Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern - ERechVO M-V)

Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Mecklenburg-Vorpommern (E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern - ERechVO M-V)

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Vom 21. Juni 2021

Zum 15.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Fußnoten

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Diese Verordnung dient der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1).

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 4a Absatz 4 des E-Government-Gesetzes Mecklenburg-Vorpommern vom 25. April 2016 (GVOBl. M-V S. 198), das zuletzt durch das Gesetz vom 21. November 2020 (GVOBl. M-V S. 1138) geändert worden ist, verordnet das Ministerium für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung:

§ 1 Geltungsbereich

Diese Verordnung gilt für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen abgerechnet wird. Sie gilt weiterhin für alle öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 99 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthält.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

(2) Eine elektronische Rechnung ist gemäß § 4a Absatz 2 E-Government-Gesetz Mecklenburg-Vorpommern jedes Dokument im Sinne von Absatz 1, wenn

1.

es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und

2.

das Format die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung ermöglicht.

(3) Besteht die Rechnung aus einem strukturierten elektronischen Format und aus einem Abbild der Rechnung, das dabei als Träger für den strukturierten Datensatz dient (hybrides Format), stellt sie keine elektronische Rechnung im Sinne dieser Verordnung dar.

(4) Rechnungsstellende sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfangende im Sinne der Absätze 5 und 6 ausstellen und übermitteln.

(5) Unabhängig vom Geltungsbereich des § 1 Satz 2 sind Rechnungsempfangende alle subzentralen öffentlichen Auftraggeber gemäß Absatz 8.

(6) Rechnungsempfangende sind auch öffentliche Auftraggeber in Verfahren einer Organleihe nach § 3 Absatz 5 des Landesorganisationsgesetzes an das Land sowie in Verfahren der Vergabekammer des Bundes im Sinne von § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen an den Bund. Liegen größere Wettbewerbsverzerrungen im Sinne von § 2b des Umsatzsteuergesetzes zwischen zwei oder mehreren juristischen Personen des öffentlichen Rechts vor, ist der öffentliche Auftraggeber ebenfalls Rechnungsempfangender im Sinne dieser Verordnung.

(7) Rechnungssendende sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag Rechnungsstellender ausstellen und übermitteln.

(8) Subzentrale öffentliche Auftraggeber sind alle öffentlichen Auftraggeber, die keine obersten Bundesbehörden oder Verfassungsorgane des Bundes sind.

§ 3 Verbindlichkeit des elektronischen Formates

(1) Rechnungsstellende müssen ab dem 1. April 2023 Rechnungen unabhängig vom Auftragswert gegenüber Rechnungsempfangenden in einem elektronischen Format ausstellen und übermitteln. Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendenden bedienen.

(2) Ausgenommen von der Verpflichtung sind Rechnungsstellende, die bei sonstigen Beschaffungen im Ausland nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und zur Übermittlung elektronischer Rechnungen verfügen.

(3) Rechnungsempfangende müssen ab Inkrafttreten dieser Verordnung die nach Absatz 1 ausgestellten und übermittelten Rechnungen elektronisch empfangen und verarbeiten. Dazu können sie entsprechend der Vorgaben des § 7 die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern, die unter

https://xrechnung-bdr.de

veröffentlicht ist, nutzen.

(4) Eine elektronisch übermittelte Rechnung stellt die Originalrechnung dar. Sie ist bis zum elektronischen Empfang durch den öffentlichen Auftraggeber digital und revisionssicher bei dem Inhaber der weiteren vertraglichen Vereinbarung für die Entgegennahme und Weiterleitung der geprüften und bereitgestellten elektronischen Rechnungen zu archivieren.

(5) Eine Rechnung gilt Rechnungsempfangenden bei Nutzung der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern als zugegangen, sobald die Rechnung in dieser eingegangen ist, die formale Prüfung erfolgreich durchlaufen hat und die Rechnung zur Abholung bereitgestellt wird. Das Bereitstellungsdatum wird für Rechnungsempfangende vermerkt.

(6) Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach Absatz 1 gilt nicht für Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 10 unterliegen.

(7) Vertragliche Regelungen, die die elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, bleiben unberührt.

§ 4 Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung

(1) Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungsstellende und Rechnungssendende grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung gemäß § 4 Absatz 1 der E-Rechnungsverordnung des Bundes zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

(2) Änderungen des Datenaustauschstandards XRechnung werden gemäß § 4 Absatz 2 der E-Rechnungsverordnung des Bundes vom Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat im Bundesanzeiger bekannt gegeben. Diese Informationen werden zusätzlich auf dem Serviceportal der Landesregierung Mecklenburg-Vorpommern (MV-Serviceportal) unter

www.mv-serviceportal.de

bekannt gegeben.

(3) Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen können Rechnungsstellende und Rechnungssendende die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes nutzen. Die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform stellt den elektronischen Briefkasten aller sie nutzenden öffentlichen Auftraggeber des Landes dar. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform ist, dass Rechnungsstellende oder Rechnungssendende sich zuvor auf dem vorgesehenen Nutzerkonto im Sinne des Onlinezugangsgesetzes registrieren. Alternativ können elektronische Rechnungen nach Registrierung in der Schnittstelle Public Procurement OnLine (PEPPOL) auf diesem Weg eingebracht werden.

(4) Elektronische Rechnungen, die über die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern übermittelt werden, sind automationsunterstützt auf ihre formale Fehlerlosigkeit zu prüfen. Sobald die ordnungsgemäße Übermittlung einer elektronischen Rechnung festgestellt ist, sind Rechnungsstellende oder Rechnungssendende automationsunterstützt davon zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung ist automationsunterstützt abzulehnen. In diesem Fall sind Rechnungsstellende oder Rechnungssendende unverzüglich über die Ablehnung zu informieren.

(5) Erhalten Rechnungsempfangende eine elektronische Rechnung, die keinem Nutzerkonto im Sinne des Onlinezugangsgesetzes zugeordnet werden kann, haben Rechnungsempfangende die elektronische Rechnung abzulehnen. In diesem Fall erhalten die Rechnungsstellenden oder die Rechnungssendenden keine Information über die Ablehnung.

(6) Die Nutzungsbedingungen für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen werden auf dem Serviceportal der Landesregierung unter

www.mv-serviceportal.de

veröffentlicht.

§ 5 Elektronische Gutschrift, rechnungsbegründende Unterlagen

(1) Eine elektronische Gutschrift eines Vertragspartners steht einer elektronischen Rechnung entsprechend der Bestimmungen des § 14 Absatz 2 Umsatzsteuergesetz gleich.

(2) Der elektronischen Rechnung können zu ihrer Erläuterung erforderliche Unterlagen (rechnungsbegründende Unterlagen) in einem elektronischen Format unter Beachtung der im Datenaustauschstandard XRechnung nach § 4 Absatz 1 zugelassenen Formate beigefügt werden.

(3) Es bedarf einer gesonderten Übermittlung beizufügender Unterlagen in Papierform, wenn der Schutzbedarf über den datenschutzrechtlichen Vorgaben des § 9 liegt. § 9 Absatz 3 und § 10 Absatz 2 gelten entsprechend.

§ 6 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1.

eine Leitweg-IdentifikationsNummer (bei Nutzung der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern),

2.

die Bankverbindungsdaten,

3.

die Zahlungsbedingungen und

4.

die E-Mail-Adresse der Rechnungsstellenden.

(2) Die elektronische Rechnung hat zu den Angaben nach Absatz 1 insbesondere folgende Angaben zu enthalten, wenn diese den Rechnungsstellenden bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

1.

die Lieferantennummer,

2.

eine Bestellnummer.

§ 7 Regelungen zu E-Government-Basisdiensten

(1) Die für die Digitalisierung in der Verwaltung zuständige oberste Landesbehörde stellt der Landesverwaltung als Basisdienst nach § 15 Absatz 1 des E-Government-Gesetzes Mecklenburg-Vorpommern die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern sowie eine weitere vertragliche Vereinbarung zur Entgegennahme und Weiterleitung der geprüften und bereitgestellten elektronischen Rechnungen für den Empfang elektronischer Rechnungen bereit. Die hierfür anfallenden Kosten mit Ausnahme gegebenenfalls entstehender weiterer Kosten trägt die für ressortübergreifende IT-Angelegenheiten zuständige oberste Landesbehörde.

(2) Rechnungsempfangende im Sinne des § 2, die zur Landesverwaltung gehören, müssen die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform des Landes Mecklenburg-Vorpommern sowie eine weitere vertragliche Vereinbarung zur Entgegennahme und Weiterleitung der geprüften und bereitgestellten elektronischen Rechnungen für den Empfang durch die öffentlichen Auftraggeber nutzen.

(3) Alle übrigen Rechnungsempfangenden im Sinne des § 2 können die vom Land Mecklenburg-Vorpommern bereitgestellte Lösung zur Nutzung der Onlinezugangsgesetz-konformen Rechnungseingangsplattform sowie eine weitere vertragliche Vereinbarung zur Entgegennahme und Weiterleitung der geprüften und bereitgestellten elektronischen Rechnungen für den Empfang durch die öffentlichen Auftraggeber nach Absatz 1 kostenpflichtig nutzen.

§ 8 Verarbeitung von elektronischen Rechnungen

(1) Rechnungsempfangende, die an das Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern angeschlossen sind, haben die gemäß § 4 Absatz 3 übermittelten elektronischen Rechnungen entsprechend der Vorgaben des Finanzministeriums für die Einhaltung der in den §§ 70 bis 80 der Landeshaushaltsordnung getroffenen Festlegungen zu verarbeiten.

(2) Rechnungsempfangende, die nicht an das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Landesverwaltung Mecklenburg-Vorpommern angeschlossen sind, haben die gemäß § 4 Absatz 3 übermittelten elektronischen Rechnungen nach pflichtgemäßem Ermessen im Sinne von Absatz 1 zu verarbeiten.

§ 9 Schutz personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen wurden, dürfen von Rechnungsempfangenden nur zur Erfüllung der Aufgaben nach dieser Rechtsverordnung und zur Erfüllung der haushaltsrechtlichen Vorgaben verarbeitet werden.

(2) Die Rechnungsempfangenden treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit der in ihren Systemen gespeicherten oder abgerufenen Rechnungsdaten entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik gegen unbefugte Kenntnisnahme, Veränderung und Verwendung sicherzustellen. Dabei ist die besondere Schutzbedürftigkeit der in den elektronischen Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten zu berücksichtigen. Durch die weiteren Vertragsparteien nach § 7 Absatz 1 wird ein normaler Schutzbedarf gewährleistet.

(3) Personenbezogene Daten mit einem hohen Schutzbedarf dürfen nicht mit der elektronischen Rechnung übermittelt werden.

§ 10 Ausnahmen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten

(1) Rechnungsdaten, die gemäß § 2 Absatz 2 Nummer 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftig sind, sind vom Geltungsbereich dieser Verordnung ausgenommen. Unabhängig von Satz 1 können Vertragsparteien im Einzelfall eine elektronische Rechnungsstellung vereinbaren.

(2) Rechnungsdaten, die nach § 2 Absatz 2 Nummer 4 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftig sind, dürfen nicht per E-Mail übertragen werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Satzes 2 am Tag nach der Verkündung in Kraft. § 8 tritt am 1. April 2023 in Kraft.

Schwerin, den 21. Juni 2021

Der Minister für Energie, Infrastruktur und Digitalisierung Christian Pegel