Benutzungsordnung für das Archiv des Hessischen Landtags (Archivordnung) Vom 16. November 2004

Benutzungsordnung für das Archiv des Hessischen Landtags (Archivordnung) Vom 16. November 2004

Zum 13.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

§ 1 Zuständigkeit und Aufgaben des Archivs

(1) Das Archiv des Hessischen Landtags ist für die Archivierung der archivwürdigen Unterlagen im Sinne des Hessischen Archivgesetzes (§ 1 Abs. 2 Satz 2, § 2 Abs. 3, § 11) zuständig.

(2) Seine Aufgabe ist die Übernahme, dauerhafte Aufbewahrung, Sicherung, Erschließung und Nutzbarmachung der gesamten im Hessischen Landtag und der Landtagskanzlei anfallenden Unterlagen im Sinne von Abs. 1.

(3) Die Erschließung seiner Bestände dient insbesondere der Arbeit des Parlaments und der wissenschaftlichen Forschung.

§ 2 Benutzungszweck

(1) Das Archivgut steht den Mitgliedern des Hessischen Landtags vorrangig zur Benutzung offen.

(2) Das Archivgut kann außerdem benutzt werden

1.

zur Unterrichtung der Öffentlichkeit über die parlamentarische Tätigkeit,

2.

für dienstliche Zwecke der Behörden des Bundes, der Länder und Gemeinden sowie von Gerichten,

3.

für Forschungen, die der Wissenschaft dienen und deren Ergebnisse in wissenschaftlicher Form veröffentlicht werden sollen.

(3) Darüber hinaus ist die Benutzung der Archivalien jeder Person, die ein berechtigtes Interesse nachweist, nach Maßgabe dieser Archivordnung möglich.

§ 3 Öffentliche Materialien parlamentarischer Vorgänge

(1) In Drucksachen, Plenarprotokolle und Protokolle öffentlicher Ausschusssitzungen kann jede Person Einsicht nehmen. Sie können allgemein zugänglich als elektronisches Dokument zur Verfügung gestellt werden.

(2) Protokolle öffentlicher Ausschusssitzungen sind auf dem Titelblatt mit dem Vermerk „Öffentlich" zu versehen. Protokolle, in denen dies nicht vermerkt ist oder die öffentliche und nicht öffentliche Sitzungsteile vereinen, werden wie Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen behandelt.

(3) Schriftlich erstattete Berichte der Landesregierung zu Berichtsanträgen können, soweit sie die Landesregierung nicht als vertraulich bezeichnet, allgemein eingesehen werden. Sie können allgemein zugänglich als elektronisches Dokument zur Verfügung gestellt werden.

(4) Protokolle, schriftliche Stellungnahmen und Materialien schriftlicher und mündlicher Anhörungen werden als öffentliche Materialien behandelt. Ebenso werden als öffentliche Materialien diejenigen Teile der Beschlussprotokolle und Kurzberichte von Ausschusssitzungen behandelt, die sich auf die Beratung von Gesetzentwürfen beziehen.

§ 4 Nicht öffentliche Materialien parlamentarischer Vorgänge

(1) Protokolle und Kurzberichte nicht öffentlicher Ausschusssitzungen sowie Ausschussvorlagen, soweit sie sich nicht auf Berichtsanträge beziehen, dienen insbesondere der Arbeit des Hessischen Landtags. Die Mitglieder des Hessischen Landtags können in diese Unterlagen nicht öffentlicher Ausschusssitzungen Einsicht nehmen oder Überexemplare, soweit vorhanden, erhalten. Zur direkten Bearbeitung für parlamentarische Zwecke und dienstliche Zwecke der Abgeordneten, der Fraktionen und der Landesregierung können sie als elektronisches Dokument zur Verfügung gestellt werden.

Tagesordnungen und Beschlussprotokolle nicht öffentlicher Ausschusssitzungen können zur Unterrichtung der Öffentlichkeit über die parlamentarische Tätigkeit verwandt und allgemein zugänglich als elektronisches Dokument zur Verfügung gestellt werden.

(2) Nicht öffentliche Materialien können im Regelfall nach 30 Jahren allgemein eingesehen werden.

(3) Vor Ablauf dieser Frist kann externen Benutzerinnen und Benutzern bei berechtigtem Interesse nach Abschluss der parlamentarischen Beratungen, spätestens nach Abschluss der Wahlperiode Einsicht gewährt werden, es sei denn, es handelt sich um Verschlusssachen. Die Entscheidung über einen Antrag auf Einsichtnahme trifft die Präsidentin oder der Präsident.

Die Genehmigung ist insbesondere zu versagen, wenn dies zur Wahrung eines gesetzlich geschützten Geheimnisses oder des berechtigten Interesses einer einzelnen Person erforderlich ist oder wenn ein Ausschuss für einen bestimmten Beratungsgegenstand beschlossen hat, dass die Einsichtnahme erst nach dem Ende der laufenden oder der nächsten Wahlperiode erfolgen soll.

(4) Abs. 1 und 2 gelten nicht für die Protokolle des Präsidiums, des Ältestenrats sowie für vertrauliche Protokolle des Hauptausschusses.

Die Entscheidung über die Einsichtnahme dieser Protokolle durch Mitglieder des Landtags, Fraktionsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter und sonstige Interessentinnen und Interessenten trifft die Präsidentin oder der Präsident.

§ 5 Protokolle parlamentarischer Untersuchungsausschüsse

(1) Protokolle über die Sitzungen der parlamentarischen Untersuchungsausschüsse werden an die Mitglieder, die stellvertretenden Mitglieder des Ausschusses und an die Fraktionsvorsitzenden verteilt. Der Ausschuss kann die Verteilung an weitere Personen und Stellen beschließen.

(2) Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen der parlamentarischen Untersuchungsausschüsse dürfen während der Untersuchung von anderen als den nach Abs. 1 Berechtigten nicht eingesehen werden. Nach Abschluss der Untersuchung können auch andere Abgeordnete und die Mitglieder der Landesregierung Einsicht nehmen, ferner externe Benutzerinnen und Benutzer bei berechtigtem Interesse. Die Entscheidung über einen Antrag auf Einsichtnahme trifft die Präsidentin oder der Präsident. Nach Ablauf von 30 Jahren können sie allgemein eingesehen werden.

(3) Protokolle über öffentliche Sitzungen der parlamentarischen Untersuchungsausschüsse dürfen bis zum Abschluss der Untersuchung nur mit Genehmigung des Ausschusses eingesehen werden. Die Genehmigung kann nur erteilt werden, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird und eine Beeinträchtigung der Untersuchung, insbesondere der Wahrheitsfindung, nicht zu befürchten ist. Zeugen oder ihre Beistände sollen Einsicht in das Protokoll ihrer eigenen Ausführungen erhalten. Nach Erstattung des Abschlussberichts des Ausschusses kann jede Person Einsicht in diese Protokolle nehmen.

§ 6 Verschlusssachen

(1) Die Einsichtnahme in Materialien jeglicher Dokumentart, die zur Verschlusssache erklärt sind, richtet sich nach den „Richtlinien für den Umgang mit Verschlusssachen im Bereich des Hessischen Landtags".

(2) Einsichtnahme in diese Materialien durch nicht ursprünglich dazu befugte Personen darf erst 60 Jahre nach ihrer Entstehung gewährt werden.

§ 7 Personenbezogenes Schriftgut

Die Einsichtnahme in Schriftgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht, richtet sich nach § 15 des Hessischen Archivgesetzes.

§ 8 Materialien der Landtagskanzlei

Für Schriftgut der Kanzlei gilt § 4 Abs. 2 und 3 entsprechend, sofern es sich nicht auf eine natürliche Person bezieht.

§ 9 Benutzung

(1) Die Einsichtnahme in das Archivgut erfolgt in den Räumen des Hessischen Landtags. Eine Ausleihe außerhalb des Hessischen Landtags ist nicht statthaft.

(2) Kopien öffentlicher Drucksachen und Protokolle sowie nicht öffentlicher Materialien, deren Schutzfrist abgelaufen ist, können in Einzelfällen und in begrenztem Umfang durch die externen Benutzerinnen oder Benutzer angefertigt werden.

(3) Externe Benutzerinnen und Benutzer haben sich bei Einsichtnahme in Protokolle nicht öffentlicher Ausschusssitzungen, die nicht länger als 30 Jahre zurückliegen, zur Einhaltung folgender Bedingungen zu verpflichten:

a)

Der Inhalt der Protokolle nicht öffentlicher Ausschusssitzungen wird nur für dienstliche Zwecke bzw. den angegebenen Zweck verwandt. Die Protokolle bzw. die daraus angefertigten Notizen werden nicht weitergegeben; dritten Personen wird die Einsichtnahme nicht ermöglicht.

b)

Aus den Ausschussprotokollen werden keine wörtlichen Zitate entnommen.

c)

Es werden weder Abstimmungsergebnisse noch die von einzelnen Ausschussteilnehmern gemachten Äußerungen unter Namensnennung wiedergegeben.

d)

Angaben darüber, welchen Standpunkt einzelne Abgeordnete vertreten haben, werden nicht gemacht.

Die Kenntnisnahme dieser Auflagen ist elektronisch oder schriftlich zu bestätigen und der Benutzungszweck anzugeben.

Bei wissenschaftlichen Forschungen über Abgeordnete als Personen der Zeitgeschichte kann bei Genehmigung der/des Betroffenen, ihrer/seiner Erben oder gegebenenfalls der Präsidentin oder des Präsidenten von diesen Auflagen abgesehen werden.