Verordnung über das Staatsarchiv und die Archivierung der Verwaltungsakten

1 Zweck und Geltungsbereich

1/2020 Verwaltungs- akten

2 Schaffhauser Rechtsbuch 1997 II. Registraturen der Dienststellen und Anstalten

§ 3

1 Die Dienststellen und Anstalten der kantonalen Verwaltung sam- meln die im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehenden Verwaltungsakten in einer Registratur.

2 Ausgenommen sind Akten, die nur unwesentliche oder lediglich vo- rübergehende Bedeutung haben und nicht mit einem Verwaltungs- verfahren im Zusammenhang stehen.

3 Die Registraturen der Dienststellen und Anstalten haben sich auf die Akten zu beschränken, welche unmittelbar aus ihrer Tätigkeit an- fallen oder für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Für Per- sonendaten bleiben die Bestimmungen des Datenschutzrechts vor- behalten.

4 Von Dokumenten von besonderer Wichtigkeit sind Gebrauchsko- pien anzufertigen. Die Originale sind gesondert und gesichert aufzu- bewahren. Sie können dem Staatsarchiv zur Aufbewahrung überge- ben werden.

§ 4 Die Dienststellen und Anstalten bezeichnen eine für die Registratur

verantwortliche Person.

§ 5

1 Die Dienststellen und Anstalten regeln die Anlage und Nachfüh- rung der Registratur in einem Registraturplan.

2 Der Registraturplan berücksichtigt auch die mit Informatikmitteln geführten Datensammlungen und regelt im Rahmen der Bestimmun- gen über den Datenschutz ihre Sicherung durch Ausdrucke, Siche- rungskopien und dergleichen sowie deren Aufbewahrung.

3 Im Registraturplan werden die Registraturperioden festgelegt. Sie sollen in der Regel nicht unter zehn und nicht über zwanzig Jahre betragen.

4 Weiter werden die Anforderungen an die Alterungsbeständigkeit der verwendeten Schrift- und Bildträger festgehalten.

5 Eine Abschrift des Registraturplanes sowie aller seiner Änderun- gen und Ergänzungen ist jeweils vor Inkrafttreten dem Staatsarchiv abzugeben. Aufgabe Verantwortliche Person Registraturplan

3 Aufbewahrung und Erschliessung Bereinigung und Ablieferung Akten des Regierungs- rates

1/2020 Aufbewahrung ausserhalb der Staatskanzlei

4 Schaffhauser Rechtsbuch 1997 Anstalt aufbewahrt werden. Der Staatskanzlei ist eine Kopie des Re- gistraturplanes abzugeben.

2 Die Akten aus dem Vorverfahren der Gesetzgebung bleiben bis zum Inkrafttreten des betreffenden Erlasses bei der zuständigen Dienststelle.

3 Die Akten angefochtener Regierungsratsentscheide bleiben bis zum rechtskräftigen Abschluss des Rechtsmittelverfahrens bei der zuständigen Dienststelle.

§ 10 Die Departemente, Dienststellen und Anstalten sind dafür besorgt,

dass von den folgenden Dokumenten ein Exemplar der Staatskanz- lei abgegeben wird: a) Verträge und Vereinbarungen; b) Konzessionen; c) Rechtsgutachten; d) Verwaltungsgerichtsentscheide.

§ 11 Im übrigen gelten für die Regierungsratsakten die Bestimmungen

des II. Abschnittes.

§ 12

1 Die Staatskanzlei führt die Registratur der Akten des Grossen Ra- tes nach den Weisungen des Büros des Grossen Rates, das auch über die Akteneinsicht entscheidet.

2 Akten, die noch für die laufenden Ratsgeschäfte benötigt werden, verbleiben bei der Sekretärin oder dem Sekretär des Grossen Rates. IV. Staatsarchiv

§ 13 Das Staatsarchiv erfüllt die folgenden Aufgaben:

a) Es sammelt und sichert die aus der Tätigkeit der Behörden, Dienststellen, selbständigen und unselbständigen Anstalten des Kantons sowie der Gerichte hervorgegangenen Verwaltungsak- ten von dauerndem Wert; b) es sammelt in Ergänzung dazu und in Abstimmung mit den Ar- chiven der Gemeinden und den öffentlichen Bibliotheken auch wichtiges nichtbehördliches Quellenmaterial zur Geschichte des Weitere Abliefe- rungspflichten Anwendbares Recht Akten des Grossen Rates Aufgaben

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5) Ablieferungs- pflicht

1/2020 Sicherung des Archivgutes

6 Schaffhauser Rechtsbuch 1997

§ 16

1 Das Staatsarchiv steht der Öffentlichkeit zur Benützung offen.

2 Das Staatsarchiv legt die Öffnungszeiten und die Benützungsbe- dingungen in einer Benützungsordnung fest.

§ 17

1 Verwaltungsakten, die unter Ausschluss der Öffentlichkeit entstan- den sind, sind für Private oder andere als die abliefernden Stellen erst nach einer Frist von 50 Jahren nach ihrem Abschluss zugäng- lich. Für besonders schützenswerte Personendaten beträgt die Frist

100 Jahre. Abweichende Regelungen anderer Erlasse bleiben vor- behalten.

2 Die abliefernde Stelle entscheidet über die ausnahmsweise Ge- währung von Einsicht während der Sperrfrist.

3 Sind besonders schützenswerte Personendaten betroffen, so ist in Zweifelsfällen die oder der Beauftragte für Datenschutz zu konsul- tieren.

4 Für Dokumente nichtamtlicher Herkunft können mit den Vorbesit- zern besondere Benützungsbeschränkungen vereinbart werden.

§ 18

1 Dienststellen und Anstalten des Kantons oder der Gemeinden kön- nen kurzfristig Akten ausgeliehen werden. Besonders kostbare, schadenanfällige sowie häufig vom Archiv oder Benützerinnen und Benützern benötigte Akten sind von der Ausleihe ausgeschlossen.

2 Privaten werden keine Akten ausgeliehen.

3 Über Leihgaben für Ausstellungen entscheidet das Staatsarchiv.

§ 19

1 Die Reproduktion und Publikation von Dokumenten bedarf der Zu- stimmung des Staatsarchivs.

2 Die Zustimmung erfolgt unter der Auflage, dass dem Staatsarchiv ein Belegband oder ein Sonderdruck unentgeltlich überlassen wird.

§ 20

1 Die Benützung des Staatsarchivs ist unentgeltlich.

2 Für besondere Dienstleistungen für Dritte können Gebühren erho- ben werden.

3 Die Gebühren richten sich sinngemäss nach den Bestimmungen der Verwaltungsgebührenverordnung vom 16. Oktober 1973 2) . Benützung Sperrfristen Ausleihe Reproduktion und Publikation Gebühren

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4) passt

3) und in die kantonale Ge- Übergangs- bestimmung Ä nderung bis- herigen Rechts Inkrafttreten

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