Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten
1 170.711 Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich- rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden) vom 20.10.2014 (Stand 01.08.2018) Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern, gestützt auf Artikel 11 Absatz 1 Buchstabe b und Absatz 2 des Gesetzes vom
31. März 2009 über die Archivierung (ArchG) 1 ) und Artikel 1 Absatz 2 Buchsta be b der Verordnung vom 4. November 2009 über die Archivierung (ArchV) 2 ) , * beschliesst:
1 Allgemeines
Art. 1
Gegenstand und Geltungsbereich
1 Diese Direktionsverordnung regelt die Verwaltung und Archivierung von Un terlagen der öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Artikel 2 Absatz 1 des Gemeindegesetzes vom 16. März 1998 (GG) 3 ) und deren Anstalten nach Artikel
65 GG (im Folgenden als Gemeinden bezeichnet).
2 Sie gilt für Unterlagen auf Papier und für Unterlagen aus elektronischen Sys temen (im Folgenden als elektronische Unterlagen bezeichnet). Die Regelun gen werden getrennt nach Medium beschrieben.
3 Die Verwaltung und Archivierung von Unterlagen der privatrechtlichen Organi sationen und Personen, die für eine Gemeinde eine öffentlich-rechtliche Aufga be erfüllen, richten sich nach Artikel 3 Absatz 4 Buchstabe c ArchG.
Art. 2
Gemeindearchiv
1 Das Gemeindearchiv ist eine Einrichtung zur dauernden Aufbewahrung der aus den Aufgaben, der Tätigkeit, den Beschlüssen von Organen und der Ver waltung der Gemeinde hervorgegangenen archivwürdigen Unterlagen.
1) BSG 108.1
2) BSG 108.111
3) BSG 170.11 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses
14-94
170.711 2
Art. 3
Unterlagen
1 Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der In formationen und deren Nutzung nötig sind.
2 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können, b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).
3 Geschäftsrelevant sind Unterlagen mit Informationen, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind (primäre Daten), sowie die für deren Verständnis notwendigen beschreibenden und technischen Hilfsinformationen (Metadaten).
4 Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie von dauerndem Wert sind a für die Sicherung der Interessen der Gemeinde, b für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Drit ter, c für die Verwaltungstätigkeit, d für die Rechtsetzung und Rechtsanwendung, e für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden, f für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder g für die Wissenschaft und Forschung.
Art. 4
Lebenszyklus
1 Der Lebenszyklus von Unterlagen umfasst in drei Phasen die Erstellung, Be wirtschaftung, Ablage und die Aufbewahrung sowie die Aussonderung nach ei ner Aufbewahrungsordnung (Ordnungssystem) gemäss Artikel 5.
2 Die Unterlagen durchlaufen die Phasen des Lebenszyklus wie folgt: a Ablage: Unterlagen hängiger Geschäfte, b Zwischenarchiv: Unterlagen mit laufender Aufbewahrungsfrist zur Beweis sicherung, zur allfälligen Überprüfung und Wiederaufnahme von Geschäf ten und c Langzeitarchiv: bewertete Unterlagen für die Sicherung der Interessen der Gemeinde und der Öffentlichkeit, die langfristige Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit der Gemeinde oder für die wissenschaftliche Forschung (Archiv gut).
3 170.711
3 Die Unterlagen sind für Berechtigte während des gesamten Lebenszyklus zu gänglich und verfügbar zu halten.
Art. 5
Ordnungssystem
1 Die Gemeinde erstellt ein Ordnungssystem als systematische Grundlage für die Bearbeitung, Ablage und Aufbewahrung der Unterlagen.
2 Sie legt die Unterlagen nach dieser Ordnung ab.
3 Das Ordnungssystem enthält a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Aufbewahrungsfristen und c die Bewertung.
4 Das Ordnungssystem gilt für Unterlagen auf Papier und für elektronische Un terlagen.
5 Die Gemeinde passt es an neue Gegebenheiten an.
Art. 6
Mindestaufbewahrungsfristen und Bewertung
1 Die Mindestaufbewahrungsfristen und eine weiterführende Bewertungsemp fehlung für einzelne Unterlagenkategorien sind in den Anhängen 1 bis 4 festge legt. *
2 Die Gemeinde kann nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss Ab satz 1 die Unterlagen bewerten und längere Aufbewahrungsfristen vorsehen. Diese sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b in das Ordnungssystem auf zunehmen.
3 Die Gemeinde bewertet im entsprechenden Anhang nicht aufgeführte Un terlagen auf ihre Archivwürdigkeit gemäss Artikel 3 Absatz 4. Die Aufbewah rungsfristen und die Bewertung sind gemäss Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe b und c in das Ordnungssystem aufzunehmen. *
4 Für Unterlagen mit Personendaten nach Artikel 30 ist eine Aufbewahrung ge mäss Absatz 2 und 3 nur unter dem Vorbehalt von Artikel 21 Absatz 2 zulässig.
5 Unterlagen, die nicht als archivwürdig bewertet werden, sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten. *
6 Abweichende gesetzliche Aufbewahrungsfristen des Bundesrechts oder des kantonalen Rechts bleiben vorbehalten.
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Art. 7
Form
1 Unterlagen werden auf Papier oder in elektronischer Form abgelegt, aufbe wahrt und archiviert.
2 ... *
2 Verantwortlichkeiten
Art. 8
Pflicht zur Verwaltung der Unterlagen und zur Archivführung
1 Jede Gemeinde sorgt für eine ordnungsgemässe Verwaltung ihrer Unterlagen und führt ein Archiv.
2 Die Verantwortlichkeiten nach Artikel 9 und 10 können der gleichen Stelle (Behörde oder Person) zugewiesen werden.
Art. 9
Zuständigkeit und Aufsicht für die Verwaltung der Unterlagen
1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die ordnungsgemässe Verwaltung der Unterlagen verantwortliche Organ und die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen.
2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Verwaltung der Unterlagen.
3 Sie sind verantwortlich für die Erfassung der geschäftsrelevanten Unterlagen in einem Verzeichnis auf Papier oder in elektronischer Form.
4 Sie sorgen für die Umsetzung der Vorschriften über die Verwaltung der Un terlagen durch alle mit der Erfüllung von Aufgaben betrauten Personen.
Art. 10
Zuständigkeit und Aufsicht für die Archivführung
1 Die Gemeinde bezeichnet das für die Aufsicht über die Archivführung verant wortliche Organ und die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stel len.
2 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen gewährleisten die geordnete, nachvollziehbare und nachweisbare Archivierung der Unterlagen.
3 Sie sind verantwortlich für die vollständige Erfassung des Archivguts in einem Findmittel.
4 Sie sind zuständig für die Benützung des Archivguts.
5 Sie sorgen für die Umsetzung der Archivgesetzgebung.
5 170.711
Art. 11
Archivierung bei Dritten
1 Die Gemeinde kann Dritte mit der Archivierung von Unterlagen und der Be wirtschaftung von Archivgut im Langzeitarchiv beauftragen.
2 Die Dritte oder der Dritte leistet Gewähr für die sichere Archivierung der Un terlagen und Bewirtschaftung des Archivguts im Sinne der Archivgesetzge bung. Die Verantwortung für die ordnungsgemässe Archivführung bleibt bei der Gemeinde.
3 Die bei Dritten gelagerten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung der Gemeinde an einen anderen Standort verschoben werden.
4 Die Gemeinde regelt den Zugriff auf die bei Dritten aufbewahrten Unterlagen.
3 Bearbeitung und Aufbewahrung (Ablage und Zwischenarchiv)
3.1 Gemeinsame Bestimmungen
Art. 12
Verwaltung der Unterlagen (Ablage)
1 Aufgaben der Gemeinde werden in Form von Geschäften bearbeitet.
2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen bearbeiten und verwalten die Geschäfte.
Art. 13
Dossierbildung
1 Für jedes Geschäft wird ein Dossier eröffnet. Für Unterlagen auf Papier kann die Gemeinde Ausnahmen festlegen.
2 Das Dossier umfasst alle geschäftsrelevanten Unterlagen gemäss Artikel 3 Absatz 3.
3 Es wird nach dem Ordnungssystem gemäss Artikel 5 abgelegt und in einem
Art. 14
Dossierabschluss
1 Nach Erledigung oder Abbruch eines Geschäfts bereinigt die bearbeitende Person das Dossier, indem sie es auf seine Vollständigkeit und Nachvollzieh barkeit überprüft und nicht geschäftsrelevante Unterlagen daraus entfernt.
2 Die bearbeitende Person übergibt das Dossier zur Aufbewahrung den für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen.
170.711 6
3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen kontrollieren die Bereinigung des Dossiers und überführen das Dossier in eine archivfähige Form. Sie sind für die Zugänglichkeit für Berechtigte und für die Verfügbarkeit des Dossiers verantwortlich. *
4 Nach Abschluss des Dossiers sind die Unterlagen bzw. das Dossier während der Aufbewahrungsfrist unveränderbar. Vorbehalten bleiben die Berichtigung oder Vernichtung von unrichtigen oder nicht notwendigen Unterlagen mit Per sonendaten nach Artikel 23 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG) 1 ) .
Art. 15
Aufbewahrung (Zwischenarchiv)
1 Mit Abschluss des Dossiers beginnt die im entsprechenden Anhang festgeleg te oder von der Gemeinde bestimmte Aufbewahrungsfrist zu laufen. *
2 Das abgeschlossene Dossier wird in das Zwischenarchiv verschoben.
3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen sind verantwortlich für die Aufbewahrung im Zwischenarchiv.
3.2 Bearbeitung und Aufbewahrung von Unterlagen auf Papier
Art. 16
Physische Dossierbildung
1 Sämtliche Unterlagen eines Geschäfts auf Papier werden in einem Dossier in Papierform abgelegt.
2 Bei einer Verwaltung der Unterlagen ohne Dossierbildung gelten zumindest die folgenden Anforderungen: a Strukturierung der Ablage der Unterlagen nach einem Ordnungssystem, b chronologische Ordnung der Unterlagen, c Beschriftung der Unterlagen und d Erfassung der Unterlagen in einem Verzeichnis.
Art. 17
Aufbewahrung von physischen Protokollen
1 Werden Protokolle der Gemeindeversammlung, des Gemeinderates und des Gemeindeparlaments auf Papier aufbewahrt und archiviert, sind sie zu binden oder zu heften. *
1) BSG 152.04
7 170.711
3.3 Bearbeitung und Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen
Art. 18
Elektronische Verwaltung der Unterlagen
1 Das für jedes neue Geschäft gebildete Dossier kann in Unterdossiers geglie dert werden.
2 Das Dossier wird im Geschäftsverwaltungssystem mit Metadaten verzeichnet und einer Position des Ordnungssystems gemäss Artikel 13 Absatz 3 zugewie sen.
Art. 19
Dossierabschluss bei elektronischen Unterlagen
1 Die Überprüfung des elektronischen Dossiers auf seine Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gemäss Artikel 14 Absatz 1 beinhaltet auch die Überprü fung der zum Geschäft gehörenden Metadaten.
2 Für die Gewährleistung der Unveränderbarkeit der Unterlagen bzw. des Dos siers gemäss Artikel 14 Absatz 4 werden die im elektronischen Dossier enthal tenen Unterlagen beim Dossierabschluss schreibgeschützt.
3 Zeitgleich werden die elektronischen Unterlagen in ein archivtaugliches For mat überführt (Konvertierung).
4 Für die Bestimmung der archivtauglichen Formate gelten die Anforderungen der Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterla gen (KOST).
4 Aussonderung
Art. 20
Bewertung
1 Nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist gemäss entsprechendem Anhang erfolgt die Umsetzung des Bewertungsentscheids nach Artikel 6 Absatz 2 bis
6. *
2 Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren.
3 Falls keine Bewertung vorliegt, entscheiden die für die Verwaltung von Un terlagen zuständigen Stellen zusammen mit den für die Archivierung von Un terlagen zuständigen Stellen über die Vernichtung oder Archivierung der Un terlagen.
Art. 21
Vernichtung
1 Nicht archivwürdige Unterlagen werden vernichtet. *
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2 Nicht archivwürdige Unterlagen mit Personendaten sind zu vernichten, wenn sie nicht mehr benötigt werden (Artikel 19 KDSG). Dies gilt auch bei Beständen mit einem hohen Anteil an Personendaten, wenn nur einzelne davon archivwür dig sind. Die Pflicht, diese Unterlagen zu vernichten, ist im entsprechenden An hang ausdrücklich aufgeführt. *
3 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen erstellen ein Proto koll über alle vernichteten Unterlagen.
4 Dieses enthält Angaben über a den Zeitpunkt der Vernichtung (Datum), b den Umfang der vernichteten Unterlagen (Mengenangabe Seiten, Schachteln oder Gewicht etc.) und c den Inhalt der vernichteten Unterlagen (Bezeichnung Sachgebiet, bear beitende Stellen der Gemeinde und Zeitraum der Bearbeitung der Un terlagen).
5 Das Protokoll darf keinen Rückschluss auf Personendaten erlauben.
5 Archivierung (Langzeitarchiv)
5.1 Gemeinsame Bestimmungen
Art. 22
Archivgut
1 Der Archivplan bildet die Ordnung des Archivguts nach Aufgabengebieten der Gemeinde und innerhalb dieser chronologisch ab. *
2 Das Archivgut kann chronologisch wie folgt in mehrere Bereiche gegliedert werden: a erster Bereich (historischer Bereich): Archivgut aus früheren Jahrhunder ten und Epochen und b weitere Bereiche im Archivplan: jeweils bei Einführung eines neuen Ord nungssystems für die Unterlagen der laufenden Ablage.
3 Archivgut, das nicht aus den Aufgaben, der Tätigkeit oder der Verwaltung der Gemeinde hervorgegangen ist, wird einem gesonderten Bereich zugeteilt.
Art. 23
Findmittel
1 Über das Archivgut der Gemeinde ist ein Findmittel anzulegen und ständig nachzuführen.
2 Das Findmittel enthält mindestens a die Position der Unterlagen im Archivplan,
9 170.711 b die Identifikation der Unterlagen (federführende Stelle und inhaltliche An gaben) und c den Entstehungszeitraum der Unterlagen.
5.2 Archivierung von Unterlagen auf Papier
Art. 24
Archivgut auf Papier
1 Das Archivgut auf Papier wird in Archivräumen aufbewahrt.
2 Es wird gut zugänglich, übersichtlich und nach den verschiedenen Bereichen abgegrenzt angeordnet.
3 Das Archivgut ist nach der Systematik des Archivplans geordnet und auffind bar.
Art. 25
Archivraum
1 Der Archivraum ist so beschaffen, dass das Archivgut vor unerlaubter Entfer nung, vor unberechtigter Einsichtnahme, vor schädlichen Einwirkungen und vor Schädlingen geschützt ist.
2 Die Gemeinden können gemeinsame Archivräume verwenden.
3 Das Archivgut wird nach Gemeinden getrennt aufbewahrt.
5.3 Archivierung von elektronischen Unterlagen
Art. 26
Übernahme von elektronischen Unterlagen
1 Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen kön nen dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme zur elektroni schen Geschäftsverwaltung und zur elektronischen Archivführung als Mindest standard die fachlichen Anforderungen gemäss KOST erfüllen. *
2 Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen halten die archiv würdigen elektronischen Unterlagen so lange im System der Geschäftsverwal tung bereit (Zwischenarchiv gemäss Artikel 15), bis die erfolgreiche Übernah me durch das elektronische Archiv durchgeführt und bestätigt ist.
3 Nach Eingang der Übernahmebestätigung werden die abgelieferten Unterla gen im Geschäftsverwaltungssystem gelöscht oder als archiviert gekennzeich net. Unterlagen mit Personendaten sind zusätzlich als solche zu kennzeichnen, und der Zugriff darauf ist gemäss Artikel 31 einzuschränken.
170.711 10
4 Hat die Gemeinde eine Dritte oder einen Dritten mit der elektronischen Ar chivierung beauftragt, bestätigt diese oder dieser vor der Löschung der Un terlagen im Geschäftsverwaltungssystem die erfolgreiche Übernahme schrift lich.
Art. 27
Erschliessung
1 Die Erschliessung des elektronischen Archivguts im Findmittel gemäss Artikel
23 hat bis auf die Stufe Dossier zu erfolgen.
2 Ausnahmen infolge technischer Unmöglichkeit bleiben vorbehalten.
6 Archivierung bei Gemeindezusammenschlüssen undaufhebungen
Art. 28
Archivierung von Unterlagen erweiterter oder neu entstandener Gemeinden
1 Die durch einen Gemeindezusammenschluss erweiterte oder neu entstande ne Gemeinde a schliesst das Archivgut der durch den Zusammenschluss aufgehobenen Gemeinden ab, b verzeichnet es in einem Findmittel, c gewährleistet, dass im Findmittel der erweiterten oder neu entstandenen Gemeinde an richtiger Stelle auf das gesondert bewirtschaftete Findmittel des Archivguts der aufgehobenen Gemeinde verwiesen wird und d bezeichnet den Archivraum, in dem die Unterlagen der durch den Zusam menschluss aufgehobenen Gemeinden dauernd aufbewahrt werden.
2 Der Archivraum hat die Anforderungen gemäss Artikel 25 Absatz 1 zu erfüllen.
Art. 29
Archivierung von Unterlagen aufgehobener Gemeinden
1 Die Gemeinde, deren Aufhebung ohne Rechtsnachfolge bevorsteht, sorgt vor ihrer Aufhebung für die dauernde und sichere Archivierung ihrer Unterlagen im Sinn der Archivgesetzgebung.
2 Sie schliesst ihr Archivgut ab und verzeichnet es in einem Findmittel.
3 Sie übergibt ihr Archivgut einer anderen Gemeinde oder Organisation in das Langzeitarchiv. Erklärt sich keine Gemeinde oder Organisation dazu bereit, übernimmt das Staatsarchiv das Archivgut.
11 170.711
7 Archivierung von Unterlagen mit Personendaten
Art. 30
Archivierung
1 Die Archivierung von Unterlagen mit Personendaten richtet sich nach Artikel
14 ArchG.
Art. 31
Zugriff
1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können auf ar chivierte Personendaten zugreifen.
2 Die für die Verwaltung der Unterlagen zuständigen Stellen dürfen auf ar chivierte Personendaten nur dann zugreifen, wenn diese zu Sicherungs- und Beweiszwecken gemäss Artikel 19 Absatz 2 KDSG aufbewahrt werden.
3 Artikel 14 Absatz 3 ArchG bestimmt, ob ein Zugriff auf die übrigen Unterlagen mit Personendaten zulässig ist.
Art. 32
Veränderung
1 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit von archivierten Personenda ten, kann sie den Unterlagen eine Gegendarstellung beilegen lassen (Bestrei tungsvermerk).
2 Der Bestreitungsvermerk wird schriftlich bei den für die Archivierung von Un terlagen zuständigen Stellen eingereicht, als Bestreitung gekennzeichnet und mit dem Namen der betroffenen Person versehen.
3 Er wird den Unterlagen an der entsprechenden Stelle datiert beigefügt. Das Archivgut darf nicht verändert werden.
8 Benützung des Archivs
Art. 33
Einsichtnahme
1 Das Archivgut steht der Öffentlichkeit zur Verfügung.
2 Einsicht in das Gemeindearchiv wird gemäss der Informations- und Daten schutzgesetzgebung gewährt. Die Zugänglichkeit richtet sich nach Artikel 16 bis 25 ArchG.
3 Gesuche um Einsichtnahme in Unterlagen mit Personendaten zu einem nicht personenbezogenen Zweck gemäss Artikel 20 ArchG sind schriftlich und mit ei ner Begründung einzureichen.
4 Über diese Gesuche entscheiden die für die Archivierung von Unterlagen zu ständigen Stellen.
170.711 12
Art. 34
Beschränkung der Einsichtnahme
1 Die für die Archivierung von Unterlagen zuständigen Stellen können die Ein sicht in bestimmte Teile des Archivguts oder in einzelne Unterlagen beschrän ken oder verweigern, wenn a die Gefahr einer Beschädigung besteht oder b die Einsichtnahme zu einem unverhältnismässigen Aufwand für die Gemeinde führt.
Art. 35
Ausleihe
1 Die Gemeinde kann das Archivgut zum Zweck wissenschaftlicher Forschung an den Kanton, an andere Gemeinden oder an andere Archive ausleihen, wenn die sachgemässe Behandlung gewährleistet ist.
2 Sie kann das Archivgut für Ausstellungen auf Gesuch hin zur Verfügung stel len, wenn a keine konservatorischen Bedenken bestehen, b am Ausstellungsort die erforderliche Sicherheit garantiert wird und c
3 Historisch besonders wertvolle Unterlagen leiht die Gemeinde nicht aus. Aus sofern die Voraussetzungen nach Absatz 2 erfüllt sind.
4 Die gewerbliche Nutzung und die Unveräusserlichkeit des Archivguts richten sich nach Artikel 23 und 24 ArchG.
9 Aufsicht
Art. 36
1 Für die kantonale Aufsicht über die Gemeindearchive gelten die Bestimmun gen gemäss Artikel 87 ff. GG.
2 Das Staatsarchiv ist die kantonale Aufsichtsstelle für den historischen Bereich der Gemeindearchive und kann diesbezügliche Weisungen erlassen.
3 Es steht als kantonales Fachorgan für die Gemeindeaufsicht in Archivsachen beratend zur Verfügung.
10 Inkrafttreten
Art. 37
1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2015 in Kraft.
13 170.711 Bern, 20. Oktober 2014 Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor: Neuhaus
170.711 14 Änderungstabelle - nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle
20.10.2014 01.01.2015 Erlass Erstfassung 14-94
08.06.2016 01.07.2016 Ingress geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 6 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 6 Abs. 3
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 6 Abs. 5
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 7 Abs. 2
aufgehoben 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 14 Abs. 3
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 15 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 17 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 20 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 21 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 21 Abs. 2
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 22 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016
Art. 26 Abs. 1
geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 1 Inhalt geändert 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 2 eingefügt 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 3 eingefügt 16-040
08.06.2016 01.07.2016 Anhang 4 eingefügt 16-040
22.12.2017 01.02.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-006
22.12.2017 01.02.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-006
06.03.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-033
09.05.2018 01.08.2018 Anhang 1 Inhalt geändert 18-037
09.05.2018 01.08.2018 Anhang 2 Inhalt geändert 18-037
15 170.711 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 20.10.2014 01.01.2015 Erstfassung 14-94 Ingress 08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 6 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 6 Abs. 3
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 6 Abs. 5
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 7 Abs. 2
08.06.2016 01.07.2016 aufgehoben 16-040
Art. 14 Abs. 3
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 15 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 17 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 20 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 21 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 21 Abs. 2
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 22 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040
Art. 26 Abs. 1
08.06.2016 01.07.2016 geändert 16-040 Anhang 1 08.06.2016 01.07.2016 Inhalt geändert 16-040 Anhang 1 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006 Anhang 1 06.03.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-033 Anhang 1 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037 Anhang 2 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 Anhang 2 22.12.2017 01.02.2018 Inhalt geändert 18-006 Anhang 2 09.05.2018 01.08.2018 Inhalt geändert 18-037 Anhang 3 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040 Anhang 4 08.06.2016 01.07.2016 eingefügt 16-040
1 170.711 A1 Anhang 1 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.0 8 . 2018 ) Mindestaufbewahrungsfristen für die Einwohnergemeinden, g emischten Gemeinden, Gemeindeverbände, Unterabteilungen, Schwellenkorporationen und Anstalten Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
1. Allgemeines
1.1 Ablagesystematik, A r- chivpläne und Vernic h- tungsprotokolle gemäss
Art. 21 Abs.
3 dauernd archivwürdig
1.2 Aufgehobene Regleme n- te dauernd archivwürdig
1. 3 Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten dauernd archivwürdig
1. 4 Kauf und Dienstbarkeit s- verträge, andere wichtige Verträge dauernd archivwürdig
1. 5 Amtsübergaben (Prot o- kolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
1. 6 Prozess und Beschwe r- deakten solange Rechtswi r- kung belegbar sein muss und Verjä h- rungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheids teilweise Vernic h- tung nach Art. 21 Abs. 2 5 teilweise archi v- würdig
1. 7 Protokolle der Gemei n- deversammlung, des Gemeindeparlame nts, des Gemeinderats sowie der Kommissionen Protokolle der Organe sämtlicher öffentlich rechtlicher Körperscha f- ten nach
Art.
2 GG und der Anstalten nach
Art.
65 GG dauernd (Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes , GG) 1 Berichtigung auf Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) archivwürdig
1. 8 Organverzeichnis dauernd (Art. 7 der Gemei n- deverordnung , GV) 2 laufendes Register archivwürdig
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111 .
2 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
2. Abstimmungen und Wahlen
2.1 Abstimmungs und Wahlprotokolle von kommunalen Absti m- mungen und Wahlen dauernd archivwürdig
2.2 Übriges Stimmmaterial von kommunalen A b- stimmungen und Wahlen bis zur amtlichen Feststellung des Ergebnisses (Art. 18 der Veror d- nung über die polit i- schen Rechte , PRV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
2. 3 Stimmmaterial von eidgenössischen und kantonalen Abstimmu n- gen und Wahlen (Wahl und Stimmzettel sowie Stimmrechtsausweise) Das gilt auch für Stim m- zettel der Nationalrat s- wahlen b is zur Information der Staatskanzlei (nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse gemäss
Art. 18 Abs. 3 PRV)
Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
2.4 Ergebnisprotokolle Nr. 1 und Nr. 2 (telefonische Meldung und Gemeind e- protokoll) für eidgenöss i- sche und kantonale Abstimmungen und Wahlen bis zur Information der Staatskanzlei (nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 Ergebnisprotoko l- le müssen nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse vernichtet we r- den, wenn sie Teilergebnisse (ohne E Voting) beinhalten. Soweit die Prot o- kolle Gesamte r- gebnisse entha l- ten, kann sie die Gemeinde weiter aufbewah ren. nicht archivwürdig
2. 5 Schriftstück über die genaue Zahl der St im m- berechtigten bei eidg e- nössischen und kanton a- len Abstimmungen und Wahlen (Stimmregiste r- abschluss) bis zur Information der Staatskanzlei (nach der amtlichen Feststellung der Ergebnisse) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112 .
3 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
2. 6 Unterschriftenbogen von kommunalen Initiativen und Referenden bis zur Rechtskraft des Entscheids über das Zustandeko m- men Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
2.7 Unterschriftenkontrollen von kantonalen und eidgenössischen Initiat i- ven und Referenden bi s zur Rechtskraft des Entscheid s über das Zustandeko m- men Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
3. Einwohnerkontrolle/Bürgerregister
3.1 Bürgerregister , die Daten ab 31. Dezember 1928 enthalten (Ablieferung an das Zivilstandsamt ist mö g- lich; für diesen Fall: Aufbewahrung des Übergabeprotokolls) d auernd dauernd WICHTIG: Bürgerregister, die Daten vor dem 1. Januar 1929 enthalten und von der Gemeinde nicht mehr nachgeführt werden, sind dem Zivilstandsamt abzuliefe rn. archivwürdig
3.2 Einbürgerungsakten von Gesuchen, die vor dem 1. Januar 2018 eing e- reicht wurden 50 Jahre (Art. 19 Abs. 2 der Verordnung über das Einbürgerungsverfa h- ren , EbüV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 archivwürdig
3.3 Einwohnerregister und Fremdenkontrollen ( z. B. Karte nregister oder Ausdruck aus der elek t- ronischen Einwohner ko n- trol l e) dauernd Berichtigung oder Anonymisierung auf Gesuch hin nach Art. 14 Abs. 4 Mitteilung bei Wegzug archivwürdig
4. Vormundschafts , Kindes und Erwachsenenschutz sowie Erbschaftssachen
1 Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfa hren (Einbürgerungsverordnung, EbüV); BSG 121.111 .
4 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
4.1 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen vo r- mundschaftlichen Mas s- nahmen wie Vormun d- schafts , Beistand schafts , Beiratschaft s- rechnungen, Berichte, Korrespondenzen, Pr o- zess und ande re Akten betr. Vormund , Beistand und Beiratschaften (Vorbehalten bleiben Rechnungsbelege; Aufbewahrung nach Ziffer 12.2) Vormundschaftsu n- te r lagen: dauernd Beistandschafts und Beiratschaftsunterl a- gen: 30 Jahre ab Erlöschen der Massnahme ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betre f- fenden Rec h- nungsjahrs Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 Vormundschaft nach altem Recht: archivwürdig Beistandschaft und Beiratschaft nach altem Recht: teilweise archi v- würdig
4.2 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Vo r- mundschaftskontrollen Pflegekinderkontrollen, vormundschaftliche Wertschriftenkontrollen 30 Jahre ab Erlöschen des Verhältni s- ses Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 Ausnahme: in noch aktuellen Rodeln: Vernic h- tung nur auf Gesuch hin archivwürdig
4.3 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Ki n- desschutzmassnahmen dauernd archivwürdig
4.4 Mandatsakten professi o- nelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger (ohne Rechnungsbelege) 10 Jahre ab Erlöschen de r Massnahme Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
4.5 Rechnungsbelege pr o- fessionelle Mandatsträg e- rinnen und Mandatsträger 10 Jahre ab Genehm i- gung KESB Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
4. 6 Unterhaltsverträge, Unterlagen betr. elterliche Sorge 30 Jahre ab Abschluss Vertrag resp. Unterhaltsreg e- lung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 teilweise archi v- würdig
4. 7 Adoptionsakten dauernd archivwürdig
4. 8 Vaterschaftsakten, soweit diese zum Beweis der Rechtsstellung zwingend sind dauernd Vorbehalt: nicht mehr benötigte Persone n- daten von Dritten nicht mehr benötigte Pers o- nendaten von Dritten: vernic h- ten nach Art. 21 Abs. 2 5 archivwürdig
4. 9 Akten betreffend Erbe n- feststellung 30 Jahre ab Abschluss des betreffenden Akts Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
5 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
4. 10 Erbschaftsinventare 30 Jahre ab Abschluss des betreffenden Akts Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4. 11 Kopie der Erbenbesche i- nigung 30 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4.1 2 Testamente und Erbve r- träge 30 Jahre mit Tod des Erblassers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4.1 3 Testamentsbeschein i- gung 10 Jahre mit Tod des Erblassers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4.1 4 Übrige Erbschaftsakten 30 Jahre mit Tod des Erblassers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4.1 5 Akten betreffend erblose Verlassenschaften 30 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4.1 6 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der Erklärung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
5. Stiftungen / verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)
5.1 Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen 10 Jahre ab Aufhebung der Stiftung gemäss Art. 88 f. des schweiz. Zivilgesetzb u- ches, ZGB 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
5.3 Unterlagen/ Auflagen zu verwalteten unselbstä n- digen Stiftungen ( Leg a- ten ) mit Zweckbesti m- mung 10 Jahre ab Zweckerfü l- lung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
6. Soziales
6.1 Sozialhilfe : allgemeines (nicht personenbezogene Unterlagen zu Grun d- satzentscheiden, Präz e- denzfällen, Leitlinien der Gemeinde usw.) dauernd archivwürdig
6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre (Art. 45 Abs. 1 des Sozialhilfegesetzes , SHG) 2 ab Einstellung der Sozialhilf e- leistungen oder ab Wegzug des Sozialhilfeem p- fangenden Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 teilweise archi v- würdig
1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210 .
2 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1 .
6 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
6. 3 Kontenblätter zu den Unterstützungsfällen 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betre f- fenden Rec h- nungsjahr s Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
6. 4 Unterlagen zur Alime n- tenbevorschussung 1 0 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 teilweise archi v- würdig
6.5 Unterlagen aus dem Asylwesen (nicht pers o- nenbezogene Unterlagen zu Grundsatzentsche i- den, Präzedenz fällen, Leitlinien, Konzepte, Vermietungen Räumlic h- keiten an Kanton, Verfa h- rensunterlagen, usw.) 1 0 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 teilweise archi v- würdig
6. 6 Unterlagen zur Integrat i- on der ausländischen Bevölker ung (z. B. Unte r- lagen aus dem obligator i- schen Erstinformation gemäss Art. 5 des Inte g- rationsgesetzes [IntG] 1 , Dokumentation betr. Weiterleitung an die Ansprechstellen für Integration) Bei den Ansprechstellen für Integration : Unterl a- gen aus Integrationsb e- gleitungen gemäss Art. 7 ff. IntG ) 10 Jahre (Art. 34 Abs. 2 Bst. a des Ausländergese t- zes [AuG] 2 ) ab Erstinform a- tion resp. Ende der Integration s- begleitung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
– 5 nicht archivwürdig
1 Gesetz vom 25. März 2013 über die Integration der ausländischen Bevölkerung (Integrationsg e- setz, IntG); BSG 124.1.
2 Bundesgesetz vom 16. Dezember 2005 über die Ausländerinnen und Ausländer (Ausländerg e- setz, AuG); SR 142.20.
7 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
6 .7 Unterlagen und Dok u- mente aus der offenen Kinder und Jugendarbeit mit kantonaler Mitfina n- zierung (dokumentierte Vorfälle, Handlungen usw., soweit diese keiner andern Stelle weitergele i- tet wurden, wie an z. B. Kindes und Erwachs e- nenschutzbehörde, Disziplinarbehörden der Schule, Erziehungsber a- tung , Jugendgericht , kant onale Sozialamt Abteilung Familie ) 5 Jahre (Art. 32 Abs. 2 und 3 des Gesetzes über den Finanz und Lastenausgleich, FILAG) 1 ab Ende eines Vorfalls resp. einer Beratung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
6.8 Unterlagen und Dok u- mente aus Frühförde r- programme n mit kanton a- ler Mitfinanzierung (z. B. Programmunterlagen von schritt:weise) 5 Jahre (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Program m- abschluss Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
– 5 nicht archivwürdig
6.9 Unterlagen aus den Kindertagesstätten ( Unterlagen für Tarifb e- rechnungen für die subventionierten Plätze, Anmeldedossiers usw. ) 5 Jahre (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Austritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
6.10 Unterlagen von Tagese l- tern ( Unterlagen für Tarifberechnungen für subventionierte Plätze, Anmeldedossiers usw . ) 5 Jahre (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Ende Z u- sammenarbeit Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
7. Hoch und Tiefbau / Vermessungswesen
7.1 Pläne von gemeindee i- genen Tiefbauten, n a- mentlich von Gemei n- destrassen, Gewässe r- verbauungen, gemeind e- eigenen Werkleitungen usw. dauernd je 1 Exemplar archivwürdig
1 Gesetz vom 27. November 2000 über den Finanz und Lastenausgl eich (FILAG); BSG 631.1.
8 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
7.2 Andere Akten betreffend gemeindeeigene Hoch und Tiefbauten : a) Akten von besonders wichtigen Bauten (G e- meindehäuser, Schu l- häuser, Strassen, Br ü- cken, Wasserversorgu n- gen, Kanalisation usw. ) b) Wasserbaupolizeiliche Bewilligungen, Unterl a- gen von Prozess und Beschwerdeverfahren bei Hoch und Tiefbauten und im Vermessun gsw e- sen, Wasserbaupläne, Reglemente und dergle i- chen c) Übrige Akten d auernd d auernd 10 bis 30 Jahre archivwürdig
7.3 Behördenverbindliche und grundeigentümerve r- bindliche Richtpläne, Zonenpläne, Überba u- ungspläne, Gestaltung s- pläne, Sonderbauvo r- schriften, technischer Bericht zu den Ortspl a- nungen dauernd je 1 Exemplar archivwürdig
7.4 Grundeigentümerbe i- tragskontrollen und pläne dauernd archivwürdig
7.5 Vermessungswerke dauernd archivwürdig
7.6 Kanalisationspläne und – kataster , Wasserverso r- gungskataster dauernd archivwürdig
7.7 Kontrolle über einmalige Kanalisationsanschlus s- gebühren und Wasse r- versorgungsanschlus s- gebühren dauernd archivwürdig
7.8 Genereller Entwäss e- rungsplan sowie genere l- le Wasserversorgung s- planung dauernd (Art. 9 des kantonalen Gewässerschutzg e- setzes, KGSchG) 1 archivwürdig
1 Kantonales Gewässerschutzgesetz vom 11. November 1996 (KGSchG); BSG 821.0 .
9 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
7.9 Baubewilligungsakten inklusive Plangenehm i- gungsverfahren (Einspr a- chen) und weitere Ve r- waltungsverfahren Baubewilligungskontro l- len und zugehörige Akten dauernd archivwürdig
7.10 Submissionsunterlagen 3 Jahre nach A b- schluss des Verfa h- rens (Art. 38 der Veror d- nung über das öffen t- liche Beschaffung s- wesen, ÖBV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 (Unterlagen der Anbieter) archivwürdig
7.11 Geobasisdaten in der Zuständigkeit der G e- meinden gemäss Anhang 1 und 2 der kantonalen Geoinformationsve r- ordnung (KGeolV) 2 gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV
8. Bildungswesen
8.1 Schülerdaten 1 5 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 archivwürdig
8.2 Auf jeder Stufe der Volksschule: Dokumentenmappe: Beurteilungsberichte, Schulein und austritte 1 5 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
8.3 Unterlagen des Übertritts in die Sekundarstufe I bis zum Schulaustritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
8.4 Schulzahnpflegekarten und ärztliche Schülerka r- ten (Gesundheitskarte) 1 5 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
8.5 Unterlagen der Schuls o- zialarbeit ( dokumentierte Vorfälle, Handlungen usw., soweit diese keiner ander n Stelle weitergele i- tet wurden, wie an z. B. Kindes und Erwachs e- nenschutzbehörde, Disziplinarbehörden der Schule, Erziehungsber a- tung, Jug endgericht ) bis zum Schulaustritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.
10 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
8. 6 Unterlagen aus den Tagesschulen ( Unterl a- gen für Gesuche , Elter n- belege, Anmeldedossiers usw. ) 5 Jahre (Art. 32 Abs. 2 und 3 FILAG) ab Austritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
9. Polizeiwesen
9.1 Berichte und Persone n- daten, soweit nicht nachfolgend separat geregelt 5 Jahre ab Eintrag Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
9.2 Aufträge polizeiliche Vorführung 5 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
9.3 Bussenverfügungen 5 Jahre ab Erlass Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
9.4 Gewerbekontrollen, Geschäfts , und Mark t- kontrollen: a) sofern Ergebnis ohne Mängel b) sofern verwaltung s- rechtliche oder strafrech t- liche Massnahme aus Ergebnis folgend 5 Jahre Aufbewahrung im Rahmen des Verwa l- tungs oder Strafve r- fahrens Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
9.5 Kontrollen über Gastg e- werbe und Handel mit alkoholischen Getränken: a) Unterlagen über die verantwortliche Person b) Unterlagen über den Betrieb 5 Jahre ab Ausscheiden der verantwortl i- chen Person ab Schliessung des Betrie b s Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
9.6 Trinkwasserkontrolle a) Ergebnis der Kontrol l- untersuchungen b) Verzeichnisse und andere Akten 10 Jahre ab Gültigkeit s- ende ab letztem Eintrag Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
9.7 Bestattungskontrollen 50 Jahre ab letztem Eintrag Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
9.8 Feuerschaukontrollen dauernd archivwürdig
10. Militär/Zivilschutz/Katastrophenhilfe/wirtschaftliche Landesversorgung
11 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
10.1 Unterlagen betreffend Schiess und Übung s- plätze dauernd archivwürdig
10.2 Schutzraumakten und pläne (Zivilschutz) dauernd archivwürdig
10.3 Vorsorgliche Massna h- men auf dem Gebiet des Arbeitseinsatzes in der Landwirtschaft dauernd archivwürdig
11. Steuerwesen
11.1 Protokoll der amtlichen Bewertung der Grundst ü- cke und Wasserkräfte dauernd archivwürdig
11.2 Bezugskontrollen für die Liegenschaftssteuer 10 Jahre (sofern die a.o. Gemeindesteuern über ein gemeindee i- genes Fakturierung s- system erhoben werden) Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
11.3 Bezugskontrollen für ausserordentliche G e- meindesteuern 10 Jahre (sofern die a.o. Gemeindesteuern über ein gemeindee i- genes Fakturierung s- system erhoben werden) Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
11.4 Persönliche Meldungen und andere Mitteilungen der Steuerverwaltung an die Gemeinde, die nicht Dauerweisungen darste l- len 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
11.5 Siegelungskontrolle (Siegelungsprotokoll wird dem Regierungsstattha l- teramt übergeben und dort aufbewahrt) 10 Jahre ab letztem Eintrag Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
12. Finanzverwaltung
12 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
12.1 Originale von eingebu n- denen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Ge meinden, FHDV 1 dauernd archivwürdig
12.2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen , Postcheck und Bankbücher sowie and e- re Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betre f- fenden Rec h- nungsjahrs Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
12. 3 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften , die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlag e- entsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gege n- ständigen benötigt we r- den ( z. B. von unbewegl i- chen Sachen [Immob i- lien], subventionierten Geschäften oder der Parkplatzbewirtscha f- tung ) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuerg e- setzes, MWSTG) 2 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
12. 4 Allgemeine Rechnung s- prüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfung so r- gans ) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511.
2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20 .
13 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
12. 5 Korrespondenzen betr. das Finanz und Rec h- nungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefve r- kehrs b etr. Gebühren, Vernehmlassungen ) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
12. 6 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
12. 7 Finanzplanung mit Vorb e- richt und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
12. 8 Versicherungspolicen bis Untergang der verbrieften Rechte (bis 10 Jahre nach Vertragsende) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
12. 9 Forderungs und Schul d- titel bis Untergang der verbrieften Rechte Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
12.10 Schriftstücke im Zusa m- menhang mit Grun d- pfandverschreibungen und Schuldbriefen dauernd archivwürdig
13 . Personalakten
1 3 .1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. 5 Jahre ( Ausnahme: Ziffer 1 3 .2) ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 – 5 nicht archivwürdig
1 3 .2 Dossiers von herausr a- genden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
– 5 archivwürdig
14. AHV Zweigstelle AHV/IV/EO/EL/FL Akten nach Weisungen der Ausgleichskasse des Kantons Bern, Krei s- schreiben Nr. 74/14 vom 30.9.2014 mit Anhang Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5
15. Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen/Anstalten)
14 170.711 A1 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung Rechtlich verselbständi g- te und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Gemeind e- unternehmen nach Art. 65 GG sind selber a r- chivpflichtig. Sie haben ein zentrales Archiv zu führen. Sie wenden Anhang 1 an. Mögliche Aufgabenbere i- che in solcher Organis a- tionsform sind z. B.: Forstwesen Wasserversorgung Energieversorgung Abwasseranlagen Kehrichtverwertung Schlachthäuser Schwimmbäder Kabelfernsehen Kulturinstitutionen Bibliotheken Vgl. die übrigen Ziffern dieses Anha n- ges Vgl. die übrigen Ziffern dieses Anhanges Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 WICHTIG: Bei Aufhebung des Gemeindeb e- triebs oder bei Abgabe der übertragenen Aufgabe muss das Archiv der Gemeinde zur Übernahme angeboten werden. archivwürdig oder teilweise archi v- würdig
16. Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindeve r- band verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen.
17 . Amtliche Anzeigerakten Die Einwohnergemeinden und gemischten Gemei n- den bezeichnen die Stellen, welche die amtlichen Teile der von ihnen bezeichneten amtlichen Anzeiger aufzubewahren haben. dauernd (Art. 49g Abs. 3 GG)
1 170.711 A 2 Anhang 2 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.0 8 .2018 ) Mindestaufbewahrungsfristen für die Burgergemeinden und burgerlichen Korporationen Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
1. Allgemeines
1.1 Ablagesystematik, A r- chivpläne und Vernic h- tungsprotokolle gemäss
Art. 21 Abs. 3
dauernd archivwürdig
1.2 Aufgehobene Regleme n- te dauernd archivwürdig
1.3 Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten dauernd archivwürdig
1.4 Kauf und Dienstbarkeit s- verträge, andere wichtige Verträge dauernd archivwürdig
1.5 Amtsübergaben (Prot o- kolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 archivwürdig
1.6 Prozess und Beschwe r- deakten solange Rechtswi r- kung belegbar sein muss und Verjä h- rungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheid s teilweise Vernic h- tung nach Art. 21 Abs. 2 5 teilweise archi v- würdig
1.7 Protokolle der Burgerve r- sammlung, des Burge r- parlaments resp. der Legislativen der burgerl i- chen Korporationen, des Burger rat s sowie der Kommissionen Protokolle der Organe sämtlicher öffentlich rechtlicher Körperscha f- ten nach Art . 2 G G und der Anstalten nach Art. 65 GG dauernd (Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes , GG ) 1 Berichtigung auf Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) archivwürdig
1.8 Organverzeichnis dauernd (Art. 7 der Gemei n- deverordnung , GV) 2 laufendes Register archivwürdig
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111 .
2 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
2. Abstimmungen und Wahlen
2.1 Abstimmungs und Wahlprotokolle von Abstimmungen und Wahlen der Burgerg e- meinde resp. burgerl i- chen Korporation dauernd archivwürdig
2.2 Übriges Stimmmaterial von Abstimmungen und Wahlen bis zur amtlichen Feststellung des Ergebnisses (Art. 18 der Veror d- nung über die polit i- schen Rechte , PRV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
2.3 Unterschriftenbogen von Initiativen und Refere n- den der Burgergemeinde resp. burgerlichen Korp o- ration bi s zur Rechtskraft des Entscheid s über das Zustandeko m- men Vernichtung nach
Art. 21 Ab
s. 2 5 nicht archivwürdig
3. Burgerkontrolle/ Burgerrodel
3.1 Burgerrodel, die Daten ab 31. Dezember 1928 enthalten (Ablieferung an das Zivilstandsamt ist mö g- lich; für diesen Fall: Aufbewahrung des Übergabeprotokolls) d auernd dauernd WICHTIG: Bürgerregister, die Daten vor dem 1. Januar 1929 enthalten und von der Gemeinde nicht mehr nachgeführt werden, sind dem Zivilstandsamt abzuliefern. archivwürdig
3.2 Einburgerungsakten von Gesuchen, die vor dem 1. Januar 2018 eing e- reicht wurden 50 Jahre (Art. 19 Abs. 2 der Verordnung über das Einbürgerungsverfa h- ren , EbüV) 2 Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 archivwürdig
4. Vormundschafts , Kindes und Erwachsenenschutz sowie Erbschaftssachen
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112 .
2 Verordnung vom 1. März 2006 über das Einbürgerungsverfahren (Einbürgerungsverordnung, EbüV); BSG 121.111 .
3 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
4.1 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen vo r- mundschaftlichen Mas s- nahmen wie Vormun d- schafts , Beistand schafts , Beiratschaft s- rechnungen, Berichte, Korrespondenzen, Pr o- zess und andere Akten betr. Vormund , Beistand und Beiratschaften (Vorbehalten bleiben Rechnungsbelege; Aufbewahrung nach Ziffer 8 .2) Vormundschaftsu n- te r lagen: dauernd Beistandschafts und Beiratschaftsunterl a- gen:30 Jahre ab Abschluss der Jahresrechnung des betreffenden Rec h- nungsjahrs ab Erlöschen der Massn ahme Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 Vormundschaft nach altem Recht: archivwürdig Beistandschaft und Beiratschaft nach altem Recht: teilweise archi v- würdig
4.2 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Vo r- mundschaftskontrollen Vogtsrodel, Pflegekinde r- kontrollen, vormun d- schaftliche Wertschrifte n- kontrollen 30 Jahre ab Erlöschen des Verhältni s- ses Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 Ausnahme: in noch aktuellen Rodeln: Vernic h- tung nur auf Gesuch hin archivwürdig
4.3 Unterlagen aus bis am 31. Dezember 2012 abgeschlossenen Ki n- desschutzmassnahmen dauernd archivwürdig
4.4 Mandatsakten professi o- nelle Mandatsträgerinnen und Mandatsträger (ohne Rechnungsbelege) 10 Jahre ab Erlöschen der Massnahme Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
4.5 Rechnungsbelege pr o- fessionelle Mandatsträg e- rinnen und Mandatsträger 10 Jahre ab Genehm i- gung KESB Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
4. 6 Unterhaltsverträge, Unterlagen betr. elterliche Sorge 30 Jahre ab Abschluss Vertrag resp. Unterhaltsreg e- lung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 teilweise archi v- würdig
4. 7 Adoptionsakten dauernd archivwürdig
4. 8 Vaterschaftsakten, soweit diese zum Beweis der Rechtsstellung zwingend sind dauernd Vorbehalt: nicht mehr benötigte Persone n- daten von Dritten nicht mehr benötigte Pers o- nendaten von Dritten: vernic h- ten nach Art. 21 Abs. 2 5 archivwürdig
4 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
4. 9 Erbschaftsinventare (wenn Testamente vorliegen, dann auch die Inventare) 30 Jahre ab Abschluss des betreffenden Akt s Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4. 10 Testamente und Erbve r- träge 30 Jahre mit Tod des Erblassers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
4. 11 Verschollenerklärung 30 Jahre mit Datum der Erklärung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
5. Stiftungen / verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)
5.1 Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen 10 Jahre ab Aufhebung der Stiftung gemäss Art. 88 f. des schweiz. Zivilgesetzb u- ches , ZGB 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
5.3 Unterlagen/ Auflagen zu verwalteten unselbstä n- digen Stiftungen (Leg a- ten) mit Zweckbesti m- mung 10 Jahre ab Zweckerfü l- lung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
6. Soziales
6.1 Sozialhilfe, a llgemeines (nicht personenbezogene Unterlagen zu Grun d- satzentscheiden, Präz e- denzfällen, Leitlinien usw.) dauernd archivwürdig
6.2 Sozialhilfe: Falldossiers 10 Jahre (Art. 45 Abs. 1 des Sozialhilfegesetzes , SHG) 2 ab Einstellung der Sozialhilf e- leistungen oder ab Wegzug des Sozialhilfeem p- fangenden Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 teilweise archi v- würdig
6.3 Kontenblätter zu den Unterstützungsfäl len 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betre f- fenden Rec h- nungsjahr s Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
6.4 Unterlagen zur Alime n- tenbevorschussung 1 0 Jahre ab Fallabschluss Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 teilweise archi v- würdig
7. Hoch und Tiefbau/ Vermessungswesen
1 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210 .
2 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1 .
5 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
7.1 Pläne von eigenen Tiefbauten, z. B. von Burgergemeinde resp. Korporationsstrassen, Gewässerverbauungen, eigenen Werkleitungen usw. dauernd je 1 Exemplar archivwürdig
7.2 andere Akten betreffend eigene Hoch und Tie f- bauten: a) Akten von besonders wichtigen Bauten (Bu r- gergemeinde resp. Korporationshäuser, Schulhäuser, Strassen, Brücken, Wasserverso r- gungen, Kanalisation usw. ) b) Wasserbaupolizeiliche Bewilligungen, Unterl a- gen von Prozess und Be schwerdeverfahren bei Hoch und Tiefbauten und im Vermessungsw e- sen, Wasserbaupläne, Reglemente und dergle i- chen c) Übrige Akten dauernd dauernd 10 bis 30 Jahre archivwürdig
7.3 Submissionsunterlagen 3 Jahre nach A b- schluss des Verfa h- rens (Art. 38 der Veror d- nung über das öffen t- liche Beschaffung s- wesen , ÖBV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 (Unterlagen der Anbieter) archivwürdig
7.4 Geobasisdaten in der Zuständigkeit der G e- meinden gemäss Anhang 1 und 2 der kantonalen Geoinformationsve r- ordnung (KGeolV) 2 gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV
8. Finanzverwaltung
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.
6 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
8.1 Originale von eingebu n- denen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden , FHDV 1 dauernd archivwürdig
8.2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen , Postcheck und Bankbücher sowie and e- re Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betre f- fenden Rec h- nungsjahrs Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
8.3 Zinsrödel dauernd archivwürdig
8.4 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften , die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlag e- entsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gege n- ständigen benötigt we r- den ( z. B. von unbewegl i- chen Sachen [Immob i- lien], subventionierten Geschäften oder der Parkplatzbewirtscha f- tung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuerg e- setzes , MWSTG) 2 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
8.5 allgemeine Rechnung s- prüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungso r- gans) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 17 0.511.
2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die M ehrwertsteuer (Mehrwertsteuerge setz, MWSTG); SR 641.20 .
7 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
8.6 Korrespondenzen betr. das Finanz und Rec h- nungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefve r- kehrs b etr. Gebühren, Vernehmlassungen ) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 nicht archivwürdig
8.7 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
8.8 Finanzplanung mit Vorb e- richt und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
8.9 Versicherungspolicen bis Untergang der verbrieften Rechte (bis 10 Jahre nach Vertragsende) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
8.10 Forderungs und Schul d- titel bis Untergang der verbrieften Rechte Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
8.11 Schriftstücke im Zusa m- menhang mit Grun d- pfandverschreibungen und Schuldbriefen dauernd archivwürdig
9. Personalakten
9.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. 5 Jahre (Ausnahme: Ziffer 9.2) ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
– 5 nicht archivwürdig
9.2 Dossiers von herausr a- genden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
– 5 archivwürdig
10 . Gemeindebetriebe (sel bständige Gemeindeunternehmen/ Anstalten)
8 170.711 A 2 Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung Rechtlich verselbständi g- te und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Burgerg e- meindeunternehmen nach Art. 65 GG sind selber archivpflichtig. Sie haben ein zentrales Archiv zu führen. Sie wenden Anhang 1 an. Mögliche Aufgabenbere i- che in solcher Organis a- tionsform sind z. B.: Forstwesen Wasserversorgung Energieversorgung Abwasseranlagen Kehrichtverwertung Schwimmbäder Kulturinstitutionen Bibliotheken Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhang 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 WICHTIG: Bei Aufhebung des Burgerg e- meindebetrieb s oder bei Abgabe der übertragenen Aufgabe muss das Archiv der Burgerg emeinde zur Übernahme angeboten werden. archivwürdig oder teilweise archi v- würdig
11. Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindeve r- band verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen.
1 170.711- A3 Anhang 3 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.07.2016) Mindestaufbewahrungsfristen für die Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden der Landeskirchen Grundsätzliches: Die Archivierung von pfarreilichen Dokumenten der römisch- katholischen Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich nach den Vorgaben des Bistums Basel , resp. nach den Vorgaben des Bischöflichen Ordinariats . Die Archivierung von innerkirchlichen Dokumenten der evangelisch- reformierten Kirchgemeinden und Gesamtkirchgemeinden richtet sich nach den Vorgaben der Reformierten Kirchen Bern- Jura- Solothurn, resp. nach den Weisungen des Synodalrates. Gegenstand Mindestaufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
1. Dokumente vor 1900 und Unterlagen zur Geschichte der Kirchgemeinde/Gesamtkirchgemeinde
1.1 Handschriftliche Unterl a- gen und Dokumente, entstanden vor 1900 (z. B. Chorgerichtsmanu- ale, Urkunden und Ve r- träge, Urbare, Liturgien, Mess bücher ) sowie Unterlagen über He r- kunft, Untersuchung, Restauration der Hand- schriften und Faksimiles dauernd archivwürdig Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche
1.2 Gedruckte Dokumente vor 1850 (z. B. Bibeln, Liturgien, Gesangbücher ) sowie Unterlagen über Herkunft, Untersuchung, Restauration der Drucke und Faksimiles dauernd archivwürdig Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche
1.3 Archäologische Unterl a- gen dauernd archivwürdig
2 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
1.4 Andere historische Unterlagen, Pläne zu Anlagen wie Kirche, Kapelle, Kirchgemeinde- haus, Pfarrhaus, Gedenk und Kultstätten dauernd archivwürdig
1.5 Unterlagen zur Entst e- hung oder Veränderu n- gen der Kirchgemeinde, Gesamtkirchgemeinde oder Pfarrei dauernd archivwürdig
1.6 Unterlagen zu und über kirchliche Kulturgüter, Kostbarkeiten und Kuns t- gegenstände dauernd archivwürdig
1.7 Unterlagen zum Patroz i- nium, zu Persönlichkeiten überregionaler Bedeu- tung aus Geistlichkeit und Gemeindeleitung der Kirchgemei n- de/Gesamtkirchgemeinde 10 Jahre Verni chtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 archivwürdig
1.8 Unterlagen zu wichtigen Ereignissen, Jubiläen, Stiftungen mit Anteil der Kirchgemeide/Gesamt kirchgemeinde, Presse e- chos usw. Publikationen über die Kirchgemei n- de/Gesamtkirchgemeinde dauernd archivwürdig
2. Allgemeines
2.1 Ablagesystematik, A r- chivpläne aktuell und Vernichtungsprotokolle gemäss Art. 21 Abs. 3 dauernd archivwürdig
2.2 Inventar über Kunstg e- genstände (Fenster, Wandbemalungen, Glocken, Kirchturmuhr, Orgel, Chorge stühl, Reliquien, Kostbarkeiten usw. ) und andere G e- genstände dauernd archivwürdig Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche
2 . 3 Aufgehobene Regleme n- te dauernd archivwürdig
2.4 Ausscheidungsverträge und zugehörige Akten dauernd archivwürdig
3 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
2 . 5 Kauf und Dienstbarkeit s- verträge, andere wichtige Verträge (z. B. über technische, administrat i- ve Dienstleistungen über Zusammenarbeit oder Auslagerung, Leistungs- vereinbarungen, soweit sie nicht in ein Objek t- dossier gehören) dauernd archivwürdig
2 . 6 Amtsübergaben (Prot o- kolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 archivwürdig
2.7 Prozessund Beschwer- deakten solange Rechtswi r- kung belegbar sein muss und Verjä h- rungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheid s Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 teilweise archi v- würdig
2.8 Verwaltungsberichte (soweit vorhanden) dauernd archivwürdig
2 . 9 Protokolle der Kirchg e- meindeversammlung, der Parlamente der Kirchg e- meinden und Gesam t- kirchgemeinden, der Exekutiven der Kirchg e- meinden und Gesam t- kirchgemeinden sowie der Kommissionen Protokolle der Organe sämtlicher öffentlich rechtlicher Körperschaf- ten nach Art . 2 GG und der Anstalten nach Art. 65 GG dauernd (nur Protokolle von „Organen“
Art. 2 und 65 des
Gemeindegeset zes , GG ) 1 Berichtigung auf Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) archivwürdig
2.10 Organverzeichnis (Na- mensliste und Amtszeit) dauernd (Art. 7 der Gemei n- deverordnung , GV) 2 laufendes Register archivwürdig
2.11 Verzeichnis der leitenden Funktionen und Kirchen- ämter (Namensliste und Amtszeit) dauernd archivwürdig
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111 .
4 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
2.12 Verzeichnis der Abg e- ordneten und Vertretun- gen in übergeordneten oder assoziierten oder unterstützten Gremien, Stiftungen, Vereinigun- gen, Organisationen (z. B. Synode, Komm ission, Bezirk ) 10 Jahre Mit Beendigung der Mandate Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
2.13 Unterlagen übergeordn e- ter kirchlicher Instanzen (z. B. auch regionale Einheiten wie Bezirke): Jahrzehntbericht, Täti g- keitsberichte, Protokolle, Empfehlungen, Weisun- gen, Hirtenbriefe usw. g emäss Weisung en der Landeskirche Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche
2.14 Offizielle kirchliche Publikationsorgane (z. B. Kreisschreiben der Reformierten Kirchen BernJuraSolothurn , Pfarrblatt ) dauernd gemäss Weisungen der Landeskirche archivwürdig
3 . Abstimmungen und Wahlen
3 .1 Abstimmungs und Wahlprotokolle in Ang e- legenheiten der Kirchge- mei n- de/ Gesamtkirchgemeinde dauernd archivwürdig
3 .2 Ab stimmungs und Wahlprotokolle in Ang e- legenheiten der Landes- kirche bis zur amtlichen Feststellung der Ergebnisse gemäss Art. 18 Abs. 3 der Verordnung über die politischen Rechte, PRV 1 ergänzend gemäss Weisungen der Landeskirche Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
3.3 Unterschriftenbogen von Initiativen und Refere n- den in den Kirchgemei n- den /Gesamtkirchgemeind en bis zur Rechtskraft des Entscheid s über das Zustandekom- men Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.
5 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
4 . Mitgliederkontrolle/Stimmregister/ Kirchenrodel
4 .1 Mitgliedschaftsverzeic h- nis (soweit dieses nicht von der politischen Gemeinde geführt wird, vgl. Art. 4 der Verordnung über die Entschädigung der Gemeinen für die Registerführung im Kirchenwesen 1 ), mit Kriterien zur Ermittlung der Stimm rechtigung und/oder separates Stimm recht s- register dauernd archivwürdig
4 .2 Unterlagen zum Eintritt und Austritt dauernd archivwürdig
4.3 Kirchenbücher ab 1. Januar 1876 , Rodel, Register über Taufen, Firmung, Konfirmation, Trauungen, Bestattungen usw. dauernd Vgl. ergänzend Weisungen der Landeskirche Kirchenbücher bis 31. Dezember 1875 sind dem Staatsarchiv zu übergeben (Motion Meinen 1979) archivwürdig
5. Stiftungen / verwaltete unselbständige Stiftungen (Legate)
5.1 Stiftungsurkunden und Reglemente mit allfälligen späteren Änderungen zu eigenen Stiftungen und Stiftungen mit Beteiligung der Kirchgemeinde, Jahresberichte 10 Jahre ab Aufhebung der Stiftung gemäss Art. 88 f. des schweiz. Zivilgesetzb u- ches , ZGB 2 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 archivwürdig
5.2 Übrige Stiftungsakten 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
5.3 Unterlage n/ Auflagen zu verwalteten unselbstä n- digen Stiftungen (Lega- ten) mit Zweckbesti m- mung 10 Jahre ab Zweckerfü l- lung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 archivwürdig
6. Soziales / Diakonie
1 Verordnung vom 19. Oktober 1994 über die Entschädigung der Gemeinden für die Registerfüh- rung im Kirchenwesen; BSG 415.11.
2 Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907 (ZGB); SR 210.
6 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
6.1 Sozialhilfe : Falldossiers (Unterlagen zu Sozialb e- ratungen und finanziellen Unterstützungen, auch wenn diese durch einen Fond s oder ein gemei n- deeigenes Hilfswerk finanziert werden, sowie Unterlagen über geleist e- te Sicherheiten für Rüc k- zahlungen ) 10 Jahre (Art. 45 Abs. 1 des Sozialhilfegesetzes , SHG) 1 ab Einstellung der Sozialhilf e- leistungen oder ab Wegzug des Sozialhilfeem p- fangenden Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
6. 2 Kontenblätter zu den Unterstützungsfällen 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betref- fenden Rec h- nungsjahr s Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
6.3 Diakonie Betreuung, Begleitung, Altersarbeit, gesellschaf t- liche Integration, Hilf s- werke g emäss Weisun gen der Landeskirche Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig Vorbehalten blei- ben anderslaute n- de Weisungen der Landeskirche
7. Hoch und Tiefbau/ Vermessungswesen
7.1 Objektdossier der Imm o- bilien: grundlegende Unterlagen und Pläne sowie Nachführungs /Revisionspläne nach Umbauten und Sanierun- gen dauernd archivwürdig
7.2 Pläne und Unterlagen (z. B. Werkverträge) zu eigenen Hoch- und Tiefbauten, Nachfüh- rungspläne, Unterlagen über Sanierungen und Investitionen in Bauten Baubewilligungsakten zu eigenen Anlagen inkl. Verfahrenskosten und Entscheide sind im Baudossier abzulegen d auer nd Verträge: 25 Jahre dauernd ab Bauende archivwürdig
1 Gesetz vom 11. Juni 2001 über die öffentliche Sozialhilfe (Sozialhilfegesetz, SHG); BSG 860.1.
7 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
7.3 Bedeutende Bauabrec h- nungen, Sanierungsab- rechnungen, Abrechnu n- gen über nachträgliche Investitionen (dem Ba u- dossier anfügen) dauernd (Vorbehalt: Belege: 10 Jahre, vgl. Ziffer 10.2) ab Rechnung s- genehmigung archivwürdig
7.4 Submissionsunterlagen zu eigenen Anlagen und Beschaffungen (Ablage erfolgt im Doss i- er des betroffenen O b- jekts) 3 Jahre nach A b- schluss des Verfa h- rens (Art. 38 der Verordnung über das öffentliche Beschaf- fungswesen , ÖBV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 (Unterlagen der Anbieter) archivwürdig
7.5 Geobasisdaten in der Zuständigkeit der G e- meinden gemäss Anhang 1 und 2 der kantonalen Geoinformationsver- ordnung (KGeolV) 2 gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV gemäss Anhang 1 und 2 KGeolV
8. Bildungswesen
8.1 Schülerdaten zum B e- such des kirchlichen Unterrichts 15 Jahre ab Schulaustritt Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 archivwürdig
8.2 Unterlagen und Dok u- mente aus der offenen Kinderund Jugendarbeit (Kinderund Elterndaten usw. ) 5 Jahre ab Ende der Zusammenarbeit Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 teilweise archi v- würdig
8.3 Unterlagen zum Gemei n- deleben, zu kulturellen Veranstaltungen, E r- wachsenenbildung Zum aktuellen G e- brauch Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig
9 . Militär/ Zivilschutz/Katastrophenhilfe/ wirtschaftliche Landesversorgung Vereinbarungen mit Dritten und Unterlagen über die Verwendung der kirchlichen Infrastruktur bei Katastrophen Vereinbarung über die Aufgabe der Kirchg e- meinde bei Katastrophen 10 Jahre Ablauf der Vereinbarung Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 A rchivwürdig , sofern besondere Risikolage
1 0 . Finanzverwaltung
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
2 Kantonale Geoinformationsverordnung vom 11. November 2015 (KGeolV); BSG 215.341.2.
8 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
1 0 .1 Originale von eingebu n- denen Jahresrechnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden , FHDV 1 dauernd archivwürdig
10 .2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen, Postcheckund Bankbücher sowie and e- re Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betref- fenden Rec h- nungsjahrs Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
10 .3 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften , die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlage- entsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gege n- ständigen benötigt wer- den (z. B. von unbewegl i- chen Sachen [Immobi- lien], subventionierten Geschäften oder der Parkplatzbewirtschaf- tung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwertsteuerge- setzes , MWSTG) 2 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
10 .4 a llgeme ine Rechnung s- prüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsor- gans) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
10 .5 Korrespondenzen betr. das Finanzund Rec h- nungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefver- kehrs b etr. Gebühren, Vernehmlassungen ) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511.
2 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die M ehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20.
9 170.711- A3 Gegenstand Mindestaufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
10 .6 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
10 .7 Finanzplanung mit Vorb e- richt und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
10.8 Versicherungspolicen bis Untergang der verbrieften Rechte (bis 10 Jahre nach Vertragsende) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
10 .9 Forderungs und Schul d- titel bis Untergang der verbrieften Rechte Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
10.10 Schriftstücke im Zusam- menhang mit Grun d- pfandverschreibungen und Schuldbriefen dauernd archivwürdig
11. Personalakten
11.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. 5 Jahre (Ausnahme: Ziffer 11.2) ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 –
5 nicht archivwürdig
11.2 Dossiers von herausr a- genden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 –
5 archivwürdig
1 2 . Gemeindebetriebe (selbständige Gemeindeunternehmen / Anstalten) Rechtlich verselbständi g- te und mit eigener Rechtspersönlichkeit ausgestattete Kirchg e- meindeunternehmen nach Art. 65 GG sind selber archivpflichtig. Sie haben ein zentrales Archiv zu führen. Sie wenden Anhang 1 an. Mögliche Aufgabenberei- che in solcher Organis a- tionsform sind z. B.: Kulturinstitutionen Bibliotheken Vgl. Anhang 1 Vgl. Anhan g 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 WICHTIG: Bei Aufhebung des Kirchg e- meindebetriebs oder bei Abgabe der übertragenen Aufgabe muss das Archiv der Kirchg emeinde zur Übernahme angeboten werden. archivwürdig oder teilweise archi v- würdig
13 . Gemeindeverbandsakten Für die Archivierung ist einzig der Gemeindever- band verpflichtet. Er hat ein zentrales Archiv zu führen.
1 170.711- A4 Anhang 4 zu Artikel 6 Absatz 1 (Stand 01.07.2016) Mindestaufbewahrungsfristen für die Regionalkonferenzen Gegenstand Min dest aufbewa h- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
1. Allgemeines
1.1 Ablagesystematik, A r- chivpläne und Vernic h- tungsprotokolle gemäss
Art. 21 Abs. 3
dauernd archivwürdig
1.2 Aufgehobene Regleme n- te dauernd archivwürdig
1.3 Kaufund Dienstbarkeit s- verträge, andere wichtige Verträge dauernd archivwürdig
1.4 Amtsübergaben (Prot o- kolle) 10 Jahre ab Ausscheiden des Übergebers Vernichtung nach
Art. 21 Abs.
2 5 archivwürdig
1. 5 Prozess und Beschwe r- deakten solange Rechtswi r- kung belegbar sein muss und Verjä h- rungsfrist läuft ab Rechtskraft des Entscheid s teilweise Vernic h- tung nach Art. 21 Abs. 2 - 5 teilweise archi v- würdig
1.6 Protokolle der Regional- versammlung, de r Ge- schäftsleitung sowie der Kommissionen dauernd (Art. 2 und 65 des Gemeindegesetzes , GG ) 1 Berichtigung auf Gesuch hin nach
Art. 14 Abs. 4
(zulässig ist auch eine Ergänzung mit Zusatz oder Anonymisierung auf Gesuch hin) archivwürdig
1.7 Organverzeichnis dauernd (Art. 7 der Gemei n- deverordnung , GV) 2 laufendes Register archivwürdig
2. Abstimmungen und Wahlen
2.1 Abstimmungsund Wahlprotokolle von Abstimmungen und Wahlen der Regionalkon- ferenz und von region a- len Volksabstimmungen dauernd archivwürdig
1 Gemeindegesetz vom 16. März 1998 (GG); BSG 170.11.
2 Gemeindeverordnung vom 16. Dezember 1998 (GV); BSG 170.111 .
2 170.711- A4 Gegenstand Min dest aufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
2.2 Übriges Stimmmaterial von regionalen Volksab- stimmungen und Wahlen und von Abstimmungen und Wahlen der Organe der Regionalkonferenz bis zur amtlichen Feststellung des Ergebnisses (Art. 139 Abs. 5 GG i.V.m.
Art. 18 der
Verordnung über die politischen Rechte, PRV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
2.3 Unterschriftenbogen von regionalen Volksinitiat i- ven und Behördeninitiat i- ven sowie Volksreferen- den und Behördenrefe- r enden bis zur Rechtskraft des Entscheid s über das Zustandekom- men Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
3 . Verkehr und Raumordnung
3 .1 Regionale Richtpläne und Sachpläne sowie Tei l- richtpläne inkl. Plang e- nehmigungsverfahren, Mitwirkung sverfahren und weitere Verwaltungsver- fahren dauernd je 1 Exemplar archivwürdig
3 .2 Regionales Gesamtve r- kehrsund Siedlungs- konzept dauernd je 1 Exemplar archivwürdig
3.3 Agglomerationspr o- gramme Siedlung und Verkehr dauernd je 1 Exemplar archivwürdig
3 .4 Regionale Richtplanung Abbau, Deponie und Transporte d auernd je 1 Exemplar archivwürdig
3 .5 Grundeigentümerverbin d- liche regionale Überbau- ungsordnung sowie Unterlagen zu weiteren regionalen Planungen (Arbeitsschwerpunkte, innere Verdichtung, Wanderwegnetze usw. ) d auernd je 1 Exemplar archivwürdig
3 .6 Konzepte für regionale öVAngebote, für die regionale Langsamver- kehrsplanung, für Umfa h- r ungen usw. 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 archivwürdig
1 Verordnung vom 4. September 2013 über die politischen Rechte (PRV); BSG 141.112.
3 170.711- A4 Gegenstand Min dest aufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
3 .7 Weitere Unterlagen aus Verkehrsprojekten inkl. öffentlicher Verkehr, Motorisierter Individual- verkehr , Langsamver- kehr, wie z. B. Netzpläne Velorouten, Parkplatzb e- wirtschaftung, Tempo- 30- Zonen, Schülertranspo r- te, Korridorstudien 10 Jahre ab Ende eines Projekts resp. ab Ende der Pr o- jektarbeiten der Regionalkonf e- renz (bei Vorpr o- jekten ohne Umsetzung durch Regional- konferenz) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig (z. B. grössere Projekte, Projekte mit hohen Kosten oder von grosser Tragweiter oder langer Dauer)
3. 8 Submissionsunterlagen zur Vergabe von Drittauf- trägen 3 Jahre nach A b- schluss des Verfa h- rens (Art. 38 der Verord- nung über das öffent- liche Beschaffungs- wesen , ÖBV) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 (Unterlagen der Anbieter) archivwürdig
4. Energie und Umwelt
4 .1 Regionale Energierich t- planung und Energieko n- zepte (Windenergie, ern euerbare Energie, Wärmeverbunde usw. ) dauernd Je 1 Exemplar archivwürdig
4 .2 Unterlagen zu Projekten aus dem Bereich Energie unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz (z. B. regionale Energieber a- tung und erneuerbare Energien ) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig (soweit regional, politisch oder historisch bede u- tende Projekte betroffen sind)
5 . Neue Regionalpolitik
5 .1 Tourismusförderungspr o- jekte, Destinationsmark e- tingprojekte usw. unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz 10 Jahre ab Ende eines Projekts Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig (z. B. grössere Projekte, Projekte mit hohen Kosten oder von grosser Tragweiter oder langer Dauer)
1 Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV); BSG 731.21.
4 170.711- A4 Gegenstand Min dest aufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
5 .2 Unterlagen zu weiteren Projekten für die Wir t- schaftsförderung in der Region unter der Träge r- schaft der Regionalkonf e- renz ( z. B. Organisation von bedeutenden Wir t- schaftsanlässen ) 10 Jahre ab Ende eines Projekts Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig (z. B. grössere Projekte, Projekte mit hohen Kosten oder von grosser Tragweiter oder lange r Dauer)
6. Regionale Kulturförderung
6 .1 Leistungsverträge mit Kulturinstitutionen von regionaler Bedeutung 5 Jahre ab Vertragsende Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig (wenn Institution von historischer Bedeutung für die Region)
6 .2 Projekte im Bereich regionale Kulturförderung unter der Trägerschaft der Regionalkonferenz (z. B. Sanierungsprojekte von regional bedeuts a- men Kulturinstitutionen) 10 Jahre nach Abschluss Sa nierungspr o- jekt Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 teilweise archi v- würdig (wenn Institution von historischer Bedeutung für die Region)
7 . Finanzverwaltung
7 .1 Originale von eingebu n- denen Jahresr echnungen mit allen Bestandteilen gemäss Art. 30 der Direktionsverordnung über den Finanzhaushalt der Gemeinden , FHDV 1 dauernd archivwürdig
7 .2 Buchhaltungsunterlagen Rechnungsbelege Kontenblätter Journal Inventarverzeichnisse Kassen, Postcheckund Bankbücher sowie and e- re Hilfsbücher Zahlungsanweisungen Einnahmekontrollen Bezugslisten 10 Jahre ab Abschluss der Jahresrec h- nung des betref- fenden Rec h- nungsjahrs Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
1 Direktionsverordnung vom 23. Februar 2005 über den Finanzhaushalt der Gemeinden (FHDV); BSG 170.511.
5 170.711- A4 Gegenstand Min dest aufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung
7 .3 Rechnungsbelege von mehrwertsteuerpflichtigen Geschäften , die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlage- entsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gege n- ständigen benötigt wer- den (z. B. von unbewegl i- chen Sachen [Immobi- lien] oder der Parkplat z- bewirtschaf tung) 20 Jahre (Art. 70 Abs. 3 des Mehrwerts teuerge- setzes , MWSTG) 1 Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
7 .4 a llgemeine Rechnung s- prüfungsunterlagen (Bestätigungsbericht des Rechnungsprüfungsor- gans) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
7 .5 Korrespondenzen betr. das Finanzund Rec h- nungswesen (z. B. Korrespondenz mit dem AGR bei fehlendem Budget, Mitberichte, Mahnwesen, Briefver- kehrs b etr. Gebühren, Vernehmlassungen ) 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
7 .6 Budget mit Vorbericht und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
7.7 Finanzplanung mit Vorb e- richt und Unterlagen 10 Jahre Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2
5 nicht archivwürdig
7 .8 Versicherungspolicen bis Untergang der verbrieften Rechte (bis 10 Jahre nach Vertragsende) Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
7 .9 Forderungs und Schul d- titel bis Untergang der verbrieften Rechte Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 -
5 nicht archivwürdig
8 . Personalakten
8.1 Personalunterlagen, Personaldossiers usw. 5 Jahre (Ausnahme: Ziffer 8.2) ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 –
5 nicht archivwürdig
8.2 Dossiers von herausr a- genden Persönlichkeiten 10 Jahre ab Ende des Dienstverhäl t- nisses Vernichtung nach
Art. 21 Abs. 2 –
5 archivwürdig
9. Geschäftsberichte
1 Bundesgesetz vom 12. Juni 2009 über die M ehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG); SR 641.20.
6 170.711- A4 Gegenstand Min dest aufbewah- rungsfrist Beginn Vorgaben betr. Vernichtung Bewertungsem p- fehlung Geschäftsberichte g e- mäss Art. 153 GG dauernd archivwürdig
10. Unterlagen aus freiwilliger Aufgabenerfüllung Übertragen die Gemei n- den der Regionalkonf e- renz weitere Aufgaben gemäss Art. 142 GG, so richtet sich die Aufbewa h- rung der Unterlagen aus dieser Aufgabenerfüllung sinngemäss nach A n- hang 1.
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