffen, name ntlich Berichte, Studien, Protokolle, Statistiken, Register, Richtlin ien, Weisungen, Korrespondenz, Stellungnahmen, Entscheide und ganz allgemein die verschiedenen Schriftstücke eines Dossiers; die Absätze 2 und 3 bleiben vorbehalten.

2

2 Ein Dokument hat das endgültige Au sarbeitungsstadium erreicht, wenn das öffentliche Organ, von dem es stammt, es unterschrieben oder genehmigt hat.

3 Ein Dokument ist zum persönlichen Gebrauch bestimmt, wenn es die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe be trifft, aber nur von der Verfasserin oder vom Verfasser als Hilfsmittel ge braucht wird (Arbeitsnotizen und Kopien mit Notizen). Art. 3 Art des Zugangs (Art. 23 InfoG)

1 Wird der Zugang gewährt, so kann die gesuchstellende Person die Art des Zugangs wählen, es sei denn, die gewünschte Art sei unverhältnismässig; so weit möglich ve rschickt das öffentliche Organ das Dokument per E-Mail oder gibt die Internet-Adresse an, an der es heruntergeladen werden kann.

2 Wird eine Kopie eines Dokuments herausgegeben, das dem Urheberrecht untersteht, so macht das öffentliche Organ die Person, die den Zugang verlangt hat, auf die Nutzungsbesc hränkungen gemäss der einschlägigen Gesetzgebung aufmerksam.

3 Die Einsicht in ein Dokument vor Ort findet zu den ordentlichen Büroöffnungszeiten in den Räumlichkeiten des öffentlichen Organs statt. Art. 4 Unentgeltlichkeit und Gebühren (Art. 24 InfoG) a) Grundsätze

1 Der Zugang und die verschiedenen Phasen des Zugangsverfahrens sind kostenlos; die folgenden Bestimmungen bleiben vorbehalten.

2 Das Organ, das für die Behandlung de s Gesuchs zuständig ist, kann eine Gebühr erheben, wenn: a) die Arbeit, die es für die Erstbehandlung des Gesuchs (Hilfe für die gesuchstellende Person, Suche nach dem Dokument, Anhörung der betroffenen Dritten, Verfügung) und die Gewährung des Zugangs (Streichungen im Dokument, Anfertigung einer elektronischen Kopie, zusätzliche Erläuterungen) ausführt, mehr als zwei Stunden in Anspruch nimmt: für den Teil der Arbeitszeit der zwei Stunden übersteigt; b) es eine Kopie des Dokuments aushändigt: für die Anfertigung einer Papierkopie, die Abgabe von Drucksachen und elektronischen Datenträgern und für den Po stversand des Dokuments.

3

3 Die Schlichtungs-, die Verfügungs- und die Beschwerdephasen bleiben auf jeden Fall unentgeltlich, mit Ausnahme der Beschwerde vor dem Kantonsgericht (Art. 24 Abs. 1, 2. Satz, InfoG). Art. 5 b) Tarif Allfällige Gebühren nach Artikel 4 Ab s. 2 werden nach folgendem Tarif erhoben: a) 50 Rappen pro A4-Seite für die Abgabe von Papierkopien und die Zeit für deren Herstellung; b) 60 Franken pro Stunde für den Te il der Arbeitszeit, der zwei Stunden übersteigt; c) die tatsächlichen Kosten für die Herstellung von besonderen Papierkopien, für die Abgabe von Drucksachen und elektronischen Datenträgern sowie für den Postversand des Dokuments. Art. 6 c) Besonderes

1 Das öffentliche Organ, das eine Gebühr erheben will, teilt der gesuchstellenden Person so bald als möglich mit, wie hoch diese voraussichtlich sein wird.

2 Es verzichtet darauf, Gebühren zu erheben, wenn der Betrag weniger als

30 Franken ausmacht oder wenn der Zuga ng vollständig verweigert wurde.

3 Kosten im Zusammenhang mit den be sonderen Bedürfnissen behinderter Personen werden bei der Berechnung der Gebühr nicht berücksichtigt.

4 Die Ausnahmen von der Unentgeltlic hkeit gelten nicht für die Medien (Art. 24 Abs. 2, 2. Satz, InfoG). Art. 7 Aufgeschobener oder eingeschrä nkter Zugang (Art. 25 Abs. 1 InfoG)

1 Das öffentliche Organ besti mmt, ob der Zugang aufgeschoben, eingeschränkt oder verweigert werden muss; es stützt sich dabei auf das Verhältnismässigkeitsprinzip.

2 Ist eine Einschränkung zeitlicher Art, so wird der Zuga ng aufgeschoben; das öffentliche Organ sorgt dafür, dass er gewährt wird, sobald der Hinderungsgrund für de n Zugang wegfällt.

3 Betrifft eine Einschränkung nur einen Teil der im Dokument enthaltenen Informationen, so werden die betreffenden Stellen unleserlich gemacht, so dass sie nicht rekonstituiert werden können und klar erkennbar ist, was verborgen wird.

4 Art. 8 Gesuche mit besonderen Schwierigkeiten oder unverhältnismässigem Arbeitsaufwand

1 Ein Gesuch bereitet besondere Schw ierigkeiten im Sinne der Artikel 9 Abs. 3, 13 Abs. 2, 19 Abs. 3 und 21 Abs. 3 dieser Verordnung, wenn: a) es eine grosse Anzahl Dokumente umfasst oder dafür zahlreiche Personen angehört werden müssen; b) das oder die Dokumente ansc heinend besonders schwer zu identifizieren sind; c) die Risikobeurteilung oder die Inte ressenabwägung sich als besonders heikel erweisen; oder wenn d) die Arbeit für die Erstbehandlung des Gesuchs und für die Gewährung des Zugangs höchstwahrscheinlich mehr als zwei Stunden in Anspruch nimmt.

2 Der Arbeitsaufwand, den es braucht, um einem Gesuch stattzugeben, ist offensichtlich unverhältnismässig im Sinne von Artikel 26 Abs. 2 Bst. b InfoG, wenn das öffentliche Organ m it dem Personal und der Infrastruktur, über die es verfügt, nicht in der Lage ist, das Gesuch in den gesetzten Fristen zu behandeln, ohne die Erfüllung der übrigen Aufgaben in schwerwiegender Weise zu vernachlässigen.

3. Ablauf des Zugangsverfahrens (Art. 36 Abs. 2 InfoG) Art. 9 Identifizierung des Dokuments und Hilfe (Art. 31 und 32 Abs.

1, 1. Satz, InfoG)

1 Die gesuchstellende Person liefert soweit möglich die Angaben, mit denen das gesuchte Dokument identifizie rt werden kann; dazu gehören der Titel des Dokuments, das Datum, die Verfasserinnen und Verfasser oder ein Verweis oder, wenn das alles unbekannt ist, ein bestimmter Zeitraum oder der betreffende Bereich.

2 Das öffentliche Organ gibt den in teressierten Personen Auskunft über die zugänglichen Dokumente und hilft i hnen bei der Identifizierung des gesuchten Dokuments.

3 Die gesuchstellende Person kann au fgefordert werden, zusätzliche Angaben zum gesuchten Dokument zu liefern; das öffentliche Organ kann ausserdem verlangen, dass ein mündlich gestelltes Gesuch schriftlich bestätigt wird, wenn dieses bes ondere Schwierigkeiten bereitet.

5 Art. 10 Erstbehandlung des Gesuchs a) Anhörung der betroffenen Dritten (Art. 32 Abs. 2, 2. Satz, InfoG)

1 Besteht mit dem Gesuch anscheinend das Risiko, dass öffentliche oder private Interessen berührt werden, so müssen die betroffenen Dritten angehört werden, unabhängig davon, ob es sich um andere öffentliche Organe oder Privatpersonen handelt.

2 Den betroffenen Dritten wird eine kurze Frist gesetzt, in der sie ihren Standpunkt vorbringen können.

3 Nach der Anhörung gewährt das öffentliche Organ den Zugang oder gibt seine Stellungnahme ab. Art. 11 b) Ausnahmen vom Anhörungsprinzip

1 Das öffentliche Organ kann auf die Anhörung verzichten, wenn: a) der Zugang vom Gesetz ganz ausgeschlossen wird; das trifft namentlich auf die Fälle nach Artikel 29 InfoG zu; b) es aufgrund der Interessenabwägung nach Artikel 27 Abs. 1 Bst. c InfoG offensichtlich ist, dass der Zugang begrenzt werden muss, und die Anhörung zudem einen unverhältn ismässigen Verwaltungsaufwand zur Folge hätte.

2 Zu Personendaten, die im Dokument enthalten sind, kann ebenfalls ohne Anhörung Zugang gewährt werden, wenn: a) das Dokument schon veröffentlicht wurde oder eine gesetzliche Bestimmung diese Veröffentlichung vorsieht; b) die Öffentlichkeit der fraglichen Daten auf Grund von Artikel 12 InfoG vermutet wird, oder wenn c) die betroffene Person der öffentlichen Bekanntgabe ihrer Daten bereits zugestimmt hat oder ihre Ei nwilligung nach den Umständen vorausgesetzt werden darf. Art. 12 c) Stellungnahme des öffentlic hen Organs (Art. 32 Abs. 3 InfoG)

1 Das öffentliche Organ richtet seine Stellungnahme an: a) die Person, die den Zugang verlangt, wenn das Organ beabsichtigt, diesen aufzuschieben, einzus chränken oder zu verweigern; b) die Person, die bei der Anhörung ein privates Interesse geltend gemacht hat, wenn das öffentliche Organ beabsichtigt, den Zugang trotz ihres Einspruchs zu gewähren.

6

2 Die Stellungnahme wird summarisch begründet und weist auf die Möglichkeit hin, einen Schlichtungsantrag zu stellen; sie ist kein Entscheid im Sinne des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege.

3 Ist die Stellungnahme nicht für die Personen nach Absatz 1 bestimmt, so werden sie auf geeignete Weise auf das Vorliegen einer Stellungnahme hingewiesen. Art. 13 d) Fristen (Art. 32 Abs. 1, 2. Satz, und 36 Abs. 1 Bst. a und Abs. 2 InfoG)

1 Das öffentliche Organ behandelt das Gesuch so rasch als möglich; ausserdem bemüht es sich, den Gesuchen der Medien so zu entsprechen, dass die Redaktionsfristen eingehalten werden können.

2 Für die Gewährung des Zugangs oder für die Stellungnahme verfügt es über eine Frist von höchstens 30 Tagen ab dem Datum, an dem das Gesuch eingegangen ist; diese Frist kann wenn nötig verlängert werden: a) um 30 Tage, wenn das Gesuch besondere Schwierigkeiten bereitet; b) um die Zeitspanne, die zur Anhörung der betroffenen Dritten nötig ist.

3 Die gesuchstellende Person wird über jede Fristverlängerung informiert; antwortet das öffentliche Organ nicht in den vorgesehenen Fristen, so kann sie ein Schlichtungsgesuch stellen wie in den Fällen, in denen der Zugang verweigert wird. Art. 14 Schlichtung (Art. 33 Abs. 1 und 2 und 36 Abs. 1 Bst. a InfoG)

1 Der Schlichtungsantrag ist der oder dem Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz innert 30 Tagen nach Eingang der Stellungnahme schriftlich zu stellen; wird kein Antr ag gestellt, so gilt die Stellungnahme als akzeptiert.

2 Die oder der Beauftragte für Öffe ntlichkeit und Transparenz führt das Schlichtungsverfahren unabhängig und stre bt zwischen den Parteien eine Einigung an.

3 Kommt eine Schlichtung zustande , so wird die Einigung schriftlich festgehalten und ist sofort vollstreckbar.

4 Scheitert die Schlichtung oder kommt sie nicht innert 20 Tagen nach der Einreichung des Gesuchs zustande, so richtet die oder der Beauftragte für Öffentlichkeit und Transparenz innert 10 Tagen eine Empfehlung an die Parteien; mit Zustimmung der Person, die den Zugang verlangt, kann das Schlichtungsverfahren aber verlängert werden.

7 Art. 15 Verfügung des öffentlichen Or Abs. 1 InfoG)

1 Das öffentliche Organ erlässt den Entscheid so bald wie möglich, spätestens aber innert 30 Tagen nach Erhalt der Empfehlung.

2 Der Erlass des Entscheids richtet sich in allen Fällen nach dem Gesetz über die Verwaltungsrechtspflege; die Spezialvorschriften des InfoG bleiben vorbehalten: a) Das öffentliche Organ kann auf eine Begründung verzichten, wenn es sich der Empfehlung anschliesst. b) Die Identität Dritter, die im Verfahren Parteien sind, kann wenn nötig verborgen werden. c) Es werden keine Verfahrenskosten erhoben.

4. Umsetzung des Zugangsrechts Art. 16 Ablagesysteme (Art. 38 Abs. 1 InfoG) und Massnahmen zur Information über das Zugangsrecht

1 Die öffentlichen Organe dokumentie ren ihre Ablagesysteme für die Dossiers und Dokumente und passen sie den Anforderungen des Zugangsrechts an.

2 Die Staatskanzlei sorgt dafür, dass folgende Informationen auf Internet bekanntgemacht werden: a) eine allgemeine Dokumentation über das Zugangsrecht zu den Dokumenten sowie Formulare, mit denen Gesuche um Zugang erleichtert werden; b) so weit möglich weitere Informationen, mit denen die Suche nach amtlichen Dokumenten vereinfacht werden kann. Art. 17 Zuständigkeit zur Behandlung der Zugangsgesuche (Art. 37 Abs. 1 InfoG) a) Allgemeine Zuständigkeit

1 Die Zugangsgesuche werden vom Organ des Kantons oder der Gemeinde, das das Dokument hergestellt hat, behandelt.

2 Wurde das Dokument nicht von einem Organ, das dem InfoG unterstellt ist, hergestellt, so wird das Gesuch vom Organ des Kantons oder der Gemeinde, das wichtigster Empfänge r des Dokuments war, behandelt.

3 Die betreffenden Organe sprechen sich für die Behandlung des Gesuchs untereinander ab; kommt keine Einigung zustande, so wird das Gesuch

8 vom Organ behandelt, das hauptsächlic h zuständig war für das Geschäft, zu dem das Dokument gehört, wenn: a) das Dokument von mehreren Organe n, die dem InfoG unterstellt sind, hergestellt wurde oder mehrere solche Organe wichtigste Empfänger waren, oder wenn b) das Gesuch mehrere Dokumente umfasst, die von verschiedenen Organen erstellt wurden, aber zu demselben Geschäft gehören. Art. 18 b) Prüfung der Zuständigkeit und Weiterleitung der Gesuche

1 Das öffentliche Organ prüft zun ächst, ob es das verlangte Dokument besitzt und ob es zuständig ist, auf das Gesuch zu antworten, ohne dass dies an der Pflicht zur Hilfe etwas ändert (Art. 9 Abs. 2).

2 Besitzt es das Dokument, so behandelt es das Gesuch oder leitet es automatisch an das zuständige Or gan des Kantons oder der Gemeinde weiter, nachdem es die Urheberi n oder den Urheber des Gesuchs benachrichtigt hat.

3 Besitzt es das Dokument nicht, so teilt es der Person, die den Zugang verlangt hat, mit, an welches Organ sie sich richten muss, soweit ihm das bekannt ist. Art. 19 c) Zuständigkeit innerhalb der Kantonsverwaltung

1 Die Zugangsgesuche, die an den Staatsrat und an die Kantonsverwaltung gerichtet werden, werden grundsätzlich von der zuständigen Dienststelle oder allenfalls von der zuständigen Kommission behandelt.

2 Es gibt jedoch folgende Ausnahmen: a) Gehört das Dokument zu einem Gesc häft, das eine unterstellte Einheit (im Sinn der Gesetzgebung über die Organisation des Staatsrats und der Verwaltung) oder eine Kommission nicht in eigenem Namen, sondern für die entsprechende Direk tion behandelt, so wird das Gesuch von dieser Direktion behandelt. b) Gehört das Dokument zum Bereich des Unterrichts und der Ausbildung, so wird das Gesuch gemäss den Weisungen behandelt, die von den betreffenden Direk tionen erlassen wurden. c) Gehört das Dokument zu Staatsratsgeschäften, so wird das Gesuch von der Direktion, die für das Geschäft zuständig ist, behandelt; ist keine Direktion eindeutig zuständig, so wird es von der Staatskanzlei behandelt; diese holt wenn nötig die St ellungnahme des Staatsrates ein.

9

3 Die Direktionen können ausserdem jederzeit beschliessen, dass sie ein Gesuch, für das eine unterstellte Einheit zuständig ist, selber behandeln, wenn dieses besondere Sc hwierigkeiten bereitet. Art. 20 d) Zuständigkeit auf Gemeindeebene Bei den Gemeinden richtet sich die Zuständigkeit, ein Zugangsgesuch zu behandeln, nach den eigenen Reglemen ten oder, wenn solche fehlen, nach den Ausführungsbestimmunge n zum Gemeindegesetz. Art. 21 Ansprechperson der Direktion für die Öffentlichkeit

1 Die Verantwortlichen für die Information bei den Di rektionen und der Staatskanzlei üben für diese die Funktion der Ansprechperson für die Öffentlichkeit aus.

2 Die Ansprechpersonen helfen mit, die Gesetzgebung über das Zugangsrecht auszuführen, indem sie namentlich: a) die Verwaltungseinheiten und weite re Organe beraten, die von der Direktion abhängen; b) in Zusammenarbeit mit dem Am t für Personal und Organisation die Information und die Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Direktion fördern; c) an der Erarbeitung der Dokumentation und der Informationen mitwirken, die gemäss Artikel 16 Abs. 2 im Internet zur Verfügung gestellt werden.

3 Die Verwaltungseinheiten und die Kommissionen informieren die Ansprechperson ihrer Direktion über jedes Zugangsgesuch, das besondere Schwierigkeiten bereitet. Art. 22 Information der oder des Beau ftragten für Öffentlichkeit und Transparenz

1 Die öffentlichen Organe erfassen jedes Jahr zuhanden der oder des Beauftragten für Öffentlichkeit und Tr ansparenz die Zahl der an sie gerichteten Zugangsgesuche sowie die Folgen, die sie diesen Gesuchen gegeben haben (Zugang ge währt, aufgeschoben, eingeschränkt oder abgelehnt), und die einkassierten Gebühren; wenn nötig erlässt die oder der Beauftragte für Öffentlichke it und Transparenz entsprechende Weisungen.

2 Die öffentlichen Organe teilen der oder dem Beauftragten für Öffentlichkeit und Transparenz oder dem zuständigen Orga n der Gemeinde gemäss Artikel 38 Abs. 2 InfoG mit, welche Stellungnahmen sie beim

10 Zugangsrecht abgegeben haben und welche Entscheide sie getroffen haben.

5. Schlussbestimmungen Art. 23 Änderung bestehenden Rechts Die folgenden Erlasse werden gemäss dem Anhang, der Bestandteil dieser Verordnung ist, geändert:

1. die Verordnung vom 12. März 2002 über die Zuständigkeitsbereiche der Direktionen des Staatsrats und der Staatskanzlei (ZDirV) (SGF

122.0.12);

2. die Verordnung vom 9. Juli 2002 zur Bezeichnung der Verwaltungseinheiten der Direktionen des Staatsrats und der Staatskanzlei (SGF 122.0.13);

3. das Reglement vom 24. Mai 2005 über die Ausarbeitung der Erlasse (AER) (SGF 122.0.21);

4. das Reglement vom 31. Oktober 2005 über die Organisation und die Arbeitsweise der Kommissionen des Staates (KomR) (SGF 122.0.61);

5. die Richtlinien des Kantonsgerich ts vom 25. September 2000 über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv (SGF 131.0.421);

6. der Beschluss vom 22. Dezember 1987 über die Planung und die Anwendung der Informatik in der Kantonsverwaltung, im Unterrichtswesen und in den kant onalen Anstalten (SGF 122.96.11);

7. das Reglement vom 29. Juni 1999 über die Sicherheit der Personendaten (DSR) (SGF 17.15);

8. das Statut der katholischen kirc hlichen Körperschaften des Kantons Freiburg (Katholisches Kirchensta tut) vom 14. Dezember 1996 (SGF

191.0.11)

9. die Verordnung vom 24. Septem ber 2002 über das Verfahren bei straflosem Schwangerschaftsabbruch (SGF 821.0.14). Art. 24 Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.

11 ANHANG Änderung von Erlassen Die in Artikel 23 aufgezählten Erlasse werden wie folgt geändert:

...