Archivgesetz

Archivgesetz vom 22. März 2010 (Stand 1. Januar 2011) Der Kantonsrat von Appenzell Ausserrhoden, gestützt auf Art. 12 Abs. 3 und Art. 49 Abs. 1 und 2 der Verfassung des Kan - tons Appenzell A.Rh. vom 30. April 1995 1 ) , beschliesst: I. Grundlagen (1.)

Art. 1 Gegenstand

1 Dieses Gesetz regelt die Sicherung von archivwürdigen Dokumenten, den Zugang zum kantonalen und kommunalen Archivgut sowie Organisation und Tätigkeit der Archive von Kanton und Gemeinden.

2 Es gilt nicht für öffentlich-rechtliche Religionsgemeinschaften im Sinne von

Art. 109 ff. KV.

Art. 2 Zweck der Archivierung

1 Die Archive von Kanton und Gemeinden dienen den Dokumentations - ansprüchen der Behörden und den Informationsbedürfnissen der Allgemein - heit.

2 Die Archivierung soll die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns gewähr - leisten, eine authentische Überlieferung zur Geschichte von Kanton und Ge - meinden dauerhaft sichern und kulturelles Erbe von Appenzell Aus - serrhoden bewahren.

1) KV (bGS 111.1 )

Art. 3 Begriffe

1 Dokumente sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig von der Art des Informationsträgers. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel, die für deren Verständnis und Nutzung nötig sind.

2 Archivwürdig sind Dokumente, die auf Grund ihrer rechtlichen, administra - tiven, politischen, wirtschaftlichen, gesellschaftlichen, wissenschaftlichen oder kulturellen Bedeutung für eine authentische Überlieferung wichtig sind.

3 Archivgut sind die vom zuständigen Archiv zur dauernden Aufbewahrung bestimmten Dokumente.

4 Öffentliches Organ ist, wer als Behörde, Amts- oder Funktionsträger öffent - liche Aufgaben des Kantons, der Gemeinden oder von Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts erfüllt. II. Sicherung von Dokumenten und Archivgut (2.)

Art. 4 Vorarchivische Dokumentenverwaltung

1 Die öffentlichen Organe berücksichtigen bei der Dokumentenverwaltung und insbesondere bei der Beschaffung und beim Betrieb von elektronischen Datenbearbeitungssystemen die Erfordernisse der Archivierung.

2 Dokumente sind systematisch geordnet und sicher aufzubewahren.

3 Sofern keine besondere gesetzliche Vorschrift besteht, dürfen Dokumente nur vernichtet werden, wenn das zuständige Archiv sie als nicht archivwür - dig bezeichnet hat.

Art. 5 Anbietepflicht

1 Die öffentlichen Organe überprüfen regelmässig, welche Dokumente sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen.

2 Sämtliche Dokumente, die nicht mehr benötigt werden, sind dem zuständi - gen Archiv zur Übernahme anzubieten.

3 Das zuständige Archiv bestimmt über Ausnahmen von der Anbietepflicht.

Art. 6 Anbietepflichtige Stellen

1 a) der Kantonsrat und seine Organe, ausgenommen die Fraktionen; b) der Regierungsrat, seine Kommissionen und seine Vertretungen; c) die kantonale Verwaltung; d) die Gerichte, die Schlichtungsbehörden und die Staatsanwaltschaft; e) die Betreibungsämter und die Konkursämter; f) das Gemeindeparlament und die Geschäftsprüfungskommission; g) der Gemeinderat, seine Kommissionen und die Gemeindeverwaltung; h) die kommunalen Zweckverbände; i) die Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts; j) alle natürlichen und juristischen Personen, soweit sie öffentliche Auf - gaben des Kantons oder der Gemeinden wahrnehmen.

Art. 7 Bewertung von Dokumenten

1 Das zuständige Archiv beurteilt unter Anhörung der anbietenden Stelle die Archivwürdigkeit der Dokumente und entscheidet abschliessend darüber, welche Dokumente es zur dauernden Aufbewahrung übernimmt.

2 Über Dokumente, die vom Archiv nicht übernommen werden, verfügen die anbietenden Stellen nach den für sie geltenden Vorschriften.

Art. 8 Aufbewahrung und Erhaltung von Archivgut

1 Durch technische, konservatorische und organisatorische Massnahmen ist die langfristige Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivguts sicherzustellen.

2 Das Archivgut ist in separaten und geeigneten Räumlichkeiten zu verwah - ren.

Art. 9 Ausschluss der Verkehrsfähigkeit

1 Archivgut ist unveräusserliches kulturelles Erbe. Es können daran weder privates Eigentum noch andere dingliche Rechte begründet werden.

2 Bestehende Rechte an Archivgut nichtstaatlicher Herkunft bleiben gewahrt.

III. Nutzung des Archivguts (3.)

Art. 10 Allgemein zugängliches Archivgut

1 Dokumente, an denen weder öffentliche noch private Schutzinteressen be - stehen, sind im Rahmen der Benützungsbestimmungen für die Allgemeinheit zugänglich.

Art. 11 Eingeschränkt zugängliches Archivgut

1 Die Einsichtnahme in Dokumente, an denen öffentliche oder private Schut - zinteressen bestehen, richtet sich nach dem Informationsgesetz 1 ) .

2 Das zuständige Archiv entscheidet, ob und inwieweit Einsicht in schützwür - dige Dokumente gegeben werden kann. Im Zweifelsfall holt es die Meinung der abliefernden Stelle und des Datenschutz-Kontrollorgans 2 ) ein.

Art. 12 Erlöschen von Schutzinteressen

1 Öffentliche Schutzinteressen gelten spätestens nach 30 Jahren seit Erstel - lung eines Dokumentes als erloschen.

2 Private Schutzinteressen gelten spätestens nach 120 Jahren seit Erstel - lung eines Dokumentes als erloschen.

3 Vorbehalten bleiben besondere Vorschriften des übergeordneten Rechts und abweichende Bestimmungen in Übernahmevereinbarungen zu nicht - staatlichem Archivgut.

Art. 13 Rechte abliefernder Stellen

1 Abliefernde Stellen können im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung auf das von ihnen abgelieferte Archivgut zurückgreifen, dürfen dieses aber nicht ver - ändern.

Art. 14 Datenschutzrechtliche Ansprüche

1 Wird die Unrichtigkeit von Personendaten glaubhaft gemacht, kann die be - troffene Person verlangen, dass ihre Gegendarstellung dem Archivgut bei - gefügt wird.

1) bGS 133.1

2) Art. 26 f. Datenschutzgesetz (bGS 146.1 )

2 Es besteht kein Anspruch auf Berichtigung oder Vernichtung von Archivgut.

Art. 15 Benützungsordnung

1 Die Einsichtnahme in Archivgut ist unentgeltlich. Besondere Dienst - leistungen sind kostenpflichtig.

2 Die Benützung von Archivgut kann aus konservatorischen oder urheber - rechtlichen Gründen im Einzelfall mit besonderen Auflagen und Bedingun - gen verbunden werden.

3 Die Benützer haften gegenüber dem Gemeinwesen für allen Schaden, den sie bei der Benützung der Archive und des Archivgutes verursachen.

4 Wer in grober Weise oder wiederholt gegen die Benützungsbestimmungen verstösst, kann von der weiteren Archivbenützung ausgeschlossen werden.

5 Das Nähere regelt das Benützungsreglement. IV. Staatsarchiv (4.)

Art. 16 Zuständigkeit und Auftrag

1 Das Staatsarchiv ist das zuständige Archiv für Dokumente der kantonalen Organe und ihrer Rechtsvorgänger. Es dient nach Vereinbarung als Archiv für interkantonale Institutionen mit ausserrhodischer Beteiligung.

2 Es setzt sich für die Erhaltung privaten Archivguts und des Archivguts der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften ein.

3 Es sorgt für die langfristige Bewahrung, die wissenschaftliche Bearbeitung und die Vermittlung des Archivgutes.

4 Es stellt in Zusammenarbeit mit der Kantonsbibliothek 1 ) eine koordinierte dokumentarische Überlieferung für Appenzell Ausserrhoden sicher.

Art. 17 Organisation

1 Das Staatsarchiv wird von der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchivar geleitet. Es ist organisatorisch der Kantonskanzlei angegliedert.

2 Der Regierungsrat erlässt ein Benützungsreglement.

1) Vgl. Art. 2 Abs. 1 V über die Kantonsbibliothek (bGS 421.15 )

Art. 18 Aufgaben

1 Das Staatsarchiv: a) unterstützt die kantonalen Organe in der Dokumentenverwaltung; b) entscheidet über die Archivwürdigkeit von Dokumenten der kantonalen Organe; c) sorgt für sichere Aufbewahrung und fachgerechte Verzeichnung sei - nes Archivguts; d) betreibt ein elektronisches Archivsystem; e) führt eine Handbibliothek und unterhält landeskundliche Sammlungen; f) kann von Dritten wichtiges Archivgut von kantonaler Bedeutung über - nehmen; g) ist Auskunftsstelle und macht Archivgut in geeigneter Form zugänglich; h) berät die Gemeinden in Belangen der Archivierung; i) führt und begleitet landeskundliche Forschungs-, Publikations- und Vermittlungsprojekte; j) arbeitet fachtechnisch mit andern Archiven und Institutionen zusam - men.

Art. 19 Besondere Befugnisse

1 Das Staatsarchiv hat im Rahmen seiner Aufgaben Zugang zu allen Doku - menten der anbietepflichtigen Stellen. Es erlässt Weisungen über die Aufbe - wahrung und Ablieferung archivwürdiger Dokumente.

2 Es kann zu Forschungs- und Auskunftszwecken auf kommunales Archivgut zugreifen.

3 Es kann mit öffentlichen und privaten Partnern archivbezogene Vereinba - rungen abschliessen.

Art. 20 Rechtsschutz

1 Verfügungen des Staatsarchivs können mit Rekurs beim Regierungsrat an - gefochten werden.

V. Gemeindearchive (5.)

Art. 21 Zuständigkeit und Organisation

1 Das Gemeindearchiv ist das zuständige Archiv für Dokumente der kommu - nalen Organe und ihrer Rechtsvorgänger. Es kann weiteres für die Gemein - degeschichte wichtiges Archivgut übernehmen.

2 Das Gemeindearchiv steht unter der Aufsicht des Gemeinderates. Dieser erlässt ein Benützungsreglement und bestimmt eine Person, die für alle im Gesetz dem Archiv übertragenen Aufgaben verantwortlich ist.

3 Die für das Archiv verantwortliche Person hat im Rahmen ihrer Aufgaben Zugang zu allen Dokumenten der anbietepflichtigen Stellen. Sie erlässt Wei - sungen über die Aufbewahrung und Ablieferung archivwürdiger Do kumente.

4 Bei Zweckverbänden und anderen interkommunalen Organen bestimmen die beteiligten Gemeinden durch Vereinbarung, welches Gemeindearchiv zuständig ist.

Art. 22 Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv

1 Gemeindearchive und Staatsarchiv sorgen für eine koordinierte Archivie - rung.

2 Das Staatsarchiv unterstützt die Gemeinden in Belangen der Dokumenten - bewertung und der Verzeichnung von Archivgut.

Art. 23 Rechtsschutz

1 Der Rechtsschutz in Angelegenheiten der Gemeindearchive bestimmt sich nach dem Gemeindegesetz 1 ) . VI. Straf- und Schlussbestimmungen

Art. 24 Strafbestimmungen

1 Wer vorsätzlich als archivwürdig bezeichnete Dokumente beschädigt, ver - heimlicht, veräussert oder auf andere Weise der geordneten Archivierung entzieht, wird mit Busse bestraft.

1) bGS 151.11

2 Wer vorsätzlich oder grobfahrlässig gegen das Benützungsreglement oder gegen im Einzelfall getroffene Anordnungen über die Benützung von Archiv - gut verstösst, wird mit Busse bestraft.

Art. 25 Änderung und Aufhebung bisherigen Rechts

1 Das Gemeindegesetz vom 7. Juni 1998

1 ) wird wie folgt geändert

2 ) :

2 Die Verordnung vom 14. November 1988 über das Archivwesen

3 ) wird auf - gehoben.

Art. 26 Referendum und Inkrafttreten

1 Dieses Gesetz untersteht dem fakultativen Referendum.

2 Der Regierungsrat bestimmt das Inkrafttreten.

4 )

1) bGS 151.11

2) Text im betreffenden Erlass eingefügt.

3) bGS 421.11 (lf. Nr. 292)

4) 1. Januar 2011 (RRB vom 23. November 2010; Abl. 2010, S. 1419)