Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (EAkten-Verordnung - EAktVO M-V) Vom 4. August 2018

Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten (EAkten-Verordnung - EAktVO M-V) Vom 4. August 2018

Zum 15.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des

1.

§ 298a Absatz 1 Satz 2 und 4 der Zivilprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3202; 2006 I S. 431; 2007 I S. 1781), die zuletzt durch Artikel 2 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 43 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz vom 11. Oktober 2006 (GVOBl. M-V S. 755), die zuletzt durch die Verordnung vom 19. Juli 2018 (GVOBl. M-V S. 270) geändert worden ist,

2.

§ 14 Absatz 4 Satz 1 und 2 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587), das zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 20. Juli 2017 (BGBl. I S. 2780, 2786) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 17 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,

3.

§ 46e Absatz 1 Satz 2 des Arbeitsgerichtsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. Juli 1979 (BGBl. I S. 853, 1036), das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 4 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,

4.

§ 55b Absatz 1 Satz 2 und 3 der Verwaltungsgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 686), die zuletzt durch Artikel 7 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 39 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,

5.

§ 65b Absatz 1 Satz 2 und 3 des Sozialgerichtsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. September 1975 (BGBl. I S. 2535), das zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1155) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 34 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,

6.

§ 52b Absatz 1 Satz 2 und 3 der Finanzgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. März 2001 (BGBl. I S. 442, 2262; 2002 I S. 679), die zuletzt durch Artikel 8 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154) geändert worden ist, in Verbindung mit § 1 Nummer 18 der Ermächtigungsübertragungslandesverordnung Justiz,

verordnet das Justizministerium:

§ 1 Anordnung der elektronischen Aktenführung

(1) Die Prozessakten werden elektronisch geführt. Die Zulassung der elektronischen Akte wird auf einzelne Gerichte und Verfahren beschränkt. Vorbehaltlich der Regelung in Absatz 3 ergibt sich die Bestimmung der Verfahren, in denen die Akten elektronisch zu führen sind, aus einer Verwaltungsvorschrift des Ministeriums für Justiz, Gleichstellung und Verbraucherschutz, die öffentlich bekannt zu machen ist.

(2) Akten, die ab dem in der Verwaltungsvorschrift angegebenen Zeitpunkt neu angelegt werden, werden im Ganzen elektronisch geführt. Akten, die zum in der Verwaltungsvorschrift angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform geführt. Abweichend von Satz 2 werden Akten, die von anderen Gerichten oder Spruchkörpern insbesondere wegen Unzuständigkeit abgegebene Verfahren betreffen, auch dann elektronisch geführt, wenn die Akten dort zum angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt wurden. Davon ausgenommen sind Akten bei den in der Anlage bezeichneten Gerichten in den genannten Verfahren, diese Akten werden erst ab dem Zeitpunkt des Eingangs elektronisch geführt.

(3) Abweichend von Absatz 2 werden die Akten bei den in der Anlage bezeichneten Gerichten in den in der Anlage bezeichneten Verfahren bis zu dem in der Anlage benannten Zeitpunkt in Papierform und ab dem Zeitpunkt nach Maßgabe des Absatzes 2 elektronisch weitergeführt (hybride Aktenführung). Dies gilt auch, soweit Akten von anderen Gerichten oder Spruchkörpern insbesondere wegen Unzuständigkeit abgegeben und bereits in Papierform angelegt worden sind.

§ 2 Bildung elektronischer Akten

(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zu vereinigen.

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil erfolgen.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die gerichtsinterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen.

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten

(1) In Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind nach dem Stand der Technik in die elektronische Form zu übertragen. Satz 1 gilt nicht für in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und beigezogene Akten.

(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik genügt wird. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(3) In Papierform vorliegende Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind nach dem Ablauf von sechs Monaten nach der Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig oder aus sonstigen Gründen aufzubewahren sind.

§ 4 Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten

Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren. Dieses hat zu gewährleisten, dass

1.

die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),

2.

die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Identifikation und Authentisierung),

3.

die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet werden (Berechtigungsverwaltung),

4.

die eingeräumten Benutzungsrechte vom System geprüft werden (Berechtigungsprüfung),

5.

die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Beweissicherung),

6.

eingesetzte Backup-Systeme ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),

7.

etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),

8.

die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit) und

9.

der Austausch von Daten im System und bei Einsatz öffentlicher Netze sicher erfolgen kann (Übertragungssicherheit).

§ 5 Datenschutz und Datensicherheit

Das Justizministerium ergreift dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes nach Maßgabe des Landesdatenschutzgesetzes, des Bundesdatenschutzgesetzes und der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314, S. 72). Zur Erfüllung der Verpflichtung nach Satz 1 erstellt es ein Sicherheitskonzept, das festlegt, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die Vorgaben des Datenschutzrechts und dieser Verordnung gewährleistet werden.

§ 6 Ersatzmaßnahmen

Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Gerichtsleitung für die von der Störung betroffenen Sachgebiete anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 7 Geltung der Aktenordnungen

Im Übrigen bleiben die Aktenordnungen unberührt.

§ 8 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Schwerin, den 4. August 2018

Die Justizministerin Katy Hoffmeister

Anlage

(zu § 1 Absatz 2 und 3)

Gerichte, Verfahren und Zeitpunkt der elektronischen Aktenführung