Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulwesen (Schul-Datenschutzverordnung) Vom 20. Juni 2006

Verordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulwesen (Schul-Datenschutzverordnung) Vom 20. Juni 2006

Zum 14.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund von § 32 Absatz 3 Satz 3 und § 101 des Hamburgischen Schulgesetzes (HmbSG) vom 16. April 1997 (HmbGVBl. S. 97), zuletzt geändert am 17. Mai 2006 (HmbGVBl. S. 243), in Verbindung mit § 1 Nummern 10 und 18 der Weiterübertragungsverordnung-Schulrecht vom 30. Mai 2006 (HmbGVBl. S. 274), wird verordnet:

Teil 1 Allgemeine Bestimmungen

§ 1 Art und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

(1) Zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Schule dürfen entsprechend den Erfordernissen der einzelnen Schulformen und Schulstufen nachstehende personenbezogene Daten auch in automatisierten Dateien verarbeitet werden:

1.

bei schulpflichtigen und schulpflichtig werdenden Kindern und Jugendlichen, Schülerinnen und Schülern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern einer Sprachfördermaßnahme nach § 28 a HmbSG, Kindern, die eine Vorschulklasse besuchen, und Kindern, die nach § 42 Absatz 1 HmbSG vorgestellt wurden:

a)

Familienname, Vorname und Geburtsname, gegenwärtige Anschriften, Telefonverbindungen, Geburtsdatum und Geburtsort, Sterbetag, Geschlecht, Staatsangehörigkeiten, Herkunftssprache, sonstige Familiensprache, Migrantenstatus, Aussiedlereigenschaft, Jahr des Zuzugs nach Deutschland, überwiegender Sprachgebrauch in der Familie, weitere in der Familie gesprochene Sprachen, frühere Vor- und Familiennamen, frühere Anschriften, Funktionen in Gremien nach den schulrechtlichen Bestimmungen, Schulbesuchsbescheinigungen zur Erlangung von Ausbildungsförderungsleistungen, ausgestellte Schülerfahrscheine, Krankenversicherungsverhältnis, Teilnahme an und Befreiung von schulischen Veranstaltungen, Förderberechtigung nach § 8 Absatz 2 der Lernmittelverordnung (LernMVO) vom 3. Mai 2005 (HmbGVBl. S. 184) in der jeweils geltenden Fassung, Härtefall oder Geschwister nach § 6 Absatz 4 LernMVO,

b)

Leistungs- und Schullaufbahndaten einschließlich der Daten über das Arbeits- und Sozialverhalten sowie über Fehlzeiten, besuchte Schulform, besuchte Klasse oder Jahrgangstufe, erteilter Unterricht, Spezialisierung, erlernte Fremdsprache, spezieller Förderbedarf (Förderschwerpunkt), Teilnahme am Ganztagsunterricht, Bildungsgang, Zeitform des Unterrichts, Berufsgruppe oder Ausbildungsberuf, Berufsfeld, Fachrichtung, Berufsklasse, Stellung im Beruf, Dauer der Ausbildung,

c)

Daten über die vorausgegangene vorschulische, schulische und berufliche Ausbildung, Ergebnis der Sprachstandsuntersuchung nach § 42 Absatz 1 HmbSG, Jahr der Einschulung, Art der Einschulung, im Vorjahr besuchte Schulform, Klassenstufe des Fremdsprachenbeginns,

2.

bei Sorgeberechtigten und Erziehungsberechtigten:

a)

bei natürlichen Personen: Familienname, Vorname, Doktorgrad, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift, Telefonverbindung, Staatsangehörigkeit, Geburtsort,

b)

bei juristischen Personen: Name der Organisation, Familienname, Vorname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer des Ansprechpartners der Organisation,

c)

Funktionen in Gremien nach dem Hamburgischen Schulgesetz, Umfang des Sorgerechts oder des Erziehungsrechts, Zeitpunkt des Übergangs des Sorgerechts oder der Übertragung des Erziehungsrechts, E-Mail-Anschrift,

3.

bei an der schulischen Bildung beteiligten Dritten wie Ausbildungs- und Praktikumsbetriebe, Trägern der Jugendhilfe und Trägern des Sports:

Name des Dritten, Name und Funktion der Ausbildungsbeteiligten, Anschriften, Telefonverbindungen, E-Mail-Anschrift.

Soweit der Schule die vorstehenden personenbezogenen Daten nicht bekannt sind, sind die vorstehenden Personen verpflichtet, der Schule diese Daten mitzuteilen.

(2) Andere als die in dem Absatz 1 aufgeführten Daten dürfen mit Einwilligung der Betroffenen verarbeitet werden, wenn dies dem in Absatz 1 genannten Zweck dient. Sie dürfen mit Einwilligung der Betroffenen auch automatisiert verarbeitet werden.

(3) Werden personenbezogene Daten bei Betroffenen aufgrund einer Rechtsvorschrift erhoben, die zur Auskunft verpflichtet, so sind die Betroffenen in geeigneter Weise auf die Auskunftspflicht und die ihr zugrunde liegende Rechtsvorschrift, anderenfalls auf die Freiwilligkeit ihrer Angaben hinzuweisen. Außerdem sind sie über den Zweck der vorgesehenen Verarbeitung, die Empfänger etwaiger Übermittlungen und die Dauer der Aufbewahrung in Kenntnis zu setzen.

(4) Personenbezogene Daten dürfen auch innerhalb der Schule oder der zuständigen Behörde nur denjenigen zur Kenntnis gebracht werden, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Übermittlungen sind aktenkundig zu machen.

§ 2 Einsichtnahme, Auskunft

(1) Das Recht auf Akteneinsicht nach § 32 Absatz 3 HmbSG und auf Auskunftserteilung nach § 18 des Hamburgischen Datenschutzgesetzes (HmbDSG) vom 5. Juli 1990 (HmbGVBl. S. 133, 165, 226), zuletzt geändert am 18. November 2003 (HmbGVBl. S. 537, 539), in der jeweils geltenden Fassung wird für minderjährige Schülerinnen und Schüler durch deren Erziehungsberechtigte wahrgenommen. Schülerinnen und Schüler, die das 14. Lebensjahr vollendet haben, können das Auskunfts- und Akteneinsichtsrecht ohne Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten wahrnehmen, sofern die Erziehungsberechtigten dem nicht durch Erklärung gegenüber der Schulleitung widersprochen haben. Bei Prüfungsverfahren besteht das Recht auf Einsichtnahme in die Prüfungsunterlagen erst nach dem Verfahrensabschluss. Das Recht auf Akteneinsicht umfasst auch das Recht, gegen Gebühr Kopien zu erhalten.

(2) Der Antrag auf Einsichtnahme in Schülerakten sowie der Antrag auf Auskunftserteilung über die in Akten oder automatisierten Dateien der Schule enthaltenen personenbezogenen Daten sind über das Schulsekretariat an die Schulleitung zu richten. Sofern die Schulleitung es im Einzelfall für erforderlich hält, kann sie die Erziehungsberechtigten auf ihr Widerspruchsrecht gemäß Absatz 1 Satz 2 ausdrücklich hinweisen. Die Entscheidung über eine teilweise oder vollständige Versagung der Akteneinsicht und Auskunft nach § 18 Absatz 3 HmbDSG und § 32 Absatz 3 Satz 2 HmbSG trifft die Schulleitung. Soweit die Akteneinsicht versagt wird, soll der Inhalt der Akte nach Möglichkeit durch eine Lehrkraft vermittelt werden. Die Gründe für die Versagung der Akteneinsicht oder der Auskunft sind aktenkundig zu machen.

§ 3 Sicherung personenbezogener Daten in der Schule

(1) Der Schulbetrieb ist so zu gestalten, dass außer der Schulleitung und dem Schulsekretariat nur die jeweils für die Schülerin oder den Schüler zuständigen Lehrkräfte Zugang zu den personenbezogenen Unterlagen haben.

(2) Soweit Schulen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von ihren Sorge- und Erziehungsberechtigten nach § 1 Absätze 1 und 3 automatisiert verarbeiten dürfen, ist der Einsatz automatisierter Datenverarbeitungsgeräte nur zulässig, wenn für eine sichere Trennung der in der schulinternen Verwaltung verwendeten Daten von Daten, die im Unterricht verwendet werden, gesorgt ist. Für die Einhaltung der Bestimmungen über Maßnahmen zur Datensicherung bei der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten in der Schule nach § 8 Absatz 2 HmbDSG ist die Schulleitung verantwortlich. Vor der Einführung und vor wesentlichen Änderungen eines Verfahrens zur automatisierten Datenverarbeitung in einer Schule ist die Schulkonferenz oder der Schulvorstand über das vorgesehene Datenverarbeitungskonzept zu unterrichten.

(3) Soweit die Daten von Schülerinnen und Schülern sowie ihren Sorge- und Erziehungsberechtigten automatisiert gespeichert sind, dürfen sie nur gesondert gespeichert werden, wenn die Schülerin oder der Schüler die Schule seit mehr als drei Jahren verlassen hat.

(4) Einzelheiten der Verwendung privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte zur Erfüllung ihrer dienstlichen Aufgaben regelt die zuständige Behörde durch Verwaltungsvorschrift. Die bzw. der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit ist zu beteiligen.

§ 4 Aufbewahrungsbestimmungen

(1) Personenbezogene Daten sind zu löschen, soweit ihre Speicherung unzulässig ist oder sie für die Erfüllung der schulischen Aufgaben nicht mehr erforderlich sind und sofern sie nicht nach dem Hamburgischen Archivgesetz vom 21. Januar 1991 (HmbGVBl. S. 7), zuletzt geändert am 16. Juni 2005 (HmbGVBl. S. 233, 239), in der jeweils geltenden Fassung vom Staatsarchiv übernommen werden. Dies gilt entsprechend für Daten, die in Akten gespeichert sind. Die in den Absätzen 2 und 3 bezeichneten Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

(2) Es sind aufzubewahren:

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlassen hat.

(3) Ferner sind aufzubewahren:

Die Aufbewahrungsfrist beginnt bei Anträgen mit der Entscheidung über sie, in den übrigen Fällen mit dem Abschluss des Vorgangs.

(4) Personenbezogene Daten, die in den in Absatz 2 Satz 1 und Absatz 3 Satz 1 bezeichneten Unterlagen gespeichert sind, sind ein Jahr, nachdem die Schülerin oder der Schüler die Schule verlassen hat, als gesperrt zu kennzeichnen. Ohne Einwilligung der Betroffenen dürfen diese Daten nur weiterverarbeitet werden, wenn es zu wissenschaftlichen Zwecken, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der speichernden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und die Voraussetzungen des § 13 oder des § 27 HmbDSG vorliegen.

§ 5 Mitteilungspflichten der Träger von Schulen in freien Trägerschaft

(1) Träger von Schulen in freier Trägerschaft sind verpflichtet, der zuständigen Behörde zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben die nachstehenden personenbezogenen Daten der ihre Schule besuchenden Schülerinnen und Schüler in einem bestimmten Dateiformat zu einem mitgeteilten Zeitpunkt auf Anforderung zu übermitteln:

1.

Für alle Schulformen:

1.1

Familienname, Vorname und Geburtsname, Anschrift, Telefonverbindung, Geburtsdatum und Geburtsort, Sterbetag, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftssprache, sonstige Familiensprache, Migrantenstatus, Aussiedlereigenschaft, aufenthaltsrechtlicher Status, frühere Anschriften, besuchte Schulform, besuchte Klasse oder Jahrgangsstufe, im Vorjahr besuchte Schulform, erteilter Unterricht, erlernte Fremdsprache, Klassenstufe des Fremdsprachenbeginns, spezieller Förderbedarf (Förderschwerpunkt) sowie

1.2

Angaben zu den Sorgeberechtigten und Erziehungsberechtigten:

a)

bei natürlichen Personen: Familienname, Vorname, Doktorgrad, Geburtstag, Geschlecht, Anschrift, Telefonverbindung, Staatsangehörigkeit,

b)

bei juristischen Personen: Name der Organisation, Familienname, Vorname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer des Ansprechpartners der Organisation,

2.

für allgemeinbildende Schulen:

Art der Ersteinschulung bei Klasse 1, Jahr der Ersteinschulung, im Vorjahr besuchte Klassenstufe, Art der Wiederholung, erteilter Unterricht (Spezialisierung), Teilnahme an Ganztagsunterricht,

3.

für berufsbildende Schulen:

schulische Vorbildung, Bildungsgang, Zeitform des Unterrichts, Berufsgruppe oder Ausbildungsberuf, Berufsfeld, Fachrichtung, Berufsklasse, Stellung im Beruf, Standort des Ausbildungsbetriebes.

(2) Soweit bei den Schulen in freier Trägerschaft Kinder nach § 42 Absatz 1 HmbSG vorgestellt und nach Absatz § 42 Absatz 2 HmbSG angemeldet wurden, sind die nachstehenden personenbezogenen Daten in einem von der zuständigen Behörde bestimmten Dateiformat zu einem mitgeteilten Zeitpunkt auf Anforderung an die zuständige Behörde zu übermitteln: Familienname, Vorname und Geburtsname, Anschrift, Telefonverbindung, Geburtsdatum und Geburtsort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Herkunftssprache, sonstige Familiensprache, Migrantenstatus, Aussiedlereigenschaft, aufenthaltsrechtlicher Status, frühere Anschriften, Erforderlichkeit einer Sprachstandsuntersuchung.

(3) Die Träger von Schulen in freier Trägerschaft sind verpflichtet, der zuständigen Behörde die Überprüfung der Richtigkeit der in Absatz 1 genannten Daten zu gestatten.

§ 6 Schulstatistik

(1) Die staatlichen Schulen und die zuständige Behörde dürfen alle in den §§ 1 und 5 genannten personenbezogenen Daten im Rahmen der Schulstatistik verarbeiten und für jede Schülerin und jeden Schüler ein eindeutiges personenbezogenes Kennzeichen verwenden, welches eine Verfolgung der Schülerinnen und der Schüler auf ihrer schulischen Laufbahn unter Einbeziehung ihrer vorschulischen Bildung erlaubt, ohne ihre persönliche Identität zu offenbaren.

(2) Soweit die zuständige Behörde die personenbezogenen Daten gemäß § 98 Absatz 2 HmbSG zu Zwecken der Schulstatistik verarbeitet, dürfen pseudonymisierte Daten dem Statistischen Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein zu statistischen Zwecken übermittelt werden.

Teil 2 Besonderheiten des automatisierten Zentralen Schülerregisters

§ 7 Art und Umfang der personenbezogenen Daten

In einem automatisierten Zentralen Schülerregister dürfen folgende personenbezogene Daten aller Personen, die ihren Hauptwohnsitz in Hamburg haben und zwischen der Vollendung des vierten Lebensjahres und der Vollendung des 18. Lebensjahres stehen sowie aller eine der staatlichen Schulaufsicht in Hamburg unterliegenden Schule besuchenden Schülerinnen und Schüler gespeichert werden:

1.

Familiennamen,

2.

Vornamen,

3.

frühere Vor- und Familiennamen,

4.

Tag und Ort der Geburt,

5.

Sterbetag,

6.

Geschlecht,

7.

gesetzlichen Vertreter: Vor- und Familiennamen, Doktorgrad, Tag der Geburt, Geschlecht, gegenwärtige Anschrift, Auskunftssperren,

8.

Staatsangehörigkeiten,

9.

gegenwärtige Anschrift,

10.

Auskunftssperren,

11.

Telefonverbindungen,

12.

frühere Anschriften,

13.

Angaben zu den Sorgeberechtigten und Erziehungsberechtigten,

a)

bei natürlichen Personen: Familienname, Vorname, Geburtstag, Geschlecht, Anschrift, Telefonverbindung, Staatsangehörigkeit,

b)

bei juristischen Personen: Name der Organisation, Familienname, Vorname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer des Ansprechpartners der Organisation,

14.

Angaben zur Schulpflicht (Beginn, Ende),

15.

Angaben zur Vorstellung nach § 42 Absatz 1 HmbSG,

16.

Angaben zur Anmeldung und Vorstellung nach § 42 Absätze 2 und 6 HmbSG,

17.

Angaben zur Schuleingangsuntersuchung nach § 34 Absatz 5 HmbSG, zur ersten schulärztlichen Untersuchung nach § 34 Absatz 4 HmbSG und zu einer Befreiung von dieser nach § 34 Absatz 6 HmbSG,

18.

Angaben zur Stammschule (Name, Anschrift, Zeitpunkt der Aufnahme),

19.

Angaben zu bisher besuchten Schulen (Name, Anschrift, Zeitpunkt der Aufnahme, Zeitpunkt der Entlassung),

20.

Angaben zur Sprachfördermaßnahme (Beginn, Ende, Name und Anschrift der Schule),

21.

Angabe, ob eine anhaltende Schulpflichtverletzung vorliegt,

22.

Angabe, ob eine anhaltende Verletzung der Pflicht zur Teilnahme an einer Sprachfördermaßnahme vorliegt.

§ 8 Datenverarbeitung durch die Schulen und die zuständige Behörde

(1) Das Zentrale Schülerregister besteht aus einem automatisiert geführten einheitlichen Bestand von Daten. Es wird mit Hilfe von Ordnungsmerkmalen geführt. Diese dürfen keine personenbezogenen Daten enthalten.

(2) Die personenbezogenen Daten des Zentralen Schülerregisters werden von den Schulen, die der staatlichen Schulaufsicht unterliegen und der zuständigen Behörde, einschließlich der für die Untersuchungen nach § 34 HmbSG zuständigen Behörde, nach Maßgabe dieser Verordnung und sonstiger Rechtsvorschriften verarbeitet. Dabei ist die Datenverarbeitung der Schulen auf die Daten der Personen begrenzt, die ihre Schule besuchen, besucht haben, besuchen wollen oder sollen.

(3) Den Schulen, die der staatlichen Schulaufsicht unterliegen und der zuständigen Behörde sind Zugriffe auf den einheitlichen Datenbestand gestattet, um diesen zu berichtigen, zu ergänzen und Löschungen vorzunehmen, wenn durch Erklärung der Schülerin oder des Schülers oder eines Sorgeberechtigten oder Erziehungsberechtigten oder durch Mitteilung einer anderen Behörde oder Schule bekannt wird, dass sich die in § 7 genannten personenbezogenen Daten geändert haben.

(4) Die Schulen und die zuständige Behörde sind zur Berichtigung und Ergänzung verpflichtet, wenn sie feststellen, dass gespeicherte Daten unrichtig oder unvollständig sind. Die gespeicherten Daten eines Kindes, einer oder eines Jugendlichen oder einer Schülerin oder eines Schülers werden zwei Jahre nach Wegfall der Voraussetzungen für die Aufnahme in das Zentrale Schülerregister gemäß § 7 gelöscht.

(5) Die Schulen und die zuständige Behörde sind jeweils für die von ihnen verarbeiteten Daten verantwortlich. Die zuständige Behörde trägt für das Zentrale Schülerregister die datenschutzrechtliche Gesamtverantwortung gegenüber den Betroffenen. Sie hat die dazu erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 8 HmbDSG zu gewährleisten.

§ 9 Datenübermittlung an andere Behörden oder sonstige öffentliche Stellen

Die zuständige Behörde darf einer anderen Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle der Freien und Hansestadt Hamburg die in § 7 genannten personenbezogene Daten aus dem Zentralen Schülerregister übermitteln, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben oder zur Erfüllung der Aufgaben des Empfängers erforderlich ist. Die übermittelten Daten dürfen von der anderen Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle nur zu den Zwecken verarbeitet werden, zu denen sie übermittelt wurden. §§ 41, 51 sowie 52 des Bundesmeldegesetzes vom 3. Mai 2013 (BGBl. I S. 1084), zuletzt geändert am 20. Juni 2015 (BGBl. I S. 970, 972), in der jeweils geltenden Fassung sind zu beachten. Übermittlungen sind aktenkundig zu machen.

§ 10 Automatisierter Abruf durch andere Behörden

(1) Durch automatisierten Abruf aus dem Zentralen Schülerregister dürfen zur Erfüllung der in ihrer Zuständigkeit liegenden Aufgaben nachstehende personenbezogene Daten übermittelt werden:

1.

den Polizeivollzugsdienststellen:

a)

Familiennamen,

b)

Vornamen,

c)

frühere Vor- und Familiennamen,

d)

Tag und Ort der Geburt,

e)

Geschlecht,

f)

Staatsangehörigkeit,

g)

gegenwärtige Anschriften,

h)

Telefonverbindungen,

i)

Angaben zu den Sorgeberechtigten (Namen, Anschrift, Telefonverbindung),

j)

Angaben zur Stammschule (Name, Anschrift),

k)

Angabe, ob eine andauernde Schulpflichtverletzung vorliegt,

2.

den Fachämter für Jugend- und Familienhilfe der Bezirke und der zuständigen Dienststelle in der Behörde für Arbeit, Gesundheit, Soziales, Familie und Integration:

a)

Familiennamen,

b)

Vornamen,

c)

Tag und Ort der Geburt,

d)

gegenwärtige Anschriften,

e)

Angaben zu den Sorgeberechtigten (Namen, Anschriften, Telefonverbindung),

f)

Angaben zur Stammschule (Name, Anschrift),

g)

Angabe, ob eine andauernde Schulpflichtverletzung vorliegt,

3.

den Fachämtern für Gesundheit der Bezirke:

a)

Familiennamen,

b)

Vornamen,

c)

Tag und Ort der Geburt,

d)

gegenwärtige Anschriften,

e)

Angaben zu den Sorgeberechtigten (Namen, Anschrift, Telefonverbindung),

f)

Angaben zur Stammschule (Name, Anschrift).

Der Abruf darf nur unter Verwendung von Vor- und Familiennamen, des Tages der Geburt sowie von Anschriften erfolgen.

(2) Durch technische oder organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass Abrufe nur durch Berechtigte erfolgen. Die Abrufe sind zu protokollieren und mit allen Daten sowie der Kennung des zum Abruf zugelassenen Datenendgerätes, der Dienstnummer des abrufenden Bediensteten, des Zeitpunktes des Datenabrufs und der beim Abruf verwandten Merkmale sowie dem Aktenzeichen der abrufenden Dienststelle sechs Monate zu speichern. Diese Daten dürfen nur zur Kontrolle der Zulässigkeit der Abrufe genutzt werden und sind der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit auf Verlangen zugänglich zu machen.

Teil 3 Bestimmungen über die Anlage und Führung von Schülerbögen und anderen Schülerpapieren

§ 11 Anlage einer Akte für jede Schülerin und jeden Schüler (Schülerbogen)

(1) Für die Begründung, Gestaltung und Beendigung des Schulverhältnisses wesentliche Sachverhalte und Entscheidungen sind schriftlich zu dokumentieren und in einer für jede Schülerin und jeden Schüler anzulegenden Akte (Schülerbogen) zu sammeln.

(2) Die Schule, bei der das Kind nach § 42 Absatz 1 HmbSG vorgestellt wird, legt den Schülerbogen an. Soweit bei Zuschulungen von außerhalb Hamburgs Schülerbögen nicht zur Verfügung stehen, legt die aufnehmende Schule den Schülerbogen zum Zeitpunkt der Zuschulung an. Der Schülerbogen besteht aus dem in Absatz 3 genannten Mantelbogen, den in Absatz 4 genannten Schriftstücken und Dokumenten und den in Absatz 5 genannten, einer besonderen Vertraulichkeit unterliegenden Vorgängen.

(3) In den Mantelbogen sind folgende Daten einzutragen beziehungsweise bei Änderung der Verhältnisse zu berichtigen oder zu ergänzen:

1.

bei schulpflichtigen und schulpflichtig werdenden Kindern und Jugendlichen, Schülerinnen und Schülern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern einer Sprachfördermaßnahme nach § 28a HmbSG, Kindern, die eine Vorschulklasse besuchen, und Kindern, die nach § 42 Absatz 1 HmbSG vorgestellt wurden:

a)

Familienname, Vornamen, Geburtsname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Jahr des Zuzuges nach Deutschland, Aussiedlereigenschaft, Anschrift, überwiegend gesprochene Sprache in der Familie, darüber hinaus gesprochene Sprachen in der Familie,

b)

Name und Anschrift der Stammschule, Zeitpunkt und Aufnahme in die Stammschule, Beginn und Ende der Schulpflicht, besuchte Schulform, besuchte Klassen- oder Jahrgangsstufe, Vermerke zur Schullaufbahn (Versetzungen, Wiederholungen, Rücktritte, Zuschulung von auswärts, Fortzug ins Ausland), Bezug von Schülerfahrgeld;

2.

bei Sorgeberechtigten und Erziehungsberechtigten:

a)

bei natürlichen Personen: Familienname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift, Telefonverbindung,

b)

bei juristischen Personen: Name der Organisation, Anschrift, Name und Telefonnummer des Ansprechpartners der Organisation.

(4) In den Mantelbogen sind die Durchschriften der der Schülerin oder dem Schüler erteilten Zeugnisse und die für die Begründung, Gestaltung und Beendigung des Schulverhältnisses wesentlichen Dokumente und Schriftwechsel zwischen der Schule und der Schülerin oder dem Schüler beziehungsweise ihren oder seinen Sorgeberechtigten oder Dritten in Bezug auf die Schülerin oder den Schüler zeitlich geordnet einzuheften.

(5) Vorgänge, die einer besonderen Vertraulichkeit unterliegen, sind in einem geschlossenen Umschlag zu sammeln und ebenfalls in den Mantelbogen zu heften. Wird Einsicht in diese Unterlagen genommen, ist dies von der Einsicht nehmenden Person unter Angabe des Namens, des Datums und eines Handzeichens auf dem Umschlag zu vermerken und dieser anschließend wieder zu verschließen. Vorgänge, die einer besonderen Vertraulichkeit unterliegen, sind insbesondere Befundberichte des Schulberatungsdienstes und des schulärztlichen Dienstes oder Gutachten und Befundberichte von Ärzten oder Schulpsychologen, die Ergebnisse von besonderen Tests sowie Mitteilungen der Staatsanwaltschaft und der Gerichte in Strafsachen gegen Jugendliche. Nicht einer besonderen Vertraulichkeit unterliegen jedoch die Feststellungen des Schulberatungsdienstes oder des schulärztlichen Dienstes im Sinne des § 99 Absatz 1 Satz 2 HmbSG und vergleichbare Feststellungen von freipraktizierenden Ärzten, in denen lediglich die Tatsache einer krankheitsbedingten Unmöglichkeit des Schulbesuchs attestiert wird.

§ 12 Weitergabe des Schülerbogens

(1) Wird eine Schülerin oder ein Schüler in eine andere staatliche Schule in der Freien und Hansestadt Hamburg aufgenommen, wird der Schülerbogen einschließlich der Vorgänge, die im Sinne des § 11 Absatz 4 einer besonderen Vertraulichkeit unterliegen, übersandt, sobald die neue Schule die Aufnahme bestätigt.

(2) Eine Ablichtung des Schülerbogens ist auf Anforderung der öffentlichen Schule in Deutschland zuzusenden, die die Schülerin oder den Schüler aufnehmen soll. Das Original des Schülerbogens verbleibt stets in der Freien und Hansestadt Hamburg. Das Recht von Gerichten sowie der Staatsanwaltschaft, Akten zeitlich befristet beizuziehen, bleibt unberührt.

(3) Eine Zusendung einer Ablichtung an private Schulen, sonstige private Ausbildungseinrichtungen oder Schulen im Ausland erfolgt nur mit Einwilligung der Sorgeberechtigten oder der volljährigen Schülerin bzw. des volljährigen Schülers. Dies gilt nicht für beglaubigte Ablichtungen von Zeugnissen und anderen schulisch erworbenen Berechtigungen, die von anerkannten Ersatzschulen in Deutschland angefordert werden.

§ 13 Daten und Vorgänge im Klassenbuch

Das Klassenbuch enthält folgende Daten der Schülerinnen und Schüler:

1.

Name,

2.

Vorname,

3.

Vermerke über entschuldigte und unentschuldigte Versäumnisse und Verspätungen,

4.

Übernahme von Klassendiensten und besonderen Aufgaben sowie

5.

in beruflichen Schulen relevante Daten der Berufsausbildung.

§ 14 Schulbesuchsbescheinigungen

(1) Eine Bescheinigung über den Schulbesuch ist nur auf Anforderung der Schülerin oder des Schülers auszustellen.

(2) Fordern öffentliche Stellen, die für die Gewährung von Leistungen nach dem Sozialgesetzbuch zuständig sind, Schulbesuchsbescheinigungen an, kann die Schule davon ausgehen, dass diese Stellen berechtigt sind, diese Informationen zu erhalten. Die Übermittlung einer Schulbescheinigung an andere öffentliche Stellen nach § 14 HmbDSG bleibt unberührt. Die oder der Betroffene ist über die Übersendung der Schulbesuchsbescheinigung an die in Satz 1 genannten Stellen zu unterrichten. Die Übersendung ist aktenkundig zu machen.

§ 15 Schülerausweise

(1) Auf Anforderung ist für jede Schülerin und jeden Schüler, unabhängig von ihrem oder seinem Alter, ein Schülerausweis auszugeben.

(2) In den Schülerausweis hat die Schülerin oder der Schüler Vor- und Nachnamen, ihr oder sein Geburtsdatum und den Namen der Schule einzutragen. Der Schülerausweis ist mit einem Lichtbild zu versehen. Die Schule ergänzt die Daten der Gültigkeitsdauer und versieht den Ausweis mit dem Schulstempel und der Unterschrift der Schulleitung oder einer von ihr beauftragten Person. Die Gültigkeitsdauer ist auf das laufende Schuljahr zu beschränken. Bei einer Abschulung vor Ablauf der Gültigkeit soll der Schülerausweis eingezogen oder entwertet werden.

Teil 4 Videoüberwachung von Schulräumen und schulischen Freiflächen

§ 16 Art und Umfang der zu erfassenden Daten

(1) Die optisch-elektronische Überwachung (Videoüberwachung) im Sinne des § 31 Absatz 4 HmbSG bezieht sich auf das Beobachten und das Aufzeichnen von Bildern, ein Abhören oder Aufzeichnen von Tönen ist nicht zulässig.

(2) Die für die Überwachung eingesetzten optisch-elektronischen Geräte (Videokameras) dürfen nur auf diejenigen Bereiche ausgerichtet werden, die einer Gefährdung nach § 17 Absatz 1 ausgesetzt sind. Es ist darauf zu achten, dass außer Schulräumen und schulischen Freiflächen keine angrenzenden Privatgrundstücke in den Überwachungsbereich fallen. Ist es unvermeidlich, dass die Außenwände von Wohnungen auf oder neben dem Schulgelände in den Überwachungsbereich einbezogen werden, so bedarf es einer Einwilligung aller Bewohnerinnen und Bewohner. Die Einbeziehung angrenzender öffentlicher Wege und sonstiger öffentlicher Grundstücke ist grundsätzlich nicht zulässig. Nur in den Fällen, in denen es technisch unvermeidlich ist, dürfen solche Flächen in einem auf das unbedingt Notwendige reduzierten Maß von den Videokameras erfasst werden.

(3) Für die Nutzung von Videokamera-Attrappen gelten die §§ 17, 18 und 20 entsprechend.

§ 17 Zulässigkeit

(1) Eine konkrete Gefahr im Sinne des § 31 Absatz 4 Satz 1 HmbSG liegt vor, wenn nach der Sachlage im einzelnen Fall eine hinreichende Wahrscheinlichkeit besteht, dass in absehbarer Zeit ein Schaden eintritt. Eine allgemeine Bedrohungslage reicht hierfür nicht aus, sondern es müssen tatsächliche Anhaltspunkte für eine Gefährdung der zu schützenden Rechtsgüter vorliegen. Es muss daher bereits vor Einrichtung einer Videoüberwachung zu der Verletzung von Rechtsgütern an dieser Schule gekommen sein.

(2) Auch bei Vorliegen einer konkreten Gefahr im Sinne des Absatzes 1 ist die Installation von Videokameras nur vorzunehmen, wenn keine anderen geeigneten Maßnahmen zur Vermeidung eines Schadenseintritts ausreichen. Andere geeignete Maßnahmen sind insbesondere pädagogische Konzepte zur Gefahrenabwehr und in Hinblick auf die Gefährdung durch schulfremde Personen Schließsysteme, Zugangskontrollen und Raumnutzungspläne. Die Videoüberwachung soll an Schultagen grundsätzlich auf die Zeit von 16 Uhr bis 8 Uhr begrenzt werden.

(3) Im Rahmen der Verhältnismäßigkeit ist zu prüfen, ob nicht schutzwürdige Interessen von Betroffenen das Interesse an der Gefahrenabwehr überwiegen.

§ 18 Genehmigungsverfahren

(1) Stellt die Schulleitung einen Antrag nach § 31 Absatz 4 Satz 3 HmbSG auf Installation einer Videokamera, so hat sie oder eine von ihr beauftragte Person die nach § 31 Absatz 4 Satz 4 HmbSG vorgesehene Verfahrensbeschreibung und Risikoanalyse nach einem von der zuständigen Behörde entwickelten Vordruck zu erstellen und zusammen mit dem Antrag der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten zuzuleiten. Die Schulkonferenz ist gemäß § 53 Absatz 4 Nummer 1 HmbSG zu beteiligen.

(2) Eine Entscheidung über die Genehmigung ist spätestens drei Monate nach Eingang aller nach § 31 Absatz 4 Satz 4 HmbSG erforderlichen Anlagen zu treffen.

§ 19 Technische Ausgestaltung der Videoüberwachung

(1) Die Videoüberwachung erfolgt automatisiert. Eine automatische Identifizierung aufgrund biometrischer Daten ist nicht zulässig.

(2) Bei dem Betrieb von Videoüberwachungsanlagen sind die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß § 8 Absatz 2 HmbDSG zu gewährleisten. Alle Komponenten der Videoüberwachungsanlage sind so anzubringen und aufzubewahren, dass sie nicht durch einfachen Fremdeingriff beschädigt oder manipuliert werden können. Die Standorte der Videokameras sowie die zu überwachenden Bereiche sind schriftlich zu dokumentieren.

(3) Für die Datenübertragung von den Videokameras zu den aufzeichnenden Komponenten sind sichere Verbindungswege zu wählen. Die Bilddaten sind unverzüglich von der Videokamera an die aufzeichnenden Komponenten zu übermitteln. Eine Archivierung von Bilddaten in der Videokamera ist unzulässig.

(4) Bilddaten des Videoüberwachungssystems werden ausschließlich in einem eigenständigen und mit keinem anderen verbundenen System verarbeitet. Zugang zu diesem System haben nur die Schulleitung und die von dieser autorisierten Personen. Der Kreis der zugangsberechtigten Personen ist festzulegen und zu dokumentieren. Der Zugang zu dem System ist durch Kennungen und Passwörter entsprechend der Passwortrichtlinie vom 10. Oktober 2007 (Mitteilungen der Verwaltung S. 96) in der jeweils geltenden Fassung zu sichern. Bedienungsvorgänge sind unter Angabe der Gründe zu protokollieren. Die Speichermedien sind vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen.

§ 20 Organisatorische Maßnahmen und Maßnahmen der Datenschutzkontrolle

(1) Verantwortlich für die Konfiguration und den laufenden Betrieb der Videoüberwachungsanlage und die jährliche Überprüfung ihrer Erforderlichkeit ist die Schulleitung. Die Schulleitung kann Befugnisse, die den laufenden Betrieb betreffen, an eine Person delegieren, die entsprechend geschult ist. Die Delegation ist schriftlich zu dokumentieren. Die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte wacht durch Erfüllung der ihr oder ihm nach § 10 a Absatz 5 HmbDSG obliegenden Aufgaben über die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.

(2) Die regelmäßige Überprüfung der Erforderlichkeit der Videoüberwachung im Sinne des § 31 Absatz 4 Satz 5 HmbSG ist zu dokumentieren. Bei der Überprüfung ist zwischen Art und Ausmaß erneuter Vorfälle und den schutzwürdigen Interessen der Betroffenen abzuwägen. Das Ergebnis der Überprüfung ist der zuständigen Behörde zuzuleiten.

(3) Die Kennzeichnung der Videoüberwachung im Sinne des § 31 Absatz 4 Satz 6 HmbSG hat durch deutliche Hinweisschilder, zum Beispiel in Form von Piktogrammen mit Videokamerasymbol, im Zugangsbereich der betroffenen Räume zu erfolgen. Die für die Videoüberwachung verantwortliche Stelle ist zu benennen.

§ 21 Verarbeitung gespeicherter Daten

(1) Die Verarbeitung der mittels Videoüberwachung gespeicherten Daten ist nur zulässig für den Zweck, für den die Daten erhoben wurden. Für andere Zwecke ist die Verarbeitung nur bei Vorliegen einer der in § 13 Absatz 2 HmbDSG genannten Tatbestände zulässig, insbesondere wenn sie zur Verfolgung von Straftaten oder zur Abwehr von Gefahren für Leib, Leben oder Freiheit einer Person oder zur Abwehr von Gefahren für bedeutende Sach- oder Vermögenswerte erforderlich ist. Anlass für eine Auswertung der gespeicherten Daten besteht, wenn in Schulräumen oder auf schulischen Freiflächen Rechtsgüter verletzt wurden und mit hinreichender Wahrscheinlichkeit zu erwarten ist, dass die gespeicherten Daten der Aufklärung dienen.

(2) Eine Auswertung erfolgt durch die Schulleitung zusammen mit einer von der Schulleitung benannten zweiten Person im Sinne des Vier-Augen-Prinzips. Sie ist auf die nötige Sequenz des Bildmaterials zu begrenzen. Im Falle einer Auswertung ist der Zugriff mit Angaben zu Datum, Anlass und beteiligten Personen zu protokollieren und zu dokumentieren.

§ 22 Aufbewahrungsfristen

(1) Liegen keine Anhaltspunkte für eine Notwendigkeit der Auswertung der gespeicherten Daten vor, so sind diese nach sechs Wochen automatisch zu löschen. Sie sind unverzüglich zu löschen, soweit schutzwürdige Interessen der Betroffenen einer weiteren Speicherung entgegenstehen.

(2) Daten, die im Sinne des § 21 Absatz 1 ausgewertet wurden, sind zu löschen, wenn binnen einen Monats keine weitere Prüfung erfolgt.

(3) Im Übrigen hat eine Löschung der nach § 21 Absatz 1 ausgewerteten Daten unverzüglich nach einer rechtskräftigen Entscheidung in dem Verfahren, in dem sie benötigt wurden, zu erfolgen.

§ 23 Benachrichtigungspflicht und Recht auf Auskunft und Einsicht

(1) Werden die mittels Videoüberwachung gespeicherten Daten gemäß § 21 ausgewertet und einer bestimmten Person zugeordnet, so ist diese über die Tatsache der Auswertung und gegebenenfalls der weiteren Verarbeitung zu benachrichtigen. Von einer Benachrichtigung kann abgesehen werden, solange das öffentliche Interesse an einer Strafverfolgung das Benachrichtigungsrecht der betroffenen Person erheblich überwiegt. Verlangen Personen, die sich im Überwachungsbereich aufgehalten haben, Auskunft darüber, ob die durch Videoüberwachung von ihnen erhobenen Daten ausgewertet wurden, so ist ihnen vorbehaltlich des Satzes 2 die entsprechende Auskunft zu erteilen.

(2) Wurden die durch Videoüberwachung erhobenen Daten einzelner Personen im Sinne des § 21 Absatz 1 ausgewertet, so haben die Betroffenen das Recht, Einsicht in die ausgewerteten Bilddaten zu nehmen. Ein entsprechender Antrag ist an die Schulleitung zu richten, die dem Betroffenen die Einsicht zu ermöglichen hat. Die Einsicht darf verweigert werden, wenn das öffentliche Interesse an einer Strafverfolgung das Einsichtsrecht der betroffenen Person erheblich überwiegt. Werden durch die Einsichtnahme die Daten anderer Personen offenbart, so sind diese Daten unkenntlich zu machen, wenn dies nicht mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden ist. Andernfalls ist im Einzelfall abzuwägen, ob das Recht auf Einsichtnahme das Recht auf informationelle Selbstbestimmung anderer Betroffener überwiegt.

Teil 5 Schlussbestimmungen

§ 24 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. August 2006 in Kraft. Zum selben Zeitpunkt tritt die Schul-Datenschutzverordnung vom 1. Juli 1997 (HmbGVBl. S. 330) außer Kraft.

Hamburg, den 20. Juni 2006.

Die Behörde für Bildung und Sport