Archivverordnung
1 Archivverordnung
170.61 Archivverordnung (vom 9. Dezember 1998)
1 I. Allgemeines
Geltungsbereich
§ 1.
1 Diese Verordnung regelt a. die Aufbewahrung von Akten der öffentlichen Organe der kantona len Verwaltung im Hinblick au f die Übernahme und Archivierung durch das Staatsarchiv, b. die Organisation, di e Aufgaben und die Rechte des Staatsarchivs.
2 Sie gilt sinngemäss für die öffe ntlichen Organe der Gemeinden, soweit diese keine eigenen Regelungen erlassen haben.
Begriffe
§ 2.
1 Elektronische und andere Aufzeichnungen sind insbesondere digital und analog gespeicherte In formationen auf magnetischen, opti schen oder anderweiti gen Speichermedien.
2 Ergänzende Unterlagen sind insbesondere a. Steuerungs- und Findmittel wie Verzeichnisse, Registraturpläne, Geschäftskontrollen, Karteien, Li sten in jeglicher Aufzeichnungs form, b. technische Hilfsmittel und Daten, die notwendig sind, um Informa tionen verständlich zu machen und zu nutzen.
3 Aktenablagen sind Einrichtungen de r öffentlichen Organe, die der geordneten Aufbewahrung der Akte n dienen, bevor sie einem Archiv mit Fachpersonal zur Übernahme angeboten werden.
4 Amtsdruckschriften sind einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von öffentlichen Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugä nglich sind. Als Amtsdruckschrif ten gelten namentlich folgende P ublikationen öffentlicher Organe:
6 a. öffentlich zugängliche Druckpublikationen, b. Handbücher und Dienstanweisungen, c. Kommissions- und Expertenberichte, d. Gutachten und Studien.
Archive mit
Fachpersonal
§ 3.
1 Als Archive mit Fachpersonal gelten neben dem Staatsarchiv die Stadtarchive von Zürich und Winterthur, das Universitätsarchiv sowie die von der Direktion der Justiz und des Innern bezeichneten wei teren Archive.
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2 Ihnen stehen gegenüber den öffentlichen Organen in ihrem Zu ständigkeitsbereich si nngemäss die Rechte des Staatsarchivs zu.
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170.61 Archivverordnung Schutzfristen
§ 4.
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1 Sind weder Todes- noch Geburtsdatum einer Person fest
- stellbar, endet die Schutzfrist 80 Ja hre, nachdem die Akten geschlossen wurden.
2 Wichtige Gründe für die Einsicht nahme in archivierte Akten mit Personendaten verstorbener Personen im Sinn von §
11 Abs.
2 des Archivgesetzes
3 liegen vor, wenn a. die Einsichtnahme im überwiegenden Interesse der Rechtsnachfol
- gerin oder des Rechtsnachfolgers der verstorbenen Person erfolgt oder diese zugestimmt haben oder deren Zustimmung nach den Um
- ständen vorausgesetzt werden kann, b. die Akten für Gesetzgebung, Rechts prechung, statistische oder wis
- senschaftliche Zwecke oder eine n Entscheid über die Rechte der Rechtsnachfolgerinnen oder -nachf olger verstorbener Personen be
- nötigt werden.
3 Das Archiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme. Übergang der datenschutz rechtlichen Verantwortung
§ 5.
7 Mit der Übernahme von Akten wird das Staatsarchiv zum verantwortlichen Organ im Sinn des Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12 . Februar 2007 (IDG)
2 . Die Aufbewahrung im Auftrag im Sinne von §
13 bleibt vorbehalten. Archiv würdigkeit
§ 6.
1 Akten sind archivwürdig, we nn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für a. die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit des öffent
- lichen Organs, b. die Sicherung berechtigter Inte ressen betroffener Personen oder Dritter, c. das Verständnis der Gege nwart und der Geschichte, d. die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtspre
- chung, e. die Wissenschaft und die Forschung.
2 Das Staatsarchiv bewertet nach Anhörung der öffentlichen Organe die Archivwürdigkeit der Akten. Es entscheidet abschliessend. II. Ablieferungspflicht für Amtsdruckschriften
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§§
7–10.
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§ 10
a.
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1 Die öffentlichen Organe stellen dem Staatsarchiv von je der Amtsdruckschrift unmittelbar na ch derer Fertigstellung ein Exem plar zu. Von der Ablieferungspflic ht ausgenommen sind Drucksachen mit geringem Informationsgehalt wie Werbematerial, Einladungen und Formulare.
2 Handbücher und Dienstanweisungen sind ablieferungspflichtig, wenn sie bereichsübergre ifend oder für mindeste ns 50 Personen verbind lich sind. Die Ablieferungspflicht bezieht sich auch auf deren Ände rungen und Aktualisierungen.
3 Das ablieferungspflichtige öffent liche Organ kann für Amtsdruck schriften, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, eine Schutzfrist von bis zu 30 Jahren festlegen. Während der Schutzfrist werden die Druckschriften wie geschützte Akten behandelt.
4 In begründeten Fällen kann das Staa tsarchiv mit dem ablieferungs pflichtigen Organ abweichende Vereinbarungen schliessen. Es regelt ins besondere die Abliefer ung von Amtsdruckschri ften in elektronischer Form. III. Staatsarchiv
1. Organisation und Aufgaben
Leitung
§ 11.
Das Staatsarchiv ist ein Amt der Direktion der Justiz und des Innern und wird von der Staats archivarin oder dem Staatsarchivar geleitet.
Aufgaben
§ 12.
Das Staatsarchiv hat die Aufgabe: a. die archivwürdigen Akten auszuw ählen, zu bewerten und zu ver zeichnen, b. die Bestände zu erhalten, c. die Benützbarkeit der Be stände zu gewährleisten, d. Forschungen zur Landes-, Orts- und Personengeschichte durch Be ratung, durch Erarbe itung von Register n und Dokumentationen sowie durch Publikation von Quel len und Inventaren zu fördern und zu erleichtern, e. seine Bestände durch Öffentlic hkeitsarbeit bekannt zu machen, f. die fachliche Aufsicht über die Archive auszuüben sowie die öffent lichen Organe in Fragen der Ak tenablage zu beraten und zu unter stützen,
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170.61 Archivverordnung g. Aufzeichnungen und Überlieferung sgut privater Herkunft zu über
- nehmen, wo dies für die Ergänz ung der Bestände und die zürche
- rische Geschichte von Bedeutung ist. Aufbewahrung im Auftrag
§ 13.
1 Das Staatsarchiv kann im Ei nvernehmen mit einem öffent
- lichen Organ Akten aufbewahren, fü r die noch keine Anbietungspflicht besteht und über deren Archivwürdig keit noch nicht entschieden wor
- den ist.
2 Bis zur Übernahme in das Archivgut des Staatsarchivs bleibt das öffentliche Organ für de n Datenschutz verantwortlich. Dem Staatsarchiv ist nur eine Bearbeitung im Hinblic k auf künftige Archivierung erlaubt. Benützungs ordnung
§ 14.
Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung für die Benützung seiner Archivalien und Einrichtungen.
2. Rechte des Staatsarchivs
§§
15 und 16.
10 Auslagerung
§ 17.
Teilbestände des Staatsarchi vs können aufgrund einer Ver
- einbarung bei einer a nderen Stelle aufbewahrt werden, wenn die Er
- haltung, die Benützbarkeit und de r Schutz vor unbefugter Benützung gewährleistet wird. Die Aufsicht über die Archiv ierung und die daten
- schutzrechtliche Verantwortlichkeit verbleiben beim Staatsarchiv. Belegexemplar
§ 18.
Dem Staatsarchiv ist von Werken, die ganz oder teilweise auf der Benützung seiner Bestände be ruhen, ein unentgeltliches Beleg
- exemplar abzugeben. Ältere Archivteile
§ 19.
1 Als ältere Archivteile im Sinn von §
6 Abs.
2 des Archiv
- gesetzes
3 gelten die mehr als
50 Jahre alten Bestände.
2 Nach der Übernahme dieser Bestände verfügt das Staatsarchiv selbstständig darüber.
3. Zugänglichkeit des Archivguts Einsichtnahme
§ 20.
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1 Die Archivbestände des Staatsarchivs stehen der Öffent
- lichkeit im Rahmen der Benützungsordnung und unter Beachtung ge
- setzlicher Schutzfristen grundsätzlich unentgeltlich zur Einsichtnahme zur Verfügung.
2 Die Einsichtnahme geschieht unter Aufsicht. Das Staatsarchiv kann verlangen, dass sich die Benüt zerin oder der Benützer ausweist. a. Allgemein
5 Archivverordnung
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b. Einschrän
-
kung und
Verweigerung
§ 21.
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1 Einschränkung und Verweigerung der Einsichtnahme rich ten sich nach dem IDG
2 . Darüber hinaus kann das Staatsarchiv die Ein sichtnahme einschränken oder verweigern, wenn a. der Zustand der Archivalien es erfordert, b. die Vereinbarung mit den Depone nten von Archivalien privater Herkunft dies verlangt.
2 Wo es zum Schutz der Archivalie n notwendig ist, können anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung gestellt werden.
Ausleihe
§ 22.
1 Ausleihe von Archivalien an Dr itte ist in der Regel nur für Ausstellungen und unter den folg enden Voraussetzungen möglich: a. der Zustand der Archival ien erlaubt die Ausleihe, b. die Ausstellungsbedingungen ents prechen hinsichtlich Transport, Sicherheit und konservatorischen Verhältnissen den Archivierungs bedingungen, c. die Urheberrechte an den Ar chivalien sind gewährleistet, d. der Leihnehmer oder die Leihnehm erin trägt die Kosten für Sicher heitskopien, e. die Ausleihe verursacht kein en unverhältnism ässigen Aufwand.
2 Für die Ausleihe von Ar chivalien privater Herkunft gelten die bei der Übernahme getroffe nen Vereinbarungen.
Nutzung
zu gewerblichen
Zwecken
§ 23.
1 Die Nutzung von Archivalien zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung.
2 Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nut zungsumfangs und einer Gewinnbete iligung des Staatsarchivs abhän gig gemacht werden.
Verstösse gegen
die Benützungs
-
ordnung
§ 24.
1 Das Staatsarchiv kann bei schweren Verstössen gegen die Benützungsordnung das Benützungsrecht entziehen oder einschränken.
2 Als schwere Verstösse gelten insbesondere vorsätzliche oder grob fahrlässige Beschädigung und Ve ränderung von Ar chivalien sowie wiederholte Veränderung des Or dnungszustands v on Archivalien.
Rechte
betroffener
Personen
§ 25.
Betroffene Personen haben ke inen Anspruch auf Berichti gung oder Vernichtung v on archivierten Daten. Das Recht auf Anbrin gung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von Daten ist gewährleistet.
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170.61 Archivverordnung IV. Archivkommission Zusammen setzung
§ 26.
8 Die Archivkommission besteht aus der Generalsekretärin oder dem Generalsekretär der Direkt ion der Justiz und des Innern, der Staatsarchivarin oder dem Staatsarchi var, den Stadtarchivarinnen oder den Stadtarchivaren von Zürich und
- nen oder Vertretern von kommunale n Archiven, der oder dem kanto
- nalen Beauftragten für den Datensc hutz sowie einer Vertreterin oder einem Vertreter der obers ten kantonalen Gerichte. Aufgaben
§ 27.
Die Archivkommission berät den Regierungsrat und die obersten kantonalen Gerichte bezüglich Entwicklung und Organisa
- tion des Archivwesens in der Verwaltung sowie bezüglich Datenschutz im Archivwesen. V. Schluss- und Üb ergangsbestimmungen Aufhebung von Verordnungen
§ 28.
Die nachstehenden Verord nungen werden aufgehoben: a. Verordnung über die Gemeinde archive vom 21. April 1960; b. Verordnung für die Archive der Bezirksbehörden vom 24. Novem
- ber 1921; c. Verordnung über das Staatsar chiv vom 10. April 1974. Übergangs bestimmungen
§ 29.
1 Abgelieferte Akten öffentliche r Organe, welche das Staats
- archiv noch nicht übernommen hat, werden bis zur Übernahme oder Rückgabe nach den Bestimmungen über das Aufbewahren im Auftrag behandelt.
2 Für die aus den Gerichts- und Geme indearchiven dem Staatsarchiv übergebenen Prozessakten und Spru chbücher gelten bis zur Änderung der Verordnung des Obergerichts übe r die Archive der Gerichte, der Friedensrichter-, Gemeindeammann, Stadtammann- und der Betrei
- bungsämter vom 29. Juni 1994
4 die Schutzfristen des Archivgesetzes
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und dieser Verordnung. Inkrafttreten
§ 30.
Diese Verordnung tritt am
1. Januar 1999 in Kraft.
1 OS 54, 956. Frühere Ordnungsnummer LS 432.111 .
2 LS 170.4 .
3 LS 170.6 .
4 LS 211.16 .
7 Archivverordnung
170.61
5 Fassung gemäss RRB vom 22. September 2004 ( OS 59, 288 ). In Kraft seit
1. November 2004.
6 Eingefügt durch RRB vom 22. Juni 2005 ( OS 60, 258 ). In Kraft seit 1. August
2005.
7 Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 ( OS 63, 334 ; ABl 2008, 916 ). In Kraft seit 1. Oktober 2008.
8 Fassung gemäss RRB vom 25. Februar 2015 ( OS 70, 112 ; ABl 2015-03-06 ). In Kraft seit 1. Juli 2015.
9 Fassung gemäss RRB vom
3. September 2019 ( OS 74, 563 ; ABl 2019-09-13 ). In Kraft seit 1. Januar 2020.
10 Aufgehoben durch RRB vom 3. September 2019 ( OS 74, 563 ; ABl 2019-09-13 ). In Kraft seit 1. Januar 2020.
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