Richtlinien des Kantonsgerichts über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv

Richtlinien des Kantonsgerichts über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv vom 25.09.2000 (Fassung in Kraft getreten am 01.01.2022) Das Kantonsgericht des Staates Freiburg 1 ) gestützt auf Artikel 95 des Gesetzes vom 22. November 1949 über die Ge - richtsorganisation (GOG); gestützt auf Artikel 16 des Reglements des Staatsarchivs vom 2. März 1993 (StAR); beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Definitionen

1 Die Vorarchivierungsdossiers bestehen aus Dokumenten, die keinen unmit - telbaren Nutzen mehr haben und von den Organen, Dienststellen und Anstal - ten an einem geeigneten Ort aufbewahrt werden müssen.

2 Die Archivierungsdossiers bestehen aus vorarchivierten Dokumenten, die offensichtlich keinen praktischen Nutzen mehr haben, deren allfällige (in die - sen Richtlinien festgesetzten) Aufbewahrungsfristen verstrichen sind und die vom Staatsarchiv aufbewahrt werden.

Art. 2 Gegenstand

1 Diese Richtlinien richten sich an die Organe der Justiz, die der Aufsicht des Kantonsgerichts unterstellt sind.

2 Sie finden auf die Vorarchivierung von Dokumenten Anwendung, die ge - richtliche Aktenhefte im Sinne der Artikel 14 ZPO und 52 StPO darstellen, nachdem den Parteien die von ihnen eingereichten Beweisurkunden zurück - erstattet worden sind.

1) Erlass bis 31.12.2010 unter 131.0.421 eingeordnet.

3 Sie finden keine Anwendung auf Sammlungen von Urteilen, Entscheiden, Protokollen, Karteien und Register, die von der Behörde, von der sie herrüh - ren, für unbeschränkte Zeit gebunden oder anderweitig fixiert aufbewahrt werden (abweichende gesetzliche Bestimmungen vorbehalten).

4 Besondere Bestimmungen des Bundes oder des Kantons, insbesondere jene des Reglements über die Sicherheit der Personendaten (DSR; SGF 17.15), bleiben vorbehalten.

2 Modalitäten der Vorarchivierung

Art. 3 Zuständigkeit

1 Jedes Organ der Justiz archiviert die aus seiner Tätigkeit hervorgegangenen Akten vor; es gewährleistet deren Aufbewahrung und schützt deren Sicher - heit mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln.

2 Das Kantonsgericht überprüft in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv die Vorarchivierung durch die Organe der Justiz, die der Aufsicht des Kantons - gerichts unterstellt sind.

Art. 4 Klassierung

1 Nach endgültiger Erledigung einer Angelegenheit werden die Aktenhefte unter Angabe des Datums ihrer Einschreibung im Gerichtsrodel, des Erledi - gungsdatums, der Parteien und des Gegenstandes in einem Vorarchivierungs - register eingetragen.

Art. 5 Aufbewahrung und Zugang

1 Die Aktenhefte werden in einem geeigneten, abgeschlossenen und ausrei - chend gegen Feuer und Feuchtigkeit geschützten Raum sorgfältig aufbe - wahrt. Die Sicherheit der Personendaten in den Vorarchivierungsdossiers muss sichergestellt werden (Art. 13 Abs. 1 DSR).

2 Die vorarchivierten Akten sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich. Zum Zweck der wissenschaftlichen Forschung kann die betroffene Behörde mit Einwilligung des Kantonsgerichts Ausnahmen gewähren.

Art. 6 Dauer der Vorarchivierung

1 Strafakten werden aufbewahrt:

a) 30 Jahre in Fällen von Verbrechen und Vergehen;

b) 15 Jahre in Fällen von Übertretungen.

c) Ausnahmen:

1. Alle Akten der Jugendstrafrechtspflege werden während 15 Jahren aufbewahrt.

2. In Übertretungsstrafsachen und in Fällen, die durch Versöhnung erledigt wurden, werden die Akten der Oberamtmänner während zehn Jahren aufbewahrt.

2 Zivilakten werden während 30 Jahren aufbewahrt. Davon abweichend beträgt die Aufbewahrungsdauer:

a) 15 Jahre für gewerbegerichtliche und mietrechtliche Angelegenheiten;

b) 5 Jahre für Angelegenheiten, die im summarischen Verfahren, durch Versöhnung, Klagerückzug oder Vergleich erledigt wurden.

3 Gesetzliche Vorschriften, die andere Fristen vorsehen, bleiben vorbehalten.

3 Ablieferung an das Staatsarchiv und Vernichtung

Art. 7 Ende der Vorarchivierung

1 Alle zehn Jahre wendet sich die vorarchivierende Behörde an das Kantons - gericht, das über die Abtretung derjenigen Akten entscheidet, deren Vorar - chivierungsdauer verstrichen ist.

2 Für die Jugendstrafrechtspflege und die Oberamtmänner beträgt diese Frist fünf Jahre.

3 Das Kantonsgericht gelangt an das Staatsarchiv, das unter Mitwirkung der vorarchivierenden Behörde über die Archivierung oder die Vernichtung der Akten entscheidet.

Art. 8 Ablieferung an das Staatsarchiv

1 Dem Staatsarchiv werden Akten von dauerhaftem oder historischem Inter - esse abgeliefert, insbesondere die Akten, die sich:

a) auf rechtlich besonders charakteristische Angelegenheiten beziehen;

b) auf Persönlichkeiten oder Orte von besonderem Interesse beziehen;

c) auf Angelegenheiten beziehen, die wertvolle kulturelle Hinweise ent - halten (soziale Bedingungen, Epochen, Entwicklungsfaktoren).

2 Die Stellungnahme der kantonalen Behörde für Öffentlichkeit, Daten - schutz und Mediation wird vorgängig eingeholt.

Art. 9 Vernichtung

1 Akten, deren Archivierung gemäss Artikel 8 nicht vorgeschrieben ist, wer - den mit Einwilligung des Kantonsgerichts und mit Zustimmung des Staatsar - chivs vernichtet.

2 Die Vernichtung muss auf geeignete Weise durchgeführt werden, um jede Möglichkeit einer Wiederherstellung auszuschliessen (Art. 13 Abs. 2 DSR).

4 Schlussbestimmungen

Art. 10

1 Diese Richtlinien treten am 1. Januar 2001 in Kraft.

2 Sie werden im Amtsblatt veröffentlicht und in die Amtliche Gesetzessamm - lung aufgenommen.

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

25.09.2000 Erlass Grunderlass 01.01.2001 BL/AGS 2000 f 567 / 544

14.12.2010 Art. 8 geändert 01.01.2011 2010_144

31.01.2022 Art. 8 Abs. 2 geändert 01.01.2022 2022_010 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 25.09.2000 01.01.2001 BL/AGS 2000 f 567 / 544