Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnungsverordnung - ERechV) Vom 30. September 2019

Verordnung über den elektronischen Rechnungsverkehr (E-Rechnungsverordnung - ERechV) Vom 30. September 2019

Zum 07.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund des § 3 des Berliner E-Rechnungsgesetzes vom 4. März 2019 (GVBl. S. 213) verordnet die Senatsverwaltung für Finanzen:

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Diese Verordnung regelt die Anforderungen und das Verfahren für elektronische Rechnungen nach § 2 Absatz 1 des Berliner E-Rechnungsgesetzes, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und zu Konzessionen ausgestellt wurden, soweit diese Verordnung keine Ausnahmen enthält.

(2) Rechnungsdaten, die gemäß § 6 Absatz 2 Nummer 1 bis 3 des Berliner Sicherheitsüberprüfungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 25. Juni 2001 (GVBl. S. 243), das zuletzt durch Artikel 3 des Gesetzes vom 13. Juni 2018 (GVBl. S. 418) geändert worden ist, geheimhaltungsbedürftig sind, sind vom Anwendungsbereich dieser Verordnung ausgenommen.

(3) Rechnungen, die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und zu Konzessionen mit einem Auftrags- oder Vertragswert unterhalb der Grenzen des § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), das zuletzt durch Artikel 10 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151) geändert worden ist, ausgestellt wurden, sind vom Anwendungsbereich dieser Verordnung bis zum 31. Dezember 2025 ausgenommen.

(4) Abweichend von Absatz 2 und 3 können Vertragsparteien im Einzelfall eine elektronische Rechnungsstellung in Anwendung dieser Rechtsverordnung vereinbaren.

§ 2 Begriffe

(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

(2) Jedes Dokument im Sinne von Absatz 1 stellt eine elektronische Rechnung dar, wenn die Voraussetzungen des § 2 Absatz 2 des Berliner E-Rechnungsgesetzes vorliegen.

(3) Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Absatz 4 ausstellen und übermitteln, sind Rechnungssteller.

(4) Ausschreibende Stellen des Landes Berlin im Sinne von § 159 Absatz 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen sind Rechnungsempfänger, soweit diese Rechtsverordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält.

(5) Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln, sind Rechnungssender.

§ 3 Elektronische Empfangsverfahren

(1) Rechnungssteller können Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern elektronisch ausstellen und übermitteln. Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen.

(2) Rechnungsempfänger, die zu Behörden, den nachgeordneten Sonderbehörden und sonstigen öffentlichen Stellen des Landes Berlin, insbesondere den nichtrechtsfähigen Anstalten, Krankenbetrieben, Eigenbetrieben und den Gerichten im Rahmen ihrer Verwaltungstätigkeit gehören, müssen die nach Absatz 1 elektronisch ausgestellten und übermittelten Rechnungen unter Nutzung eines Verwaltungsportals gemäß § 4 Absatz 2 elektronisch empfangen. Ausnahmen nach Satz 1 bedürfen der Zustimmung der für Finanzen zuständigen Senatsverwaltung. Soweit die Vorgaben der zentralen IKT-Steuerung betroffen sind, bedürfen Ausnahmen zudem der Zustimmung des IKT-Staatssekretärs oder der IKT-Staatssekretärin gemäß § 20 Absatz 3 Satz 4 des E-Government-Gesetzes Berlin.

(3) Rechnungsempfänger, die nicht zu den in Absatz 2 Satz 1 genannten Stellen gehören, insbesondere landesunmittelbare Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, können andere elektronische Verfahren zum Empfang nutzen.

§ 4 Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung

(1) Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils geltenden Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard vereinbart werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

(2) Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an Behörden und sonstige öffentliche Stellen gemäß § 3 Absatz 2 Satz 1 haben Rechnungssteller und Rechnungssender ein Verwaltungsportal im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122, 3138) zu nutzen. Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Absatz 5 Satz 1 in Verbindung mit § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes registriert hat.

(3) Andere als die in Absatz 2 Satz 1 genannten Rechnungsempfänger dürfen festlegen, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich vor der Nutzung des jeweiligen Zugangsweges mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Absatz 5 Satz 1 in Verbindung mit § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes oder mittels einer einmaligen Abfrage der Identitätsdaten elektronisch identifiziert. Rechnungsstellern oder Rechnungssendern sind in geeigneter Weise die Zugangswege, die für den Empfang elektronischer Rechnungen bereitgestellt werden, und die Bedingungen für deren Nutzung mitzuteilen.

(4) Erhält ein Rechnungsempfänger eine elektronische Rechnung, die keinem Nutzerkonto zugeordnet werden kann, hat er die elektronische Rechnung abzulehnen.

(5) Die Verpflichtungen gemäß den Absätzen 1 und 2 gelten nicht für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe in entsprechender Anwendung des § 159 Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

§ 5 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1.

eine durch die für Finanzen zuständige Senatsverwaltung vergebene Leitweg-Identifikationsnummer,

2.

die Bankverbindungsdaten,

3.

die Zahlungsbedingungen und

4.

die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben gemäß Absatz 1 folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

1.

die Lieferantennummer und

2.

die Bestellnummer.

(3) Die Vorgaben nach den Absätzen 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe in entsprechender Anwendung des § 159 Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

§ 6 Verarbeitung von elektronischen Rechnungen

(1) Rechnungsempfänger, die an das Verfahren für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Berlins (HKR-Verfahren) angeschlossen sind, haben die gemäß § 4 Absatz 2 übermittelten elektronischen Rechnungen entsprechend den Vorgaben der für Finanzen zuständigen Senatsverwaltung zu verarbeiten.

(2) Rechnungsempfänger, die nicht an das HKR-Verfahren angeschlossen sind, haben die gemäß § 4 Absatz 2 übermittelten elektronischen Rechnungen nach pflichtgemäßem Ermessen zu verarbeiten.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe in entsprechender Anwendung des § 159 Absatz 2 Satz 2 in Verbindung mit § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

§ 7 Schutz personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen wurden, dürfen vom Rechnungsempfänger nur zur Erfüllung der Aufgaben nach dieser Rechtsverordnung und zur Erfüllung der haushaltsrechtlichen Vorgaben verarbeitet werden.

(2) Die Rechnungsempfänger treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit der in ihren Systemen gespeicherten oder abgerufenen Rechnungsdaten entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. Dabei ist die besondere Schutzbedürftigkeit der in den elektronischen Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten zu berücksichtigen.

§ 8 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 16. April 2020 in Kraft.

Berlin, den 30. September 2019

Senatsverwaltung für Finanzen

Dr. Matthias Kollatz