Weisungen über die Schriftgutverwaltung

1 Weisungen über die Schriftgutverwaltung RRB vom 11. August 1992 Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf Artikel 81 Absatz 1 der Kantonsverfassung und die §§ 26 und

60 des Gesetzes über das Staatspersonal vom 23. November 1941

1 ) beschliesst:

§ 1. I. Zweck und Geltungsbereich

Diese Weisungen regeln die Schriftgutverwaltung der Behörden und Dienststellen der kantonalen Verwaltung.

§ 2. Geltungsbereich

Sie gelten für das Schriftgut der kantonalen Verwaltung einschliesslich der selbständigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des kantonalen Rechts.

§ 3. II. Begriffe

Schriftgut Als Schriftgut gelten insbesondere: a) Urkunden; b) Akten (Schreiben, Berichte, Protokolle, Gutachten, Belege, Rechnun- gen, Notizen, Informationen auf Bild-, Ton-, elektronischen und ande- ren Datenträgern, Bilder, Drucksachen); c) Geschäftsbücher und Karteien, die per Eintrag entstehen (Inventare, Buchhaltungsbücher, Zivilstandsregister, Handelsregister); d) Amtsbücher und Karteien (Registratur-Findmittel, Tagebücher, Indizes, Orts- und Personenregister).

§ 4. Registraturplan

Der Registraturplan gliedert das Schriftgut und legt die Aufbewahrungs- fristen fest.

§ 5. Aufbewahrungsfrist

1 Die Aufbewahrungsfrist ist die Zeitspanne, während der das Schriftgut aus rechtlichen oder administrativen Gründen aufbewahrt werden muss.

2 Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Datum der letzten Aufzeich- nung. ________________

1 ) BGS 126.1.

2

§ 6. III. Verwaltung des Schriftgutes

1. Zuständigkeiten

Aufgaben der Behörden und Dienststellen

1 Jede Behörde und Dienststelle erstellt einen Registraturplan und führt ihn nach. Sie legt ihr Schriftgut nach diesem Registraturplan ab.

2 Sie übergibt eine Abschrift des Registraturplans dem Staatsarchiv und meldet diesem unverzüglich allfällige Änderungen oder Ergänzungen.

3 Sie bezeichnet die für das Amtsarchiv verantwortlichen Personen.

§ 7. Aufgaben des Staatsarchivs

1 Das Staatsarchiv schliesst mit den Behörden und Dienststellen schriftliche Vereinbarungen über die Verwaltung des Schriftgutes und die Ablieferung an das Staatsarchiv ab. Diese Vereinbarungen enthalten: a) eine Auflistung der abzuliefernden und der zu vernichtenden Akten gemäss Registraturplan; b) die Regelung der periodischen Ablieferung von Schriftgut.

2 Es berät die für die Amtsarchive verantwortlichen Personen.

§ 8. 2. Aufbewahrung des Schriftgutes

Zweck der Aufbewahrung Das Schriftgut wird für die amtliche und die private Benutzung aufbe- wahrt.

§ 9. Art der Aufbewahrung

1 Das Schriftgut ist sicher aufzubewahren und vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

2 Mikroverfilmungen von Schriftgut mit anschliessender Vernichtung der Originale dürfen nur mit Zustimmung des Staatsarchivs vorgenommen werden.

§ 10. 3. Ablieferung des Schriftgutes an das Staatsarchiv

Ablieferungspflicht Das Schriftgut ist dem Staatsarchiv im vereinbarten Zeitpunkt unaufgefor- dert abzugeben.

§ 11. Form der Ablieferung

Das Schriftgut ist in archivgerechten Behältnissen geordnet abzuliefern.

§ 12. Ablieferungsverfahren

1 Die Behörde oder Dienststelle organisiert den Transport nach Absprache mit dem Staatsarchiv.

2 Die für die Amtsarchive verantwortlichen Personen liefern das Schriftgut mit einem Ablieferungsverzeichnis dem Staatsarchiv ab.

3 Im Ablieferungsverzeichnis sind die einzelnen Dossiers nach dem Regi- straturplan aufzulisten.

4 Nach der Schriftgutablieferung erstellt das Staatsarchiv ein Zugangspro- tokoll. Eine Kopie davon ist der abliefernden Behörde oder Dienststelle zuzustellen.

3

§ 13. IV. Vernichtung des Schriftgutes

Ohne Zustimmung des Staatsarchivs darf kein Schriftgut vernichtet wer- den. Ausgenommen sind die in § 7 Absatz 1 lit. a genannten Akten.

§ 14. V. Schlussbestimmung

Inkrafttreten Diese Weisungen treten am 1. Januar 1993 in Kraft.