Reglement über Spesenvergütungen an der Universität Zürich

1 Spesenreglement

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1. 7. 09 - 65 Reglement über Spesenvergütungen an der Universität Zürich (Spesenreglement) (vom 20. Oktober 2005)

1 Die Universitätsleitung beschliesst: I. Allgemeines

Grundlagen

§ 1.

Das Spesenreglement der Universität Zürich stützt sich auf

§§

64 ff. VVO

2 sowie auf die Vorgaben des Kantonalen Steueramtes.

Geltungsbereich

§ 2.

1 Dieses Reglement gilt für alle Angestellten der Universität Zürich.

2 Die aus Nationalfondsbeiträgen en tlöhnten Angestellten der Uni versität Zürich haben die Reglemen te des Schweizerischen National fonds zu beachten.

Definition des

Spesenbegriffs

§ 3.

1 Als Spesen gelten die Auslagen, die den Angestellten in Ausübung ihrer Tätigkeit am Arbeitsort oder auf Dienstreisen an fallen.

2 Die Angestellten sind verpflichtet , ihre Spesen möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die für die Arbeitsausführung nicht notwendig sind, sind von den Angestel lten selbst zu tragen.

3 Grundsätzlich werden die anfa llenden Spesen na ch Spesenereig nis und gegen Originalbel eg abgerechnet und vergütet.

4 Es werden den Angestellten folg ende geschäftlich bedingten Aus lagen ersetzt: a. Fahrkosten, b. Verpflegungskosten, c. Übernachtungskosten, d. Übrige Kosten. II. Fahrkosten

Öffentliche

Verkehrsmittel

§ 4.

1 Im Bereich des Zürcher Verkeh rsverbundes können Billette zweiter Klasse, ausserhalb des Verbundgebietes solche erster Klasse verrechnet werden.

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2 Wer regelmässig dienstlich öffe ntliche Verkehrsmittel benützt (mindestens doppelter Betrag de s Jahres-Halbtaxabonnements pro Jahr), erhält die Kosten eines Ha lbtaxabonnements (maximal 2-Jahres- Abo) vergütet. In diesen Fällen we rden nur noch die effektiven halben Kosten vergütet. Flugreisen

§ 5.

1 Bei Flugreisen werden grunds ätzlich die Kosten der Eco

- nomy Klasse entschädigt. Die Vergütung der Business-Klasse ist in Ausnahmefällen zulässig. Es sind di e günstigsten Flugverbindungen zu wählen.

2 Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien usw., die den Ange

- stellten anlässlich von Geschäfts reisen von den Lu ftverkehrsgesell

- schaften gutgeschrieben werden, sind wieder für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Privates Fahr zeug und Taxi fahrten

§ 6.

1 Grundsätzlich sind für Diens tfahrten die öffentlichen Ver

- kehrsmittel zu benützen.

2 Wird trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindung das eigene Fahrzeug oder ein Taxi benützt, werden nur die Kosten des öffent

- lichen Verkehrsmittels vergütet.

3 Die Kosten für den Gebrauch ei nes privaten Fahrzeuges oder Taxis werden nur vergütet, wenn durch deren Benützung eine wesent

- liche Zeit- oder Kostenersparnis er zielt wird oder di e Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutb ar ist oder solche nicht zur Ver

- fügung stehen.

4 Die Kilometerentschädigung für die Benützung eines privaten Fahrzeuges beträgt Fr. 0.70.

5 Massgebend für die Kilometerentsc hädigung ist der kürzeste oder schnellste Weg vom Arbeits- oder Wohnort zum auswärtigen Dienstort.

6 Schäden an den anlässlich von Dienstreisen verwendeten Privat

- fahrzeugen und der Bonusverlust in der Haftpflichtversicherung wer

- den nach Massgabe der Bestimmung en der von der Finanzdirektion des Kantons Zürich abgeschlos senen Versicherung gedeckt. Geschäftswagen

§ 7.

Wird von der Universität Züri ch für Dienstfahrten ein Fahr

- zeug zur Verfügung gestellt, so darf dieses ausschliesslich für Dienst

- fahrten benutzt werden. III. Verpflegungs- und Übernachtungskosten Auswärtige Ve r p f l e g u n g

§ 8.

1 Ein genereller Anspruch auf Entschädigung der auswär

- tigen Verpflegung besteht nicht.

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2 Bei Auslagen für die Verpflegung im Zusammenhang mit dienst lichen Tätigkeiten werden die tatsächlichen Kosten, welche Fr. 15 übersteigen, höchstens aber Fr. 30 pro Hauptmahlzeit und Angestell ten vergütet.

3 Im Flugpreis und im Hotel-Über nachtungspreis eingeschlossene Mahlzeiten werden nich t zusätzlich vergütet.

4 Wenn es im dienstlichen Intere sse liegt, können Angestellte Dritt personen einladen. Es werden die Gesamtkosten vergütet.

Übernachtungs

kosten

§ 9.

1 Für Übernachtungen werden in der Regel die Ansätze für Hotels mittlerer Preislage vergütet. Aufgrund örtlicher Gegebenhei ten können ausnahmsweise die Kost en einer höheren Preiskategorie entschädigt werden.

2 Vergütet werden die tatsächlichen Hotelkosten einschliesslich Frühstück, aber ohne Privatauslag en. Bei privater Unterkunft bei Verwandten oder Freunden werden di e effektiven Kosten bis Fr. 80 pro Nacht für ein Geschenk für die Gastgeber vergütet. IV. Übrige Kosten

Nebenauslagen

§ 10.

Nebenauslagen wie Parkgebühr en, Geschäftstelefone von unterwegs, Trinkgelder werden grundsätzlich gegen Originalbeleg oder pauschal gemäss folgenden Ansätzen vergütet: – Für Abwesenheiten von me hr als fünf Stunden: Fr.

5 – Für Abwesenheiten von mehr als acht Stunden: Fr. 10

Spezialfälle

§ 11.

Für Expatriates gelten die «Richtlinien des kantonalen Steueramtes über die Berücksichti gung besonderer Berufskosten von vorübergehend in der Schweiz täti gen leitenden Angestellten und Spezialisten». V. Administrative Bestimmungen

Spesen

vorschuss

§ 12.

Allfällige Spesenvorschüsse si nd durch die zuständige Vor gesetzte oder den zuständigen Vorgesetzten zu genehmigen.

Spesen

abrechnung

§ 13.

1 Die Abrechnungen über Spesenv ergütungen sind in der Regel am Ende jeden Monats zusa mmen mit den Originalbelegen und mit folgenden Anga ben einzureichen: a. Ort und Zweck des ausw ärtigen Aufenthaltes, b. Dauer der Dienstreise,

415.213 Spesenreglement c. Höhe der vergütungsberechtigten Mehrauslagen für Hauptmahl

- zeiten, d. Nebenauslagen, e. Fahrkosten bzw. Kilometerzahl, f. weitere Auslagen, g. Vergütungen für das Übernachten, h. Personalien und Zahlungsver bindung für die Überweisung.

2 Sämtliche Spesenabrechnungen mü ssen von der oder vom Vor

- gesetzten geprüft und visiert werd en. Mit der Unterzeichnung bestä

- tigt die oder der Vorgesetze di e Einhaltung des Spesenreglements.

4 Besondere Fälle

§ 14.

1 Die Verwaltungsdirektion der Universität Zürich infor

- miert über Regelungen, die sie zum Vo l l z u g d e r Vo r s chriften über den Ersatz von Barauslagen erlässt.

2 Sonderfälle, die durch die vorst ehenden Bestimmungen nicht erfasst sind, werden durch die Ve rwaltungsdirektion der Universität Zürich geregelt. VI. Schlussbestimmungen Genehmigung

§ 15.

1 Dieses Spesenreglement wu rde dem kantonalen Steuer

- amt Zürich zur Prüfung unterbreitet und von diesem am 27. Oktober

2005 genehmigt.

2 Aufgrund dieser Genehm igung ist die Universität Zürich von der betragsmässigen Besche inigung der nach ta tsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen in den Lohnausweisen entbunden. Inkrafttreten

§ 16.

Dieses Reglement tri tt mit Wirkung ab 1. Januar 2006 in Kraft.

1 OS 60, 459 .

2 LS 177.111 .

3 Eingefügt durch URB vo m 26. Februar 2009 ( OS 64, 303 ). In Kraft seit 1. Juli

2009.

4 Fassung gemäss URB vom 26. Februar 2009 ( OS 64, 303 ). In Kraft seit 1. Juli

2009.