Verordnung über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA)

(Verordnung E-VERA, VEVERA) vom 17. August 2016 (Stand am 1. Januar 2022)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000¹ über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten und Artikel 63 Absatz 2 des Auslandschweizergesetzes vom 26. September 2014²,

verordnet:

¹ SR 235.2 ² SR 195.1

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck des Informationssystems

Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:

a. die Führung des Auslandschweizerregisters;

b. die Kommunikation mit den Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

c. die Verwaltung und den Versand von Publikationen;

d. die Erstellung von Auswertungen und Statistiken;

e die Bewältigung von Krisen und Katastrophen;

f. die Unterstützung der Schweizerischen Ausgleichskasse (SAK) im Rahmen der freiwilligen Versicherung nach Artikel 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946³ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG) und Artikel 3 der Verordnung vom 26. Mai 1961⁴ über die freiwillige Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung.

³ SR 831.10

⁴ SR 831.111

Art. 3 Verantwortung

Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Art. 4 Struktur

Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

2. Abschnitt: Datenbearbeitung

Art. 5 Im E-VERA erfasste Personen

¹ Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:

a. Auslandschweizerinnen und Auslandschweizer;

b. Ehepartnerinnen und Ehepartner sowie eingetragene Partnerinnen und Partner von Personen nach Buchstabe a;

c. Kinder von Personen nach den Buchstaben a und b;

d. ausländische Eltern von minderjährigen Auslandschweizerinnen und Auslandschweizern;

e. Personen und deren Angehörige, für welche die Schweiz Schutzfunktionen übernimmt oder für welche sie den Schutz fremder Interessen wahrnimmt.

² Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

Art. 6 Erfassung und Überprüfung der Daten

¹ Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.

² Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947⁵ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne AHV-Nummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die AHV-Nummer zu.⁶

³ Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.

⁵ SR 831.101

⁶ Fassung gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ).

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.

² Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen.

³ Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:

a. die Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Informationssicherheit EDA: zur Erteilung von Auskünften bei Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich;

b. die Interne Revision EDA: zur Vorbereitung und Durchführung von Audits auf Auslandvertretungen;

c. das Krisenmanagementzentrum des EDA: zur raschen Lokalisierung von Schweizer Bürgerinnen und Bürgern in Krisensituationen;

d. das Passbüro EDA: zum Auffinden von Inhaberinnen und Inhabern von Diplomaten- und Dienstpässen im Ausland;

e. die SAK: zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben im Bereich der Alters- und Hinterlassenenversicherung sowie der Invalidenversicherung;

f. die ZAS: zur Zuweisung der AHV-Nummer⁷.

⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁷ Ausdruck gemäss Anhang Ziff. II 11 der V vom 17. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 800 ). Diese Änd. wurde in den in der AS genannten Bestimmungen vorgenommen.

Art. 8 Bekanntgabe von Daten

¹ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.

² Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:

a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 1993⁸ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007⁹;

b. der SAK: zur Vornahme der den Vertretungen gemeldeten Mutationen, die Dossiers betreffen, die von der SAK verwaltet werden;

c. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der AHV-Nummer.

³ Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

⁸ SR 431.012.1

⁹ SR 431.021

Art. 9 Vernichtung von Datensätzen

¹ Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, wird der Datensatz der betreffenden Person vernichtet:

a. abgemeldet;

b. gestorben;

c. tot geboren;

d. Tod ohne Todesurkunde;

e. verschollen.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.

² Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

Art. 12 Schnittstelle

Das E-VERA weist eine elektronische Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+ auf. Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, sowie die Periodizität der Übermittlung.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 13 Sorgfaltspflichten

¹ Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 14 Datensicherheit

¹ Die Informatiksicherheit richtet sich nach:

a. der Verordnung vom 14. Juni 1993¹⁰ zum Bundesgesetz über den Datenschutz;

b.¹¹

der Cyberrisikenverordnung vom 27. Mai 2020¹²;

c.¹³

…

² Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

¹⁰ SR 235.11

¹¹ Fassung gemäss Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, in Kraft seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ).

¹² SR 120.73

¹³ Aufgehoben durch Anhang Ziff. 12 der V vom 24. Febr. 2021, mit Wirkung seit 1. April 2021 ( AS 2021 132 ).

Art. 15 Protokollierung

¹ Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004¹⁴ wird aufgehoben.

¹⁴ [ AS 2004 2997 ; 2007 6719 Anhang Ziff. 4; 2012 337 Art. 19]

Art. 17 Änderung anderer Erlasse

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

…¹⁵

¹⁵ Die Änderungen können unter AS 2016 2933 konsultiert werden.

Art. 18 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.

Anhang 1

(Art. 5 Abs. 2)

Bearbeitungsrechte

Zeichenerklärung

Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen		Bearbeitungsrechte
Vertretungen	Schweizerische Vertretungen im Ausland	A	Sämtliche Bearbeitungsrechte
KD	Konsularische Direktion	B	Leserecht
Fachstelle	Fachstelle Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip	C	Antrags- und Leserecht
	und Informationssicherheit EDA	D	Datenübermittlung verschlüsselt
IR	Interne Revision EDA
KMZ	Krisenmanagementzentrum
SAK	Schweizerische Ausgleichskasse
ZAS	Zentrale Ausgleichsstelle
BFS	Bundesamt für Statistik

Daten	Vertretungen	KD	Fachstelle	IR	KMZ	Passbüro EDA	SAK	ZAS	BFS	Betroffene Personen (Art. 5)
Namen	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Vornamen	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Geburtsdatum	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Geburtsort	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Geschlecht	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Zivilstand	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Heimatort	A	A	B	B	B	B	B/D	B	D	C
Staatsangehörigkeit / Bürgerrecht	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Angaben zu Einbürgerung, Verlust des Bürgerrechts: Ort, Datum, Behörde, Rechtskraft	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Anrede	A	A	B	B	B	B	D			C
Titel	A	A	B	B	B	B	D			C
AHV-Nummer	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Bildungsstand	A	A	B	B	B	B			D	C
Beruf: Berufsbezeichnung, Berufsgruppe, höchster Bildungsabschluss, Erfassungsdatum	A	A	B	B	B	B			D	C
Angaben über Zivilstandsereignisse: Eheschliessung, Scheidung, Eintragung Partnerschaft, Auflösung Partnerschaft, Trennung, Trennungsbeginn, Trennungsende, Auflösungsgrund, Ungültigkeitserklärung, Adoption, Geburt, Namensänderung, amtlicher Nachweis, Datum, Ort, Urteil, Datum der Rechtskraft	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Angaben zum Tod: Datum, Ort, Meldungsart	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Sprache	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D	D	C
Korrespondenzsprache	A	A	B	B	B	B			D	C
Angaben zur Ehegattin / zum Ehegatten, zur Partnerin / zum Partner: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer	A	A	B	B	B	B	B/D	B		C
Angaben zu Kindern und Sorgerecht: Name, Vorname, Geburtsdatum, AHV-Nummer, Sorgerechtsberechtigte	A	A	B	B	B	B	B/D	B		C
Kontaktangaben: Adressen, GPS-Daten, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Faxnummer	A	A	B	B	B	B	B/D	B	D	C
Angaben zum Konsularkreis	A	A	B	B	B	B	B/D		D	C
Personennummer nach Art. 6 Abs. 1	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D
Angaben zu Eltern: Name, Vorname	A	A	B	B	B	B	B/D	B/D		C
Angaben zu Kontaktperson bei Tod: Name, Vorname, Kontakt	A	A	B	B	B	B	B/D			C
Angaben zum Wegzug: Datum, Ort, Adresse, Grund	A	A	B	B	B	B	B/D		D	C
Angaben zum Zuzug: Datum, Ort, Adresse, Grund	A	A	B	B	B	B	B/D		D	C
Angaben zu Stimmrecht: Datum An-/Abmeldung, Stimmgemeinde, Sprache Stimmmaterial	A	A	B	B	B	B			D	C
An-/Abmeldung	A	A	B	B	B	B	B/D			C
Logindaten Online-Schalter E-VERA	A	A	B	B	B	B				C
Pass: Passnummer, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit	A	A	B	B	B	B
Verlustmeldung: Reisedokument, Modell, Nummer, Grund, Ort, Datum, Polizeirapport, Ausstellungsdatum, ausstellende Behörde, Gültigkeit, Meldungsdatum	A	A	B	B	B	B				C
Verschollenenmeldung: Datum, Behörde, Ort	A	A	B	B	B	B	B/D			C
RIPOL-Check	B	B
Hinterlage: Art, Ausweisnummer, Datum der Entgegennahme und der Aushändigung	A	A	B	B	B	B				C
Person mit Relevanz für diplomatische Aufgaben	A	A	B	B	B	B
Abonnierte Publikationen	A	A	B	B	B	B				C
Militärische Meldepflicht	A	A	B	B	B	B

Anhang 2

(Art. 12)

Datenkatalog und Periodizität

Informationssystem	Personendaten	Periodizität
EDAssist+	a. Namen b. Vornamen c. Adressdaten und Kommunikationsmittel (Kontaktangaben) d. Geburtsdatum e. Geschlecht f. Sprachen g. Heimatorte h. Staatsangehörigkeiten i. AHV-Nummer j. Personennummer	Nach Bedarf