Verordnung über die elektronische Aktenführung in der Hamburger Justiz (HmbEAktFVO) Vom 17. Dezember 2019

Verordnung über die elektronische Aktenführung in der Hamburger Justiz (HmbEAktFVO) Vom 17. Dezember 2019

Zum 14.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund von

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§ 135 Absatz 2 Satz 2 und § 140 Absatz 1 Satz 3 der Grundbuchordnung in der Fassung vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1115), zuletzt geändert am 30. November 2019 (BGBl. I S. 1942, 1947), sowie § 96 Absatz 3 Satz 3 und § 101 Satz 1 der Grundbuchverfügung in der Fassung vom 24. Januar 1995 (BGBl. I S. 115), zuletzt geändert am 20. November 2019 (BGBl. I S. 1724, 1737), in Verbindung mit Nummer 9 bis 11 des Einzigen Paragraphen der Weiterübertragungsverordnung-Grundbuchwesen vom 21. März 1995 (HmbGVBl. S. 65), zuletzt geändert am 11. Juni 2019 (HmbGVBl. S. 196),

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§ 94 Absatz 2 Satz 2 der Schiffsregisterordnung in der Fassung vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1134), zuletzt geändert am 20. November 2017 (BGBl. I S. 1724, 1737), sowie § 73i Satz 1 in Verbindung mit § 73c Absatz 3 Satz 3 der Verordnung zur Durchführung der Schiffsregisterordnung in der Fassung vom 30. November 1994 (BGBl. 1994 I S. 3632, 1995 I S. 249), zuletzt geändert am 20. November 2019 (BGBl. I S. 1724, 1738), in Verbindung mit Nummern 6 und 8 des Einzigen Paragraphen der Weiterübertragungsverordnung-Schiffsregister vom 22. Mai 2018 (HmbGVBl. S. 194),

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§ 298a Absatz 1 Sätze 2 und 4 der Zivilprozessordnung in der Fassung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. 2005 I S. 3205, 2006 I S. 431, 2007 I S. 1781), zuletzt geändert am 20. November 2019 (BGBl. I S. 1724, 1732), in Verbindung mit § 1 Nummer 1 der Weiterübertragungsverordnung-elektronischer Rechtsverkehr bei Gerichten und der Staatsanwaltschaft vom 1. August 2006 (HmbGVBl. S. 455), zuletzt geändert am 22. Mai 2018 (HmbGVBl. S. 194),

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§ 14 Absatz 4 Sätze 1, 2 und 4 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587), zuletzt geändert am 15. August 2019 (BGBl. I S. 1294, 1302), in Verbindung mit § 1 Nummer 2 der Weiterübertragungsverordnung-elektronischer Rechtsverkehr bei Gerichten und der Staatsanwaltschaft,

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§ 46e Absatz 1 Sätze 2 und 4 des Arbeitsgerichtsgesetzes in der Fassung vom 2. Juli 1979 (BGBl. I S. 854, 1036), zuletzt geändert am 30. November 2019 (BGBl. I S. 1948, 1952), in Verbindung mit § 1 Nummer 7 der Weiterübertragungsverordnung-elektronischer Rechtsverkehr bei Gerichten und der Staatsanwaltschaft,

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§ 55b Absatz 1 Sätze 2, 3 und 5 der Verwaltungsgerichtsordnung in der Fassung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 687), zuletzt geändert am 15. August 2019 (BGBl. I S. 1294, 1303), in Verbindung mit § 1 Nummer 9 der Weiterübertragungsverordnung-elektronischer Rechtsverkehr bei Gerichten und der Staatsanwaltschaft,

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§ 65b Absatz 1 Sätze 2, 3 und 5 des Sozialgerichtsgesetzes in der Fassung vom 23. September 1975 (BGBl. I S. 2536), zuletzt geändert am 6. Mai 2019 (BGBl. I S. 646, 682), in Verbindung mit § 1 Nummer 8 der Weiterübertragungsverordnung-elektronischer Rechtsverkehr bei Gerichten und der Staatsanwaltschaft,

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§ 52b Absatz 1 Sätze 2, 3 und 5 der Finanzgerichtsordnung in der Fassung vom 28. März 2001 (BGBl. 2001 I S. 443, 2262, 2002 I S. 679), zuletzt geändert am 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151, 1154), in Verbindung mit § 1 Nummer 10 der Weiterübertragungsverordnung-elektronischer Rechtsverkehr bei Gerichten und der Staatsanwaltschaft

wird verordnet:

§ 1 Anordnung der Führung elektronischer Akten

(1) Bei den in Anlage 1 bezeichneten Gerichten und Staatsanwaltschaften werden die Akten in den durch Verwaltungsvorschrift bekannt zu machenden Verfahren ab dem dort angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt, sofern nicht in den Absätzen 2 bis 5 Abweichendes geregelt ist. Die Bekanntmachung erfolgt durch Allgemeine Verfügung im Amtlichen Anzeiger. Akten, die ab dem angegebenen Zeitpunkt neu angelegt werden, werden im Ganzen elektronisch geführt; § 3 Absatz 1 Sätze 2 und 3 und § 4 Satz 2 bleiben unberührt. Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform geführt, sofern nicht

1.

in der Anlage 4 die Weiterführung ab einem bestimmten Stichtag in elektronischer Form vorgeschrieben wird oder

2.

in der Verwaltungsvorschrift etwas anderes bestimmt ist.

Satz 4 gilt auch für von anderen Gerichten oder Spruchkörpern abgegebene oder verwiesene Verfahren, soweit die Akten dort bereits in Papierform angelegt wurden. In Papier angelegte Akten werden bei dem Gericht höherer Instanz elektronisch weitergeführt, wenn dort für das übermittelte Verfahren bereits die elektronische Aktenführung angeordnet ist; nach Rücksendung der Akten erfolgt die Aktenführung in der Vorinstanz unverändert nach Maßgabe des Satzes 4. Satz 6 gilt nicht in Straf- und Bußgeldsachen und nicht in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz. Sind aufgrund gesetzlicher Vorschriften zwei Dokumente untrennbar miteinander zu verbinden, hat die Verbindung in Papierform zu erfolgen, wenn nicht beide Dokumente Teil der elektronischen Akte sind.

(2) Soweit in einem Verfahren Dokumente Aktenbestandteil werden sollen, die im Sinne des § 4 Absatz 2 Nummern 1 bis 3 des Hamburgischen Sicherheitsüberprüfungs- und Geheimschutzgesetzes vom 25. Mai 1999 (HmbGVBl. S. 82), zuletzt geändert am 10. Juni 2022 (HmbGVBl. S. 376, 379), in der jeweils geltenden Fassung oder § 4 Absatz 2 Nummern 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 20. April 1994 (BGBl. I S. 867), zuletzt geändert am 5. Juli 2021 (BGBl. I S. 2274, 2275), in der jeweils geltenden Fassung als STRENG GEHEIM, GEHEIM oder VS-VERTRAULICH eingestuft sind, ist die Akte abweichend von Absatz 1 Sätze 1 und 2 in Papierform zu führen. Soweit bereits eine elektronische Akte angelegt wurde, ist diese in die Papierform umzuwandeln.

(3) Abweichend von Absatz 1 Sätze 1 und 2 werden die Akten in Beschwerdeverfahren nach dem Vierten Abschnitt der Grundbuchordnung sowie in Beschwerdeverfahren nach dem Sechsten Abschnitt der Schiffsregisterordnung einschließlich der diese Sachen betreffenden Beschwerden und Erinnerungen in Kostensachen bei den in der Anlage 2 bezeichneten Senaten des Hanseatischen Oberlandesgerichts ab dem in der Anlage 2 genannten Zeitpunkt elektronisch geführt. Absatz 1 Sätze 3 bis 6 und 8 gilt sinngemäß mit der Maßgabe, dass an die Stelle der Verwaltungsvorschrift nach Absatz 1 Satz 4 die Anlage 2 tritt.

(4) Bei den in der Anlage 3 bezeichneten Grundbuchämtern werden die Grundakten ab dem dort angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt. Soweit in der Anlage 3 angegeben, können bei den Grundbuchämtern auch nur Teile der Grundaktenbestände elektronisch geführt werden. Entscheidungen und Verfügungen von Grundbuchämtern, deren Grundakten elektronisch geführt werden, sind ab dem in der Anlage 3 angegebenen Zeitpunkt elektronisch zu erlassen. Soweit in der Anlage 3 angegeben, ist der zu dem dort genannten Zeitpunkt bereits in Papierform vorliegende Inhalt der Grundakten gemäß § 3 in die elektronische Form zu übertragen; im Übrigen bleibt § 96 Absatz 3 Satz 1 der Grundbuchverfügung unberührt.

(5) Bei dem in der Anlage 3 bezeichneten Registergericht werden die Schiffsregisterakten ab dem dort angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt. Absatz 4 Sätze 2 bis 4 gilt sinngemäß mit der Maßgabe, dass im Übrigen § 73c Absatz 3 Satz 1 der Verordnung zur Durchführung der Schiffsregisterordnung unberührt bleibt.

§ 2 Bildung elektronischer Akten

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind. In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

(3) Liegen zu einer elektronisch geführten Akte Beiakten oder Akten anderer Instanzen in Papierform vor, so muss die elektronische Akte einen Hinweis auf diese enthalten.

(4) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die interne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen. Bei der elektronischen Aktenführung in Straf- und Bußgeldsachen und in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der jeweils anwendbaren und durch die Bundesregierung bekannt gemachten technischen Anforderungen an die Übermittlung elektronischer Dokumente und Akten zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten

(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte oder zu einem elektronisch geführten Teil einer Grund- oder Schiffsregisterakte in Papierform vorliegen (Papierdokumente), sind in elektronische Dokumente zu übertragen und in dieser Form zur Akte zu nehmen. Ausgenommen sind in Papierform geführte Akten beziehungsweise Aktenbände anderer Instanzen und Beiakten sowie Papierdokumente, deren Übertragung wegen ihres Umfangs oder ihrer sonstigen Beschaffenheit einen unvertretbaren Aufwand verursacht. In Straf- und Bußgeldsachen sowie in gerichtlichen Verfahren nach dem Strafvollzugsgesetz bleibt § 32e der Strafprozessordnung, auch in Verbindung mit § 110c des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten oder § 120 Absatz 1 Satz 2 des Strafvollzugsgesetzes in den jeweils geltenden Fassungen, unberührt.

(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den vorliegenden Papierdokumenten bildlich und inhaltlich übereinstimmt. Die Übertragung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Dies ist insbesondere der Fall, wenn den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der zum Zeitpunkt der Übertragung aktuellen Fassung genügt wird. Eingescannte Leerseiten sollen nicht gespeichert werden.

(3) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss jeder der Teile einen Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten. Dies gilt auch für in Papierform vorliegende Akten beziehungsweise Aktenbände anderer Instanzen.

(4) Die in Papierform vorliegenden und zur Ersetzung der Urschrift in die elektronische Form übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen dürfen frühestens sechs Monate nach der Übertragung vernichtet werden, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder die Aufbewahrung, etwa aufgrund ihrer fortbestehenden Beweiserheblichkeit, im Einzelfall richterlich oder staatsanwaltschaftlich angeordnet wurde. Nicht vernichtet werden dürfen als Beweismittel in Papierform in Urschrift oder Ausfertigung vorgelegte Urkunden. § 110c Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten bleibt unberührt. Die Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft trifft nähere Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen. § 138 Absatz 1 Satz 2 der Grundbuchordnung, auch in Verbindung mit § 94 Absatz 5 der Schiffsregisterordnung, bleibt unberührt.

§ 4 Übermittlung elektronischer Akten

Eine Überführung einer Papierakte in die elektronische Form oder der Ausdruck einer elektronischen Akte nur zum Zwecke der Übermittlung der Akte wird nicht vorgenommen. Elektronisch angelegte Akten werden bei einem Gericht oder bei einem Spruchkörper nur elektronisch weitergeführt, wenn dort für das übermittelte Verfahren bereits die elektronische Aktenführung angeordnet ist. Die auf der Grundlage von § 32 Absatz 3 Satz 1 der Strafprozessordnung, § 110a Absatz 3 Satz 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten sowie § 110a Absatz 3 Satz 1 des Strafvollzugsgesetzes erlassenen Rechtsverordnungen bleiben unberührt.

§ 5 Ersatzmaßnahmen

Die Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft kann für den Fall technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte für die von den Störungen betroffenen Sachgebiete anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist auf Anordnung der Leitung des Gerichts oder der Staatsanwaltschaft in die elektronische Form umzuwandeln, sobald die Störung behoben ist. § 3 Absatz 1 Sätze 2 und 3 gilt entsprechend.

§ 6 Barrierefreiheit

Elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind.

Anlage 1

Anlage 2

Anlage 3

Anlage 4