Verordnung über die Archive der Notariate

1 Verordnung über die Archive der Notariate

244 Verordnung über die Archive der Notariate (vom 7. Dezember 2011)

1 ,

2 Das Obergericht, gestützt auf §

32 des Notariatsgesetzes vom 9. Juni 1985

4 und §

6 Abs. 1 des Archivgesetzes vom 24. September 1995

5 , beschliesst: I. Geltungsbereich

Organisation

§ 1.

Diese Verordnung regelt die Archivierung der Akten der Notariate, Grundbuch- und Konkursämter sowie des Schiffregister amtes. II. Allgemeine Bestimmungen

Zweck

§ 2.

Das Notariatsarchiv bezweckt, sämtliche im Geschäftsbetrieb erstellten oder beigezogenen Akten zur weiteren Benützung durch die Parteien, Amtsstellen oder Dritte zu gewährleisten.

Aktenarten

§ 3.

Akten sind schriftliche, elek tronische und andere Aufzeich nungen im Sinne von §

3 des Archivgesetzes

5 , die durch die in §

1 genannten Ämter erstellt oder beigezogen wurden.

Au fs i ch t

§ 4.

Die Aufsicht über das Archiv wesen der Nota riate obliegt dem Obergericht.

Archiv

verzeichnis

§ 5.

1 Über sämtliche Akten, die länger als zehn Jahre aufzube wahren sind, ist ein nach Sachgebi eten geordnetes Verzeichnis zu füh ren. Dieses wird el ektronisch geführt.

2 Die Akten sind mit den dem Ar chivverzeichnis entsprechenden Signaturen und Aufschriften zu vers ehen und nach diesen geordnet aufzubewahren.

Notariats

bibliothek

§ 6.

Die Notariatsbibliothek wird von den Vorschriften dieser Verordnung nicht erfasst.

244 Verordnung über die Archive der Notariate Herausgabe und Einsichtnahme

§ 7.

1 Sämtliche Belege dürfen an Gerichte und Strafunter

- suchungsbehörden ausgehändigt werden , aber nur so weit, als sie dem Notariat entbehrlich sind und die Umstände den Ersatz durch beglau

- bigte Abschriften, durch Fotokopien oder durch die persönliche Ein

- vernahme des Notariates nicht erla uben. Beim Notariat bleibt eine beglaubigte Kopie bei den Akten. Na ch Abschluss des Verfahrens sind die Belege dem Notariat zurückgegeben.

2 Anderen Amtsstellen und Dritten sind sie nach Prüfung der Ein

- sichtsberechtigung in de n Amtsräumen vorzulegen. III. Elektronische Dokumentenverwaltung Elektronische Dokumenten verwaltung

§ 8.

1 In der elektronisc hen Dokumentenverwa ltung werden mit der Einführung des informatisie rten Grundbuches die Hauptbücher sowie die Servitutenpr otokolle erfasst.

2 Ab der Einführung des informat isierten Grundbuches werden die Hauptbelege A in die elektronisc he Dokumentenver waltung einge

- lesen. Die Original-Papierakten si nd geordnet und sicher aufzubewah

- ren.

3 Die elektronischen Akten sind so zu speichern, dass die Anforde

- rungen an die digitale Langzeitsich erung, insbesondere Authentizität, Integrität und dauerhafte Le sbarkeit, erfüllt werden.

4 Das Obergericht kann die elektr onische Dokumentenverwaltung auf weitere Akten ausdehnen.

5 Akten, die für die elektronisc he Dokumentenverwaltung vorge

- sehen sind, dürfen das Format DIN A3 nicht überschreiten. Erstellung authentischer Kopien

§ 9.

Elektronisch archivierte Akten dienen als Grundlage zur Er

- stellung von authentischen Kopien der Originalakten. IV. Anbietepflicht an das Staatsar chiv, Schutzfrist und Vernichtung der Akten Aufbewahrungs dauer

§ 10.

1 Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Bestimmun

- gen im Anhang dieser Verordnung.

2 Für eingebundene Verz eichnisse und Akten berechnet sich die Frist nach dem letzten Eint rag oder Erledi gungsvermerk. Anbietung der elektronischen Akten

§ 11.

Die elektronischen Akten werd en dem Staatsarchiv perio

- disch durch das Notariat sinspektorat angeboten.

3 Verordnung über die Archive der Notariate

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Anbietung der

übrigen Akten

§ 12.

1 Nach Ablauf der Aufbewahrungsf rist bzw. spätestens nach

100 Jahren sind die Akten de m Staatsarchiv anzubieten.

2 Akten, welche in der elektr onischen Dokume ntenverwaltung erfasst wurden, können dem Staats archiv vor Ablauf der Aufbewah rungsdauer angeboten werden.

3 Die Akten sind dem Staatsarch iv geordnet und mit einem Ver zeichnis versehen abzuliefern. Nach der Ablieferung geht die Verfü gungsgewalt auf das Staatsarchiv über.

Vernichtung

§ 13.

1 Die vom Staatsarchiv nich t übernommenen Akten können nach Ablauf der Aufbew ahrungsfrist vernichtet werden, sofern die Akten nicht dauernd im Notari atsarchiv aufzubewahren sind.

2 Es ist dafür zu sorgen, dass ein Missbrauch der Akten ausge schlossen ist. V. Schluss- und Übergangsbestimmungen

Archiv

verzeichnis

§ 14.

Das in Buchform oder auf lose n Blättern geführte Archiv buch ist innert fünf Jahren nach In krafttreten dieser Verordnung in das elektronische Archivverz eichnis zu übertragen.

Aufhebung bis

herigen Rechts

§ 15.

Die Verordnung über die Archi ve der Notariate vom 14. De zember 1988 wird aufgehoben.

Inkrafttreten

§ 16.

Diese Verordnung beda rf der Genehmigung

3 des Bundes. Die Verwaltungskommission des Obergerichts bestimmt den Zeit punkt des Inkrafttretens.

1 OS 67, 123 ; Begründung siehe ABl 2012, 273 .

2 Inkrafttreten: 1. Mai 2012.

3 Vom Bund genehmigt am 25. Januar 2012.

4 LS 242 .

5 LS 432.11; heute: LS 170.6 .

244 Verordnung über die Archive der Notariate Anhang Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist

1 Grundbuchbereich und Notariatsbereich A

1.1 Grundbuch

1.1.1 Grundbuchprotokolle, Grundregister, Grundbücher Grundbuchkollektivblätter und Grundregisterkollektivblätter samt Liegenschaftsbeschreibungen zeitlich unbeschränkt

1.1.2 Hauptbelege A Grundbuchbelege, Planakten zeitlich unbeschränkt

1.1.3 Tagebücher zeitlich unbeschränkt

1.1.4 Vermessungspläne Grundbuchpläne, Mutationen zeitlich unbeschränkt

1.2 Hilfsregister

1.2.1 Eidgenössische Hilfsregister

1.2.1.1 Eigentümerverzeichnis zeitlich unbeschränkt

1.2.1.2 Gäubigerregister zeitlich unbeschränkt

1.2.2 Kantonale Hilfsregister

1.2.2.1 Servitutenprotokoll zeitlich unbeschränkt

1.2.2.2 Grundkataster Lose Grundkataster können vernich tet werden, wenn sie unter Beibehal tung der gleichen Nummer durch neue Karten ersetzt werden. zeitlich unbeschränkt

1.2.2.3 Verzeichnis der Korporations teilsrechte zeitlich unbeschränkt

1.2.2.4 Strassenverzeichnis zeitlich unbeschränkt

1.2.2.5 Verzeichnis der öffentlichen Gewässer zeitlich unbeschränkt

5 Verordnung über die Archive der Notariate

244 Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist

1.2.2.6 Flurwegverzeichnis zeitlich unbeschränkt

1.2.2.7 Schuldbriefregister Titelkontrolle, Pfandtitelverzeichnis

30 Jahre

1.1.2.8 Sammlung der Doppel der Anzeigen an die Grundpfandgläubiger und das dazugehörende Verzeichnis

10 Jahre

1.2.3 Aufgehobene Hilfsregister Pfandbuch, Berichtigungsbuch, Urkundenbuch A zeitlich unbeschränkt

1.3 Diverses

1.3.1 Auszugskontrolle

10 Jahre

1.3.2 Empfangsscheine zum Schuld briefregister

10 Jahre

1.3.3 Gelöschte Grundpfandtitel Die Vernichtung gelöschter Grund pfandtitel richtet sich nach den Bestimmungen der kantonalen Grundbuchverordnung.

1.3.4 Nebenbelege A Pläne und wichtige Aktenstücke sind dauernd aufzubewahren.

30 Jahre

1.3.5 Akten zur Grundbucheinführung, Verzeichnis der Streitfälle, Akten von Güterzusammenlegungen, Akten von Waldzusammenlegungen

80 Jahre nach Ein

- führung des jeweili

- gen Grundbuchs

1.3.6 Handänderungsanzeigen und Beurkundungsanzeigen

10 Jahre

1.3.7 Verzeichnis der noch nicht ange meldeten beurkundeten Grundbuch geschäfte Beurkundungsverzeichnis

30 Jahre

1.4 Schiffsregister

1.4.1 Hauptbuch zeitlich unbeschränkt

1.4.2 Tagebuch zeitlich unbeschränkt

1.4.3 Hilfsregister Eigentümerverzeichnis, Gläubiger register, Pfändungsregister, Berichtigungsbuch zeitlich unbeschränkt

244 Verordnung über die Archive der Notariate Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist

2 Notariatsbereich B

2.1 Hauptbelege B Protokollbücher und Belege (Urkundenbuch B)

80 Jahre

2.2 Nebenbelege B

30 Jahre

2.3 Testamentskontrolle

80 Jahre

2.4 Testatorenkartei

80 Jahre

2.5 Akten Testamentskontrolle

30 Jahre

2.6 Geschäftsverzeichnis über Erbschaftssachen und andere Verwaltungsgeschäfte

80 Jahre

2.7 Protokolle zu Verwaltungs- geschäften (Erb schaftssachen und dergleichen)

40 Jahre seit Beendigung der Verfahren

2.8 Akten zu Erbschaftssachen und anderen Verwaltungsgeschäften

10 Jahre seit Beendigung der Verfahren

2.9 Depositenverzeichnis und dazugehörende Akten

30 Jahre

2.10 Beglaubigungskontrolle mit dem Unterschriftenbuch und dazu- gehörende Akten

30 Jahre

2.11 Wechselkontrolle

30 Jahre

2.12 Sammlung der Wechselprotest- kopien und dazugehörende Akten

10 Jahre

3 Konkursbereich

3.1 Konkursprotokolle und Konkursverzeichnisse

40 Jahre seit Beendigung der Verfahren

3.2 Akten in Schuldbetreibungs- und Konkurssachen

10 Jahre seit Beendigung der Verfahren

3.3 Wertschriftenverzeichnis in Konkursen

30 Jahre

7 Verordnung über die Archive der Notariate

244 Nr. Titel Beschreibung, alternative Bezeichnungen, Bemerkungen Aufbewahrungsfrist

3.4 Akten zum Wertschriftenverzeichnis in Konkursen

10 Jahre

4 Diverses

4.1 Rechnungsführung

4.1.1 Journalhauptbücher und Kontokorrente

30 Jahre

4.1.2 Hilfsbücher und Belege zur Buchhaltung

10 Jahre

4.1.3 Rechnungsdoppel

10 Jahre

4.2 Personalakten Die Aufbewahrung von Personalakten richtet sich nach der Vollzugsverordnung zum Personalgesetz ( LS 177.111

4.3 Archivverzeichnis Archivbuch zeitlich unbeschränkt

4.4 Akten zum Archivverzeichnis

30 Jahre

4.5 Aktenausgangskontrolle

30 Jahre