Informations- und Datenschutzverordnung

Informations- und Datenschutzverordnung (InfoDV) Vom 10. Dezember 2001 (Stand 1. Juli 2023) Der Regierungsrat des Kantons Solothurn gestützt auf § 46 des Informations- und Datenschutzgesetzes (InfoDG) vom

21. Februar 2001 1 )

beschliesst:

1. Amtliche Information

§ 1 Informationsstellen

1 Über Geschäfte des Regierungsrates und seiner Kommissionen informie - ren der Landammann oder die Frau Landammann oder der Staatsschreiber oder die Staatsschreiberin.

2 Über Geschäfte eines Departements informiert dessen Vorsteher oder Vorsteherin. Diese Aufgabe kann an Medienbeauftragte delegiert werden.

§ 2 Medienbeauftragte

1 Der Regierungsrat wählt einen Medienbeauftragten oder eine Medienbe - auftragte. Er oder sie a) plant und koordiniert die amtliche Information des Regierungsrates und der Verwaltung; b) berät und unterstützt den Regierungsrat und die Verwaltung in In - formations- und Kommunikationsfragen; c) vermittelt und pflegt die Kontakte zu den Medien.

2 Die Medienbeauftragten der Departemente a) planen und koordinieren die amtliche Information in ihren Berei - chen; b) informieren im Auftrag des Vorstehers oder der Vorsteherin; c) verfassen Medienmitteilungen und stellen diese dem Medienbeauf - tragten des Regierungsrates zu; d) vermitteln Kontakte zwischen Ämtern und Medien.

§ 3 Informationsmittel

1 Der oder die Medienbeauftragte des Regierungsrates gibt Medienmittei - lungen, allenfalls mit zusätzlichen Unterlagen über die Verhandlungen des Regierungsrates heraus.

1) BGS 114.1 . GS 96, 236

2 Der Vorsteher oder die Vorsteherin eines Departementes kann, nach vor - gängiger Orientierung des Regierungsrates, Medienkonferenzen durchfüh - ren. Medienkonferenzen, die den Zuständigkeitsbereich eines Departe - mentes überschreiten, beschliesst der Regierungsrat. Der oder die Medien - beauftragte des Regierungsrates koordiniert die Termine und lädt ein.

3 Die Behörden nehmen bei der Wahl des Zeitpunkts und der Form der amtlichen Information nach Möglichkeit Rücksicht auf die Bedürfnisse der Medien.

§ 4 Amtsblatt

1 Das Amtsblatt des Kantons Solothurn dient als Publikationsorgan für die amtlichen Bekanntmachungen aufgrund der Verordnung über die amtli - chen Publikationsorgane (Publikationsverordnung, PuV) vom 2. Mai

2023 1 ) . *

2 ... *

§ 5 Akkreditierung von Medienschaffenden

1 Das Gesuch um Akkreditierung ist schriftlich an die Staatskanzlei zu rich - ten.

2 Die Staatskanzlei entscheidet über die Akkreditierung und deren Entzug; sie führt ein Verzeichnis der akkreditierten Personen.

3 Den akkreditierten Medienschaffenden werden folgende Dienstleistun - gen angeboten: a) unentgeltliche Zustellung aller Medienmitteilungen, aller Botschaf - ten und Entwürfe, die der Regierungsrat an den Kantonsrat richtet, sowie weiterer Unterlagen, die für die Medien bestimmt sind; b) Einladung zu Medienkonferenzen; c) Teilnahme an den Sitzungen des Kantonsrates auf den für die Medi - en reservierten Plätzen, soweit das räumlich möglich ist; die Vertre - ter und Vertreterinnen solothurnischer Medien haben dabei Vor - rang.

2. Zugang zu amtlichen Dokumenten

§ 6 Zuständigkeit

1 Ist ein amtliches Dokument bei mehreren Behörden vorhanden, so nimmt jene Behörde zu einem Zugangsgesuch Stellung, welche das Dokument er - stellt oder die es von Dritten erhalten hat.

§ 7 Verfahren

a) Gesuch

1 Das Gesuch um Zugang zu amtlichen Dokumenten kann mündlich oder schriftlich gestellt werden; die Dokumente sind hinreichend genau zu be - zeichnen. Die Behörde kann Schriftlichkeit verlangen.

2 Die Behörde, die eine Gebühr wegen besonderen Aufwandes erheben will (§ 40 Abs. 2 lit. a InfoDG), informiert die gesuchstellende Person vor - gängig.

1) BGS 111.32 .

§ 8 b) Prüfung

1 Die Behörde prüft in jedem Fall, ob der Zugang eingeschränkt, aufge - schoben oder verweigert werden muss.

2 Wenn zweifelhaft ist, ob schützenswerte private Interessen betroffen sind, hört die Behörde die betroffenen Personen an.

§ 9 c) Wahrung entgegenstehender Interessen

1 Entgegenstehende Interessen werden, soweit möglich, durch Abdecken gewahrt.

2 Können private Interessen durch Abdecken nicht gewahrt werden, holt die Behörde die Einwilligung der betroffenen Personen ein; sie macht sie auf ihr Verweigerungsrecht aufmerksam.

3 Die Behörde verweigert den Zugang zum amtlichen Dokument, wenn die betroffenen Personen nicht eingewilligt haben; vorbehalten sind § 15 Ab - sätze 1 und 2, je litera a – c, des Informations- und Datenschutzgesetzes.

§ 10 d) Zugang; Stellungnahme

1 Zugang zu amtlichen Dokumenten wird in der Regel bei der zuständigen Behörde während der ordentlichen Büro-Öffnungszeiten gewährt. Die Be - hörde sorgt für die Sicherheit der Dokumente während der Einsichtnahme.

2 Die Behörde begründet ihre Stellungnahme auf Verlangen schriftlich (§ 35 Abs. 2 InfoDG), wenn ein schriftliches Zugangsgesuch vorliegt.

§ 11 Auskunft

1 In der Regel werden behördliche Auskünfte auf mündliche Anfrage mündlich, solche auf schriftliche Anfrage schriftlich erteilt.

3. Datenschutz

3.1. Datensicherheit

§ 12 Technische und organisatorische Massnahmen

1 Technische und organisatorische Massnahmen (§ 16 Abs. 1 lit. c InfoDG) sind insbesondere gegen folgende Risiken zu treffen: a) unbefugte oder zufällige Vernichtung; b) zufälligen Verlust, c) technische Fehler; d) Fälschung, Diebstahl, widerrechtliche Verwendung; e) unbefugtes Ändern, Kopieren, Zugreifen.

2 Die Massnahmen richten sich nach dem Zweck, der Art und dem Umfang der Datenbearbeitung sowie den möglichen Gefahren für die Persönlich - keitsrechte betroffener Personen. Sie entsprechen dem Stand der Technik und müssen periodisch auf ihre Zweck- und Verhältnismässigkeit überprüft werden.

§ 13 Protokollierung

1 Die Behörde protokolliert das automatisierte Bearbeiten von besonders schützenswerten Personendaten und von Persönlichkeitsprofilen, wenn präventive Massnahmen den Datenschutz, insbesondere die zweckentspre - chende Verwendung der Daten, nicht gewährleisten.

2 Die Protokolle sind während eines Jahres dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz zur Verfügung zu halten.

3.2. Bekanntgeben von Daten

§ 14 Aktualität

1 Die Behörde teilt beim Bekanntgeben von Daten deren Aktualität und Vollständigkeit mit, wenn sich das nicht aus den Daten selbst oder aus den Umständen ergibt.

§ 15 Einwohnerkontrolle

1 Die Einwohnerkontrolle erteilt Behörden die für die Erfüllung ihrer Auf - gaben erforderlichen Auskünfte, einzeln oder systematisch geordnet (Sam - melauskünfte).

2 Die Einwohnerkontrolle erteilt Privaten die in § 22 Absatz 1 InfoDG ge - nannten Auskünfte. Das Gesuch um Auskunft über den Zivilstand sowie um eine Sammelauskunft (§ 22 Abs. 2 InfoDG) muss, mit Begründung, schriftlich gestellt werden; die Auskunft wird schriftlich erteilt.

§ 15 bis Internet

1 Die Staatskanzlei kann Regierungsratsbeschlüsse sowie Informationen, welche keine besonders schützenswerten Personendaten enthalten, im In - ternet veröffentlichen; die Departemente können Informationen, welche keine besonders schützenswerten Personendaten enthalten, im Internet veröffentlichen.

3.3. Register der Datensammlungen

§ 16 Einzelregister; Anmeldung

1 Das Register enthält über jede Datensammlung folgende Angaben: a) Bezeichnung und Adresse der Behörde; b) Bezeichnung, Zweck und Rechtsgrundlage der Datensammlung; c) Kategorien der betroffenen Personen und der bearbeiteten Perso - nendaten; d) Kategorien der Behörden und Dritten, welchen die Daten ohne An - frage gemeldet oder durch ein Abrufverfahren zugänglich gemacht werden; e) ungefähre Anzahl der betroffenen Personen; f) Kategorien der Behörden und Dritten, die Daten eingeben und ver - ändern dürfen.

2 Die Behörde meldet jede Datensammlung, bevor sie sie eröffnet, sowie jedes Projekt zur automatisierten Bearbeitung von Personendaten bei dem oder der Beauftragten für Information und Datenschutz (IDSB) an. Die An - meldung enthält die Angaben nach Absatz 1.

3 Die Behörde stellt dem oder der Beauftragten für Information und Da - tenschutz jährlich auf den 1. Januar eine vollständige Kopie des Registers ihrer Datensammlungen zu. Die im Vorjahr eingetretenen Änderungen hebt sie hervor.

§ 17 Zentrales Register

1 Das zentrale Register kann bei dem oder der Beauftragten für Informati - on und Datenschutz, auf der Staatskanzlei und auf den Oberämtern von jeder Person eingesehen werden. Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann das zentrale Register im Internet veröffentlichen.

3.4. Rechte der betroffenen Person

§ 18 Datensperre

1 Die Behörde bestätigt die Sperre schriftlich, sobald sie sie vorgenommen hat.

3.5. Der oder die Beauftragte für Information und

Datenschutz

§ 19 Stellung und Zusammenarbeit

1 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz (IDSB) ist administrativ der Staatskanzlei angegliedert. *

2 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz holt die Stel - lungnahme des Amtes für Informatik und Organisation ein, bevor er oder sie technische Massnahmen zum Datenschutz für kantonale Behörden empfiehlt.

§ 20 Entwürfe, Entscheide

1 Die kantonalen Behörden legen dem oder der Beauftragten für In - formation und Datenschutz alle Entwürfe zu Erlassen und Massnahmen vor, die für den Zugang zu amtlichen Dokumenten oder für den Daten - schutz erheblich sind.

2 Die kantonalen Behörden teilen dem oder der Beauftragten für In - formation und Datenschutz ihre Richtlinien und, in anonymisierter Form, ihre grundsätzlichen Entscheide im Gebiet des Zugangs zu amtlichen Doku - menten und des Datenschutzes mit.

§ 21 Tätigkeit

1 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann von den Behörden insbesondere folgende Auskünfte verlangen: a) technische und organisatorische Massnahmen, die getroffen oder geplant sind;

b) die Regelungen betreffend Sperre, Berichtigung, Anonymisierung, Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Daten; c) die Konfiguration der Informatikmittel; d) die Verknüpfungen mit andern Datensammlungen; e) Art und Umfang des Zugriffs auf Daten im Abrufverfahren.

2 Zur Durchführung von Informatik-Revisionen bezüglich Datenschutz bei kantonalen Behörden kann der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz die kantonale Finanzkontrolle beiziehen.

3 Der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz kann den Be - hörden empfehlen, einen Datenschutz-Audit durch aussenstehende Fach - leute durchführen zu lassen.

4 Gibt der oder die Beauftragte für Information und Datenschutz einer Be - hörde eine Empfehlung ab, so orientiert er oder sie deren vorgesetzte Be - hörde darüber.

4. Übergangsbestimmung

§ 22

1 Die Behörden treffen die erforderlichen technischen und organisatori - schen Massnahmen (§ 16 Abs. 1 lit. c InfoDG; § 12 f. InfoDV) spätestens in - nert zwei Jahren seit dem Inkrafttreten dieser Verordnung.

5. Schlussbestimmungen

5.1. Aufhebung bisherigen Rechts

§ 23

1 Aufgehoben sind: a) die Verordnung über die Information der Öffentlichkeit durch den Regierungsrat und die kantonale Verwaltung vom 19. November

1984 1 ) ; b) die Verordnung über die Akteneinsicht und die Herausgabe von Ak - ten der kantonalen Verwaltung vom 25. Februar 1975 2 ) ; c) die Verordnung über Datenschutz und Datensicherheit in der kanto - nalen Verwaltung vom 4. Dezember 1979 3 ) ; d) § 15 der Verordnung über die Bearbeitung von Personendaten der Staatsbediensteten vom 20. November 1990 4 ) ; e) § 10 der Weisungen für das Staatsarchiv vom 11. August 1992 5 ) .

1) GS 89, 556 (BGS 122.12).

2) GS 86, 583 (BGS 122.161).

3) GS 88, 261 (BGS 122.213).

4) GS 91, 831 (BGS 126.161 ).

5) GS 92, 555 (BGS 122.581).

5.2. Inkrafttreten

§ 24

1 Diese Verordnung tritt mit dem Informations- und Datenschutzgesetz in Kraft.

2 Vorbehalten bleibt das Einspruchsrecht des Kantonsrates. Die Einspruchsfrist ist am 21. Februar 2002 unbenutzt abgelaufen. Inkrafttreten am 1. Januar 2003. Publiziert im Amtsblatt vom 20. September 2002.

* Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung GS Fundstelle

21.10.2003 01.01.2004 § 19 Abs. 1 geändert -

06.07.2004 01.07.2004 § 15

bis eingefügt -

02.05.2023 01.07.2023 § 4 Abs. 1 geändert GS 2023, 12

02.05.2023 01.07.2023 § 4 Abs. 2 aufgehoben GS 2023, 12

* Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung GS Fundstelle

§ 4 Abs. 1 02.05.2023 01.07.2023 geändert GS 2023, 12

§ 4 Abs. 2 02.05.2023 01.07.2023 aufgehoben GS 2023, 12

§ 15

bis

06.07.2004 01.07.2004 eingefügt -