Verordnung über die Aktenführung

Verordnung über die Aktenführung Vom 20. März 2012 (Stand 1. Juni 2012) Der Regierungsrat des Kantons Zug, gestützt auf § 5 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 29. Januar 2004 1 ) , beschliesst:

§ 1 Gegenstand

1 Die Aktenführung umfasst die flächendeckende, ordnungsgemässe und systematische Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen.

2 Sie erstreckt sich auf papiergebundene, elektronische und andere Unterla - gen.

§ 2 Geltungsbereich

1 Die Verordnung gilt für die Aktenführung in Geschäftsverwaltungssyste - men, Fachanwendungen und Datenbanken sowie für entsprechende papier - gebundene Systeme.

2 Die Verordnung gilt für die Amtsstellen der kantonalen Verwaltung sowie Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes; sie gilt nicht für die Gerichte, die Staatsanwaltschaft und das polizeiliche Er - mittlungsverfahren.

§ 3 Zweck

1 Die Aktenführung unterstützt die Geschäftsbearbeitung, sichert die Nach - vollziehbarkeit und garantiert die Transparenz staatlichen Handelns.

2 Sie

a) ermöglicht eine Übersicht über die laufenden Geschäfte;

b) dient der Koordination mit anderen Geschäften;

c) zeigt den Stand eines einzelnen Geschäftes; 1) BGS 152.4

d) ermöglicht, den übergeordneten Stellen Rechenschaft über die Ge - schäfte abzulegen;

e) unterstützt Auskunft und Einsicht betroffener Personen und von be - rechtigten Dritten;

f) ist Grundlage für die Langzeitarchivierung.

§ 4 Anforderungen an die Aktenführung

1 Die Aktenführung erfüllt hinsichtlich Verfahren, Systeme und Prozesse die Anforderungen der Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbar - keit.

2 Die bei der Aktenführung anfallenden Unterlagen müssen

a) authentisch die Urheberschaft und den Zeitpunkt der Erstellung bele - gen (Authentizität);

b) den Inhalt glaubwürdig, vollständig und genau wiedergeben (Zuver - lässigkeit);

c) langfristig unversehrt bleiben und gegen unbefugte Änderungen ge - schützt sein (Integrität);

d) wieder aufgefunden, dargestellt und im Kontext verstanden werden können (Benutzbarkeit).

§ 5 Grundsätze der Aktenführung

1 Geschäfte werden schriftlich geführt und mit den dafür bestimmten Mit - teln aufgezeichnet.

2 Die Aktenführung erfolgt nach den Grundsätzen von § 2 Abs. 1 des Fi - nanzhaushaltgesetzes 1 ) und berücksichtigt den Grundsatz der Geschäftsrele - vanz.

3 Unterlagen sind in ihrem Geschäftszusammenhang während des ganzen Lebenszyklus des Geschäftes in dessen Kontext zu erhalten und aufzube - wahren.

4 Die Akten sind elektronisch oder physisch zu führen.

§ 6 Ordnungssysteme

1 Die Aufgaben der Amtsstellen, der Personen und Organe im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes werden in einem Ordnungssystem ab - gebildet.

2 Für die Erstellung und Pflege der Ordnungssysteme bietet das Staatsarchiv seine Unterstützung an. 1) BGS 611.1

§ 7 Dossierbildung

1 Die relevanten Unterlagen zu dokumentengestützten Geschäften werden in zeitlich abgegrenzten physischen oder digitalen Dossiers abgelegt.

2 Alle Dossiers müssen dem Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein.

3 Die Dossiers tragen einen eindeutigen Titel, das Datum der Eröffnung und des Abschlusses sowie die Bezeichnung der für das Dossier verantwortli - chen Person.

4 Die für die Organisation der Aktenführung gemäss § 8 Abs. 1 zuständigen Personen können weitere beschreibende Elemente (Metadaten) festlegen.

5 Grössere oder über einen längeren Zeitraum dauernde Geschäfte können in Subdossiers unterteilt werden; kleinere Geschäfte können zu einem einzigen Dossier zusammengefasst werden.

§ 8 Verantwortung für die Aktenführung

1 Generalsekretärinnen und Generalsekretäre, Amtsleitende und Verantwort - liche von Organen im Sinne von § 3 Abs. 2 und 3 des Archivgesetzes regeln die Zuständigkeit, den Aufbau und den Ablauf der Aktenführung. Sie sind für den rechtskonformen Umgang der Mitarbeitenden mit den Unterlagen verantwortlich.

2 Sie

a) legen für alle Unterlagen Bearbeitungs- und Zugriffsrechte fest;

b) erlassen wo nötig ergänzende Organisationsvorschriften.

3 Alle mit der Erfüllung öffentlicher Aufgaben des Kantons betrauten Perso - nen sind zur ordnungsgemässen Aktenführung verpflichtet.

§ 9 Unterstützung bei der Aktenführung

1 Kompetenzzentrum der kantonalen Verwaltung für Fragen der Aktenfüh - rung ist das Staatsarchiv.

2 Es

a) erstellt Leitfäden zur Aktenführung;

b) berät die Verantwortlichen bei der Aktenführung;

c) bietet Schulungen zur Aktenführung an.

§ 10 Informationsträger und technische Mittel

1 Die aktenführenden Personen legen die Unterlagen mittels gebräuchlicher Dateiformate und Aufzeichnungsmedien ab.

2 Für die papiergebundene Ablage von Unterlagen ist archivfähiges, säure - freies Papier zu verwenden.

3 Die technischen Mittel müssen

a) den Sicherheitsanforderungen genügen, insbesondere im Bereich der Informatiksicherheit und des Datenschutzes;

b) die Übernahme von Unterlagen aus abgelösten Systemen sicherstellen sowie

c) die Übertragung in ein System zur Langzeitarchivierung gewährleis - ten.

4 Elektronische Daten dürfen bei der Übergabe ins Staatsarchiv nicht ver - schlüsselt sein.

§ 11 Archivtaugliche Dateiformate

1 Das Staatsarchiv legt die archivtauglichen Standards für die dauerhafte Ar - chivierung elektronischer Unterlagen fest und überträgt gebräuchliche Da - teiformate in archivtaugliche Formate.

§ 12 Ablieferungsform der archivwürdigen Unterlagen

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die archivwürdigen Unterla - gen physisch (in Papierform) oder in elektronischer Form abzuliefern.

2 Beschreibende Elemente (Metadaten), die in elektronischer oder physi - scher Form vorhanden sind, sind dem Archiv gleichzeitig anzubieten.

§ 13 Vollzug

1 Die Einführung von Geschäftsverwaltungssystemen bei den Direktionen und Ämtern erfolgt in Absprache mit dem Staatsarchiv.

2 Werden in bestehenden Datenbanken und Fachanwendungen Ergänzungen für den Vollzug der Verordnung nötig, sind diese zu planen und zu realisie - ren.

3 Für die Ablieferung von Daten in elektronischer Form erlässt das Staatsar - chiv Weisungen.

§ 14 Aufhebung bisherigen Rechts

1 Das Reglement des Regierungsrates über die Registrierung und Archivie - rung von Verwaltungsakten vom 19. März 1951 1 ) samt dem dazugehörenden Archivplan werden per 31. Mai 2012 aufgehoben. 1) nicht in GS

§ 15 Inkrafttreten

1 Die Verordnung tritt am 1. Juni 2012 in Kraft.

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle 20.03.2012 01.06.2012 Erlass Erstfassung GS 31, 427

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle Erlass 20.03.2012 01.06.2012 Erstfassung GS 31, 427