Verordnung über die Aktenführung

Verordnung über die Aktenführung Vom 17. Dezember 2002 (Stand 1. Januar 2018) Der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft, gestützt auf § 24 des Gesetzes vom 28. September 2017

1 ) über die Organisati - on des Regierungsrats und der Verwaltung des Kantons Basel-Landschaft (Re - gierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz Basel-Landschaft, RVOG BL), * beschliesst:

§ 1 Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt die Aktenführung der Dienststellen der kantonalen Verwaltung gemäss Gesetz über die Organisation des Regierungsrates und der kantonalen Verwaltung (Verwaltungsorganisationsgesetz) vom 6. Juni

1983.

2 Über die Unterstellung der Aktenführung weiterer mit der Erfüllung von Kantonsaufgaben betrauter Stellen oder Personen entscheiden der Regie - rungsrat respektive das Staatsarchiv im Einzelfall nach Massgabe ihrer Auf - sichtspflicht.

§ 2 Zweck der Aktenführung

1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und ermöglicht die Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns. Sie dient damit der Rechtssicherheit, dem Schutz der Grundrechte sowie der rationellen Verwal - tungsführung.

2 Sie ermöglicht den Behörden,

a. ihre Informationen zu nutzen und zu verwalten;

b. in laufenden Geschäften die Übersicht zu wahren und die Koordination zu gewährleisten (Informationsmanagement);

c. ihre Handlungen nachzuweisen (Planung, Controlling, Aufsicht);

d. Dritten oder dem Landrat Rechenschaft über ihre geschäftlichen Aktivitä - ten abzulegen.

3 Die Aktenführung bildet die Voraussetzung für die rationelle Langzeitarchivie - rung von archivwürdigen Unterlagen des Kantons Basel-Landschaft.

1) GS 2017.083, SGS 140 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778

§ 3 Begriffe

1 Akten: Akten oder Unterlagen sind alle bei der Aufgabenerfüllung auf Papier, elektronisch oder auf andere Art haltbar gemachten Aufzeichnungen von In - formationen sowie alle Hilfsmittel, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

2 Ordnungssystem: Das Ordnungssystem (z.B. Registraturplan, Aktenplan, Strukturplan) ist die Grundlage für die Ablage der Akten und bildet alle Aufga - benbereiche einer Dienststelle ab.

3 Geschäft: Als Geschäft gilt jede Aufgabe, die von einer Dienststelle erledigt werden muss.

4 Dossier: Das Dossier ist die Gesamtheit aller Akten eines Geschäftes.

§ 4 Grundsätze zur Aktenführung

1 Die Dienststellen sorgen für eine ordnungsgemässe Aktenführung und eine systematische Ablage.

2 Die Unterlagen müssen vollständig und verlässlich registriert werden.

3 Unterlagen werden in Dossiers zusammengefasst. Die Bildung von Dossiers erfolgt auf der Grundlage des Ordnungssystems.

§ 5 Organisation der Aktenführung

1 Die Dienststellen regeln in internen Organisationsvorschriften verbindlich Ab - läufe, Zuständigkeiten, Verfahren und Mittel der Aktenführung.

2 Die Leitung der Dienststelle ist verantwortlich für die Organisation der Akten - führung und den Erlass der dazu notwendigen internen Organisationsvorschrif - ten.

§ 6 Informationsträger und technische Mittel

1 Die Dienststellen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher, archivtaugli - cher Aufzeichnungsmedien ab.

2 Es dürfen nur Papiersorten verwendet werden, welche die Lebensdauerklas - se LDK 12-80 (ermittelt nach DIN 6738) erreichen.

3 Die eingesetzten technischen Mittel müssen:

a. mit den technischen Standards der Kantonsverwaltung konform sein, ins - besondere im Bereich der Büroautomation;

b. den gültigen Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Be - reich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes;

4 Die eingesetzten technischen Mittel müssen die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sowie die Archivierung gewährleisten. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778

5 Akten, die mit Hilfe von kryptografischen Verfahren gesichert werden, müssen innert nützlicher Frist und mit vertretbarem Aufwand verwendbar gemacht wer - den können.

§ 7 Archivierung

1 Die nicht mehr ständig benötigten Unterlagen müssen dem Staatsarchiv angeboten werden. Die Anbietepflicht tritt spätestens dann ein, wenn in den letzten zehn Jahren einem Dossier keine Unterlagen mehr beigefügt worden sind.

2 Die Bewertung, Übernahme und Archivierung der Unterlagen richten sich nach den geltenden Normen zur Archivierung.

§ 8 Schlussbestimmungen

1 Das Staatsarchiv berät die Dienststellen bei der Aktenführung.

2 Das Staatsarchiv koordiniert und kontrolliert die Umsetzung dieser Verord - nung und ist befugt, den aktenführenden Stellen Auflagen zu machen, wenn diese zur Erfüllung der Aktenführungspflicht notwendig sind.

3 Es gelten die Richtlinien des Staatsarchivs betreffend funktionale und techni - sche Mindestanforderungen der Aktenführung in der Kantonsverwaltung vom

1. Januar 2003.

§ 9 Inkrafttreten

1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2003 in Kraft. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778

Änderungstabelle - Nach Beschlussdatum Beschlussdatum Inkraft seit Element Wirkung Publiziert mit

17.12.2002 01.01.2003 Erlass Erstfassung GS 34.0778

19.12.2017 01.01.2018 Ingress geändert GS 2017.086 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschlussdatum Inkraft seit Wirkung Publiziert mit Erlass 17.12.2002 01.01.2003 Erstfassung GS 34.0778 Ingress 19.12.2017 01.01.2018 geändert GS 2017.086 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses GS 34.0778