Verordnung über das Informationssystem Ordipro (Ordipro-Verordnung)

(Ordipro-Verordnung) vom 22. März 2019 (Stand am 1. Mai 2019)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000¹ über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten,

verordnet:

¹ SR 235.2

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems Ordipro (Ordipro) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Art. 2 Zweck

Das Ordipro dient dem EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben, die durch das Protokoll EDA und die ständige Mission der Schweiz beim Büro der Vereinten Nationen und bei den anderen internationalen Organisationen in Genf (Mission Genf) gemäss internationalem Recht und in Anwendung des Gaststaatgesetzes vom 22. Juni 2007² (GSG) wahrgenommen werden. Es dient insbesondere:

a. der Verwaltung, Kontrolle und Administration der Personen nach Artikel 2 Absatz 2 GSG (begünstigte Personen);

b. der Ausstellung und Verwaltung von Legitimationskarten;

c. der Verwaltung von Informationen zu Schulden von begünstigten Personen;

d. der Verwaltung von Informationen zu Streitfällen, Straf-, Zivil- und Verwaltungsverfahren, die begünstigte Personen oder ausländische Vertretungen betreffen;

e. der Erstellung von Auswertungen und Statistiken.

² SR 192.12

Art. 3 Verantwortlichkeiten

Das Protokoll EDA und die Mission Genf tragen die Verantwortung für das Ordipro.

2. Abschnitt: Datenbearbeitung

Art. 4 Bearbeitete Daten

¹ Im Ordipro werden die Daten der begünstigten Personen bearbeitet.

² Welche Daten bearbeitet werden, ist im Anhang aufgeführt.

Art. 5 Erfassung der Daten

¹ Die Daten werden vom Protokoll EDA und von der Mission Genf im Ordipro erfasst.

² Werden die Daten von einer ausgewählten internationalen Organisation oder Vertretung provisorisch erfasst, so werden sie von der Mission Genf oder vom Protokoll EDA überprüft und anschliessend definitiv ins System aufgenommen.

³ Das Ordipro teilt jeder neu erfassten Person automatisch eine Nummer zu.

⁴ Die im Ordipro erfassten Versichertennummern nach Artikel 50 c des Bundesgesetzes vom 20. Dezember 1946³ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (Versichertennummer) werden nach den Artikeln 133bis und 134quater der Verordnung vom 31. Oktober 1947⁴ über die Alters- und Hinterlassenenversicherung verifiziert und gegebenenfalls berichtigt. Personen ohne Versichertennummer weist die Zentrale Ausgleichsstelle (ZAS) die Versichertennummer zu.

³ SR 831.10

⁴ SR 831.101

Art. 6 Zugriff auf andere Informationssysteme

¹ Das Ordipro greift mittels Online-Abfrage auf folgende Systeme zu den nachstehenden Zwecken zu:

a. das automatisierte Polizeifahndungssystem (RIPOL): zur Prüfung, ob die im Ordipro erfassten Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens eingetragen sind;

b. das Zentrale Migrationsinformationssystem (ZEMIS): zur Prüfung der Visumsgesuche, einschliesslich des Entscheids im Zuständigkeitsbereich des EDA;

c. das nationale Visumsystem (ORBIS): zur Prüfung der Visumgesuche, einschliesslich der Beschwerden im Zuständigkeitsbereich des EDA.

² Die Resultate der Abfragen werden im Ordipro nicht gespeichert.

Art. 7 Bearbeitungsrechte

¹ Das Protokoll EDA und die Mission Genf verfügen für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

² Die folgenden Stellen können die Daten nach dem Anhang im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zur Identitätsabklärung einsehen:

a. die Einwohnerdienste und Polizeibehörden der Kantone und Gemeinden;

b. die zuständigen Stellen der Kantone für die Krankenversicherung;

c. das Bundesamt für Polizei (fedpol);

d. das Staatssekretariat für Migration (SEM);

e. die kantonalen und kommunalen Ausgleichskassen;

f. der Nachrichtendienst des Bundes (NDB);

g. die Staatsanwaltschaften des Bundes und der Kantone;

h. die kantonalen Betreibungsämter.

³ Die folgenden Stellen können die Daten nach dem Anhang zur Erfüllung der nachstehenden Zwecke bearbeiten:

a. die Politische Direktion: für Abklärungen im Rahmen von Akkreditierungen und zur Pflege der bilateralen Beziehungen;

b. die Direktion für Völkerrecht: zur Überprüfung von Ansprüchen im Rahmen des diplomatischen und konsularischen Rechts;

c. die Grenzkontrollbehörden: zur Durchführung der Personenkontrolle;

d. ausgewählte internationale Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2: zur Erfassung, Kontrolle und Verwaltung der Daten der von ihnen gemeldeten Personen;

e. die Behörden der Eidgenössischen Zollverwaltung: zur Identitätsabklärung und zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Rahmen der Zollgesetzgebung;

f. die Motorfahrzeugkontrollen und Strassenverkehrsämter der Kantone: zur Kontrolle der Fahrzeuge und zur Identitätsabklärung der Fahrzeugführerinnen und Fahrzeugführer;

g. die ZAS: zur Zuweisung der Versichertennummer;

h. die Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden: zur Abklärung einer allfälligen Steuerpflicht.

⁴ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁵ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Art. 8 Bekanntgabe von Daten

¹ Den folgenden Stellen werden die Daten nach dem Anhang automatisch und verschlüsselt übermittelt:

a. dem Bundesamt für Statistik: im Rahmen der Statistikerhebungsverordnung vom 30. Juni 1993⁵ und der Registerharmonisierungsverordnung vom 21. November 2007⁶;

b. der ZAS: zur Verifizierung und Zuweisung der Versichertennummer;

c. dem fedpol: für die Online-Abfrage nach Artikel 6 Buchstabe a;

d. dem SEM: für die Online-Abfrage nach Artikel 6 Buchstaben b und c;

e. dem Hersteller der Legitimationskarten: zur Herstellung der Legitimationskarten;

f. den Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen: zur Überprüfung der Bezugsberechtigungen;

g. den ausgewählten internationalen Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2: zur Bestätigung der von ihnen erfassten und übermittelten Daten über die von ihnen gemeldeten Personen;

h. den für die Führung der Einwohnerregister zuständigen Stellen: zur Kontrolle der Mutationen im Einwohnerregister;

i. der Erhebungsstelle nach Artikel 69 d des Bundesgesetzes vom 24. März 2006⁷ über Radio und Fernsehen: zur Erhebung der Abgabe für Radio und Fernsehen;

j. dem Centre d’Accueil – Genève Internationale (CAGI): zur Erfüllung seiner Aufgaben, insbesondere zur Unterstützung der Betroffenen bei der Ankunft und Integration in der Schweiz;

k. der Steuerverwaltung des Kantons Genf: zur Prüfung der Steuerpflicht von Inhaberinnen und Inhabern einer Legitimationskarte, die keine Steuerfreiheit geniessen.

² Das Protokoll EDA und die Mission Genf können im Ordipro erfasste Daten anderen Behörden bekanntgeben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen und sie über die nötige rechtliche Grundlage verfügen.

⁵ SR 431.012.1

⁶ SR 431.021

⁷ SR 784.40

Art. 9 Dokumente

Im Ordipro können alle Dokumente zu im System erfassten Personen gespeichert werden.

Art. 10 Vernichtung von Datensätzen

¹ Fünf Jahre nach der Erfassung der Angabe «abgemeldet» werden die Daten dem Bundesarchiv übergeben und anschliessend, spätestens jedoch ein Jahr nach der Übergabe vernichtet, es sei denn, die betroffene Person weist eine Pendenz auf, die insbesondere Schulden, einen Streitfall oder ein Straf-, Zivil- oder Verwaltungsverfahren betrifft.

² Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 11 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Ordipro verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Protokoll EDA oder der Mission Genf an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 12 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Ordipro die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 13 Sorgfaltspflichten

¹ Das Protokoll EDA und die Mission Genf sorgen dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Sie stellen sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 14 Bearbeitungsreglement

Das Protokoll EDA und die Mission Genf erlassen ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 15 Protokollierung

¹ Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.

5. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 16 Aufhebung eines anderen Erlasses

Die Ordipro-Verordnung vom 7. Juni 2004⁸ wird aufgehoben.

⁸ [ AS 2004 2951 , 2007 6657 Anhang Ziff. 6 6719 Anhang Ziff. 3, 2009 6937 Anhang 4 Ziff. II 11, 2016 2151 Ziff. III]

Art. 17 Änderung anderer Erlasse

Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert:

…⁹

⁹ Die Änderungen können unter AS 2019 1089 konsultiert werden.

Art. 18 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2019 in Kraft.

Anhang

(Art. 4 Abs. 2, 7 Abs. 2 und 3 sowie 8 Abs. 1)

Im System erfasste Personendaten und Bearbeitungsrechte

Aufschlüsselung der in der Tabelle verwendeten Kurzformen

Zugriffsberechtigte / Daten empfangende Stellen
Protokoll EDA
Mission Genf
Einwohnerdienste/Polizeibehörden	Einwohnerdienste und Polizeibehörden der Kantone und Gemeinden
Krankenversicherung GE	Dienst für die Krankenversicherung des Kantons Genf
fedpol	Bundesamt für Polizei
SEM	Staatssekretariat für Migration
Ausgleichskassen	Kantonale und kommunale Ausgleichskassen
NDB	Nachrichtendienst des Bundes
PD	Politische Direktion
DV	Direktion für Völkerrecht
GzKB	Grenzkontrollbehörden
IO/VT	Ausgewählte internationale Organisationen und Vertretungen nach Artikel 5 Absatz 2
EZV	Behörden der Eidgenössischen Zollverwaltung
MFK/SVA	Motorfahrzeugkontrollen und Strassenverkehrsämter der Kantone
ZAS	Zentrale Ausgleichsstelle
Steuerbehörden	Steuerbehörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden
Betreibungsämter	Betreibungsämter der Kantone
Staatsanwaltschaften	Staatsanwaltschaften des Bundes und der Kantone
BFS	Bundesamt für Statistik
LEGI	Hersteller der Legitimationskarten
Erbringer zollfreier Leistungen	Erbringern von vergütungsfreien, mehrwertsteuerfreien und zollfreien Leistungen
Einwohnerregisterämter	Einwohnerregisterämter
Erhebungsstelle RTV	Erhebungsstelle Abgabe Radio und Fernsehen
CAGI	Centre d’Accueil – Genève Internationale
Steuerbehörden GE	Steuerbehörden des Kantons Genf

Bearbeitungsrechte

A Vollständige Bearbeitungsrechte

B Leserecht

C Erfassen: Vorerfassung und Übermittlung

D Verschlüsselte Datenübermittlung

Bezeichnung der Datenfelder

Protokoll EDA

Mission Genf

Einwohnerdienste/Polizeibehörden

Krankenversicherung GE

fedpol

SEM

Ausgleichskassen

NDB

Betreibungsämter/Staatsanwaltschaften

GzKB

IO/VT (Sichten)

IO/VT (Formular-Vorerfasser)

IO/VT (XML-Vorerfasser)

EZV

MFK/SVA

ZAS

Steuerbehörden

BFS

ZAS

fedpol/SEM

LEGI

Erbringer zollfreie Leistungen

IO Feedback

Einwohnerregisterämter (eCH-0020)

Erhebungsstelle RTV

CAGI

Steuerbehörden GE

I. Übersicht

Personenart

Personennummer

Archivnummer

Versichertennummer

Dossiernummer

Vertretungsangaben

Titel (Anrede)

Personenstatus

Geburtsortstatus

Geburtsland

Geburtsort in der Schweiz

Geburtsort im Ausland

Familienname (LHR)

Familienname (Schengen)

Rufname (LHR)

Rufname (Schengen)

Ledigname (LHR)

Ledigname (Schengen)

Geschlecht

Zivilstand

Geburtsdatum Status

Geburtsdatum

Nationalität

Schweizer Nationalität (ja/nein)

Foto

Fotoerfassungsdatum

Verwandtschaftsgrad

Hauptehepartner/in

Wohnt bei/mit Hauptperson

II. Funktion

Titel/Funktion

Ankunftsdatum

Funktionsaufnahmedatum

Kartenanrecht

Personenanmeldestatus

Absagegrund

Änderungsdatum Personenanmeldestatus

Abreise/Abmeldedatum

Vertrauliche Person

Anrecht, um auf der CD-Liste zu erscheinen

Anrecht, um auf der CC-Liste zu erscheinen

Keine Archivierung

Keine Volkszählung

Inkonsistente Karte

III. Familie

Hauptperson Übersicht Nebenperson Kind

IV. Mehrfacherfassung

Anzeige Doppelakkreditierungen

V. Pass

Status

Passart

Passnummer

Gültigkeitsdatum

Ausstellungsstelle

Ausstellungsdatum

VI. Legitimationskarte

Kartentyp/Bezeichnung

Buchstabe

Bezeichnung

Karten-/Laufnummer

Gültig von/bis

Kartenstatus

Annullierungsgrund

Vertretung

Ausstellungsdatum

Rückgabedatum

Mutationsdatum

VII. Adresse

Adressnummer

Strasse

Strassennummer

Adresszusatz

Postleitzahl

Ort

Kanton

Land

Gemeindenummer BFS

Adresse gültig ab

Postfachbeschrieb

Postfachnummer

Postfachzusatz

Postleitzahl

Ort

Land

Telefonnummer/Mobile

Faxnummer

E-Mail

Homepage

VIII. Autoschild

Nummer

Schild

Typ

Kanton

Nummer (vor Punkt)

Autoschild-Grundnummer

Kantonsschildnummer

Eingelöst (Datum)

Deponiert (Datum)

Schildstatus

IX. Arbeitnehmer/in (Dienstpersonal/Privatangestellte)

Zuweisungsstatus

Datum von/bis

Name

Vorname

Personenart

Personenstatus

Personennummer

X. Arbeitsverträge

Startdatum

Enddatum

Berechnete Anzahl Tage

XI. Zusätzliche Aktivitäten

Arbeitgeber

Datum von/bis

Anzahl Stunden pro Woche

Status der zusätzlichen Aktivität

XII. Permis

Permis Art

Kanton

Permisnummer

Gültigkeit Permis

Ausstellungsdatum

Datum Permis deponiert

Arbeitgeber/in

ZEMIS-Nummer

Permis-Status

Änderungsdatum

XIII. Vertretungsperson

Funktion

Arbeitgeber

Vorgänger Person

Vorgängige Aktivität

Funktion von Vorgänger/in übernommen am

Temporäre Abwesenheit – Status

Temporäre Abwesenheit – Datum von/bis

Temporäre Abwesenheit – ersetzende Person

Stellvertretung temporäre Abwesenheit – Status

Stellvertretung temporäre Abwesenheit – von/bis

Chargé d’Affaires – wird ersetzt durch Person

Chargé d’Affaires – Funktionsübernahme am

Chargé d’Affaires – ersetzt folgende Person

XIV. CD-/CC-Listen Eintrag

Hauptperson auf CD Liste

Hauptperson (Zusatz 1 vor N.,V.)

Personennummer

Anrede

Name, Rufname

Hauptperson (Zusatz 2 nach N., V.)

Hauptperson (Zusatz 3 nach N., V.)

Nebenperson auf CD Liste

Nebenperson (Zusatz 1 vor N., V.)

Nebenperson (Personennummer, Name, Vorname)

XV. Zoll

Engagement général poste (form. D III – 154)

Engagement général poste (form. D III – 154) – Valable dès le

Engagement général poste (form. D III – 154) – Introduit par

1re installation – Date authent. Préalable

1re installation – Date 1re acceptation BD

1re installation – Date 1re acceptation BD – No D III

1re installation – Date 2e acceptation BD

1re installation – Date 2e acceptation BD – No D III

1re installation – Date 3e acceptation BD

1re installation – Date 3e acceptation BD – No D III

1re installation – Observations

1er véhicule – no de matricule

1er véhicule – Marque/Type

1er véhicule – Chassis no

1er véhicule – Date établissement 15.52

1er véhicule – Date échéance 15.52

1er véhicule – Engagement limité

1er véhicule – Observations (doc.préc./PO)

1er véhicule – Date libération eng.

1er véhicule – Date exportation vhc.

1er véhicule – type de liquidation

2e véhicule – no de matricule

2e véhicule – Marque/Type

2e véhicule – Chassis no

2e véhicule – Date établissement 15.52

2e véhicule – Date échéance 15.52

2e véhicule – Engagement limité

2e véhicule – Observations (doc.préc./PO)

2e véhicule – Date libération eng.

2e véhicule – Date exportation vhc.

2e véhicule – type de liquidation

Historique Véhicule

Cartes carburant – 15.54, vhc no 1

Cartes carburant – 15.54, vhc no 2

Cartes carburant – 15.54, vhc no 3

Cartes carburant – Observations

XVI. Schulden/Massnahmen

Übersicht – Schuld-ID

Übersicht – Leistung

Übersicht – Kategorie

Übersicht – Rechnungsnummer

Übersicht – Klientennummer bei Gläubiger/in

Übersicht – Land (Relation Person zu Vertretung zu Land)

Übersicht – Vertretung (Relation Person zu Vertretung)

Übersicht – Person (Nr. / Name / Rufname)

Übersicht – Gläubiger/in (ID / Name)

Übersicht – Bemerkungen

Übersicht – Erfassungsdatum

Übersicht – Liquidiert Datum

Übersicht – Referenznummer Person

Übersicht – Referenznummer Vertretung

Übersicht – Letzte Änderung

Übersicht – Schuld Status

Massnahmen – ID

Massnahmen – Massnahme

Massnahmen – Bemerkungen

Massnahmen – Betrag

Massnahmen – Sachbearbeiter/in

Massnahmen – Erstellungsdatum/-zeit

Massnahmen – Änderungsdatum/-zeit

XVII. Daten Ereignis

Übersicht – Ereignis-Nummer

Übersicht – Status

Übersicht – Ereignis-Datum

Übersicht – Land (Relation Person zu Vertretung zu Land)

Übersicht – Mandant

Übersicht – Vertretung (Relation Person zu Vertretung)

Übersicht – Person (Nr. / Name / Rufname)

Übersicht – Personenart

Übersicht – Personenstatus

Übersicht – Kartentyp / Buchstabe

Übersicht – Referenz Person

Übersicht – Referenz Vertretung

Übersicht – Thema

Übersicht – Typ

Übersicht – Ereignis

Übersicht – Bemerkungen

Übersicht – Abschluss-Datum

Übersicht – Strafdaten – Schilder-Nummer

Übersicht – Strafdaten – Bussen-Nummer

Übersicht – Strafdaten – Artikel-Nummer

Übersicht – Strafdaten – Betrag

Übersicht – Strafdaten – Zuständige Behörde

Übersicht – Strafdaten – Zuständige Behörde (Dritte)

Übersicht – Strafdaten – Annullation angefragt

Massnahmen – ID

Massnahmen – Datum

Massnahmen – Art

Massnahmen – Massnahme

Massnahmen – Bemerkungen

Andere Beteiligte – Art

Andere Beteiligte – Beteiligte

Andere Beteiligte – Typ

Andere Beteiligte – Bezeichnung

XVIII. Gläubiger

Gläubiger/in Identifikationsnummer

Referenznummer Gläubiger/in

Titel

Name / Vorname / Firma

Ergänzungen

Zuhanden

Status

Inaktiv-Datum

Bemerkungen

Adresszusatz

Strasse

Strassennummer

Land

PLZ

Ort

Telefon

Mobil

Fax

E-Mail

Erstellt durch

Erstellungsdatum/-zeit

Geändert durch

Änderungsdatum / Zeit

XIX. Intervention

Land

Datum

Intervention

Ergänzungen

Interventions-Status

Abschluss-Datum

XX. Beteiligte

Beteiligten-ID

Organisation

Titel

Name

Vorname

Beteiligten-Status

Inaktiv-Datum

Geburtsdatum

Verbindungsperson

Beteiligten-Typ

Strasse

Strassennummer

Land

PLZ

Ort

Telefon

Mobil

Fax

E-Mail

Erstellt durch

Erstellungsdatum/-zeit

Geändert durch

Änderungsdatum/-zeit

XXI. Anfrager/in

Anfrager/in-ID

Art

Organisation

Referenznummer Anfrager/in

Titel

Name

Vorname

Firma

Ergänzungen

Zuhanden

Anfrager/in-Status

Inaktiv-Datum

Adressenzusatz

Strasse

Strassennummer

Land

PLZ

Ort

Telefon

Mobil

Fax

E-Mail

Website

Erstellt durch

Erstellungsdatum/-zeit

Geändert durch

Änderungsdatum/-zeit