Verordnung zur Ausführung des Gesetzes zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz im Land Sachsen-Anhalt (Justizaufbewahrungsverordnung - JAufbVO) Vom 16. Juni 2009

Verordnung zur Ausführung des Gesetzes

zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz

im Land Sachsen-Anhalt

(Justizaufbewahrungsverordnung - JAufbVO)

Vom 16. Juni 2009

Zum 12.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 2 Abs. 1 des Gesetzes zur Aufbewahrung von Schriftgut der Justiz im Land Sachsen-Anhalt

vom 19. Juni 2008 (GVBl. LSA S. 236)

in Verbindung mit Abschnitt II Nr. 3 des Beschlusses der Landesregierung über den Aufbau der Landesregierung Sachsen-Anhalt und die Abgrenzung der Geschäftsbereiche vom 24. Oktober 2006 (MBl. LSA S. 677), zuletzt geändert durch Beschluss vom 3. Juni 2008 (MBl. LSA S. 404), wird verordnet:

§ 1

(1) Mit Ausnahme des in den Absätzen 2 und 4 genannten Schriftgutes sind die in der

Anlage

aufgeführten Aufbewahrungsfristen anzuwenden.

(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richter und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach

§ 90 des Landesbeamtengesetzes vom 15. Dezember 2009

(GVBl. LSA S. 648) , zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 17. Dezember 2014

(GVBl. LSA S. 525) , in der jeweils geltenden Fassung.

(3) Die Aufbewahrung der Personalakten der Angestellten und Arbeiter (Beschäftigte) bestimmt sich nach den laufenden Nummern 224, 385, 507, 653, 753, 813, 1023, 1053, 1123, 1223, 1253, 1333 und 1373 der

Anlage . Die Fristen beziehen sich nur auf die Personalakten als solche. Nebenakten können unmittelbar nach ihrer Schließung (

§ 4 Abs. 3 ) ausgesondert werden.

(4) Die Aufbewahrung von Akten über die Beantragung von Registrierungen nach dem

Rechtsdienstleistungsgesetz bestimmt sich nach

§ 7 der Rechtsdienstleistungsverordnung

vom 19. Juni 2008 (BGBl. I S. 1069), geändert durch Artikel 15 des Gesetzes vom 25. Juli 2013 (BGBl. I S. 2749, 2757), in der jeweils geltenden Fassung.

(5) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf

1.

das zwischen dem 30. Januar 1933 und dem 2. Oktober 1990 angelegte und fortgeführte

a)

Schriftgut der Gerichte, Staatsanwaltschaften und sonstigen Justizbehörden in Straf-, Kassations-, Rehabilitierungs-, Entmündigungs- und Unterbringungssachen,

b)

Schriftgut der Justizvollzugsangestellten einschließlich Personal- und Gesundheitsakten sowie Krankenblättern der in dem genannten Zeitraum inhaftierten Gefangenen,

c)

Schriftgut der früheren staatlichen Notariate, der Staatsanwaltschaften und der Untersuchungsorgane der Deutschen Demokratischen Republik, das bei den Gerichten, Staatsanwaltschaften, Justizvollzugsanstalten und sonstigen Justizbehörden aufbewahrt wird,

d)

Schriftgut in Handelsregister-, Konkurs-, Vergleichs-, Gesamtvollstreckungs-, Entschuldungs- und Nachlasssachen sowie in Registersachen von Genossenschaften und entsprechenden Personenvereinigungen,

e)

haushaltsrechtliche Schriftgut,

2.

Schriftgut über Straf- und Ermittlungsverfahren, die dem Bereich der Regierungs- und Funktionärskriminalität sowie dem SED-Unrecht oder der vereinigungsbedingten Wirtschaftskriminalität zuzuordnen sind,

3.

Schriftgut in Kassations- und Rehabilitierungsverfahren

nicht vernichtet werden. Dies gilt auch für Schriftgut, das nach den Bestimmungen der Deutschen Demokratischen Republik bereits hätte vernichtet werden müssen. Zum Schriftgut gehören Akten, Aktenregister, öffentliche Register, Grundbücher, Namensverzeichnisse, Karteien, Urkunden und Blattsammlungen sowie einzelne Schriftstücke, Bücher, Drucksachen, Kalender, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Bild-, Ton- und Datenträger und sonstige Gegenstände, die Bestandteil oder Anlagen der Akten geworden sind. Das von der Vernichtung ausgeschlossene Schriftgut ist gesperrt. Die Übermittlung und Nutzung von Daten aus dem gesperrten Schriftgut ist nur unter den in

§ 16 Abs. 5 des Datenschutzgesetz Sachsen-Anhalt

in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Februar 2002

(GVBl. LSA S. 54) , zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 27. September 2011

(GVBl. LSA S. 648) , in der jeweils geltenden Fassung genannten Voraussetzungen zulässig.

§ 2

(1) Die Aufbewahrungsbestimmungen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten.

(2) Gelten für Akten und Aktenteile (zum Beispiel Urteile, Beschlüsse) unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so bestimmt sich die Aufbewahrungsfrist für den die Urschriften dieser Akten oder Aktenteile ersetzenden Bild- oder anderer Datenträger nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist, sofern eine fristgerechte Sperrung oder Löschung einzelner Akten teile nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand möglich ist.

(3) Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann von dem Richter oder dem Sachbearbeiter, der die Weglegung verfügt, eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt werden. Dasselbe gilt, wenn Personen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen, einen Antrag auf längere Aufbewahrung stellen. Der Richter oder der Sachbearbeiter kann auf Antrag eines Verfahrensbeteiligten auch eine kürzere Aufbewahrungsfrist anordnen, wenn Belange anderer Verfahrensbeteiligter oder Dritter nicht berührt sind und das öffentliche Interesse einer solchen Anordnung nicht entgegensteht.

(4) Soweit in Spalte 4 der

Anlage eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

§ 3

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut in Straf- und Bußgeldsachen beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung - bei mehreren Beschuldigten oder Betroffenen die letzte Entscheidung - rechtskräftig geworden ist. Ist das Verfahren ohne eine Entscheidung beendet worden, die nach § 7 Abs. 1 der Aktenordnung für die Gerichte der ordentlichen Gerichtsbarkeit und die Staatsanwaltschaften des Landes Sachsen-Anhalt der Rechtskraftbescheinigung bedarf, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des Jahres, in dem die das Verfahren beendende Entscheidung getroffen worden ist.

(2) Wird nachträglich auf eine Gesamtstrafe erkannt, ist die Aufbewahrungsfrist für das Schriftgut über die in die Entscheidung einbezogenen Verurteilungen nach dem Tage der Rechtskraft der Gesamtstrafenentscheidung neu zu bestimmen.

(3) Ist zum Zeitpunkt des Weglegens der Akten die in der Anlage bestimmte - vom Tage der Rechtskraft an berechnete - Frist für die Aufbewahrung des Schriftgutes bereits abgelaufen, oder endet diese mit Ablauf des Jahres der Weglegung oder der beiden darauf folgenden Jahre, so ist das Schriftgut vom Ende des Jahres der Weglegung an für drei weitere Jahre aufzubewahren. Dies gilt nicht in den Fällen der Nummer 46 Buchst. a des Abschnitts I der

Anlage .

§ 4

(1) Die Aufbewahrungsfrist für das in

§ 3 nicht genannte Schriftgut beginnt mit dem Ablauf des Jahres der Weglegung, für Personalakten beginnt sie mit deren Abschluss.

(2) Als Jahr der Weglegung gilt

1.

bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

2.

bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der

§§ 28 bis 30 des Hinterlegungsgesetzes des Landes Sachsen-Anhalt

vom 22. März 2010 (GVBl. LSA S. 150)

in der jeweils geltenden Fassung abgelaufen sind;

3.

bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Nummer 225 des Abschnitts I der

Anlage ) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;

4.

bei Gefangenenbüchern mit den dazugehörigen Gefangenenkarteien und bei den Listen über die den Gefangenen abgenommenen Gegenstände sowie bei Büchern und Nachweisen über die den Gefangenen abgenommenen Gelder das Jahr, in dem der Vollzug bezüglich aller darin aufgeführten Gefangenen beendet ist;

5.

für (Sammel-)Akten mit den Unterlagen über die Wahl, Ernennung, Berufung oder Bestellung und Heranziehung ehrenamtlicher Richter das Jahr des Ablaufs der jeweiligen Wahl- oder Amtsperiode;

6.

für Akten über sonstige Angelegenheiten, für die die Weglegung nicht durch besondere Vorschrift geregelt ist, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Personalakten sind - soweit sich aus dem

Landesbeamtengesetz nichts anderes ergibt - abgeschlossen,

1.

wenn der Angestellte oder der Arbeiter (Beschäftigte)

a)

aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres des Erreichens der gesetzlichen Altersgrenze;

b)

im Falle der Weiterbeschäftigung über die gesetzliche Altersgrenze hinaus gilt die Personalakte als abgeschlossen mit Ablauf des Jahres, in dem das Beschäftigungsverhältnis endet;

c)

im Falle des vorherigen Todes gilt die Personalakte als abgeschlossen mit dem Ablauf des Todesjahres;

2.

wenn der Notar, der Notarassessor, der Rechtsbeistand oder sonstiger Inhaber einer Rechtsberatungserlaubnis

a)

aus dem Amt oder dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres;

b)

im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet;

c)

im Falle des vorherigen Todes mit Ablauf des Todesjahres;

d)

im Falle einer Notariatsverwalterschaft (

§ 56 der Bundesnotarordnung ) nach deren Abwicklung;

3.

wenn es sich um eine juristische Person oder eine Personenvereinigung handelt, mit Ablauf des Jahres, in dem die Löschung im Handelsregister oder Partnerschaftsregister eingetragen oder die Auseinandersetzung abgeschlossen ist.

(4) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Absatz 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (zum Beispiel vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung. Entsprechendes gilt auch bei der automationsunterstützten Schriftgutverwaltung in Straf- und Bußgeldsachen.

(5) Soweit eine Aufbewahrungsfrist von unter einem Jahr bestimmt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Monats, in dem die verfahrensbeendende Entscheidung ergangen ist.

(6) Wird ein Verfahren aufgenommen oder fortgesetzt, nachdem die Akten bereits weggelegt sind (zum Beispiel durch einen Antrag auf Wiederaufnahme des Verfahrens), so beginnt mit dem Ablauf des Jahres, in dem sie erneut weggelegt worden sind, eine neue Aufbewahrungsfrist.

§ 5

Für die Ablieferung von Schriftgut an das Landesarchiv gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

§ 6

Personen- und Funktionsbezeichnungen in dieser Verordnung gelten jeweils in männlicher und weiblicher Form.

§ 7

Diese Verordnung tritt am Tage nach ihrer Verkündung in Kraft.

Magdeburg, den 16. Juni 2009.

Die Ministerin der Justiz

des Landes Sachsen-Anhalt

Prof. Dr. K o l b

Anlage

(zu § 1 Abs. 1 )

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