Verordnung über die Satzung der Hamburg Port Authority Vom 4. Oktober 2005

Verordnung über die Satzung der Hamburg Port Authority Vom 4. Oktober 2005

Zum 14.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund von § 9 Absatz 2 des Gesetzes über die Hamburg Port Authority vom 29. Juni 2005 (HmbGVBl. S. 256) wird verordnet:

Einziger Paragraph

Der Hamburg Port Authority wird die aus der Anlage ersichtliche erste Satzung gegeben.

Gegeben in der Versammlung des Senats, Hamburg, den 4. Oktober 2005.

Anlage

Satzung der Hamburg Port Authority

§ 1 Aufgaben des Aufsichtsrates

(1) Der Zustimmung des Aufsichtsrates bedürfen in Ergänzung zu § 7 Absatz 4 des Gesetzes über die Hamburg Port Authority (HPAG)

1.

die Festsetzung von allgemein gültigen Entgelten,

2.

der Abschluss, die Änderung und die Aufhebung von Verträgen mit besonderer Bedeutung, namentlich von solchen mit der Freien und Hansestadt Hamburg,

3.

die Einstellung, Höhergruppierung und Kündigung von Angestellten der zweiten Führungsebene sowie wesentliche Änderungen der Vertragsbedingungen dieser Angestellten,

4.

die Gewährung von Spenden, Schenkungen oder sonstigen Zuwendungen von mehr als 500 Euro im Einzelfall oder wenn ein Gesamtwert in Höhe von 2500 Euro jährlich überschritten wird,

5.

die Aufnahme neuer Geschäftszweige im Rahmen des Unternehmensgegenstandes oder die Übernahme neuer Aufgaben sowie die Aufgabe vorhandener Tätigkeitsgebiete,

6.

die Übernahme von Nebentätigkeiten, insbesondere von Aufsichtsratsmandaten außerhalb der Anstalt, durch Mitglieder der Geschäftsführung,

7.

die Festlegung von Grundsätzen für derivative Finanzgeschäfte, soweit es sich nicht um Geschäfte in Euro über Zinsswaps, Forward rate agreements (FRA's), Optionen auf Zinsswaps, Zinscaps und Zinsfloors zur betrags- und fristenkongruenten zinsmäßigen Gestaltung bilanzieller Positionen oder zur Sicherung von im Finanzplan genehmigten Kreditaufnahmen handelt,

8.

die Vereinbarung von Abfindungen bei Dienstbeendigung, sofern diese drei Bruttomonatsgehälter übersteigen,

9.

der Abschluss, wesentliche Änderungen und die Aufhebung von Unternehmensverträgen,

10.

der Abschluss von Vermögensschaden-Haftpflichtversicherungen (D&O-Versicherungen) für Geschäftsführungen.

(2) Die Wertgrenze für die Aufnahme von Krediten außerhalb des Wirtschaftsplans sowie die Gewährung von Darlehen wird auf 150.000 Euro festgelegt (§ 7 Absatz 4 Nummer 6 HPAG).

(3) Die Wertgrenze für die Belastung und Veräußerung außerhalb des Hafengebiets liegender Grundstücke und grundstücksgleicher Rechte der Hamburg Port Authority wird auf 1 Million Euro festgelegt (§ 7 Absatz 4 Nummer 8 HPAG).

(4) Die Wertgrenze für den durch einen Vergleich gewährten Nachlass oder den Nennwert erlassener Forderungen wird auf 25.000 EUR festgelegt (§7 Absatz 4 Nummer 13 HPAG).

(5) Der Aufsichtsrat behält sich vor, weitere bestimmte Arten von Geschäften von seiner Zustimmung abhängig zu machen.

(6) Für die Gewährung von Krediten an Geschäftsführerinnen bzw. Geschäftsführer, bevollmächtigte Personen gemäß § 3 Absatz 1 sowie an Aufsichtsratsmitglieder gelten sinngemäß die Bestimmungen der §§ 89 und 115 des Aktiengesetzes vom 6. September 1965 (BGBl. I S. 1089), zuletzt geändert am 15. Dezember 2004 (BGBl. I S. 3408, 3414), in der jeweils geltenden Fassung.

§ 2 Geschäftsführung

(1) Die Geschäftsführung führt die Geschäfte der Hamburg Port Authority verantwortlich nach den gesetzlichen Vorschriften, den Bestimmungen dieser Satzung sowie unter Beachtung des von der Aufsichtsbehörde vorgegebenen Zielbildes. Die Mitglieder der Geschäftsführung haben bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt einer ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiterin beziehungsweise eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Sie haben die vom Senat festgelegten öffentlichen Interessen und hafenpolitischen Zielsetzungen zu beachten.

(2) Die Geschäftsführung hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein angemessenes Überwachungssystem einzurichten, damit Entwicklungen früh erkannt werden, die den Fortbestand beziehungsweise die wirtschaftliche Lage der Hamburg Port Authority gefährden.

(3) Die Geschäftsführerinnen bzw. Geschäftsführer tragen für die gesamte Geschäftsführung gemeinschaftlich die Verantwortung. Der Aufsichtsrat bestimmt eines der beiden Mitglieder der Geschäftsführung zur bzw. zum Vorsitzenden der Geschäftsführung. Die bzw. der Vorsitzende der Geschäftsführung repräsentiert die Geschäftsführung gegenüber der Öffentlichkeit, Behörden, Verbänden, Wirtschaftsorganisationen und Publikationsorganen bzw. Medien. Sie bzw. er kann diese Aufgaben für bestimmte Arten von Angelegenheiten oder im Einzelfall auf die andere Geschäftsführerin bzw. den anderen Geschäftsführer übertragen. Die bzw. der Vorsitzende der Geschäftsführung leitet die Sitzungen der Geschäftsführung und koordiniert die Geschäftsführungsarbeit. Sie bzw. er hat darauf hinzuwirken, dass die Führung der Geschäftsbereiche auf die durch die Beschlüsse der Geschäftsführung festgelegten Ziele ausgerichtet wird. Von der weiteren Geschäftsführerin bzw. dem weiteren Geschäftsführer kann sie bzw. er jederzeit Auskunft über einzelne Angelegenheiten ihrer bzw. seiner Geschäftsbereiche verlangen und bestimmen, dass sie bzw. er über bestimmte Arten von Geschäften im Vorhinein unterrichtet wird.

(4) Aufgabengebiet und Geschäftsbereich der Mitglieder der Geschäftsführung, ihre Vertretung sowie die Organisation und Geschäftsverteilung innerhalb der Hamburg Port Authority ergeben sich aus dem Organisations- und Geschäftsverteilungsplan, der von der Geschäftsführung mit Zustimmung des Aufsichtsrates aufgestellt und geändert wird. Die Verteilung der Aufgabenbereiche gemäß Organisations- und Geschäftsverteilungsplan befreit keine Geschäftsführerin bzw. keinen Geschäftsführer von der gemeinsamen Verantwortung für die Geschäftsführung der Anstalt.

(5) Die Mitglieder der Geschäftsführung unterrichten sich gegenseitig über wichtige Vorgänge innerhalb ihrer Geschäftsbereiche. Angelegenheiten von größerer Bedeutung sind gemeinsam zu erörtern und zu entscheiden.

(6) Die Mitglieder der Geschäftsführung beschließen einstimmig über Angelegenheiten,

1.

die nach dem Gesetz über die Hamburg Port Authority oder dieser Satzung dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorzulegen sind,

2.

die die Geschäftsbereiche beider Geschäftsführerinnen bzw. Geschäftsführer betreffen,

3.

für die eine Geschäftsführerin bzw. ein Geschäftsführer eine gemeinschaftliche Beschlussfassung wünscht.

Kommt eine einstimmige Beschlussfassung nicht zustande, kann jede Geschäftsführerin bzw. jeder Geschäftsführer die Vorsitzende bzw. den Vorsitzenden des Aufsichtsrates um Vermittlung anrufen. Die Beschlüsse sind in einer Niederschrift fest zu halten.

(7) Jede Geschäftsführerin bzw. jeder Geschäftsführer soll Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat gegenüber unverzüglich offen legen und die andere Geschäftsführerin bzw. den anderen Geschäftsführer hierüber informieren. Alle Geschäfte zwischen der Anstalt einerseits und den Mitgliedern der Geschäftsführung sowie ihnen nahe stehenden Personen oder ihnen persönlich nahe stehenden Unternehmungen andererseits haben branchenüblichen Standards zu entsprechen.

§ 3 Vertretungs- und Zeichnungsbefugnisse

(1) Erklärungen im Namen der Hamburg Port Authority werden unter der Zeichnung „Hamburg Port Authority“ abgegeben und bedürfen der Unterschrift der Geschäftsführung. Die Geschäftsführung kann die Vertretung so regeln, dass neben einem Mitglied der Geschäftsführung eine bevollmächtigte Person oder zwei andere von der Geschäftsführung bevollmächtigte Personen gemeinsam zeichnen können. Ist eine Willenserklärung gegenüber der Hamburg Port Authority abzugeben, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied der Geschäftsführung oder einer sonstigen vertretungsbefugten Person. Die Vertretungsbefugnisse werden einmal jährlich vollständig im Amtlichen Anzeiger veröffentlicht. Änderungen sind unverzüglich bekannt zu machen.

(2) Für den laufenden Geschäftsverkehr kann die Geschäftsführung eine andere Regelung treffen. Sie kann insbesondere für bestimmte Schriftstücke vorsehen, dass sie von nur einer vertretungsberechtigten Person rechtsverbindlich unterzeichnet werden können. Sie kann ferner vorsehen, dass bestimmte durch Datenverarbeitungsanlagen erstellte Schriftstücke nicht unterschrieben werden, sofern sie einen dahingehenden Hinweis enthalten.

(3) Die Geschäftsführung ist verpflichtet, die Zeichnungsbefugnis für den Erlass von Verwaltungsakten zu regeln.

§ 4 Abwesenheit der Geschäftsführung

(1) Die Mitglieder der Geschäftsführung teilen der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates Dienstreisen oder Urlaub von mehr als vier Tagen rechtzeitig mit.

(2) Dienstreisen in das Ausland von mehr als drei Tagen bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des Vorsitzenden des Aufsichtsrates.

(3) Dienstreisen und Urlaub dürfen nur angetreten werden, wenn für die Zeit der Abwesenheit eine ausreichende Vertretung sichergestellt ist.

(4) Ist ein Mitglied der Geschäftsführung aus anderen als den in Absatz 1 genannten Gründen an einer ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Geschäfte nicht nur vorübergehend gehindert, ist dies der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates unverzüglich mitzuteilen.

§ 5 Zusammenarbeit mit dem Aufsichtsrat

(1) Die Geschäftsführung hat dem Aufsichtsrat zu berichten:

1.

über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen der künftigen Geschäftspolitik, und zwar mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen wirtschaftlichen Änderungen,

2.

über die Rentabilität der Hamburg Port Authority und zwar in der Sitzung des Aufsichtsrates, in der über den Jahresabschluss verhandelt wird,

3.

regelmäßig, mindestens vierteljährlich, über den Gang der Geschäfte und die Lage der Hamburg Port Authority,

4.

über Geschäfte, die für die Rentabilität oder Liquidität der Hamburg Port Authority von erheblicher Bedeutung sein können, und zwar so rechtzeitig, dass der Aufsichtsrat vor Aufnahme der Geschäfte Gelegenheit hat, Stellung zu nehmen,

5.

über Angelegenheiten der Tochtergesellschaften und Beteiligungen, soweit sie von finanzieller, personeller oder grundsätzlicher Bedeutung sind,

6.

im Zusammenhang mit der Behandlung des Jahresabschlusses über die im jeweils abgelaufenen Geschäftsjahr vergebenen Gutachtenaufträge mit einem Auftragswert von über 25.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer; der Begriff „Gutachten“ ist grundsätzlich weit auszulegen, er umfasst unter anderem Organisationsgutachten sowie Aufträge zur Prozessberatung und Mediation; nicht unter die Berichtspflicht fallen reine Ingenieurberatungsleistungen, Beratungsleistungen von Rechtsanwälten und Steuerberatern sowie ärztliche Gutachten.

(2) Die Geschäftsführung hat grundsätzliche und wichtige Angelegenheiten unverzüglich der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates mitzuteilen. Dazu gehören auch Betriebsstörungen und rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der Hamburg Port Authority sowie Fälle, in denen der Verdacht einer solchen Handlung besteht, sofern sie von wesentlicher Bedeutung sind, ferner Rechtsstreitigkeiten zwischen der Freien und Hansestadt Hamburg beziehungsweise ihren Unternehmen und der Hamburg Port Authority sowie sonstige Vorgänge, die auf die Lage der Hamburg Port Authority von erheblichem Einfluss sein können.

(3) Die Geschäftsführung hat den Aufsichtsratsmitgliedern jeweils innerhalb von vier Wochen nach Ablauf des Quartals auf der Grundlage eines internen monatlichen Soll-Ist-Vergleichs und entsprechend der Gliederung des Erfolgsplanes einen Bericht über die Entwicklung des Geschäftsverlaufs im Vergleich zum Wirtschaftsplan vorzulegen. Es sind die quartalsmäßigen Soll-Werte und die Ist-Werte darzustellen und die wesentlichen Abweichungen für das jeweilige Berichtsquartal und den abgelaufenen Jahreszeitraum zu erläutern. Außerdem ist eine Hochrechnung des Jahresergebnisses anhand der Ist- Werte vorzunehmen. Die spezifischen Unternehmenskennzahlen sind zu ermitteln.

(4) Die Geschäftsführung hat dafür zu sorgen, dass nach einem zu Beginn des Geschäftsjahres in Abstimmung mit der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates aufzustellenden Zeitplan in regelmäßigen Abständen Sitzungen des Aufsichtsrates stattfinden. Der Aufsichtsrat soll einmal im Kalendervierteljahr, er muss einmal im Kalenderhalbjahr zusammentreten. Der Geschäftsführung obliegt die Vorbereitung der Sitzungen. Die Einladungen zu den Sitzungen sind den Mitgliedern des Aufsichtsrates möglichst frühzeitig zuzuleiten. Die von der oder dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates zu billigenden Tagesordnungen sowie erläuternde Unterlagen sollen spätestens sechs Werktage, bei Entscheidungen, die für die Anstalt von besonderer Bedeutung sind, spätestens zwölf Werktage vor der Sitzung den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorliegen.

§ 6 Unternehmensplanung

Die Geschäftsführung hat dem Aufsichtsrat ein Unternehmenskonzept (mittelfristiges Handlungsprogramm zur Umsetzung der Unternehmensziele) zur Kenntnisnahme vorzulegen. Es ist bei wesentlichen Änderungen fortzuschreiben.

§ 7 Auftragsvergabe

Aufträge für Lieferungen und Leistungen sind im Zusammenhang mit Tätigkeiten auf dem Gebiet des Verkehrs unter Beachtung der Sektorenverordnung (SektVO) und im Übrigen unter Beachtung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) und der Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) zu erteilen.

§ 8 Wirtschaftsplan

(1) Die Geschäftsführung hat für jedes Geschäftsjahr einen Wirtschaftsplan (Erfolgsplan mit Personalbestandsübersicht, Investitionsplan und Finanzplan) aufzustellen und dem Aufsichtsrat so rechtzeitig vorzulegen, dass er vor dem Beginn des Geschäftsjahres darüber beschließen kann. Für den Wirtschaftsplan gelten folgende Anforderungen:

1.

der Erfolgsplan ist entsprechend der Gewinn- und Verlustrechnung zu gliedern und soll neben den einzelnen Ansätzen die voraussichtlichen Vorjahresergebnisse sowie die absoluten und relativen Veränderungen enthalten; die Ansätze und Veränderungen sind nach ihrer Bedeutung zu erläutern,

2.

im Investitionsplan sind die Ansätze für wesentliche Ersatz- und Erweiterungsinvestitionen gegliedert aufzuführen und zu erläutern; Vorhaben sollen grundsätzlich nur dann in den Investitionsplan aufgenommen werden, wenn Erläuterungen (Pläne, Kostenübersichten, Wirtschaftlichkeitsberechnungen) vorliegen, aus denen die Notwendigkeit der Maßnahmen, die Art der Ausführung, die Bau- oder Beschaffungskosten und die wirtschaftlichen Auswirkungen ersichtlich sind,

3.

in den Finanzierungsplan sind der im Geschäftsjahr zu erwartende Finanzbedarf und die zu seiner Deckung vorgesehenen Finanzierungsmittel aufzunehmen; die Ansätze sind zu erläutern.

(2) Vorhaben, für die im Zeitpunkt der Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan die für die Aufnahme in den Investitionsplan erforderlichen Unterlagen noch nicht vorhanden sind, dürfen erst dann begonnen werden, wenn die Unterlagen vollständig vorliegen und der Aufsichtsrat zugestimmt hat.

(3) Vorhaben, zu deren Finanzierung im Finanzplan Haushaltsmittel der Freien und Hansestadt Hamburg vorgesehen sind, dürfen erst begonnen werden, wenn diese Mittel eingegangen sind oder der rechtzeitige Eingang gegenüber der Anstalt sichergestellt ist. Dies gilt sinngemäß auch für Vorhaben, deren Finanzierung mit einer Bürgschaft der Freien und Hansestadt Hamburg gesichert werden soll.

(4) Ergibt sich im Laufe des Geschäftsjahres, dass die Ansätze des Wirtschaftsplanes voraussichtlich wesentlich überschritten oder unterschritten werden, ist ein Nachtrag zum Wirtschaftsplan aufzustellen und dem Aufsichtsrat zur Beschlussfassung vorzulegen. Für neue Ansätze und Maßnahmen ist die Einwilligung des Aufsichtsrates einzuholen.

§ 9 Mittelfristige Finanzplanung

Zusammen mit dem Wirtschaftsplan ist dem Aufsichtsrat eine mittelfristige Finanzplanung (Erfolgs-, Investitions- und Finanzierungsvorschau) vorzulegen, die das Planjahr und mindestens fünf darauf folgende Geschäftsjahre umfasst. Die dem Zahlenwert zu Grunde liegenden Annahmen und die wesentlichen Plandaten sind zu erläutern.

§ 10 Tochtergesellschaften

(1) Die Geschäftsführung hat dafür zu sorgen, dass die Bestimmungen dieser Satzung auch von den Geschäftsführungen der Tochtergesellschaften beachtet werden.

(2) Bei Tochtergesellschaften ohne Aufsichtsrat sind die Geschäfte, die nach dem Gesetz über die Hamburg Port Authority und nach dieser Satzung zustimmungspflichtig wären, stets dem Aufsichtsrat der Hamburg Port Authority zur Beschlussfassung vorzulegen. Das gilt auch für Maßnahmen, die nach den Gesellschafterverträgen der Tochtergesellschaften der Zustimmung der Gesellschafterversammlung bedürfen.

(3) Bei Tochtergesellschaften und wichtigen Beteiligungen mit Aufsichtsrat sind die Maßnahmen, die in personeller oder finanzieller Hinsicht von besonderer Bedeutung sind, dem Aufsichtsrat der Hamburg Port Authority vorzulegen.

§ 11 Verkehr mit Presse, Rundfunk und Fernsehen

Auskünfte an Presse, Rundfunk und Fernsehen in Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung bedürfen der vorherigen Zustimmung der oder des Vorsitzenden des Aufsichtsrates.

§ 12 Dienstsiegel

Die Hamburg Port Authority führt ein Dienstsiegel mit dem Admiralitätswappen und der Umschrift „Hamburg Port Authority“.

§ 13 Einigungsstelle, Letztentscheidung

Die Einigungsstelle nach § 82 des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes (HmbPersVG) in der Fassung vom 8. Juli 2014 (HmbGVBl. S. 299) in der jeweils geltenden Fassung wird bei der Geschäftsführung gebildet. Der Aufsichtsrat ist oberstes Organ im Sinne des § 82 Absatz 8 HmbPersVG.

§ 14 Inkrafttreten

Diese Satzung tritt mit Wirkung vom 1. Oktober 2005 in Kraft.