Archivreglement der Staatsanwaltschaft

1 162.711.3 Archivreglement der Staatsanwaltschaft (ArchR StAw) vom 15.10.2010 (Stand 01.01.2011) Die Generalstaatsanwaltschaft des Kantons Bern, gestützt auf Artikel 12 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG) 1 ) , im Einvernehmen mit dem Staatsarchiv, beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1

Gegenstand und Geltungsbereich

1 Dieses Reglement regelt das Aufbewahren von Unterlagen der General staatsanwaltschaft, der kantonalen und regionalen Staatsanwaltschaften sowie der Jugendanwaltschaft.

Art. 2

Begriffe

1 Datenträger sind alle Materialien, die für die Speicherung oder Wiedergabe von Daten in analoger und digitaler Form Verwendung finden.

2 Findmittel sind Hilfsmittel, die zum Auffinden, zur Benützung und zum Ver ständnis von Unterlagen notwendig sind, wie physische oder elektronische Ver zeichnisse, Register, Karteien, Listen und Ordnungsübersichten.

3 Unterlagen aus elektronischen Systemen sind a Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen, b Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mit tels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).

1) BSG 108.1 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses

10-91

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2 Aufbewahrung und Sicherung der Unterlagen

Art. 3

Aufbewahrungspflicht

1 Die Staatsanwaltschaften sammeln, ordnen und bewahren ihre Unterlagen soweit auf, dass die wesentlichen Abläufe und Ergebnisse ihrer Geschäftstätig keit jederzeit nachvollzogen und nachgewiesen werden können.

2 Zu diesem Zweck bewahren sie nur vollständige und verlässliche Unterlagen auf.

3 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen sind: a Verfahrensakten, die bis zur rechtskräftigen Erledigung in der Zuständig keit der Staatsanwaltschaft bleiben, b Verfahrens- und Vollzugsakten, die bis zur rechtskräftigen Erledigung bzw. bis zum Abschluss des Vollzugs in der Zuständigkeit der Jugendanwalt schaft bleiben, c Amtsdruckschriften oder anderweitige Publikationen von dokumentari schem Wert, welche die Staatsanwaltschaft veröffentlicht, d Publikationen, welche die Staatsanwaltschaft mitgestaltet oder finanziell unterstützt hat, e andere Unterlagen, die nach Artikel 3 Absatz 2 ArchG als archivwürdig gelten.

Art. 4

Aufbewahrung nach Weisung

1 Unterlagen, die nicht der Aufbewahrungspflicht nach Artikel 3 unterliegen, sind nur auf Weisung der Generalstaatsanwaltschaft aufzubewahren.

Art. 5

Aufbewahrung von Personendaten

1 Für Personendaten, die nicht der Aufbewahrungspflicht nach Artikel 3 unterlie gen, gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar

1986 (KDSG) 1 ) .

2 Besondere Aufbewahrungsvorschriften, namentlich diejenigen der Personal gesetzgebung, bleiben vorbehalten.

1) BSG 152.04

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Art. 6

Fristen

1 Die Unterlagen sind wie folgt aufzubewahren: a Verfahrens- und Vollzugsakten nach den Bestimmungen der Schweizeri schen Strafprozessordnung vom 5. Oktober 2007 (StPO) 1 ) bis zum Eintritt der Verfolgungs- oder Vollstreckungsverjährung; b Verfahrens- und Vollzugsakten der Jugendanwaltschaft bis zum vollende ten 30. Altersjahr des Jugendlichen. Artikel 36 Absatz 2 des Bundesgeset zes vom 20. Juni 2003 über das Jugendstrafrecht (Jugendstrafgesetz, JStG) 2 ) bleibt vorbehalten, wobei sich die Dauer der Aufbewahrungsfrist bei Akten von Übergangstäterinnen und -tätern gemäss Artikel 3 Absatz 2 JStG, die zu einer Strafe oder Massnahme nach dem Schweizerischen Strafgesetzbuch (StGB) 3 ) verurteilt worden sind, nach den Bestimmungen für Erwachsene richtet (Bst. a); c Amtsdruckschriften oder anderweitige Publikationen von dokumentari schem Wert mindestens bis zum Angebot an das Staatsarchiv nach Artikel 10, d Belegexemplare von Publikationen, welche die Staatsanwaltschaft mitge staltet oder finanziell unterstützt hat, mindestens bis zum Angebot an das Staatsarchiv nach Artikel 10, e andere nach Artikel 3 aufbewahrungspflichtige Unterlagen mindestens bis zum Angebot an das Staatsarchiv nach Artikel 10.

Art. 7

Archivpläne

1 Jede Staatsanwaltschaft erstellt einen Archivplan ihrer Ablagen und führt die sen nach. Sie legt ihre Unterlagen nach dieser Ordnung ab.

2 In den Archivplänen werden festgehalten: a die Systematik für die Ordnung der Unterlagen, b die Vorschriften für die Verwaltung von Unterlagen, c die Aufbewahrungsfristen, d einen Vorschlag zur Bewertung der Archivwürdigkeit im Hinblick auf die Übernahme der Unterlagen durch das Staatsarchiv.

3 Die Systematik der Ordnung der Unterlagen soll möglichst einfach, eindeutig und sachgerecht sein.

1) SR 312.0; BBl 2007 6977 ff.

2) SR 311.1

3) SR 311.0

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Art. 8

Registratur und Sicherung

1 Bei der Erstellung, Verwaltung und Aufbewahrung ihrer Unterlagen stellen die Staatsanwaltschaften sicher, dass a alterungsbeständige Informationsträger, Beschreib- und Schreibstoffe so wie sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine ausrei chende Lebensdauer bieten, die mindestens den jeweiligen Aufbewah rungsfristen entspricht; b die Archivräume abschliessbar sind und die Unterlagen vor schädlichen Einwirkungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit und Son nenbestrahlung geschützt werden; c Unbefugte keinen Zugriff auf Unterlagen haben.

2 Jede Staatsanwaltschaft bezeichnet eine für die Registraturführung verant wortliche Person.

3 Die verantwortliche Person ist Ansprechpartner für alle Belange der Archivfüh rung.

Art. 9

Koordination mit dem Staatsarchiv

1 Die einzelnen Staatsanwaltschaften sprechen sich bei der Anlage der Archiv pläne und Findmittel mit dem Staatsarchiv ab, so dass diese später im Staats archiv möglichst unverändert übernommen und für das Auffinden der zugehöri gen Unterlagen weiterverwendet werden können.

2 Sie machen ihre Archivpläne dem Staatsarchiv zugänglich und teilen ihm wichtige Änderungen mit.

3 Bei der Führung der Registratur sind sie dem Staatsarchiv gegenüber wei sungsverpflichtet.

3 Anbietepflicht und Ablieferung

Art. 10

Anbietepflicht und Fristen

1 Sämtliche nach Artikel 3 aufzubewahrenden Unterlagen müssen dem Staats archiv wie folgt zur Archivierung angeboten werden: a Verfahrens- und Vollzugsakten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, b Verfahrens- und Vollzugsakten der Jugendanwaltschaft nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, c Belegexemplare von Amtsdruckschriften oder anderweitigen Publikatio nen von dokumentarischem Wert nach deren Erscheinen oder spätestens fünf Jahre danach,

5 162.711.3 d Belegexemplare von Publikationen, welche die Staatsanwaltschaft mitge staltet oder finanziell unterstützt hat, nach deren Erscheinen oder spätes tens fünf Jahre danach, e andere nach Artikel 3 Absatz 3 Buchstabe e aufbewahrungspflichtige Un terlagen, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch zehn Jahre nach Abschluss des Geschäfts.

2 Betreffend Einzelheiten der Anbietepflicht sind die Staatsanwaltschaften dem Staatsarchiv gegenüber weisungsverpflichtet.

Art. 11

Vorbereitung der Akten

1 Bevor die Unterlagen dem Staatsarchiv angeboten werden, müssen sie nach den Weisungen der Generalstaatsanwaltschaft bereinigt und zur Abgabe vor bereitet werden.

Art. 12

Bewertungsvorschlag

1 Die Staatsanwaltschaften schlagen dem Staatsarchiv die Unterlagen vor, die sie als archivwürdig gemäss Artikel 3 Absatz 2 ArchG erachten.

2 Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass diese durch das Staatsarchiv ohne zusätzlichen Aufwand im Hinblick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet werden können.

Art. 13

Unterlagen aus elektronischen Systemen

1 Für die Bewertung von Unterlagen aus elektronischen Systemen ziehen die Staatsanwaltschaften das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Systeme bei. Das Staatsarchiv ist in angemessener Form am entsprechenden Projekt zu beteiligen.

2 Dem Staatsarchiv ist Zugang zu allen Systemen zu gewähren, deren Daten der Anbietepflicht unterliegen und auf ihre Archivwürdigkeit geprüft werden müssen, insbesondere zu den betreffenden Projekt-, System- und Anwen dungsdokumentationen, soweit dies zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Der Zugang im Abrufverfahren ist ausgeschlossen.

3 Werden Unterlagen aus elektronischen Systemen, die der Anbietepflicht un terliegen, vollumfänglich und unter Wahrung ihrer Verlässlichkeit in analoger Form (auf Papier oder Mikrofilm) aufbewahrt, kann die verantwortliche Staats anwaltschaft von der Anbietepflicht der im System enthaltenen Daten befreit werden.

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Art. 14

Ablieferung

1 Dem Staatsarchiv sind mit den Unterlagen auch die zugehörigen Findmittel sowie allfällige weitere Hilfsmittel zur Ablieferung anzubieten.

2 Den Ablieferungen ist ein Verzeichnis der abgelieferten Unterlagen beizule gen, das folgende Informationen enthält: a Inhalt der Unterlagen in knapper Form, b Hinweis auf Personendaten.

3 Die Staatsanwaltschaften sind für die Überführung des Archivguts verantwort lich. Sie treffen vorgängig mit dem Staatsarchiv die nötigen Absprachen.

4 Sie lassen sich jede Ablieferung durch das Staatsarchiv mit einem Abliefe rungsbericht quittieren.

5 Betreffend Einzelheiten der Ablieferung sind sie dem Staatsarchiv gegenüber weisungsverpflichtet.

4 Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 15

1 Der Zugang der Öffentlichkeit zum Archivgut der Staatsanwaltschaften richtet sich nach den Artikeln 16 ff. ArchG.

5 Übergangs- und Schlussbestimmungen

Art. 16

Übergangsbestimmungen

1 Für die Archivierung der Verfahrens- und Vollzugsakten, die bis zum 31. De zember 2010 bei den Untersuchungsrichterämtern und Jugendgerichten ent standen sind, gelten die Bestimmungen des Reglements des Obergerichts vom

29. November 2010 über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zi vil- und Strafgerichte 1 ) .

Art. 17

Inkrafttreten und Publikation

1 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.

2 Es wird in die Bernische Gesetzessammlung aufgenommen.

1) Titel neu: Reglement über die Archivführung der erst- und oberinstanzlichen Zivil-, Straf- und Ju gendgerichtsbehörden (ArchR ZSJ), BSG 162.16

7 162.711.3 Bern, 15. Oktober 2010 Im Namen der Generalstaatsanwaltschaft Der Generalstaatsanwalt: Grädel

162.711.3 8 Änderungstabelle - nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle

15.10.2010 01.01.2011 Erlass Erstfassung 10-91

9 162.711.3 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 15.10.2010 01.01.2011 Erstfassung 10-91